Lập mẫu 01 tndn không đúng cách có thể khiến doanh nghiệp bị loại chi phí và truy thu thuế. Bài viết này của Hoàng Nam sẽ hướng dẫn chi tiết 7 bước lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn chuẩn theo quy định, giúp bạn tự tin hợp lý hóa chi phí và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.
Mẫu 01/TNDN là bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC. Đây là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp hợp thức hóa các khoản chi phí mua vào từ cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ lẻ không xuất được hóa đơn. Lập bảng kê 01 tndn này đúng chuẩn không chỉ đảm bảo tính hợp lý của chi phí khi quyết toán thuế TNDN mà còn là cơ sở để hạch toán chính xác, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Trong rất nhiều các loại thuế doanh nghiệp phải nộp, việc tối ưu chi phí hợp lệ có ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế TNDN cuối cùng.
Mẫu 01/TNDN là gì và quy định pháp lý liên quan?
Bài viết phân tích 7 điều khoản quan trọng trong hợp đồng thuê mua nhà, giúp bạn hiểu rõ quyền Read more
Hướng dẫn chi tiết 4 mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo Thông tư 48, điều kiện, Read more
Hiểu rõ thuế TNDN hoãn lại là gì, nguyên nhân phát sinh, cách hạch toán tài sản và nợ phải Read more
Hướng dẫn chi tiết 3 điều kiện để mở đại lý du lịch theo Luật Du lịch 2017 và thủ Read more
Để sử dụng đúng và hiệu quả, trước hết kế toán cần nắm vững bản chất và các quy định pháp luật xoay quanh mẫu 01 tndn.
Khái niệm: Mẫu 01/TNDN là gì?
Mẫu 01/TNDN là Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn, được ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đây là chứng từ do doanh nghiệp tự lập để ghi nhận các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ những người bán không thể xuất hóa đơn.
Vai trò của Mẫu 01/TNDN trong việc hợp lý hóa chi phí doanh nghiệp
Vai trò chính của mẫu số 01 tndn là làm cơ sở để ghi nhận các khoản chi không có hóa đơn vào chi phí được trừ khi tính thuế tndn. Nếu không có bảng kê này, các khoản chi đó sẽ bị coi là chi phí không hợp lệ, dẫn đến doanh nghiệp phải nộp thuế TNDN cao hơn.
- Hợp thức hóa chi phí: Ghi nhận các khoản mua sắm nhỏ lẻ, không thường xuyên từ các cá nhân, hộ kinh doanh.
- Cơ sở hạch toán: Là chứng từ gốc để kế toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Minh bạch tài chính: Giúp giải trình với cơ quan thuế khi có thanh tra, kiểm tra về nguồn gốc các khoản chi.
Quy định pháp lý quan trọng: Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC
Cơ sở pháp lý chính điều chỉnh việc lập và sử dụng mẫu bảng kê 01 tndn là Thông tư 78/2014/TT-BTC và được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Cụ thể, tại Điểm 2.4 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC) quy định rõ các trường hợp doanh nghiệp được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn để tính vào chi phí được trừ.
Các trường hợp nào được lập bảng kê 01/TNDN?
Doanh nghiệp chỉ được phép lập bảng kê 01 tndn trong các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ cụ thể theo quy định. Nếu lập sai trường hợp, chi phí vẫn sẽ bị loại.
Theo quy định, các trường hợp được lập bảng kê bao gồm:
- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm… của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT (hiện tại là 100 triệu đồng/năm).
7 Bước lập Mẫu 01/TNDN chuẩn xác và hợp lệ
Để đảm bảo cách lập mẫu 01 tndn là hợp lệ và được cơ quan thuế chấp nhận, bạn cần tuân thủ nghiêm ngặt 7 bước sau đây.
Bước 1: Tải mẫu 01/TNDN file Excel mới nhất
Bạn nên tải mẫu 01 tndn excel trực tiếp từ các nguồn uy tín như website của Tổng cục Thuế hoặc các trang thông tin pháp luật, kế toán đáng tin cậy để đảm bảo sử dụng mẫu chuẩn và cập nhật nhất theo Thông tư 78/2014/TT-BTC.
Bước 2: Điền đầy đủ và chính xác thông tin chung của doanh nghiệp
Đây là bước cơ bản nhưng rất quan trọng. Các thông tin cần điền bao gồm:
- Tên doanh nghiệp: Ghi đầy đủ tên công ty theo giấy đăng ký kinh doanh.
- Mã số thuế: Ghi chính xác MST của doanh nghiệp.
- Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở chính.
- Địa chỉ nơi tổ chức thu mua: Ghi rõ địa điểm diễn ra hoạt động mua bán.
- Người phụ trách thu mua: Ghi họ tên người trực tiếp thực hiện giao dịch.
Bước 3: Ghi nhận thông tin người bán (cá nhân, hộ kinh doanh)
Thông tin người bán phải được ghi nhận một cách trung thực và chính xác để chứng minh giao dịch là có thật.
- Tên người bán: Ghi đầy đủ họ và tên.
- Địa chỉ: Ghi địa chỉ thường trú hoặc nơi cư trú của người bán.
- Số CMT/CCCD: Ghi rõ số Căn cước công dân hoặc Chứng minh thư nhân dân của người bán. Kèm theo đó, doanh nghiệp nên có bản photo CCCD/CMND của người bán để tăng tính xác thực.
Bước 4: Kê khai chi tiết hàng hóa, dịch vụ mua vào
Phần này cần được kê khai chi tiết để cơ quan thuế có thể xác minh tính hợp lý của chi phí.
- Tên mặt hàng: Ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ đã mua.
- Số lượng: Ghi số lượng thực tế.
- Đơn giá: Ghi giá mua của một đơn vị sản phẩm.
- Thành tiền: Tự động tính bằng Số lượng x Đơn giá.
Bước 5: Ghi nhận tổng giá trị thanh toán
Sau khi kê khai tất cả các mặt hàng, bạn cần cộng tổng cột “Thành tiền” để ra được tổng giá trị thanh toán cho lần mua hàng đó. Con số này phải khớp với chứng từ thanh toán đi kèm.
Bước 6: Người lập và người đại diện pháp luật ký, ghi rõ họ tên
Bảng kê phải có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm.
- Người lập biểu: Kế toán hoặc người trực tiếp mua hàng ký và ghi rõ họ tên.
- Giám đốc (hoặc người đại diện theo pháp luật): Ký và ghi rõ họ tên.
Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp phải ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của bảng kê.
Bước 7: Đóng dấu và lưu trữ cùng các chứng từ liên quan
Sau khi hoàn tất chữ ký, bảng kê cần được đóng dấu của doanh nghiệp. Quan trọng nhất, mẫu 01 tndn phải được lưu trữ cẩn thận cùng bộ chứng từ gốc, bao gồm:
- Hợp đồng mua bán (nếu có).
- Biên bản bàn giao hàng hóa.
- Chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi).
Hướng dẫn chi tiết cách điền các chỉ tiêu trên Mẫu 01/TNDN
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng phần trên mẫu 01 tndn để bạn có thể tự tin điền thông tin một cách chính xác nhất.
Chỉ tiêu đến: Thông tin doanh nghiệp (Tên, MST, Địa chỉ, Người phụ trách)
Phần đầu của bảng kê yêu cầu các thông tin định danh của doanh nghiệp mua hàng.
- Tên doanh nghiệp, MST, Địa chỉ: Phải khớp 100% với thông tin trên giấy đăng ký kinh doanh.
- Người phụ trách thu mua: Là người chịu trách nhiệm trực tiếp cho giao dịch, có thể là nhân viên thu mua hoặc kế toán.
Chỉ tiêu đến: Thông tin giao dịch (Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền)
Đây là “trái tim” của bảng kê, thể hiện chi tiết nội dung giao dịch.
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Mô tả càng chi tiết càng tốt. Ví dụ, thay vì ghi “Nông sản”, hãy ghi “Khoai lang tím, loại 1”.
- Đơn vị tính: Ghi rõ (Kg, chiếc, tấn, lần…).
- Số lượng, Đơn giá: Ghi theo thực tế mua bán.
Chỉ tiêu đến: Thông tin người bán (Họ tên, CCCD/CMND, Địa chỉ)
Phần này nhằm xác thực đối tượng bán hàng.
- Họ tên, Địa chỉ: Lấy thông tin từ CCCD/CMND của người bán.
- Số CCCD/CMND: Bắt buộc phải có và phải chính xác. Việc thiếu thông tin này có thể khiến bảng kê bị loại.
Phần ký xác nhận: Trách nhiệm của người lập biểu và giám đốc
Chữ ký trên mẫu 01/TNDN thể hiện sự chịu trách nhiệm pháp lý. Người lập và giám đốc doanh nghiệp cùng chịu trách nhiệm về tính trung thực của các thông tin đã kê khai.
Những rủi ro và lưu ý quan trọng khi sử dụng Mẫu 01/TNDN
Sử dụng mẫu 01/TNDN giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán chi phí không hóa đơn, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không thực hiện đúng quy định.
Chi phí không có hóa đơn có được tính không? Điều kiện để được trừ
Chi phí không có hóa đơn có được tính không là câu hỏi nhiều kế toán quan tâm. Câu trả lời là CÓ, nhưng phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Điều kiện để được trừ:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thuộc các trường hợp được phép lập bảng kê (như đã nêu ở trên).
- Có lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mẫu 01/TNDN.
- Có đầy đủ chứng từ đi kèm: hợp đồng, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán.
Rủi ro bị truy thu thuế và xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Việc kê khai sai trên mẫu 01/TNDN có thể bị xem là hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro sau:
- Bị loại chi phí: Toàn bộ giá trị trên bảng kê không được tính là chi phí hợp lý.
- Truy thu thuế TNDN: Doanh nghiệp phải nộp bổ sung số thuế TNDN bị thiếu.
- Phạt 20% trên số tiền thuế truy thu: Đây là mức phạt cho hành vi khai sai dẫn đến thiếu thuế.
- Tính tiền chậm nộp: Lãi suất 0.03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.
Lưu ý về giá mua hàng không được cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua
Một lưu ý cực kỳ quan trọng là giá mua hàng hóa, dịch vụ kê khai trên bảng kê không được cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua. Nếu cơ quan thuế phát hiện giá mua cao bất thường, họ có quyền ấn định lại mức giá theo giá thị trường để tính lại chi phí được trừ.
Yêu cầu về chứng từ thanh toán: Khi nào bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt?
Hiện tại, đối với các khoản chi phí lập theo bảng kê 01 tndn, không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, kể cả với giao dịch trên 20 triệu đồng. Doanh nghiệp có thể thanh toán bằng tiền mặt. Tuy nhiên, để tăng tính minh bạch và độ tin cậy, Hoàng Nam khuyến nghị doanh nghiệp nên ưu tiên chuyển khoản cho các giao dịch có giá trị lớn.
Câu hỏi thường gặp về Mẫu Bảng kê 01/TNDN
Dưới đây là giải đáp cho một số thắc mắc phổ biến mà đội ngũ của Hoàng Nam thường nhận được từ các doanh nghiệp.
Mẫu 01/TNDN có thay thế được hóa đơn điện tử không?
Không. Mẫu 01/TNDN không thay thế được hóa đơn điện tử. Đây chỉ là chứng từ nội bộ do doanh nghiệp lập để hợp thức hóa chi phí trong những trường hợp đặc thù khi người bán không thể xuất hóa đơn. Bảng kê này không có giá trị khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Mua hàng của cá nhân kinh doanh qua mạng có lập bảng kê được không?
Được, nếu cá nhân kinh doanh đó có doanh thu hàng năm dưới 100 triệu đồng và không đăng ký sử dụng hóa đơn. Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ thông tin cá nhân của người bán (Họ tên, CCCD, địa chỉ) và có chứng từ chứng minh việc giao dịch như tin nhắn chốt đơn, thông tin chuyển khoản… để làm căn cứ lập bảng kê.
Cần chuẩn bị bộ hồ sơ gì kèm theo Mẫu 01/TNDN để giải trình với cơ quan thuế?
Để đảm bảo tính hợp lệ và sẵn sàng giải trình khi có yêu cầu, một bộ hồ sơ đầy đủ cần có:
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mẫu 01 tndn (đã ký và đóng dấu).
- Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng (nếu có).
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao hàng hóa, dịch vụ.
- Chứng từ thanh toán (Phiếu chi có chữ ký người nhận tiền hoặc Ủy nhiệm chi của ngân hàng).
- Bản photo CCCD/CMND của người bán.
Việc lập mẫu 01 tndn là một nghiệp vụ kế toán thiết yếu, giúp doanh nghiệp đưa các khoản chi mua ngoài không có hóa đơn vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Việc hạch toán đúng các chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp, bao gồm cả việc xác định thuế tndn tạm tính hàng quý. Bằng cách tuân thủ đúng 7 bước hướng dẫn và các quy định tại Thông tư 78, doanh nghiệp có thể tự tin hạch toán, tránh các rủi ro về thuế và tối ưu hóa chi phí hoạt động một cách hiệu quả, minh bạch.
Để hiểu sâu hơn về toàn bộ quy trình, bạn có thể tham khảo thêm về cách tính thuế tndn và các quy định về thuế suất thuế tndn hiện hành. Bên cạnh đó, việc nắm rõ các khái niệm phức tạp hơn như thuế tndn hoãn lại cũng giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về nghĩa vụ thuế của mình.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để đồng nghiệp cùng nắm rõ. Thường xuyên theo dõi website của chúng tôi để cập nhật những kiến thức kế toán và thuế mới nhất!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
