Việc xác định chính xác các khoản chi phí được trừ khi tính thuế tndn là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp. Nắm vững 3 điều kiện cốt lõi không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn là chìa khóa để tối ưu hóa chi phí một cách hiệu quả, tránh các rủi ro bị truy thu và xử phạt không đáng có.
Để một khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng đồng thời 3 điều kiện cốt lõi: khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Việc nắm vững các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là chìa khóa để tối ưu hóa số thuế phải nộp một cách hiệu quả.
3 Điều kiện bắt buộc để một khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN
Hướng dẫn 3 cách tra cứu mã ngành nghề kinh doanh chính xác nhất 2025, giúp bạn tránh rủi ro Read more
Hướng dẫn 3 bước tính tiền lãi chậm nộp thuế doanh nghiệp năm 2025 chính xác theo quy định, giúp Read more
Bạn thắc mắc tư cách pháp nhân là gì và tại sao nó quan trọng? Khám phá 4 điều kiện Read more
Bạn băn khoăn thành lập công ty tnhh cần những gì? Bài viết này sẽ cung cấp chi tiết 6 Read more
Để một khoản chi phí được chấp nhận là chi phí hợp lý và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đảm bảo khoản chi đó thỏa mãn đồng thời cả 3 điều kiện được quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Điều kiện 1: Khoản chi thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh
Đây là điều kiện tiên quyết, đảm bảo mọi chi phí doanh nghiệp đưa vào đều phải có mục đích tạo ra doanh thu và thu nhập.
Khoản chi phải gắn liền với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, không phải là chi phí cá nhân của chủ sở hữu hay các thành viên. Tại Hoàng Nam, chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp nhỏ thường mắc lỗi ở điểm này khi không tách bạch rõ ràng giữa tài chính công ty và tài chính cá nhân.
- Ví dụ: Chi phí mua nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, chi phí quảng cáo marketing, tiền lương trả cho nhân viên, chi phí thuê văn phòng… đều là những khoản chi hợp lệ.
- Ngược lại: Chi phí du lịch cá nhân của giám đốc, tiền học phí cho con của cổ đông… sẽ không được chấp nhận.
Điều kiện 2: Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định
Mọi khoản chi đều phải được chứng minh bằng các giấy tờ hợp lệ theo quy định của pháp luật.
Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là bằng chứng xác thực nhất về việc giao dịch đã diễn ra. Tùy thuộc vào loại chi phí, chứng từ có thể là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), phiếu thu, hợp đồng lao động, bảng lương… Trong một số trường hợp đặc biệt, có những các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn nhưng vẫn cần các chứng từ hợp lệ khác theo quy định.
Điều kiện 3: Khoản chi có hóa đơn từ 20 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Đây là quy định nhằm tăng cường tính minh bạch và kiểm soát dòng tiền trong các giao dịch kinh tế.
Với mỗi lần thanh toán cho một hóa đơn có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng (chuyển khoản, ủy nhiệm chi…). Nếu thanh toán bằng tiền mặt, khoản chi này sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và cũng không được tính là chi phí được trừ khi tính thuế tndn.
Cảnh báo: 10 khoản chi phí thường bị loại nhất khi quyết toán thuế TNDN
Dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ quyết toán thuế cho nhiều doanh nghiệp, chúng tôi đã tổng hợp 10 nhóm chi phí không được trừ khi tính thuế tndn phổ biến nhất mà cơ quan thuế thường loại ra. Việc hiểu rõ chi phí hợp lý là gì là bước đầu tiên để tránh các sai sót này.
1. Chi phí không có đủ hóa đơn, chứng từ hoặc chứng từ không hợp pháp
Đây là lỗi sai cơ bản và phổ biến nhất, dẫn đến việc chi phí bị loại thẳng thừng.
Các chứng từ không hợp pháp bao gồm hóa đơn giả, hóa đơn của doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, thông tin trên hóa đơn và hợp đồng không khớp nhau… Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tính hợp lệ của hóa đơn trước khi hạch toán.
2. Chi phí tiền lương, tiền công đã hạch toán nhưng không thực chi
Nhiều doanh nghiệp có thói quen hạch toán chi phí lương vào cuối kỳ nhưng thực tế chưa chi trả hoặc không có chứng từ chi trả hợp lệ.
Để chi phí lương thưởng có được trừ không, khoản chi này phải được quy định rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của công ty và phải có chứng từ thanh toán hợp lệ (phiếu chi có chữ ký người nhận, chứng từ chuyển khoản ngân hàng).
3. Chi phí trang phục cho nhân viên vượt quá 5 triệu đồng/người/năm (chi bằng tiền)
Pháp luật có quy định về định mức đối với khoản chi trang phục bằng tiền.
Nếu doanh nghiệp chi trang phục bằng tiền mặt cho nhân viên, phần chi vượt quá 05 triệu đồng/người/năm sẽ bị loại. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chi bằng hiện vật (cung cấp đồng phục) và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thì toàn bộ chi phí sẽ được trừ.
4. Phần chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân
Các khoản chi phúc lợi như hiếu, hỷ, nghỉ mát, đào tạo… bị giới hạn bởi một định mức cụ thể.
Tổng các khoản chi phúc lợi trong năm không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Phần vượt quá sẽ không được trừ.
5. Chi phí lãi vay vượt mức quy định tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP
Đây là quy định quan trọng đối với các doanh nghiệp có giao dịch liên kết.
Tổng chi phí lãi vay được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN không được vượt quá 30% tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trong kỳ cộng chi phí lãi vay, chi phí khấu hao trong kỳ (EBITDA).
6. Khấu hao tài sản cố định không đúng quy định (không dùng cho SXKD, không có giấy tờ sở hữu…)
Chi phí khấu hao tài sản cố định được trừ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ Tài chính.
Các trường hợp thường bị loại bao gồm:
- Tài sản cố định không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của doanh nghiệp.
- Trích khấu hao nhanh vượt mức quy định.
- Tài sản đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn tiếp tục trích.
7. Các khoản tiền phạt vi phạm hành chính, phạt chậm nộp thuế
Tất cả các khoản tiền phạt do vi phạm pháp luật đều không được coi là chi phí hợp lý.
Các khoản này bao gồm: phạt vi phạm luật giao thông, phạt vi phạm về an toàn lao động, phạt do kê khai sai thuế, và đặc biệt là tiền phạt chậm nộp thuế. Đây là một trong những rủi ro khi doanh nghiệp không nộp thuế tndn tạm tính đúng hạn.
8. Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn nhưng không lập Bảng kê 01/TNDN
Đối với hàng hóa, dịch vụ mua của cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn, doanh nghiệp phải lập Bảng kê mẫu 01/TNDN.
Nếu không lập Bảng kê này kèm theo các chứng từ thanh toán hợp lệ, toàn bộ khoản chi phí đó sẽ bị loại khỏi danh sách các khoản chi được trừ khi tính thuế tndn.
9. Các khoản chi được tài trợ từ nguồn kinh phí khác
Nếu một khoản chi đã được ngân sách nhà nước hoặc các quỹ khác chi trả, doanh nghiệp không được tính vào chi phí được trừ.
Ví dụ, chi phí đào tạo nghề cho lao động nông thôn đã được nhà nước hỗ trợ thì doanh nghiệp không được hạch toán khoản chi này vào chi phí được trừ nữa.
10. Phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên vật liệu do Nhà nước ban hành
Đối với một số ngành nghề đặc thù, nhà nước có ban hành định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Phần chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng… vượt quá định mức tiêu hao hợp lý do nhà nước quy định sẽ không được chấp nhận là chi phí được trừ.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về chi phí được trừ
Chi phí từ thiện, tài trợ có được trừ không?
Có, nhưng phải đáp ứng điều kiện rất cụ thể. Chi phí từ thiện có được trừ không phụ thuộc vào việc khoản tài trợ đó có được thực hiện cho các tổ chức, đơn vị được phép nhận tài trợ theo quy định của pháp luật hay không (ví dụ: tài trợ cho giáo dục, y tế, khắc phục hậu quả thiên tai thông qua các đơn vị được chỉ định).
Tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế có được trừ khi tính thuế TNDN?
Có. Khác với các khoản phạt vi phạm hành chính, tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế được xem là một khoản chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và được trừ nếu có đầy đủ chứng từ hợp lệ. Việc hạch toán các chi phí 811 có được trừ khi tính thuế tndn cũng cần tuân theo nguyên tắc tương tự.
Doanh nghiệp xử lý các khoản chi phí không được trừ trên sổ sách kế toán như thế nào?
Trên sổ sách kế toán, các khoản chi phí không được trừ vẫn được hạch toán bình thường như một chi phí phát sinh trong kỳ. Tuy nhiên, khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN), kế toán sẽ phải điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế bằng cách cộng các khoản chi phí không được trừ này vào lợi nhuận kế toán trước thuế.
Căn cứ pháp lý và các quy định cần nắm vững
Để đảm bảo tuân thủ, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật liên quan. Để hiểu rõ hơn về bức tranh tổng thể, doanh nghiệp cần nắm vững cách tính thuế tndn và thuế suất thuế tndn hiện hành.
Quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC
Đây là văn bản nền tảng, hướng dẫn chi tiết Luật Thuế TNDN, trong đó đưa ra các nguyên tắc cơ bản về doanh thu, chi phí và thu nhập chịu thuế.
Các điểm mới và sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 96/2015/TT-BTC
Thông tư 96 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78, trong đó có những quy định quan trọng về 3 điều kiện xác định khoản chi được trừ. Đây là văn bản pháp lý chính mà các doanh nghiệp cần tham chiếu hiện nay. Các quy định này cũng ảnh hưởng đến việc xác định thuế tndn hoãn lại trong báo cáo tài chính.
Một số văn bản pháp luật liên quan khác
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp: Văn bản pháp lý cao nhất.
- Nghị định 132/2020/NĐ-CP: Quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, trong đó có quy định về khống chế chi phí lãi vay được trừ.
- Thông tư 45/2013/TT-BTC: Hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
Nắm vững 3 điều kiện về chi phí được trừ khi tính thuế tndn và danh sách các khoản chi không được trừ là yêu cầu cơ bản đối với mọi doanh nghiệp. Việc hạch toán chính xác, chuẩn bị đầy đủ chứng từ không chỉ giúp tối ưu thuế phải nộp mà còn giảm thiểu rủi ro bị truy thu và phạt khi cơ quan thuế kiểm tra. Việc hiểu rõ về chi phí được trừ khi tính thuế tndn là nền tảng cho một hệ thống tài chính – kế toán minh bạch và bền vững.
Bài viết đã cung cấp những kiến thức cốt lõi nhất. Hãy chia sẻ ngay cho đồng nghiệp và bạn bè để cùng cập nhật. Đừng quên theo dõi chúng tôi thường xuyên để không bỏ lỡ những hướng dẫn chuyên sâu về kế toán – thuế mới nhất!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
