Quản lý dòng tiền hiệu quả là nền tảng cho sự minh bạch tài chính của mọi doanh nghiệp, và sổ quỹ tiền mặt chính là công cụ không thể thiếu trong quá trình này. Bài viết này sẽ cung cấp miễn phí 3 mẫu sổ quỹ tiền mặt bằng Excel theo Thông tư 133 và 200, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách ghi chép và đối chiếu số liệu. Đây là công cụ đắc lực giúp kế toán và thủ quỹ quản lý dòng tiền chính xác, minh bạch, tránh sai sót và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Tải ngay 3 mẫu sổ quỹ tiền mặt bằng Excel chuyên nghiệp và đầy đủ nhất
Để đáp ứng nhu- cầu đa dạng của các doanh nghiệp, Hoàng Nam đã tổng hợp và thiết kế 3 mẫu sổ quỹ tiền mặt chuyên nghiệp, dễ dàng tùy chỉnh và sử dụng ngay.
Hướng dẫn chi tiết 3 bước giải thể hộ kinh doanh và thủ tục đóng mã số thuế nhanh chóng, Read more
Hiểu rõ 'doanh nghiệp là gì' theo Luật Doanh nghiệp 2020 qua 4 đặc điểm cốt lõi: tên riêng, tài Read more
Hướng dẫn chi tiết 6 bước đăng ký kinh doanh online qua Cổng Dịch vụ công nhanh gọn, chính xác. Read more
Hướng dẫn chi tiết 6 điều kiện bắt buộc khi thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài Read more
Mẫu sổ quỹ tiền mặt cơ bản, dễ sử dụng cho người mới bắt đầu
Đây là mẫu sổ được thiết kế tối giản, tập trung vào các cột thông tin cốt lõi, phù hợp cho các doanh nghiệp siêu nhỏ, hộ kinh doanh cá thể hoặc những kế toán mới bắt đầu làm quen với công tác quản lý quỹ.
- Ưu điểm: Giao diện trực quan, dễ hiểu, giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt các nghiệp vụ thu chi cơ bản mà không bị rối bởi các thông tin phức tạp.
- Link tải: [Tải mẫu cơ bản tại đây]
Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133/2014/TT-BTC cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Mẫu S04a-DNN theo Thông tư 133 được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về sổ sách kế toán theo quy định.
- Đặc điểm: Mẫu biểu này tuân thủ chặt chẽ cấu trúc do Bộ Tài chính ban hành, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý khi thực hiện hạch toán tiền mặt và quyết toán thuế.
- Link tải: [Tải mẫu theo Thông tư 133 tại đây]
Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200/2014/TT-BTC cho mọi loại hình doanh nghiệp
Mẫu S07-DN theo Thông tư 200 là mẫu chuẩn, áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, từ quy mô lớn đến các đơn vị có yêu cầu quản lý tài chính phức tạp.
- Khác biệt: So với mẫu theo Thông tư 133, mẫu này thường có thêm các cột chi tiết hơn, chẳng hạn như “Tài khoản đối ứng”, giúp kế toán tổng hợp dễ dàng theo dõi và lập báo cáo tài chính.
- Link tải: [Tải mẫu theo Thông tư 200 tại đây]
Sổ quỹ tiền mặt là gì? Tại sao nó lại quan trọng đối với mọi doanh nghiệp?
Sổ quỹ tiền mặt là một loại sổ kế toán dùng để ghi chép, theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu, chi và tồn quỹ tiền mặt (tiền Việt Nam) của một đơn vị hay doanh nghiệp. Đây là công cụ quản lý cơ bản nhưng vô cùng quan trọng.
Định nghĩa: Sổ quỹ tiền mặt là công cụ theo dõi mọi hoạt động thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp.
Về bản chất, đây là một cuốn nhật ký ghi lại chi tiết dòng tiền ra vào tại két của doanh nghiệp. Mọi khoản thu từ bán hàng, thu công nợ, hay các khoản chi trả lương, thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt đều phải được ghi nhận đầy đủ và kịp thời vào sổ này.
Mục đích: Phản ánh chính xác tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, làm cơ sở để kiểm tra, đối chiếu và quản lý dòng tiền.
Việc duy trì sổ quỹ tiền mặt mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Minh bạch hóa dòng tiền: Giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình thu chi hàng ngày, biết được tiền được sử dụng vào những mục đích nào.
- Kiểm soát rủi ro: Giúp phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường, gian lận hoặc thất thoát tiền mặt.
- Cơ sở pháp lý: Là căn cứ để đối chiếu với các chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi), đồng thời là một phần của hệ thống sổ sách kế toán bắt buộc theo Luật Kế toán.
- Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp dữ liệu tin cậy để lập kế hoạch dòng tiền, cân đối thu chi và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời.
Vai trò và trách nhiệm của thủ quỹ và kế toán tiền mặt trong việc quản lý sổ quỹ.
Trong doanh nghiệp, trách nhiệm quản lý sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ và kế toán tiền mặt được phân định rõ ràng nhưng có sự liên kết chặt chẽ.
| Vị trí | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| Thủ quỹ | Chịu trách nhiệm vật chất về lượng tiền mặt thực tế trong két. Trực tiếp thực hiện thu, chi tiền dựa trên phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Ghi chép vào sổ quỹ do mình quản lý. |
| Kế toán tiền mặt | Lập phiếu thu, phiếu chi. Hạch toán các nghiệp vụ vào sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (có tài khoản đối ứng). Định kỳ đối chiếu số liệu trên sổ của mình với sổ của thủ quỹ và số tiền thực tế. |
Quy định này nhằm đảm bảo nguyên tắc kiểm soát kép, tránh tình trạng “vừa đá bóng vừa thổi còi”, góp phần hạn chế tối đa sai sót và gian lận.
Hướng dẫn chi tiết cách ghi chép và quản lý sổ quỹ tiền mặt trên Excel
Việc ghi chép sổ quỹ tiền mặt đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc kế toán để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của dữ liệu.
Căn cứ để ghi sổ: Mọi nghiệp vụ đều phải dựa trên phiếu thu, phiếu chi hợp lệ.
Đây là nguyên tắc bất di bất dịch. Kế toán và thủ quỹ tuyệt đối không được ghi nhận bất kỳ khoản thu chi nào vào sổ nếu không có chứng từ gốc đi kèm. Phiếu thu, phiếu chi phải được lập đúng quy định, có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng và giám đốc (hoặc người được ủy quyền). Khi cần thanh toán các khoản phải trả người bán, kế toán cần lập phiếu chi dựa trên hóa đơn, hợp đồng hợp lệ.
Giải thích các cột trong sổ và cách điền thông tin chính xác (Ngày tháng, Số hiệu chứng từ, Diễn giải, Thu, Chi, Tồn).
Một mẫu sổ quỹ tiền mặt Excel chuẩn thường bao gồm các cột sau:
- Cột A – Ngày tháng ghi sổ: Là ngày thực tế bạn ghi chép nghiệp vụ vào sổ.
- Cột B – Ngày tháng chứng từ: Là ngày ghi trên phiếu thu hoặc phiếu chi.
- Cột C, D – Số hiệu chứng từ (Số thu/Số chi): Ghi số hiệu liên tục của phiếu thu và phiếu chi. Ví dụ: PT001, PC001.
- Cột E – Diễn giải: Ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế. Ví dụ: “Thu tiền bán hàng của công ty A”, “Chi tiền mua văn phòng phẩm tháng 11/2025”.
- Cột 1 – Thu: Ghi số tiền thu vào quỹ.
- Cột 2 – Chi: Ghi số tiền xuất ra khỏi quỹ.
- Cột 3 – Tồn: Phản ánh số dư tiền mặt còn lại trong quỹ sau mỗi nghiệp vụ. Công thức tính: Tồn = Tồn đầu kỳ + Tổng Thu – Tổng Chi.
Hướng dẫn đối chiếu số dư trên sổ quỹ với tiền mặt thực tế trong két để phát hiện sai lệch
Đối chiếu quỹ là nghiệp vụ bắt buộc phải thực hiện định kỳ (cuối mỗi ngày, tuần hoặc tháng) để đảm bảo số liệu trên sổ sách khớp với thực tế.
- Bước 1: Kiểm kê thực tế: Thủ quỹ tiến hành đếm toàn bộ số tiền mặt có trong két tại thời điểm kiểm kê.
- Bước 2: Chốt số dư trên sổ quỹ: Kế toán và thủ quỹ xác định số dư cuối kỳ trên sổ quỹ tiền mặt của mình.
- Bước 3: So sánh: Đối chiếu số tiền thực tế đếm được với số dư trên sổ sách.
- Bước 4: Lập biên bản kiểm kê: Lập biên bản ghi rõ số tồn quỹ theo sổ sách, số tồn quỹ thực tế, và phần chênh lệch (nếu có), với đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
- Bước 5: Xử lý chênh lệch:
- Nếu thừa: Tìm nguyên nhân (có thể do thu tiền nhưng quên lập phiếu thu). Nếu không tìm ra, ghi nhận vào tài sản thừa chờ xử lý.
- Nếu thiếu: Tìm nguyên nhân (có thể do chi nhầm, chi nhưng chưa có chứng từ). Nếu do cá nhân làm mất, người đó phải bồi thường.
Việc hiểu rõ bản chất các khoản mục tài chính là rất quan trọng, ví dụ như việc xác định phải thu khách hàng là tài sản hay nguồn vốn sẽ giúp kế toán hạch toán đúng đắn hơn.
Một số lưu ý quan trọng để tránh sai sót khi lập và quản lý sổ quỹ tiền mặt
Để việc quản lý quỹ tiền mặt bằng Excel đạt hiệu quả cao nhất và giảm thiểu rủi ro, kế toán và thủ quỹ cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Ghi chép hàng ngày: Cập nhật ngay khi có nghiệp vụ phát sinh, không để dồn chứng từ
Thói quen ghi chép ngay lập tức giúp tránh bỏ sót nghiệp vụ, giảm thiểu sai sót và giúp số liệu trên sổ luôn phản ánh đúng tình hình thực tế. Việc dồn chứng từ cuối tuần hoặc cuối tháng rất dễ gây nhầm lẫn và khó khăn khi đối chiếu.
Kiểm tra, đối chiếu thường xuyên: Kế toán và thủ quỹ phải đối chiếu số liệu cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần.
Như đã đề cập, việc đối chiếu thường xuyên là chìa khóa để phát hiện và xử lý sai lệch kịp thời. Đừng đợi đến cuối tháng mới thực hiện, vì khi đó việc tìm ra nguyên nhân sai sót sẽ phức tạp hơn rất nhiều. Dữ liệu chính xác từ sổ quỹ là đầu vào quan trọng cho các loại báo cáo nội bộ và ảnh hưởng trực tiếp đến bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Lưu trữ chứng từ: Tất cả phiếu thu, phiếu chi phải được lưu trữ cẩn thận để làm căn cứ pháp lý
Mọi ghi chép trên sổ quỹ đều phải có chứng từ gốc tương ứng. Việc lưu trữ khoa học, cẩn thận các loại phiếu thu, phiếu chi (ví dụ như các mẫu số 01 tt) không chỉ giúp việc tra cứu, đối chiếu dễ dàng mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng khi có thanh tra, kiểm toán. Đây là bước cơ bản và quan trọng trong quy trình hướng tới việc biết cách lập báo cáo tài chính chuẩn xác.
Việc sử dụng thành thạo sổ quỹ tiền mặt bằng Excel không chỉ giúp kế toán tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch cho công tác quản lý tài chính. Với 3 mẫu sổ và hướng dẫn chi tiết trong bài, chúng tôi tại Hoàng Nam hy vọng bạn có thể áp dụng ngay vào công việc của mình để nâng cao hiệu quả và tránh các rủi ro thất thoát không đáng có.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để đồng nghiệp cùng tham khảo. Thường xuyên theo dõi website của chúng tôi để cập nhật những kiến thức kế toán chuyên sâu và các mẫu biểu mới nhất!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
