Kê khai Mẫu D02-LT năm 2026 đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ tổng hợp 10 lưu ý quan trọng nhất, từ việc chuẩn bị thông tin, cách báo tăng giảm lao động, điều chỉnh lương, cho đến hướng dẫn kê khai online và cách xử lý sai sót. Đây là cẩm nang không thể thiếu cho kế toán và chuyên viên nhân sự, giúp bạn tự tin hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và đúng quy định.
Mẫu D02-LT Là Gì và Tầm Quan Trọng Trong Kê Khai BHXH 2026?
Mẫu D02-LT là danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN dùng để báo cáo tình hình tăng, giảm lao động và điều chỉnh mức đóng, được áp dụng rộng rãi trong quy trình kê khai điện tử hiện nay.
Bảng giá dịch vụ hoàn thuế TNCN trọn gói cho cá nhân với 3 gói cước rõ ràng. Tìm hiểu Read more
Bạn đang phân vân khi so sánh công ty tnhh 1 thành viên và doanh nghiệp tư nhân? Bài viết Read more
Vốn hóa chi phí lãi vay là gì? Khám phá 3 điều kiện tiên quyết theo VAS 16 để tính Read more
Hướng dẫn chi tiết quy trình 7 bước xin công văn xin xác nhận không nợ thuế mới nhất. Tải Read more
Giới thiệu Mẫu D02-LT theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH
Trong công tác quản lý nhân sự và kế toán tiền lương, việc nắm vững mẫu d02-lt là gì là bước đầu tiên cực kỳ quan trọng. Mẫu này được ban hành kèm theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH, sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định 595/QĐ-BHXH. Đây là biểu mẫu bắt buộc mà các đơn vị sử dụng lao động phải lập để báo cáo với cơ quan bảo hiểm xã hội về mọi biến động nhân sự.
Tại Hoàng Nam, chúng tôi nhận thấy rằng việc hiểu rõ bản chất pháp lý của mẫu này giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi cơ bản ngay từ đầu. Mẫu D02-LT không chỉ đơn thuần là danh sách tên người lao động, mà là cơ sở dữ liệu chính để xác định nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với các quỹ an sinh xã hội.
Mẫu D02-LT thay thế mẫu nào? Phân biệt với Mẫu D02-TS
Nhiều kế toán viên mới vào nghề thường thắc mắc mẫu d02-lt thay thế mẫu nào và liệu nó có khác biệt so với mẫu D02-TS truyền thống hay không. Thực tế, D02-LT là phiên bản tương thích (“LT” thường được hiểu là dùng cho Lương – Thu hoặc dữ liệu điện tử liên thông) của mẫu D02-TS trong môi trường kê khai điện tử.
Về cơ bản, nội dung của chúng tương đồng nhau, đều dùng để báo cáo tăng, giảm, điều chỉnh. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm BHXH của các nhà cung cấp I-VAN hoặc trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, giao diện nhập liệu thường được chuẩn hóa theo cấu trúc của mẫu d02-lt mới nhất để dữ liệu được đồng bộ hóa tự động.
Tại sao việc kê khai chính xác Mẫu D02-LT lại quan trọng với doanh nghiệp?
Việc kê khai sai lệch trên mẫu D02-LT có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý nghiêm trọng như:
- Bị truy thu tiền bảo hiểm kèm theo lãi phạt chậm đóng.
- Người lao động không được cấp hoặc gia hạn thẻ BHYT kịp thời, ảnh hưởng đến quyền lợi khám chữa bệnh.
- Gặp khó khăn trong việc giải quyết chế độ ốm đau, thai sản hoặc thất nghiệp.
- Doanh nghiệp bị thanh tra, kiểm tra do dữ liệu không khớp với cơ quan thuế.
10 Lưu Ý Quan Trọng Nhất Khi Kê Khai Mẫu D02-LT Năm 2026
1. Kiểm tra và đồng bộ thông tin doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần rà soát mã đơn vị, địa chỉ và thông tin pháp lý trên phần mềm BHXH để đảm bảo dữ liệu đồng bộ với cơ quan Bảo hiểm trước khi kê khai.
Trước khi bắt tay vào điền danh sách lao động, bạn phải chắc chắn rằng thông tin chung của đơn vị đã chính xác. Một sai sót nhỏ trong mã đơn vị cũng khiến hồ sơ bị từ chối. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có thay đổi địa điểm kinh doanh, việc đồng bộ thông tin là bắt buộc. Kế toán thường phải xử lý nhiều loại giấy tờ pháp lý khác nhau, ví dụ như khi làm việc với cơ quan thuế, bạn cần quan tâm đến mẫu 01 tndn để kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp, thì với BHXH, sự chính xác về thông tin pháp nhân trên D02-LT cũng quan trọng tương tự.
2. Ghi chính xác thông tin cá nhân của người lao động (Mã số BHXH, CCCD)
Thông tin họ tên, ngày sinh, giới tính và đặc biệt là Mã số BHXH/CCCD phải khớp hoàn toàn với dữ liệu quốc gia về dân cư để tránh hồ sơ bị từ chối.
Năm 2026, việc đồng bộ dữ liệu giữa BHXH và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư càng được thắt chặt. Lưu ý khi kê khai mẫu d02-lt quan trọng nhất là số Căn cước công dân (CCCD) và Mã số BHXH phải chính xác tuyệt đối. Nếu người lao động đã có sổ BHXH, bạn bắt buộc phải dùng mã số đã cấp, không được cấp mới để tránh tình trạng trùng sổ, gây khó khăn cho việc gộp sổ sau này.
3. Hướng dẫn điền mẫu D02-LT khi tăng mới lao động
Khi báo tăng mới, cần điền đầy đủ thông tin vào Mục I, bao gồm tiền lương, phụ cấp và các giấy tờ kèm theo như Hợp đồng lao động.
Đây là nghiệp vụ thường xuyên nhất. Để thực hiện hướng dẫn điền mẫu d02-lt khi tăng mới, bạn nhập thông tin vào phần “I. Tăng”.
- Họ tên, Mã số BHXH: Điền đầy đủ.
- Cấp bậc, chức vụ: Ghi rõ theo hợp đồng.
- Tiền lương: Ghi mức lương đóng BHXH (Lương cơ bản + phụ cấp phải đóng).
Trong quá trình quản lý nhân sự, đôi khi kế toán cần tham chiếu các quy định về giảm thuế hoặc các phụ lục hợp đồng đặc biệt, việc tìm hiểu thêm về phụ lục ii-5 cũng giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về các thủ tục hành chính liên quan.
4. Cách báo giảm lao động trên mẫu D02-LT đúng quy trình
Báo giảm lao động được thực hiện tại Mục II, yêu cầu ghi rõ ngày chấm dứt hợp đồng tại cột 26 và lý do giảm tại cột 27 để chốt sổ BHXH kịp thời.
Cách báo giảm lao động trên mẫu d02-lt yêu cầu sự kịp thời. Nếu doanh nghiệp báo giảm chậm, sẽ phải đóng BHYT cho tháng báo chậm và có thể bị tính lãi BHXH.
- Nhập liệu vào phần “II. Giảm”.
- Lưu ý ghi đúng thời điểm: Nếu nhân viên nghỉ việc từ ngày 01 của tháng, bạn báo giảm từ tháng đó. Nếu làm việc và hưởng lương đủ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì vẫn đóng BHXH tháng đó, báo giảm từ tháng sau.
5. Hướng dẫn điền mẫu D02-LT khi điều chỉnh lương và các khoản đóng BHXH
Kê khai tại Mục III khi có sự thay đổi về mức đóng, ghi rõ mức lương cũ và mới, thời điểm áp dụng để cơ quan BHXH tính toán lại số tiền phải nộp.
Khi có quyết định tăng lương hoặc thay đổi mức đóng vùng, bạn cần thực hiện hướng dẫn điền mẫu d02-lt khi điều chỉnh lương tại phần “III. Điều chỉnh mức đóng”.
- Cột tiền lương mới: Ghi mức lương mới.
- Cột từ tháng, năm: Ghi thời điểm bắt đầu áp dụng mức lương mới.
- Cột 27: Ghi số quyết định tăng lương/điều chỉnh.
6. Nắm rõ thời hạn nộp Mẫu D02-LT để tránh bị phạt
Thời hạn nộp mẫu D02-LT tốt nhất là trước ngày cuối cùng của tháng phát sinh biến động để tránh bị tính lãi chậm đóng hoặc thẻ BHYT bị cắt muộn.
Thời hạn nộp mẫu d02-lt linh hoạt theo thời điểm phát sinh, nhưng quy tắc vàng là:
- Báo tăng: Nộp ngay khi ký HĐLĐ hoặc trong vòng 30 ngày.
- Báo giảm: Nộp ngay khi có quyết định nghỉ việc để cắt giảm chi phí.
Sau khi kê khai xong và có thông báo chấp nhận, kế toán cần thực hiện nộp tiền. Liên quan đến việc nộp tiền vào ngân sách nhà nước, bạn cần sử dụng mẫu số c1 02 ns để lập giấy nộp tiền một cách chính xác.
7. Cách ghi các nội dung đặc biệt tại cột Ghi chú (Cột 27)
Cột 27 dùng để ghi chú các thông tin quan trọng như số quyết định thôi việc, lý do nghỉ ốm đau, thai sản hoặc các căn cứ pháp lý khác.
Cột 27 trên mẫu D02-LT thường bị bỏ qua nhưng lại rất quan trọng để giải trình với cơ quan BHXH.
- Khi báo giảm hẳn: Ghi số Quyết định thôi việc/chấm dứt HĐLĐ.
- Khi nghỉ thai sản: Ghi “Nghỉ thai sản”.
- Khi nghỉ ốm đau dài ngày: Ghi rõ tình trạng.
8. Hướng dẫn kê khai Mẫu D02-LT online qua phần mềm BHXH và Cổng Dịch vụ công
Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số và phần mềm kê khai của các nhà cung cấp I-VAN hoặc truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia để nộp hồ sơ điện tử nhanh chóng.
Hiện nay, hướng dẫn kê khai mẫu d02-lt online là phương thức chủ yếu. Bạn cần có chữ ký số và tài khoản giao dịch điện tử.
- Đăng nhập phần mềm BHXH.
- Chọn thủ tục “Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT…”.
- Nhập liệu vào mẫu D02-LT trên giao diện phần mềm.
- Ký số và gửi hồ sơ.
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, song song với việc đăng ký BHXH, bạn cũng cần hoàn tất các thủ tục thuế ban đầu, ví dụ như nộp mẫu 20 đk tct để đăng ký thuế, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp trên mọi phương diện.
9. Sai sót khi kê khai D02-LT phải làm sao? Hướng dẫn cách xử lý và lập hồ sơ điều chỉnh
Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp, doanh nghiệp cần lập hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân hoặc mức đóng kèm theo công văn giải trình gửi cơ quan BHXH.
Nếu gặp tình huống sai sót khi kê khai d02-lt phải làm sao, đừng quá lo lắng.
- Nếu chưa được cơ quan BHXH duyệt: Bạn có thể thu hồi hồ sơ và nộp lại.
- Nếu đã duyệt: Bạn làm thủ tục điều chỉnh (thường là mẫu TK1-TS hoặc kê khai lại D02-LT phần điều chỉnh) kèm công văn giải trình (Mẫu D01-TS).
Một lưu ý nhỏ cho bộ phận nhân sự, khi xử lý thông tin người lao động, ngoài BHXH, các vấn đề về giảm trừ gia cảnh thuế TNCN cũng rất quan trọng. Bạn nên tham khảo mẫu 24 đk tct để đăng ký người phụ thuộc chính xác, đảm bảo tối đa quyền lợi cho nhân viên.
10. Tải mẫu D02-LT file Excel mới nhất ở đâu?
Bạn có thể tải mẫu D02-LT chuẩn định dạng Excel trực tiếp từ Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc các phần mềm hỗ trợ kê khai uy tín.
Để thuận tiện cho việc nhập liệu offline trước khi đưa lên phần mềm, nhiều kế toán tìm kiếm tải mẫu d02-lt file excel mới nhất. Hãy đảm bảo tải từ nguồn chính thống để các cột và định dạng (format) đúng chuẩn, tránh lỗi khi import dữ liệu.
Trong quá trình hoạt động, nếu doanh nghiệp có sự thay đổi lớn dẫn đến chấm dứt hiệu lực mã số thuế (giải thể, sáp nhập), việc xử lý BHXH cho nhân viên phải được ưu tiên hàng đầu. Lúc này, bên cạnh thủ tục BHXH, kế toán cần nắm rõ quy định tại mẫu số 25 đk tct để hoàn tất nghĩa vụ với cơ quan thuế.
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Điền Các Cột Hay Gặp Lỗi
Cách ghi Cột 12 (Tiền lương đóng BHXH): Lương theo chế độ nhà nước và lương do doanh nghiệp quyết định
Cột 12 ghi mức lương làm căn cứ đóng BHXH, bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động.
Đây là cột dễ sai nhất dẫn đến truy thu.
- Doanh nghiệp nhà nước: Ghi hệ số lương.
- Doanh nghiệp tư nhân: Ghi mức lương tiền đồng Việt Nam. Lưu ý mức lương này không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
Ngoài ra, liên quan đến chi phí nhân công và thuế, nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng được ưu đãi thuế GTGT, kế toán có thể cần tra cứu danh mục ngành nghề tại phụ lục i 10 để áp dụng chính sách thuế đúng đắn, giúp tối ưu dòng tiền đóng BHXH.
Phân biệt và ghi đúng Cột 25 (Ngày bắt đầu đóng) và Cột 26 (Ngày kết thúc đóng)
Cột 25 ghi ngày bắt đầu làm việc hoặc điều chỉnh, Cột 26 ghi ngày kết thúc làm việc hoặc ngày dừng đóng, định dạng ngày tháng phải chuẩn dd/mm/yyyy.
- Cột 25 (Ngày bắt đầu): Ghi ngày/tháng/năm người lao động bắt đầu làm việc hoặc bắt đầu được điều chỉnh lương.
- Cột 26 (Ngày kết thúc): Chỉ ghi khi báo giảm. Ghi ngày cuối cùng người lao động làm việc/hưởng lương.
Lưu ý khi điền thông tin hợp đồng lao động (HĐLĐ)
Thông tin số HĐLĐ, ngày ký và loại hợp đồng (xác định thời hạn, không xác định thời hạn) phải trùng khớp với hồ sơ giấy lưu tại doanh nghiệp.
Tại cột ghi chú hoặc các cột chi tiết về HĐLĐ (tùy giao diện phần mềm), bạn cần ghi chính xác:
- Số HĐLĐ: Để cơ quan BHXH đối chiếu khi cần thiết.
- Loại HĐLĐ: Xác định thời hạn hay không xác định thời hạn. Đây là căn cứ để xác định tỷ lệ đóng BHTN và các quyền lợi khác.
Việc kê khai Mẫu D02-LT chính xác và kịp thời không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động. Bằng cách nắm vững 10 lưu ý trên, các kế toán và chuyên viên nhân sự có thể tự tin xử lý các nghiệp vụ tăng, giảm lao động hay điều chỉnh lương, đảm bảo quá trình hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và đúng quy định trong năm 2026.
Tại Hoàng Nam, chúng tôi luôn khuyến nghị khách hàng thường xuyên cập nhật các văn bản mới và kiểm tra kỹ lưỡng dữ liệu trước khi ký số để giảm thiểu tối đa rủi ro hành chính.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ cho đồng nghiệp và bạn bè. Đừng quên theo dõi website của chúng tôi thường xuyên để cập nhật những kiến thức mới nhất về bảo hiểm xã hội và quản trị nhân sự!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để có lời khuyên tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
