Quy trình đấu thầu là một chuỗi hoạt động phức tạp, đòi hỏi sự minh bạch và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Việc nắm vững 8 giai đoạn bắt buộc theo Luật Đấu thầu không chỉ giúp các nhà thầu mới tự tin tham gia, mà còn là chìa khóa để bên mời thầu đảm bảo lựa chọn được đối tác uy tín, tối ưu hóa hiệu quả kinh tế và chất lượng cho dự án. Bài viết này sẽ hệ thống hóa toàn bộ quy trình một cách rõ ràng, ngắn gọn và dễ áp dụng nhất. Để hiểu rõ hơn về bản chất của hoạt động này, bạn có thể tìm hiểu đấu thầu là gì như một bước khởi đầu.
8 Giai đoạn bắt buộc trong quy trình đấu thầu theo Luật Đấu thầu 2023
Một quy trình đấu thầu chuẩn theo Luật Đấu thầu 2023 bao gồm 8 giai đoạn chính, từ khâu chuẩn bị lựa chọn nhà thầu cho đến khi quyết toán và thanh lý hợp đồng. Mỗi giai đoạn đều có vai trò và yêu cầu riêng, đòi hỏi các bên tham gia phải thực hiện đầy đủ và chính xác để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả của toàn bộ quá trình.
Hướng dẫn chi tiết 4 bước hạch toán chiết khấu thanh toán cho bên mua và bán theo quy định Read more
Hướng dẫn chi tiết 3 cách chia lợi nhuận khi góp vốn kinh doanh chung công bằng, minh bạch. Tìm Read more
Hướng dẫn chi tiết 5 bước tự hoàn thuế thu nhập cá nhân online tại nhà nhanh chóng, chính xác. Read more
Hàng tồn kho là gì theo chuẩn mực kế toán? Bài viết giải đáp 5 điều kế toán cần biết Read more
Giai đoạn 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu
Đây là giai đoạn khởi đầu, đặt nền móng cho toàn bộ quá trình đấu thầu, bao gồm việc lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu cũng như hồ sơ mời thầu.
Công tác chuẩn bị kỹ lưỡng ở giai đoạn này là yếu tố quyết định đến sự thành công của gói thầu. Bên mời thầu cần xác định rõ nhu cầu, lập kế hoạch chi tiết và xây dựng hồ sơ mời thầu (HSMT) một cách minh bạch, rõ ràng. Các công việc chính bao gồm:
- Lựa chọn hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu: Tùy thuộc vào tính chất và quy mô của gói thầu, bên mời thầu sẽ quyết định hình thức phù hợp. Việc tìm hiểu các hình thức lựa chọn nhà thầu là rất quan trọng để đưa ra quyết định đúng đắn.
- Lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Kế hoạch này phải được người có thẩm quyền phê duyệt, làm cơ sở để triển khai các bước tiếp theo.
- Lập hồ sơ mời thầu (HSMT): Đây là tài liệu quan trọng nhất, bao gồm các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và tài chính đối với nhà thầu.
- Thẩm định và phê duyệt HSMT: HSMT phải được thẩm định bởi một tổ chức hoặc cá nhân có chuyên môn trước khi được chủ đầu tư phê duyệt.
Giai đoạn 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu
Giai đoạn này bao gồm việc phát hành hồ sơ mời thầu và tiếp nhận hồ sơ dự thầu từ các nhà thầu quan tâm.
Sau khi HSMT được phê duyệt, bên mời thầu sẽ tiến hành thông báo mời thầu công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc các phương tiện thông tin đại chúng khác. Quy trình này bao gồm:
- Thông báo mời thầu và phát hành HSMT: Bên mời thầu đăng tải thông báo và phát hành HSMT miễn phí trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
- Tiếp nhận hồ sơ dự thầu (HSDT): Các nhà thầu sẽ chuẩn bị và nộp HSDT theo thời gian và địa điểm quy định trong HSMT.
- Làm rõ HSMT (nếu có): Trong quá trình chuẩn bị HSDT, nhà thầu có quyền yêu cầu bên mời thầu làm rõ các nội dung trong HSMT.
- Sửa đổi HSMT (nếu có): Bên mời thầu có thể sửa đổi HSMT trước thời điểm đóng thầu và phải thông báo cho tất cả các nhà thầu đã nhận HSMT.
Giai đoạn 3: Đánh giá hồ sơ dự thầu (E-HSDT)
Đây là quá trình bên mời thầu xem xét, đánh giá các hồ sơ dự thầu đã nộp để chọn ra nhà thầu đáp ứng tốt nhất các yêu cầu.
Quá trình đánh giá HSDT (hoặc E-HSDT đối với đấu thầu qua mạng) được thực hiện bởi Tổ chuyên gia do bên mời thầu thành lập. Các bước đánh giá cơ bản bao gồm:
- Mở thầu: Việc mở thầu phải được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu.
- Đánh giá tính hợp lệ của HSDT: Kiểm tra sự tuân thủ các yêu cầu cơ bản như chữ ký, bảo đảm dự thầu, thời gian hiệu lực.
- Đánh giá về năng lực và kinh nghiệm: Dựa trên các tiêu chí đã nêu trong HSMT để xác định nhà thầu có đủ khả năng thực hiện gói thầu hay không.
- Đánh giá về kỹ thuật: Xem xét các đề xuất kỹ thuật của nhà thầu có đáp ứng yêu cầu của HSMT không.
- Đánh giá về tài chính: Các HSDT vượt qua bước đánh giá kỹ thuật sẽ được xem xét về giá và các yếu tố tài chính khác.
Giai đoạn 4: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
Sau khi có kết quả đánh giá, bên mời thầu sẽ tổng hợp và trình lên cấp có thẩm quyền để phê duyệt.
Tổ chuyên gia sẽ lập báo cáo đánh giá HSDT và trình bên mời thầu. Bên mời thầu sau đó trình chủ đầu tư xem xét, thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Kết quả này phải được công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định.
Giai đoạn 5: Thương thảo hợp đồng
Đây là bước bên mời thầu và nhà thầu được xếp hạng thứ nhất tiến hành đàm phán để hoàn thiện các nội dung của hợp đồng.
Mục đích của thương thảo hợp đồng là để làm rõ các nội dung chưa chi tiết trong HSDT và thống nhất các điều khoản cuối cùng trước khi ký kết. Các nội dung chính cần thương thảo bao gồm:
- Phạm vi công việc và tiến độ thực hiện.
- Các yêu cầu về chất lượng kỹ thuật.
- Biện pháp tổ chức thi công và nhân sự.
- Các điều khoản về thanh toán, bảo hành.
Giai đoạn 6: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng
Sau khi thương thảo thành công, hai bên sẽ tiến hành hoàn thiện dự thảo hợp đồng và chính thức ký kết.
Hợp đồng được ký kết là cơ sở pháp lý ràng buộc trách nhiệm và quyền lợi của cả chủ đầu tư và nhà thầu trong suốt quá trình thực hiện dự án. Hợp đồng phải tuân thủ các quy định của pháp luật dân sự và pháp luật chuyên ngành.
Giai đoạn 7: Quản lý thực hiện hợp đồng
Giai đoạn này kéo dài trong suốt quá trình nhà thầu triển khai các công việc theo hợp đồng đã ký.
Chủ đầu tư và bên mời thầu có trách nhiệm giám sát, quản lý quá trình thực hiện hợp đồng của nhà thầu để đảm bảo tiến độ, chất lượng và các yêu cầu khác đã cam kết. Các hoạt động chính bao gồm:
- Giám sát tiến độ và chất lượng.
- Tổ chức nghiệm thu các hạng mục công việc.
- Thực hiện thanh toán theo các đợt đã thỏa thuận trong hợp đồng.
- Xử lý các vấn đề phát sinh (nếu có).
Giai đoạn 8: Quyết toán và thanh lý hợp đồng
Đây là giai đoạn cuối cùng, khi nhà thầu đã hoàn thành tất cả các nghĩa vụ trong hợp đồng.
Sau khi nhà thầu hoàn thành toàn bộ công việc và hết thời hạn bảo hành, hai bên sẽ tiến hành quyết toán và thanh lý hợp đồng. Đây là bước xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ của các bên và chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.
Hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu: Cần chuẩn bị những gì?
Trong quy trình đấu thầu, hồ sơ mời thầu (HSMT) và hồ sơ dự thầu (HSDT) là hai bộ tài liệu quan trọng nhất, đóng vai trò quyết định đến việc lựa chọn được nhà thầu phù hợp.
Hồ sơ mời thầu (HSMT) là gì? Vai trò và trách nhiệm của bên mời thầu khi lập HSMT
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu do bên mời thầu phát hành, bao gồm các yêu cầu của gói thầu để làm cơ sở cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
HSMT đóng vai trò như một “đề bài” mà bên mời thầu đưa ra. Chất lượng của HSMT ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của các HSDT nhận được. Bên mời thầu chịu trách nhiệm lập HSMT một cách rõ ràng, minh bạch, không được đưa ra các điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc tạo lợi thế cho một nhà thầu nào đó. Việc hiểu rõ nhà thầu là gì sẽ giúp bên mời thầu xây dựng các yêu cầu phù hợp.
Hồ sơ mời thầu gồm những tài liệu quan trọng nào?
Một bộ hồ sơ mời thầu đầy đủ thường bao gồm các tài liệu chính như chỉ dẫn cho nhà thầu, các yêu cầu về kỹ thuật, điều kiện hợp đồng, và các biểu mẫu cần thiết.
Cụ thể, theo quy định của Luật Đấu thầu 2023, HSMT bao gồm các nội dung cốt lõi sau:
- Chỉ dẫn nhà thầu: Hướng dẫn cách chuẩn bị và nộp HSDT.
- Bảng dữ liệu đấu thầu: Tổng hợp các thông tin chính của gói thầu.
- Tiêu chuẩn đánh giá HSDT: Nêu rõ các tiêu chí về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật, tài chính.
- Yêu cầu về kỹ thuật: Mô tả chi tiết các yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn của hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình.
- Điều kiện hợp đồng và Biểu mẫu hợp đồng: Các điều khoản pháp lý sẽ áp dụng và mẫu hợp đồng dự kiến.
- Các biểu mẫu dự thầu: Các mẫu đơn, bảng biểu mà nhà thầu cần điền.
Hồ sơ dự thầu (HSDT) là gì? Hướng dẫn cách lập hồ sơ dự thầu cho người mới
Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu chuẩn bị và nộp cho bên mời thầu theo các yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Đối với người mới, việc lập HSDT cần sự cẩn trọng và tỉ mỉ. Nhà thầu cần đọc kỹ toàn bộ HSMT, lập một danh sách các tài liệu cần chuẩn bị và đảm bảo mọi thông tin kê khai là trung thực, chính xác. Một bộ HSDT chuyên nghiệp không chỉ đáp ứng đủ yêu cầu mà còn cần được trình bày sạch sẽ, rõ ràng và logic.
Các tài liệu cốt lõi cần có trong bộ hồ sơ dự thầu
Một bộ hồ sơ dự thầu tiêu chuẩn phải bao gồm các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm, đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính của nhà thầu.
Các tài liệu quan trọng nhất trong HSDT bao gồm:
- Đơn dự thầu: Theo mẫu của bên mời thầu.
- Bảo đảm dự thầu: Thư bảo lãnh của ngân hàng hoặc séc.
- Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ: Giấy đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập. Việc đáp ứng điều kiện tư cách nhà thầu là yêu cầu bắt buộc.
- Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm: Báo cáo tài chính, các hợp đồng tương tự đã thực hiện.
- Đề xuất về kỹ thuật: Các giải pháp kỹ thuật, biện pháp thi công, tiến độ thực hiện.
- Đề xuất về giá: Bảng giá dự thầu chi tiết.
Quy trình đấu thầu qua mạng và những điểm khác biệt chính so với đấu thầu truyền thống
Đấu thầu qua mạng đang trở thành xu hướng tất yếu, giúp tăng cường tính minh bạch và hiệu quả. Việc nắm rõ quy trình này là lợi thế cạnh tranh lớn cho các doanh nghiệp.
Tổng quan các bước thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia
Quy trình đấu thầu qua mạng về cơ bản tuân thủ 8 giai đoạn như đấu thầu truyền thống, nhưng tất cả các thao tác từ phát hành HSMT, nộp HSDT đến mở thầu đều được thực hiện trực tuyến.
Các bước chính trên hệ thống bao gồm:
- Bên mời thầu đăng tải thông báo mời thầu và E-HSMT.
- Nhà thầu tải E-HSMT về và chuẩn bị E-HSDT.
- Nhà thầu nộp E-HSDT trực tiếp trên hệ thống trước thời điểm đóng thầu.
- Hệ thống tự động tiến hành mở thầu công khai ngay sau thời điểm đóng thầu.
- Bên mời thầu tải các E-HSDT về để đánh giá.
- Kết quả lựa chọn nhà thầu được công khai trên hệ thống.
Để tham gia, các doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về đấu thầu điện tử và thực hiện việc tra cứu thông tin đấu thầu thường xuyên trên hệ thống.
Đấu thầu qua mạng và đấu thầu truyền thống: Khác nhau như thế nào?
Sự khác biệt lớn nhất nằm ở phương thức thực hiện, trong đó đấu thầu qua mạng sử dụng nền tảng số hóa hoàn toàn, còn đấu thầu truyền thống dựa trên hồ sơ giấy.
Dưới đây là bảng so sánh một số điểm khác biệt chính:
| Tiêu chí | Đấu thầu truyền thống | Đấu thầu qua mạng |
|---|---|---|
| Hình thức hồ sơ | Hồ sơ giấy, niêm phong | Hồ sơ điện tử (E-HSDT), nộp online |
| Chi phí | Cao (in ấn, đi lại, gửi hồ sơ) | Thấp (giảm chi phí giấy tờ, di chuyển) |
| Thời gian | Lâu hơn (gửi/nhận hồ sơ, mở thầu thủ công) | Nhanh hơn (nộp và mở thầu tức thì) |
| Tính minh bạch | Hạn chế, có thể có can thiệp | Cao, các thao tác được ghi lại trên hệ thống |
Lợi ích và thách thức khi tham gia đấu thầu qua mạng
Đấu thầu qua mạng mang lại nhiều lợi ích về chi phí, thời gian và sự minh bạch, tuy nhiên cũng đặt ra những thách thức về kỹ năng công nghệ và an toàn thông tin.
- Lợi ích:
- Tiết kiệm chi phí và thời gian: Giảm thiểu chi phí in ấn, đi lại.
- Tăng tính minh bạch và công bằng: Toàn bộ quá trình được công khai, giảm thiểu tiêu cực.
- Tiếp cận rộng rãi: Doanh nghiệp có thể tham gia thầu ở bất kỳ đâu.
- Thách thức:
- Yêu cầu về kỹ năng công nghệ: Đòi hỏi nhà thầu và bên mời thầu phải có kỹ năng sử dụng máy tính và hệ thống.
- Rủi ro về kỹ thuật: Các sự cố như lỗi mạng, lỗi hệ thống có thể ảnh hưởng đến việc nộp thầu.
- An toàn thông tin: Cần có các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu.
Các quy định pháp luật quan trọng và những lỗi thường gặp cần tránh
Hiểu rõ các quy định pháp luật, đặc biệt là những điểm mới của Luật Đấu thầu 2023, và nhận biết các lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.
Những điểm mới cốt lõi của Luật Đấu thầu 2023 doanh nghiệp cần biết
Luật Đấu thầu 2023 (số 22/2023/QH15) có nhiều điểm mới quan trọng như mở rộng phạm vi áp dụng, bổ sung các hành vi bị cấm và đẩy mạnh đấu thầu qua mạng.
Một số điểm mới nổi bật bao gồm:
- Mở rộng đối tượng áp dụng: Bổ sung các dự án đầu tư của doanh nghiệp nhà nước và công ty con.
- Bổ sung hành vi bị cấm: Làm rõ các hành vi thông thầu, gian lận, cản trở để tăng tính răn đe.
- Đẩy mạnh đấu thầu qua mạng: Quy định lộ trình áp dụng đấu thầu qua mạng đối với tất cả các gói thầu từ ngày 01/01/2025 (trừ một số trường hợp đặc biệt).
- Rút ngắn thời gian hoàn trả bảo đảm dự thầu: Chỉ còn 14 ngày kể từ ngày phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
Các tiêu chí quan trọng để đánh giá hồ sơ dự thầu
Các tiêu chí đánh giá HSDT thường xoay quanh ba nhóm chính: năng lực-kinh nghiệm, kỹ thuật và tài chính-thương mại.
- Năng lực và kinh nghiệm: Số năm hoạt động, các hợp đồng tương tự đã thực hiện, năng lực tài chính (doanh thu, lợi nhuận), nhân sự chủ chốt, máy móc thiết bị.
- Kỹ thuật: Đánh giá trên cơ sở các đề xuất kỹ thuật, giải pháp, phương pháp luận của nhà thầu so với yêu cầu của HSMT.
- Giá và thương mại: Đánh giá giá dự thầu, các điều kiện thương mại như tiến độ, điều khoản thanh toán, thời gian bảo hành.
Tổng hợp các lỗi thường gặp khiến hồ sơ dự thầu bị loại và cách khắc phục
Các lỗi phổ biến nhất thường liên quan đến tính hợp lệ của hồ sơ như sai sót trong đơn dự thầu, thiếu bảo đảm dự thầu, hoặc nộp thầu muộn.
Để tránh bị loại đáng tiếc, nhà thầu cần lưu ý:
| Lỗi thường gặp | Cách khắc phục |
|---|---|
| Nộp hồ sơ muộn | Luôn chuẩn bị và nộp hồ sơ trước thời hạn đóng thầu ít nhất vài giờ. |
| Bảo đảm dự thầu không hợp lệ | Kiểm tra kỹ tên bên mời thầu, giá trị và hiệu lực của bảo đảm dự thầu. |
| Thiếu các tài liệu quan trọng | Lập một checklist (danh sách kiểm tra) dựa trên yêu cầu của HSMT và kiểm tra kỹ trước khi nộp. |
| Lỗi ký số (đấu thầu qua mạng) | Đảm bảo chữ ký số còn hạn, được cài đặt đúng cách và tương thích với hệ thống. |
| Sai sót số học trong bảng giá | Kiểm tra lại các phép tính cẩn thận, đặc biệt là tổng giá trị. |
Ngoài ra, việc nắm rõ cách phân biệt mua sắm công và đấu thầu cũng giúp doanh nghiệp áp dụng đúng quy trình cho từng trường hợp cụ thể.
Việc tuân thủ đúng và đủ 8 giai đoạn trong quy trình đấu thầu không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố quyết định sự thành công của một dự án. Hy vọng qua bài viết, các bên liên quan, đặc biệt là nhà thầu mới, đã có cái nhìn tổng quan, hệ thống và dễ hiểu để tự tin hơn trong việc chuẩn bị và tham gia đấu thầu, đảm bảo tính cạnh tranh, minh bạch và hiệu quả. Tại Hoàng Nam, chúng tôi tin rằng việc trang bị kiến thức vững chắc chính là nền tảng cho sự phát triển bền vững.
Hãy chia sẻ bài viết nếu bạn thấy hữu ích và thường xuyên theo dõi chúng tôi để cập nhật những kiến thức mới nhất về đấu thầu và quản lý doanh nghiệp!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
