Kinh phí công đoàn là khoản đóng góp bắt buộc mà mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện, ngay cả khi chưa thành lập tổ chức công đoàn cơ sở. Với mức đóng 2% trên tổng quỹ lương đóng BHXH, việc hiểu rõ đối tượng, cách tính và thời hạn nộp không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tránh được các khoản phạt không đáng có. Bài viết này của Hoàng Nam sẽ tổng hợp 4 điều cốt lõi nhất mà mọi doanh nghiệp cần nắm vững.
4 Điều Quan Trọng Doanh Nghiệp Cần Nắm Rõ Về Kinh Phí Công Đoàn
Để hoạt động một cách minh bạch và đúng pháp luật, các chuyên viên kế toán, nhân sự và chủ doanh nghiệp cần nắm vững những quy định cốt lõi về khoản phí này. Dưới đây là 4 khía cạnh quan trọng nhất.
Nắm vững 3 phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 45: đường thẳng, số dư Read more
Cập nhật bảng phí công chứng CMND, CCCD, sơ yếu lý lịch, hợp đồng mới nhất. Phân biệt rõ công Read more
Soạn thảo hợp đồng góp vốn chặt chẽ với 8 điều khoản bắt buộc để tránh rủi ro và tranh Read more
Hiểu rõ thuế nhà thầu là gì, đối tượng áp dụng, cách tính thuế GTGT, TNDN theo hợp đồng NET/GROSS Read more
1. Mức đóng kinh phí công đoàn là bao nhiêu và cách tính như thế nào?
Mức đóng kinh phí công đoàn bắt buộc là 2% trên tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) của người lao động.
Theo quy định tại Điều 26 Luật Công đoàn 2012 và Điều 5 Nghị định 191/2013/NĐ-CP, mức đóng này được áp dụng thống nhất cho tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng phải đóng. Đây là khoản chi phí của doanh nghiệp, không được trừ vào lương của nhân viên.
Công thức tính kinh phí công đoàn:
Công thức tính rất đơn giản nhưng đòi hỏi sự chính xác trong việc xác định quỹ lương:
Kinh phí công đoàn phải nộp hàng tháng = 2% x Tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của tháng đó
Trong đó, yếu tố then chốt là “Tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH”. Đây là tổng mức tiền lương tháng của tất cả những người lao động thuộc đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội. Để hiểu rõ hơn về cách xác định cơ sở này, doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết chi tiết về quỹ lương là gì.
Ví dụ minh họa:
Để giúp bạn dễ hình dung, chúng tôi tại Hoàng Nam đưa ra một ví dụ cụ thể:
| Thông tin | Dữ liệu |
|---|---|
| Công ty | TNHH ABC |
| Số lao động thuộc diện đóng BHXH | 20 người |
| Tổng quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH trong tháng | 250.000.000 VNĐ |
Dựa vào công thức trên, cách tính đóng kinh phí công đoàn như sau:
Số tiền kinh phí công đoàn công ty ABC phải nộp trong tháng = 2% x 250.000.000 = 5.000.000 VNĐ.
2. Đối tượng nào phải đóng? (Kể cả doanh nghiệp chưa có công đoàn)
Mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có sử dụng lao động tại Việt Nam đều phải đóng kinh phí công đoàn, bất kể đã thành lập tổ chức công đoàn cơ sở hay chưa.
Đây là một trong những điểm gây nhầm lẫn nhiều nhất cho các doanh nghiệp mới thành lập. Theo Điều 4 Nghị định 191/2013/NĐ-CP, đối tượng đóng kinh phí công đoàn bao gồm:
- Cơ quan nhà nước (kể cả UBND cấp xã), đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân.
- Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp.
- Đơn vị sự nghiệp công lập và ngoài công lập.
- Doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế được thành lập, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư.
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập, hoạt động theo Luật Hợp tác xã.
- Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam có sử dụng lao động là người Việt Nam.
- Các tổ chức khác có sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động.
Câu hỏi thường gặp: Doanh nghiệp không có công đoàn có phải đóng kinh phí công đoàn không?
Câu trả lời là CÓ. Việc đóng kinh phí công đoàn là nghĩa vụ bắt buộc của tất cả các doanh nghiệp có sử dụng lao động, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đó đã có tổ chức công đoàn cơ sở hay chưa. Khoản tiền này được nộp lên công đoàn cấp trên để phục vụ cho các hoạt động chung của hệ thống công đoàn, nhằm bảo vệ quyền lợi cho toàn bộ người lao động. Việc xác định đúng đối tượng lao động để tính quỹ lương đóng BHXH và kinh phí công đoàn là một phần quan trọng trong tuân thủ pháp luật lao động, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ bảo hiểm xã hội để đảm bảo tính chính xác.
3. Thời hạn và phương thức nộp kinh phí công đoàn được quy định ra sao?
Doanh nghiệp phải nộp kinh phí công đoàn hàng tháng, cùng thời điểm với việc đóng BHXH bắt buộc cho người lao động.
Về thời hạn:
- Đóng hàng tháng: Theo quy định, thời hạn nộp là mỗi tháng một lần. Chậm nhất là vào ngày cuối cùng của tháng, doanh nghiệp phải hoàn tất việc trích nộp.
- Đóng theo quý: Đối với các doanh nghiệp đặc thù trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh, có thể lựa chọn đóng theo tháng hoặc theo quý một lần. Tuy nhiên, phương thức này cần được đăng ký trước với tổ chức công đoàn.
Về phương thức và nơi nộp:
- Phương thức: Doanh nghiệp có thể nộp kinh phí công đoàn qua hình thức chuyển khoản ngân hàng hoặc nộp tiền mặt trực tiếp.
- Nơi nộp: Kinh phí công đoàn được nộp về cho Liên đoàn Lao động cấp quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Để có thông tin chính xác nhất về số tài khoản và thủ tục, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ trực tiếp với cơ quan Liên đoàn Lao động tại địa phương.
4. Phân biệt rõ “Kinh phí công đoàn” và “Đoàn phí công đoàn“
Kinh phí công đoàn là khoản tiền 2% do DOANH NGHIỆP đóng, trong khi đoàn phí công đoàn là khoản tiền 1% do NGƯỜI LAO ĐỘNG là đoàn viên đóng.
Đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau và thường bị nhầm lẫn. Việc phân biệt rõ ràng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng trách nhiệm của mình và giải thích cho người lao động.
| Tiêu chí | Kinh phí công đoàn | Đoàn phí công đoàn |
|---|---|---|
| Đối tượng nộp | Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức (Người sử dụng lao động). | Người lao động (chỉ những người tự nguyện tham gia và là đoàn viên công đoàn). |
| Mức đóng | 2% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. | 1% trên tiền lương làm căn cứ đóng BHXH (nhưng tối đa không quá 10% mức lương cơ sở). |
| Tính chất | Bắt buộc với mọi doanh nghiệp có sử dụng lao động. | Tự nguyện, chỉ áp dụng với người lao động là đoàn viên công đoàn. |
| Nguồn trích | Được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. | Trừ vào lương hàng tháng của người lao động sau khi có sự đồng ý. |
Như vậy, nếu doanh nghiệp chưa có tổ chức công đoàn, thì người lao động không phải là đoàn viên và sẽ không phải đóng đoàn phí công đoàn. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải đóng kinh phí công đoàn.
Quy Định Về Quản Lý, Sử Dụng Và Các Chế Tài Xử Phạt Liên Quan
Ngoài 4 điều cốt lõi trên, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến các quy định về việc sử dụng nguồn quỹ này và các mức phạt nếu không tuân thủ để tránh rủi ro pháp lý.
Kinh phí công đoàn được sử dụng cho những mục đích gì?
Kinh phí công đoàn được dùng để chăm lo, bảo vệ quyền lợi người lao động, tuyên truyền, và chi cho hoạt động hành chính của công đoàn các cấp.
Nguồn thu từ kinh phí công đoàn sẽ được phân bổ theo tỷ lệ do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam quy định. Hiện tại, công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp thường được giữ lại 75% tổng số thu kinh phí công đoàn để chi tiêu cho các hoạt động tại đơn vị. 25% còn lại sẽ nộp lên công đoàn cấp trên.
Các hoạt động chi tiêu chính tại công đoàn cơ sở bao gồm:
- Chăm lo đời sống người lao động: Thăm hỏi khi ốm đau, thai sản, tai nạn, gia đình có việc hiếu, hỉ.
- Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao: Tổ chức du lịch, nghỉ dưỡng, các giải đấu thể thao, văn nghệ.
- Đào tạo, bồi dưỡng: Tổ chức các lớp tập huấn, nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho đoàn viên.
- Tuyên truyền, phổ biến pháp luật: In ấn tài liệu, tổ chức các buổi nói chuyện về pháp luật lao động.
- Chi hành chính: Chi cho văn phòng phẩm, lương cán bộ công đoàn không chuyên trách,…
Các hoạt động này góp phần cải thiện đời sống người lao động, bên cạnh các chính sách phúc lợi khác được quy định trong quy chế lương thưởng của công ty.
Mức phạt khi doanh nghiệp chậm đóng hoặc không đóng kinh phí công đoàn
Doanh nghiệp chậm đóng, đóng thiếu hoặc không đóng kinh phí công đoàn có thể bị phạt tiền từ 12% đến 20% trên tổng số tiền phải đóng, tối đa lên đến 150 triệu đồng đối với tổ chức.
Theo quy định tại Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các mức phạt được áp dụng cụ thể như sau:
Phạt tiền từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng (tối đa không quá 75 triệu đồng với cá nhân, 150 triệu đồng với tổ chức) đối với các hành vi:
- Chậm đóng kinh phí công đoàn.
- Đóng không đúng mức quy định.
- Đóng không đủ số người thuộc đối tượng phải đóng.
Phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng (tối đa không quá 75 triệu đồng với cá nhân, 150 triệu đồng với tổ chức) đối với hành vi không đóng kinh phí công đoàn cho toàn bộ người lao động thuộc đối tượng phải đóng.
Biện pháp khắc phục hậu quả: Ngoài việc bị phạt tiền, doanh nghiệp còn buộc phải nộp đủ số tiền kinh phí công đoàn còn thiếu hoặc chậm đóng. Đồng thời, phải nộp thêm một khoản tiền lãi tính trên số tiền đó, theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.
Việc tuân thủ đóng kinh phí công đoàn cũng quan trọng như việc đảm bảo đầy đủ các quyền lợi bảo hiểm xã hội cho người lao động. Đây là trách nhiệm pháp lý và thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp tới lực lượng lao động. Xây dựng một chính sách tài chính minh bạch, bao gồm cả việc định rõ các khoản như lương tháng 13 là gì và thiết lập một hệ thống thang bảng lương rõ ràng, là nền tảng cho sự phát triển bền vững.
Hướng dẫn hạch toán chi phí kinh phí công đoàn vào chi phí doanh nghiệp
Chi phí kinh phí công đoàn được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp, sử dụng Tài khoản 3382 theo Thông tư 200 và 133.
Đây là một khoản chi phí hợp lý, hợp lệ và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc hạch toán đúng khoản kinh phí công đoàn giúp báo cáo tài chính của doanh nghiệp minh bạch và chính xác. Kế toán cần thực hiện các bút toán sau:
Khi trích kinh phí công đoàn hàng tháng: Ghi nhận vào chi phí của các bộ phận liên quan.
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng)
- Nợ TK 622, 627 (Chi phí sản xuất)
- Có TK 3382 (Kinh phí công đoàn)
Khi nộp tiền cho Liên đoàn Lao động:
- Nợ TK 3382 (Kinh phí công đoàn)
- Có TK 111, 112 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng)
Cả hai chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC đều sử dụng Tài khoản 3382 để phản ánh tình hình trích và nộp kinh phí công đoàn. Để đảm bảo tuân thủ, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ chứng từ nộp tiền làm căn cứ hạch toán. Việc này cũng quan trọng như việc chuẩn bị công văn đăng ký thang bảng lương để trình cơ quan chức năng.
Tóm lại, kinh phí công đoàn là nghĩa vụ tài chính bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp, không phụ thuộc vào việc có hay không có tổ chức công đoàn. Việc nắm vững mức đóng 2%, xác định đúng đối tượng, tuân thủ thời hạn nộp và hạch toán chính xác sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định, minh bạch và tránh các rủi ro pháp lý về sau.
Hãy chia sẻ bài viết để nhiều doanh nghiệp cùng cập nhật thông tin hữu ích! Thường xuyên theo dõi website của chúng tôi để không bỏ lỡ những quy định mới nhất về lao động, kế toán và thuế.
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
