Việc đặt tên công ty bị trùng hoặc gây nhầm lẫn là một trong những lý do hàng đầu khiến hồ sơ đăng ký kinh doanh bị Sở Kế hoạch và Đầu tư từ chối. Điều này không chỉ gây tốn kém thời gian sửa đổi hồ sơ mà còn ảnh hưởng đến kế hoạch ra mắt thị trường của doanh nghiệp. Hơn nữa, một cái tên nhập nhằng có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý về sở hữu trí tuệ sau này.
Bài viết này, Hoàng Nam sẽ phân tích chi tiết các quy định pháp luật hiện hành và cung cấp 3 cách xử lý trùng tên công ty hiệu quả, đơn giản và đúng luật. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để nhanh chóng chọn được một cái tên hợp lệ, giúp quá trình thành lập doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ ngay từ lần nộp đầu tiên.
3 cách xử lý nhanh chóng và hiệu quả khi tên công ty bị trùng
Bài viết này giải mã toàn diện tiêu chuẩn ISO là gì, khám phá 5 lợi ích vượt trội của Read more
Doanh nghiệp của bạn có đủ điều kiện hoàn thuế GTGT không? Bài viết này giải thích chi tiết 4 Read more
Nắm vững 3 phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 45: đường thẳng, số dư Read more
Khám phá 5 điểm nổi bật của chế độ kế toán doanh nghiệp theo thông tư 200/2014/tt-btc, so sánh với Read more
Khi phát hiện tên dự kiến đặt bị trùng hoặc có khả năng gây nhầm lẫn cao, doanh nghiệp cần linh hoạt điều chỉnh các thành tố trong tên gọi. Dưới đây là 3 giải pháp tối ưu nhất mà chúng tôi thường tư vấn cho khách hàng.
Cách 1: Thêm yếu tố phân biệt vào tên riêng đã chọn
Giải pháp: Đây là cách đơn giản và phổ biến nhất. Bạn giữ nguyên “cốt lõi” của tên mong muốn nhưng thêm vào các tiền tố hoặc hậu tố để tạo sự khác biệt về mặt ký tự và âm đọc.
Theo kinh nghiệm của Hoàng Nam, việc thêm các yếu tố phân biệt không chỉ giúp tên công ty không bị trùng mà còn hỗ trợ định vị thương hiệu tốt hơn. Các yếu tố bạn có thể thêm bao gồm:
- Thêm địa danh: Ví dụ, nếu tên “Công ty TNHH Ánh Dương” đã có người đặt, bạn có thể đổi thành “Công ty TNHH Ánh Dương Sài Gòn” hoặc “Công ty TNHH Thương mại Ánh Dương Hà Nội”.
- Thêm ngành nghề kinh doanh: Cụ thể hóa lĩnh vực hoạt động cũng là một cách hay. Thay vì “Công ty Cổ phần Hoàng Gia”, bạn có thể đặt là “Công ty Cổ phần Xây dựng Hoàng Gia” hoặc “Công ty Cổ phần Thời trang Hoàng Gia”.
- Thêm các tính từ hoặc từ ghép mang ý nghĩa tích cực: Thêm các từ như “Group”, “Global”, “Việt Nam”, “Quốc tế” (lưu ý quy định về sử dụng từ ngữ quốc gia) hoặc các từ mang ý nghĩa thịnh vượng.
Để có thêm ý tưởng sáng tạo và tránh đi vào lối mòn, bạn có thể tham khảo các nguyên tắc về cách đặt tên công ty hay để tạo sự khác biệt và ấn tượng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Cách 2: Thay đổi cấu trúc tên hoặc loại hình doanh nghiệp kết hợp tên riêng
Giải pháp: Điều chỉnh trật tự từ ngữ trong tên riêng hoặc kết hợp việc thay đổi loại hình doanh nghiệp với một sự điều chỉnh nhỏ trong tên gọi.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, nếu bạn chỉ thay đổi loại hình doanh nghiệp (ví dụ từ TNHH sang Cổ phần) mà giữ nguyên tên riêng hoàn toàn giống với một doanh nghiệp đã đăng ký, thì vẫn bị coi là tên gây nhầm lẫn. Do đó, cách xử lý khôn ngoan là kết hợp thay đổi cấu trúc.
- Đảo trật tự từ: Nếu “Công ty TNHH Xây dựng An Bình” bị trùng, bạn có thể cân nhắc “Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Bình An” (nếu chưa trùng).
- Viết tắt hoặc ghép từ: Sử dụng tên viết tắt của các cổ đông sáng lập hoặc ghép các chữ cái đầu để tạo ra một tên riêng vô nghĩa nhưng độc nhất.
Trong trường hợp bạn đang sở hữu một doanh nghiệp và muốn đổi tên để tránh tranh chấp hoặc tái cấu trúc, ví dụ như thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty tnhh một thành viên, việc áp dụng linh hoạt việc thay đổi cấu trúc này là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính pháp lý.
Cách 3: Lựa chọn một tên riêng hoàn toàn mới và độc đáo
Giải pháp: Nếu cái tên cũ quá phổ biến và khó sửa đổi để tạo sự khác biệt, việc “đập đi xây lại” bằng một tên gọi mới hoàn toàn là lựa chọn tối ưu để tránh rủi ro dài hạn.
Khi chọn tên mới, hãy cân nhắc sử dụng tên tiếng nước ngoài hoặc tên phiên âm, vì xác suất trùng lặp sẽ thấp hơn so với các từ Hán Việt thông dụng.
- Sử dụng tên tiếng Anh: Nhiều doanh nghiệp chọn tên tiếng Anh làm tên chính thức (nếu được Việt hóa phù hợp) hoặc sử dụng tên viết tắt tiếng Anh làm thương hiệu nhận diện.
- Tên độc lạ: Các tên gọi ngắn gọn, mang tính biểu tượng hoặc trừu tượng thường ít bị trùng hơn.
Nếu bạn đang bí ý tưởng, việc xem qua danh sách một số tên công ty tham khảo mà chúng tôi đã tổng hợp có thể giúp khơi gợi cảm hứng sáng tạo cho bạn. Bên cạnh đó, một tên công ty hay không chỉ cần độc đáo mà còn phải dễ nhớ, dễ đọc và phù hợp với phong thủy của chủ doanh nghiệp.
Hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra tên công ty có bị trùng không
Trước khi nộp hồ sơ, bước quan trọng nhất là “tự kiểm tra” (pre-check). Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian và lệ phí nộp đi nộp lại nhiều lần.
Tra cứu trực tuyến miễn phí trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Hệ thống dữ liệu quốc gia là nguồn thông tin chính thống và cập nhật nhất để bạn kiểm tra tình trạng tên doanh nghiệp.
Quy trình thực hiện như sau:
- Truy cập: Vào trang chủ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ
dangkykinhdoanh.gov.vn. - Nhập từ khóa: Tại ô tìm kiếm ở góc phải (hoặc giữa màn hình), nhập tên riêng của công ty bạn dự định đặt (Ví dụ: Nếu định đặt là “Công ty TNHH Hoàng Nam”, bạn chỉ cần gõ “Hoàng Nam”).
- Xem kết quả: Hệ thống sẽ liệt kê danh sách các công ty có tên chứa từ khóa bạn vừa nhập.
- Phân tích: Kiểm tra xem có công ty nào có tên y hệt hoặc gần giống (gây nhầm lẫn) với tên bạn định đặt hay không.
Nếu bạn chưa quen với giao diện này hoặc muốn hiểu rõ hơn về các chức năng tìm kiếm nâng cao, hãy xem thêm hướng dẫn chi tiết về tra cứu tên công ty để thao tác chính xác hơn.
Các lưu ý quan trọng khi tra cứu để đảm bảo kết quả chính xác nhất
Việc tra cứu không đơn giản chỉ là gõ tên và nhấn Enter. Để đảm bảo không bị trả hồ sơ vì lỗi chủ quan, bạn cần lưu ý:
- Tra cứu cả tên tiếng Việt, tiếng nước ngoài và tên viết tắt: Luật quy định tên trùng bao gồm cả trường hợp tên viết tắt hoặc tên tiếng nước ngoài trùng nhau.
- Kiểm tra các biến thể: Hãy thử tìm kiếm với các từ đồng nghĩa hoặc cách viết lái đi. Ví dụ: “Việt Nam” và “Vina”, “Sài Gòn” và “Sai Gon”.
- Đừng chỉ nhìn vào tên chính thức: Đôi khi tên doanh nghiệp khác nhau nhưng tên thương mại (nhãn hiệu) lại bị trùng, điều này tuy không vi phạm luật đăng ký kinh doanh ngay lập tức nhưng sẽ dẫn đến tranh chấp sở hữu trí tuệ về sau.
- Phạm vi toàn quốc: Cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp là thống nhất trên toàn quốc. Do đó, dù bạn ở Hà Nội mà tên trùng với một công ty ở Cà Mau thì vẫn bị coi là trùng và bị từ chối.
Quy định của pháp luật về việc đặt tên trùng và tên gây nhầm lẫn
Hiểu rõ luật chơi là cách tốt nhất để chiến thắng. Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định rất chặt chẽ về vấn đề này.
Thế nào là tên công ty bị trùng theo Luật Doanh nghiệp 2020?
Theo Khoản 1 Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020: Tên trùng là tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký.
Ví dụ: Đã có “Công ty TNHH Hoàng Nam” thì bạn không thể đăng ký “Công ty TNHH Hoàng Nam” hoặc “Công ty Cổ phần Hoàng Nam” (nếu tên riêng vẫn y hệt và không có yếu tố phân biệt khác).
Việc hiểu đúng quy định trùng tên công ty là bước đầu tiên để tránh sai sót. Nếu bạn là người mới bắt đầu, việc tìm hiểu kỹ các quy tắc cơ bản trong quy trình đặt tên công ty là vô cùng cần thiết.
Các trường hợp bị coi là tên gây nhầm lẫn và ví dụ cụ thể
Đây là phần phức tạp nhất khiến nhiều hồ sơ bị loại. Tên gây nhầm lẫn được quy định tại Khoản 2 Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm các trường hợp phổ biến sau:
- Tên tiếng Việt đọc giống nhau:
- Ví dụ: “Công ty TNHH Golden” và “Công ty TNHH Gâu Đần” (nếu đọc lên nghe giống hệt nhau).
- Tên viết tắt trùng nhau:
- Ví dụ: “Công ty TNHH Thương mại ABC” (Viết tắt: ABC Co.,Ltd) và “Công ty Cổ phần Xây dựng ABC” (Nếu cũng đăng ký tên viết tắt là ABC Co.,Ltd).
- Tên tiếng nước ngoài trùng nhau: Tương tự như tên viết tắt.
- Tên riêng chỉ khác nhau bởi các từ chỉ loại hình, địa danh hoặc từ ngữ thông dụng:
- Chỉ khác nhau bởi từ “Công ty”, “Doanh nghiệp”, “Cổ phần”, “TNHH”.
- Chỉ khác nhau bởi ký hiệu ” & “, “và”, “.”, “,”, “+”, “-“.
- Chỉ khác nhau bởi từ “Tân” (mới), “Bắc”, “Nam”, “Đông”, “Tây”… trừ khi có sự khác biệt rõ ràng về ngành nghề hoặc sự chấp thuận của doanh nghiệp cũ.
Bảng so sánh Tên Hợp lệ và Không hợp lệ:
| Tên dự kiến đăng ký | Tên đã có trên hệ thống | Kết quả | Lý do |
|---|---|---|---|
| Công ty TNHH Hưng Thịnh | Công ty CP Hưng Thịnh | Từ chối | Tên riêng “Hưng Thịnh” giống nhau, gây nhầm lẫn. |
| Công ty TNHH Hưng Thịnh Phát | Công ty CP Hưng Thịnh | Chấp thuận | Có thêm từ “Phát” tạo sự khác biệt. |
| Công ty TNHH Thương mại Hưng Thịnh | Công ty TNHH Hưng Thịnh | Từ chối | Thêm từ ngành nghề thông dụng vẫn có thể bị coi là gây nhầm lẫn (tùy trường hợp cụ thể). |
| Công ty TNHH Hưng Thịnh Sài Gòn | Công ty TNHH Hưng Thịnh | Chấp thuận | Thêm địa danh tạo sự khác biệt rõ ràng. |
Hậu quả pháp lý khi cố tình đăng ký tên trùng hoặc gây nhầm lẫn
Nếu cố tình đăng ký hoặc sử dụng tên gây nhầm lẫn, doanh nghiệp sẽ đối mặt với các rủi ro:
- Từ chối cấp giấy phép: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi tên, làm kéo dài thời gian thành lập.
- Tranh chấp thương hiệu: Doanh nghiệp có tên trùng trước đó có quyền khởi kiện yêu cầu bạn đổi tên hoặc bồi thường thiệt hại nếu việc trùng tên gây ảnh hưởng đến uy tín và doanh thu của họ.
- Buộc đổi tên: Cơ quan chức năng có quyền buộc doanh nghiệp phải đổi tên nếu phát hiện vi phạm sau khi đã cấp phép (trong trường hợp có khiếu nại).
Doanh nghiệp Hoàng Nam: Giải pháp đăng ký kinh doanh toàn diện và tối ưu
Việc tự mày mò tra cứu và xử lý tên trùng có thể khiến bạn mất nhiều ngày, thậm chí hàng tuần mà vẫn không chắc chắn về kết quả. Tại Hoàng Nam, chúng tôi biến những thủ tục phức tạp này trở nên đơn giản.
Tại sao nên chọn dịch vụ của Hoàng Nam để tránh rủi ro về tên?
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý doanh nghiệp, Hoàng Nam cam kết mang lại sự an tâm tuyệt đối cho khách hàng:
- Tra cứu chuyên sâu: Chúng tôi không chỉ tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia mà còn kiểm tra chéo trên hệ thống dữ liệu Sở hữu trí tuệ để đảm bảo tên công ty bạn chọn không chỉ hợp lệ để đăng ký kinh doanh mà còn có khả năng bảo hộ thương hiệu.
- Tư vấn giải pháp tối ưu: Nếu tên bạn thích bị trùng, chúng tôi sẽ tư vấn các phương án sửa đổi tinh tế nhất, giữ được ý nghĩa gốc mà vẫn đúng luật.
- Cam kết tỷ lệ thành công: Hồ sơ do Hoàng Nam soạn thảo và nộp luôn đảm bảo tính chính xác cao nhất, giúp bạn nhận Giấy phép kinh doanh nhanh chóng.
Các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp khác của chúng tôi
Không chỉ dừng lại ở việc đặt tên, Hoàng Nam đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt vòng đời hoạt động:
- Thành lập doanh nghiệp trọn gói: Từ A-Z, bao gồm con dấu, chữ ký số, hóa đơn điện tử.
- Thay đổi đăng ký kinh doanh: Đổi tên, đổi địa chỉ, tăng vốn, bổ sung ngành nghề.
- Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện: Mở rộng quy mô kinh doanh đúng luật.
- Giải thể doanh nghiệp: Xử lý thủ tục nhanh gọn, dứt điểm các nghĩa vụ thuế.
Kết luận
Việc kiểm tra kỹ lưỡng tên công ty trước khi nộp hồ sơ là bước cực kỳ quan trọng để tránh bị từ chối và tiết kiệm thời gian. Bằng cách áp dụng đúng các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và thực hiện linh hoạt 3 cách xử lý: thêm yếu tố phân biệt, thay đổi cấu trúc hoặc chọn tên mới, bạn hoàn toàn có thể sở hữu một cái tên thương hiệu ưng ý và hợp pháp.
Tuy nhiên, ranh giới giữa “gây nhầm lẫn” và “khác biệt” đôi khi rất mong manh và phụ thuộc vào đánh giá của chuyên viên xử lý hồ sơ. Nếu bạn muốn đảm bảo chắc chắn 100% và không muốn mất thời gian đi lại giải trình, việc tìm đến một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Hoàng Nam sẽ là giải pháp an toàn và hiệu quả nhất.
Để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ thủ tục thành lập doanh nghiệp nhanh chóng, chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline/Zalo: 091.888.31.79.
Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để có lời khuyên tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
