Vi phạm hành chính về hóa đơn là một trong những rủi ro thường trực mà mọi doanh nghiệp đều có thể đối mặt, dẫn đến những khoản phạt không đáng có. Nắm rõ các quy định về mức phạt hành chính về hóa đơn không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ tài chính cho doanh nghiệp. Bài viết này của Hoàng Nam sẽ tổng hợp chi tiết 10 lỗi sai phổ biến nhất và cập nhật mức phạt tương ứng theo quy định mới nhất năm 2025, dựa trên Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Đây là cẩm nang thiết yếu giúp kế toán và chủ doanh nghiệp nắm vững quy định, chủ động phòng tránh và xử lý sai sót một cách hiệu quả.
Bảng tổng hợp 10 lỗi vi phạm về hóa đơn và mức phạt chi tiết nhất 2025
Để tiện theo dõi, chúng tôi đã tổng hợp các lỗi vi phạm phổ biến và khung hình phạt tương ứng. Mức phạt cụ thể sẽ phụ thuộc vào tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ và đối tượng vi phạm là tổ chức hay cá nhân.
Hướng dẫn 2 cách tra cứu người phụ thuộc đã đăng ký giảm trừ gia cảnh online trên eTax và Read more
Hướng dẫn chi tiết cách tính thuế thu nhập cá nhân cho người mới đi làm năm 2025, gồm công Read more
Phân vân không biết nên chọn loại hình doanh nghiệp nào khi khởi nghiệp? Bài viết phân tích 5 loại Read more
Bạn đang bối rối với thủ tục xin giấy phép xây dựng? Bài viết này hướng dẫn chi tiết 6 Read more
| Nhóm Lỗi | Hành Vi Vi Phạm | Mức Phạt Tiền Đối Với Tổ Chức |
|---|---|---|
| Nội dung & Thời điểm | 1. Lập hóa đơn không đúng thời điểm | 4.000.000 – 8.000.000 đồng |
| 2. Không lập hóa đơn khi bán hàng | 10.000.000 – 20.000.000 đồng | |
| 3. Lập hóa đơn sai nội dung bắt buộc | Phạt cảnh cáo hoặc 1.000.000 – 3.000.000 đồng | |
| 4. Không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định | 500.000 – 1.500.000 đồng | |
| Quản lý & Báo cáo | 5. Mất, cháy, hỏng hóa đơn | Phạt cảnh cáo hoặc 3.000.000 – 10.000.000 đồng |
| 6. Chậm/Không nộp Báo cáo sử dụng hóa đơn | Phạt cảnh cáo hoặc lên đến 8.000.000 đồng | |
| 7. Không hủy hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập | 2.000.000 – 4.000.000 đồng | |
| Tính Hợp Pháp | 8. Sử dụng hóa đơn không hợp pháp | 20.000.000 – 50.000.000 đồng |
| 9. Cho hoặc bán hóa đơn | 20.000.000 – 50.000.000 đồng | |
| 10. Lập hóa đơn khống | 20.000.000 – 50.000.000 đồng |
Nhóm 1: Các lỗi về nội dung và thời điểm lập hóa đơn
Đây là nhóm lỗi phổ biến nhất, thường xuất phát từ sự sơ suất hoặc chưa nắm vững quy định của kế toán viên và người bán hàng.
1. Lỗi lập hóa đơn không đúng thời điểm (Phạt từ 4 – 8 triệu đồng)
Mức phạt cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng. Đây là một trong những lỗi sai phổ biến mà nhiều doanh nghiệp mắc phải, đặc biệt là trong các giao dịch cung cấp dịch vụ kéo dài hoặc giao hàng nhiều lần.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo quy định mới là:
- Bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Trường hợp đặc thù (xây dựng, lắp đặt): Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.
Trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ thì có thể bị phạt cảnh cáo. Tuy nhiên, để tránh rủi ro, doanh nghiệp cần tuân thủ tuyệt đối quy định về thời điểm xuất hóa đơn.
2. Lỗi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Phạt từ 10 – 20 triệu đồng)
Hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng. Đây là một vi phạm nghiêm trọng, bởi nó không chỉ ảnh hưởng đến việc kê khai thuế của doanh nghiệp mà còn có thể bị xem là hành vi trốn thuế.
Theo quy định, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, không phân biệt giá trị từng lần bán.
3. Lỗi lập hóa đơn sai các nội dung bắt buộc (Tên, địa chỉ, mã số thuế)
Hành vi lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc có thể bị phạt tiền. Tùy vào mức độ sai sót và việc đã khắc phục hay chưa, mức phạt có thể là cảnh cáo hoặc phạt tiền. Nếu sai sót không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và đã được khắc phục, doanh nghiệp có thể chỉ bị phạt cảnh cáo.
Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
- Chữ ký số của người bán.
Việc sai mã số thuế trên hóa đơn là một lỗi nghiêm trọng, cần được xử lý ngay bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
4. Lỗi không lập hóa đơn tổng hợp cho các hàng hóa, dịch vụ cùng loại
Mức phạt cho hành vi không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định là từ 500.000 đến 1.500.000 đồng. Pháp luật cho phép người bán lập một hóa đơn tổng hợp cho nhiều lần bán hàng hóa, dịch vụ trong tháng cho cùng một người mua, nhưng cần phải tuân thủ đúng quy định.
Nhóm 2: Các lỗi về quản lý, sử dụng và báo cáo hóa đơn
Sai sót trong khâu quản lý và báo cáo cũng là nguyên nhân phổ biến dẫn đến các khoản phạt không đáng có.
5. Lỗi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn (Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 3 – 10 triệu đồng tùy trường hợp)
Mức phạt cho hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn được quy định tùy thuộc vào loại hóa đơn và thời điểm xảy ra.
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng cho trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ (đã lập hóa đơn khác thay thế) hoặc hóa đơn đã lập, đã kê khai thuế, có hồ sơ chứng minh và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng: Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế và có hồ sơ chứng minh.
- Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng: Đối với các hành vi khác liên quan đến việc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Sự ra đời của hóa đơn điện tử đã góp phần giảm thiểu rủi ro này, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn cần có quy trình lưu trữ dữ liệu an toàn. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ các loại hóa đơn khác nhau như hóa đơn trực tiếp hay hóa đơn xuất khẩu để có quy trình quản lý phù hợp.
6. Lỗi nộp chậm/không nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 8 triệu đồng)
Mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) được áp dụng theo lũy tiến thời gian chậm nộp.
- Phạt cảnh cáo: Chậm nộp từ 1 đến 5 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 2.000.000 – 4.000.000 đồng: Chậm nộp từ 11 đến 20 ngày.
- Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng: Chậm nộp từ 21 đến 90 ngày.
- Phạt tiền từ 5.000.000 – 15.000.000 đồng: Chậm nộp từ 91 ngày trở lên hoặc không nộp báo cáo.
Lưu ý: Quy định này chủ yếu áp dụng cho hóa đơn giấy. Với hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, hầu hết doanh nghiệp không cần nộp báo cáo này nữa, trừ các trường hợp đặc thù.
7. Lỗi không hủy hoặc hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập
Doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đến 4.000.000 đồng nếu không hủy hoặc hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng. Thủ tục hủy hóa đơn theo thông tư 78 cần được thực hiện đúng trình tự để tránh bị xử phạt.
Nhóm 3: Các lỗi nghiêm trọng về tính hợp pháp của hóa đơn
Đây là nhóm vi phạm có mức phạt cao nhất và có thể dẫn đến truy cứu trách nhiệm hình sự.
8. Lỗi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn (Phạt từ 20 – 50 triệu đồng)
Mức phạt cho hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn là từ 20.000.000 đến 50.000.000 đồng. Hóa đơn không hợp pháp là hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng hoặc đã hết giá trị sử dụng. Sử dụng không hợp pháp hóa đơn là việc lập khống, cho hoặc bán hóa đơn.
9. Lỗi cho hoặc bán hóa đơn (Phạt từ 20 – 50 triệu đồng)
Hành vi cho hoặc bán hóa đơn (không kèm theo hàng hóa, dịch vụ thực tế) bị xem là hành vi gian lận và có mức phạt rất nặng, từ 20.000.000 đến 50.000.000 đồng. Ngoài ra, tùy theo mức độ, hành vi này có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
10. Lỗi lập hóa đơn khống (Phạt từ 20 – 50 triệu đồng)
Lập hóa đơn khống (ghi các nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng thực tế mua bán không có thật) cũng bị phạt tiền từ 20.000.000 đến 50.000.000 đồng. Đây là hành vi bị nghiêm cấm và có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng khác.
Căn cứ pháp lý và những quy định chung cần nắm vững
Để áp dụng đúng các quy định, doanh nghiệp cần hiểu rõ các văn bản pháp luật liên quan và những nguyên tắc xử phạt chung.
Các văn bản pháp luật quan trọng quy định về xử phạt hóa đơn năm 2025
Hiện tại, các quy định chính về xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được nêu tại:
- Luật Quản lý Thuế số 38/2019/QH14.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123.
Trong năm 2025, có thể sẽ có các văn bản mới như Nghị định 70/2025/NĐ-CP hoặc Thông tư 32/2025/TT-BTC được ban hành. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật để tuân thủ đúng.
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là bao lâu?
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm. Thời điểm tính thời hiệu được xác định từ ngày hành vi vi phạm được thực hiện hoặc chấm dứt.
Phân biệt mức phạt đối với Tổ chức và Cá nhân/Hộ kinh doanh
Mức phạt tiền nêu trong bài viết và trong Nghị định 125/2020/NĐ-CP là mức áp dụng đối với tổ chức. Đối với cá nhân, hộ kinh doanh, mức phạt tiền sẽ bằng 1/2 mức phạt đối với tổ chức.
Các trường hợp nào chỉ bị phạt cảnh cáo?
Phạt cảnh cáo được áp dụng cho các hành vi vi phạm lần đầu, có tình tiết giảm nhẹ và không gây hậu quả nghiêm trọng. Một số trường hợp cụ thể bao gồm:
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không làm chậm nghĩa vụ nộp thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
- Làm mất, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và đã lập hóa đơn thay thế.
- Nộp chậm các loại báo cáo, thông báo về hóa đơn từ 1 đến 5 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
Hướng dẫn xử lý khi phát hiện sai sót và cách phòng tránh hiệu quả
Phát hiện và xử lý sai sót kịp thời không chỉ giúp giảm thiểu mức phạt mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót (Điều chỉnh, thay thế, hủy)
Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, quy trình xử lý theo Thông tư 78 được thực hiện như sau:
- Trường hợp chưa gửi cho người mua: Người bán hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới, sau đó gửi thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
- Trường hợp đã gửi cho người mua:
- Sai tên, địa chỉ: Người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, không cần lập lại hóa đơn.
- Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất…: Hai bên thỏa thuận lập văn bản và chọn một trong hai cách:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ điều chỉnh cho hóa đơn số…, ngày…
- Lập hóa đơn thay thế: Hóa đơn mới sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ.
5 Lưu ý vàng giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro vi phạm về hóa đơn
Để chủ động phòng ngừa các sai phạm, tại Hoàng Nam, với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng, chúng tôi khuyến nghị:
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín: Các phần mềm tốt thường có tính năng kiểm tra, đối soát và cảnh báo sai sót, giúp hạn chế lỗi ngay từ khâu nhập liệu.
- Đào tạo và cập nhật kiến thức thường xuyên: Đảm bảo kế toán và nhân viên bán hàng nắm vững các quy định về thời điểm, nội dung khi xuất hoá đơn vat.
- Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ: Thiết lập quy trình rà soát hóa đơn trước khi phát hành và đối chiếu định kỳ để phát hiện sai sót sớm.
- Lưu trữ và quản lý dữ liệu hóa đơn an toàn: Sao lưu dữ liệu định kỳ để phòng tránh rủi ro mất, hỏng hóa đơn.
- Tuân thủ toàn diện các quy định kinh doanh: Việc tuân thủ không chỉ dừng lại ở hóa đơn. Ví dụ, việc tìm hiểu
[không có giấy phép kinh doanh phạt bao nhiêu](/khong-co-giay-phep-kinh-doanh-phat-bao-nhieu/)cũng là một phần quan trọng để đảm bảo hoạt động hợp pháp.
Việc tuân thủ các quy định về hóa đơn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch của doanh nghiệp. Nắm vững các lỗi sai thường gặp và mức phạt hành chính về hóa đơn tương ứng là cách tốt nhất để bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro tài chính không đáng có. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp bạn tự tin hơn trong công tác quản lý và sử dụng các loại hóa đơn trong năm 2025. Để hiểu rõ hơn về các loại hình phạt, bạn có thể tham khảo thêm bài viết chi tiết của chúng tôi về mức phạt hành chính về hóa đơn.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để đồng nghiệp và bạn bè cùng cập nhật. Đừng quên theo dõi website của chúng tôi thường xuyên để không bỏ lỡ những kiến thức mới nhất về thuế và kế toán!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
