Việc xuất hoá đơn VAT đúng thời điểm là một quy định pháp lý bắt buộc mà mọi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt. Điều này không chỉ đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị xử phạt tài chính nặng nề. Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp của Hoàng Nam, chúng tôi hiểu rằng việc nắm bắt chính xác các quy định này là nền tảng cho một hệ thống tài chính minh bạch và bền vững.
Bài viết này sẽ tổng hợp 5 quy định cốt lõi nhất về thời điểm xuất hóa đơn GTGT theo các nghị định và thông tư mới nhất như Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, và các quy định cập nhật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC, giúp chủ doanh nghiệp và kế toán viên dễ dàng áp dụng chính xác trong mọi giao dịch. Đây là một phần quan trọng trong quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
5 Quy định bắt buộc về thời điểm xuất hóa đơn VAT doanh nghiệp cần tuân thủ
Hướng dẫn chi tiết 3 điều kiện để mở đại lý du lịch theo Luật Du lịch 2017 và thủ Read more
Hướng dẫn 3 cách tra cứu nợ thuế doanh nghiệp nhanh và chính xác trên Cổng TCT & eTax Mobile. Read more
Tìm hiểu 3 trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải đăng bố cáo điện tử theo Luật Doanh nghiệp 2020, Read more
Checklist 5 loại giấy tờ cần có trong bộ hồ sơ công ty và hướng dẫn chi tiết cách chuẩn Read more
Dưới đây là 5 quy định trọng tâm về thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng mà bất kỳ kế toán viên hay chủ doanh nghiệp nào cũng cần ghi nhớ để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
1. Đối với hoạt động bán hàng hóa
Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Đây là nguyên tắc cơ bản và phổ biến nhất trong các giao dịch thương mại. Thời điểm xuất hóa đơn được xác định là lúc quyền kiểm soát và định đoạt hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua.
- Nguyên tắc cốt lõi: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.
- Căn cứ xác định: Có thể dựa vào biên bản bàn giao hàng hóa, phiếu xuất kho, hoặc các chứng từ vận chuyển thể hiện việc người mua đã nhận hàng.
- Lưu ý quan trọng: Dù người mua đã thanh toán hay chưa, hóa đơn vẫn phải được lập tại thời điểm chuyển giao. Trường hợp giao hàng nhiều lần, mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa được giao.
2. Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước (nếu có), không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Khác với hàng hóa hữu hình, dịch vụ thường có quá trình thực hiện kéo dài. Do đó, quy định về thời điểm xuất hóa đơn cho dịch vụ có phần linh hoạt hơn.
- Trường hợp thông thường: Hóa đơn được xuất khi dịch vụ hoàn thành, thường được xác nhận bằng biên bản nghiệm thu hoặc văn bản xác nhận hoàn thành công việc.
- Trường hợp thu tiền trước: Nếu doanh nghiệp nhận thanh toán trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
- Ngoại lệ: Quy định này không áp dụng với trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng đối với các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng.
3. Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt
Thời điểm xuất hóa đơn đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.
Do tính chất đặc thù của ngành xây dựng, việc xuất hóa đơn gắn liền với tiến độ và kết quả nghiệm thu công trình.
- Nguyên tắc chung: Hóa đơn được lập khi hai bên ký biên bản nghiệm thu và bàn giao, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.
- Bàn giao theo giai đoạn: Nếu công trình được bàn giao theo từng hạng mục, mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn cho giá trị hạng mục tương ứng.
- Tiền tạm ứng: Các khoản thanh toán tạm ứng theo hợp đồng khi công trình chưa có khối lượng nghiệm thu thì chưa phải xuất hóa đơn GTGT.
4. Đối với các giao dịch bất động sản, xây dựng nhà để bán
Thời điểm xuất hóa đơn đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán là ngày thu tiền theo tiến độ ghi trong hợp đồng.
Đối với lĩnh vực này, việc thanh toán thường được chia thành nhiều đợt theo tiến độ dự án.
- Thu tiền theo tiến độ: Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng nhưng có thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ ghi trong hợp đồng, thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền.
- Chuyển giao quyền sở hữu: Khi đã hoàn tất và chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng cho người mua, thời điểm xuất hóa đơn tuân theo quy định như đối với bán hàng hóa thông thường.
5. Đối với một số trường hợp đặc thù khác (điện, nước, viễn thông, truyền hình)
Đối với các dịch vụ cung cấp với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên như điện, nước, viễn thông, truyền hình, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu nhưng chậm nhất không quá 7 ngày làm việc kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước.
Các dịch vụ này có quy trình ghi nhận và đối soát dữ liệu riêng, do đó thời điểm xuất hóa đơn cũng có quy định cụ thể.
- Thời gian tối đa: Không quá 07 ngày kể từ ngày chốt số liệu tiêu thụ hoặc kết thúc kỳ cước.
- Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin: Trường hợp cần đối soát dữ liệu phức tạp giữa các bên, thời điểm xuất hóa đơn chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước.
- Lưu ý: Việc hiểu rõ các quy định này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng bán hàng không xuất hoá đơn, một hành vi vi phạm nghiêm trọng. Ngoài ra, cần chú ý đến quy định về hóa đơn xuất khẩu đối với các giao dịch quốc tế để đảm bảo tuân thủ đầy đủ.
Mức phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm và những rủi ro pháp lý
Việc không tuân thủ quy định về thời điểm xuất hóa đơn có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, từ phạt hành chính đến các rủi ro về thuế, ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính và uy tín của doanh nghiệp.
Các mức phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Mức phạt cho hành vi lập hóa đơn sai thời điểm được quy định chi tiết và phân theo mức độ nghiêm trọng của hành vi.
| Mức độ vi phạm | Mức phạt tiền (Đối với tổ chức) | Ghi chú |
|---|---|---|
| Phạt cảnh cáo | Không áp dụng | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm nộp thuế và có tình tiết giảm nhẹ. |
| Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 VNĐ | 3.000.000 – 5.000.000 VNĐ | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế. |
| Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 VNĐ | 4.000.000 – 8.000.000 VNĐ | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ các trường hợp trên). |
| Phạt tiền từ 10.000.000 – 20.000.000 VNĐ | 10.000.000 – 20.000.000 VNĐ | Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. |
Lưu ý: Mức phạt trên áp dụng cho tổ chức. Đối với cá nhân, mức phạt bằng 1/2.
Rủi ro về thuế: Hóa đơn không được chấp nhận khấu trừ, chi phí không hợp lệ
Ngoài các khoản phạt trực tiếp, rủi ro lớn hơn nằm ở việc hóa đơn bị cơ quan thuế coi là không hợp pháp, dẫn đến:
- Bên bán: Có thể bị ấn định lại doanh thu và số thuế phải nộp.
- Bên mua: Hóa đơn đầu vào sẽ không được chấp nhận để khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Điều này làm tăng gánh nặng thuế cho bên mua một cách đáng kể.
Trong trường hợp phát hiện sai sót, việc xử lý kịp thời như thực hiện hủy hóa đơn theo thông tư 78 hoặc lập hóa đơn điều chỉnh là rất quan trọng.
Các câu hỏi thường gặp về thời điểm xuất hóa đơn điện tử
Trong quá trình chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về các quy định liên quan đến thời điểm lập hóa đơn.
Giao hàng trước xuất hóa đơn sau có đúng luật không?
Không. Theo quy định, việc giao hàng trước và xuất hóa đơn sau là hành vi lập hóa đơn sai thời điểm. Hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Hành vi này sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo các mức đã nêu ở trên. Để tránh rủi ro, doanh nghiệp cần đảm bảo quy trình bán hàng và xuất hóa đơn diễn ra đồng thời hoặc hóa đơn được lập ngay tại thời điểm giao hàng.
Hóa đơn điện tử có được phép xuất lùi ngày không?
Tuyệt đối không. Pháp luật hiện hành không cho phép xuất hóa đơn điện tử lùi ngày. Ngày lập trên hóa đơn điện tử phải là ngày thực tế phát sinh giao dịch và được hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử ghi nhận theo thời gian thực. Bất kỳ hành vi can thiệp để lùi ngày hóa đơn đều là bất hợp pháp và sẽ bị xử phạt nặng. Đôi khi, doanh nghiệp có thể cần thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử do sai sót, nhưng việc thay đổi ngày lập là không được phép.
Khi nào được xuất hóa đơn GTGT và khi nào xuất hóa đơn bán hàng?
Việc sử dụng hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng phụ thuộc vào phương pháp kê khai thuế GTGT mà doanh nghiệp đang áp dụng.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất, trên đó thể hiện rõ tiền hàng, thuế suất và tiền thuế GTGT.
- Hóa đơn bán hàng: Dành cho các tổ chức, cá nhân kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, bao gồm cả hộ, cá nhân kinh doanh. Hóa đơn này không có dòng thuế GTGT riêng.
Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt và cách sử dụng, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết về các loại hóa đơn và quy định cụ thể cho hóa đơn trực tiếp.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt 5 quy định về thời điểm xuất hóa đơn VAT không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý tài chính. Nắm vững các nguyên tắc cơ bản cho từng loại hình giao dịch là chìa khóa để đảm bảo mọi chứng từ đều hợp lệ, góp phần vào sự minh bạch và bền vững của doanh nghiệp trong dài hạn.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để giúp nhiều doanh nghiệp khác tuân thủ đúng quy định. Đừng quên theo dõi chúng tôi thường xuyên để cập nhật những kiến thức mới nhất về kế toán và thuế!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
