Việc chuẩn bị hồ sơ khai thuế ban đầu là một trong những thách thức đầu tiên nhưng vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp mới thành lập. Một bộ hồ sơ đầy đủ và nộp đúng hạn không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kế toán, tài chính về sau.
Bạn đang bối rối không biết bắt đầu từ đâu? Bài viết này chính là kim chỉ nam bạn cần. Chúng tôi sẽ cung cấp checklist 8 loại giấy tờ thiết yếu, hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện, đồng thời cập nhật các quy định mới nhất về thời hạn và địa điểm nộp. Nắm vững quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp bạn khởi đầu suôn sẻ, tránh được những sai sót và rủi ro pháp lý không đáng có.
Checklist 8 loại giấy tờ cần có trong bộ hồ sơ khai thuế ban đầu
Thương nhân là gì theo Luật Thương mại 2005? Bài viết sẽ phân tích chi tiết 4 đặc điểm pháp Read more
Hướng dẫn 3 cách tra cứu hạn thẻ BHYT online cực nhanh cho nhân viên qua VssID, Cổng BHXH. Giúp Read more
Tìm hiểu 4 chức năng chính của văn phòng đại diện, thủ tục thành lập chi tiết và phân biệt Read more
Nắm vững cách tính giá thành sản phẩm giúp doanh nghiệp sản xuất tối ưu chi phí và định giá Read more
Bộ hồ sơ khai thuế ban đầu đầy đủ sẽ bao gồm 8 loại giấy tờ chính, từ các tờ khai đăng ký với cơ quan thuế đến các quyết định bổ nhiệm nhân sự chủ chốt trong công ty. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng danh mục này là bước đầu tiên để đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi.
Dưới đây là danh sách chi tiết 8 loại giấy tờ mà mọi doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị:
- Tờ khai lệ phí môn bài theo Mẫu 01/LPMB
- Tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử
- Tờ khai đăng ký phương pháp tính thuế GTGT
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao y công chứng)
- CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật (bản sao y công chứng)
- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc/Tổng Giám đốc
- Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán
- Văn bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định
1. Tờ khai lệ phí môn bài theo Mẫu 01/LPMB
Đây là tờ khai bắt buộc để doanh nghiệp đăng ký và nộp lệ phí môn bài hàng năm cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Lệ phí môn bài là một khoản phí mà doanh nghiệp phải nộp hàng năm dựa trên vốn điều lệ đã đăng ký. Việc nộp tờ khai thuế này đúng hạn là nghĩa vụ pháp lý đầu tiên liên quan đến thuế mà doanh nghiệp phải thực hiện. Mức nộp sẽ được xác định như sau:
| Vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư | Mức nộp lệ phí môn bài |
|---|---|
| Trên 10 tỷ đồng | 3.000.000 VNĐ/năm |
| Từ 10 tỷ đồng trở xuống | 2.000.000 VNĐ/năm |
| Chi nhánh, văn phòng đại diện | 1.000.000 VNĐ/năm |
Lưu ý: Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp mới thành lập sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên hoạt động. Tuy nhiên, bạn vẫn phải nộp tờ khai để thông báo cho cơ quan thuế.
2. Tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử
Đây là thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp được phép phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch mua bán, cung cấp dịch vụ.
Kể từ ngày 01/07/2022, 100% doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, việc hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là cực kỳ quan trọng. Tờ khai này sẽ được nộp trực tuyến qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc thông qua các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như Viettel, MISA, BKAV…).
3. Tờ khai đăng ký phương pháp tính thuế GTGT
Doanh nghiệp phải lựa chọn và đăng ký một trong hai phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT): phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp.
- Phương pháp khấu trừ: Áp dụng cho các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ. Doanh nghiệp sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Phương pháp trực tiếp: Áp dụng cho các doanh nghiệp không đáp ứng đủ điều kiện của phương pháp khấu trừ, hoặc doanh nghiệp kinh doanh vàng, bạc, đá quý.
Việc lựa chọn phương pháp tính thuế sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ tài chính và cách thức vận hành kế toán của công ty. Do đó, cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng.
4. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao y công chứng)
Đây là giấy tờ pháp lý quan trọng nhất, xác nhận sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp.
Bạn cần nộp một bản sao y công chứng (không quá 6 tháng) của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Giấy tờ này là cơ sở để cơ quan thuế đối chiếu thông tin về tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, và người đại diện theo pháp luật. Đôi khi, cơ quan thuế cũng có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế để xác thực thông tin.
5. CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật (bản sao y công chứng)
Giấy tờ này dùng để xác minh danh tính của người đại diện theo pháp luật, người sẽ chịu trách nhiệm chính trước pháp luật về mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Tương tự như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị một bản sao y công chứng còn hiệu lực của Căn cước công dân (CCCD), Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Hộ chiếu của người đại diện.
6. Quyết định bổ nhiệm Giám đốc/Tổng Giám đốc
Đây là văn bản nội bộ của công ty, xác nhận việc bổ nhiệm người điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Quyết định này cần có đầy đủ thông tin của người được bổ nhiệm, ngày hiệu lực và được ký bởi Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ sở hữu công ty. Đây là một phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ đăng ký thuế ban đầu.
7. Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán
Văn bản này xác nhận người chịu trách nhiệm về công tác kế toán, tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.
Doanh nghiệp có thể bổ nhiệm Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán (nếu chưa đủ điều kiện có Kế toán trưởng). Quyết định này là cơ sở để người được bổ nhiệm thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế và các tổ chức tài chính. Với những người mới bắt đầu, việc tìm hiểu kê khai thuế là gì là bước đầu tiên quan trọng để hiểu rõ vai trò của vị trí này.
8. Văn bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định
Doanh nghiệp cần đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) với cơ quan thuế để chi phí khấu hao được ghi nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Có ba phương pháp khấu hao phổ biến:
- Phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp theo số dư giảm dần có điều chỉnh.
- Phương pháp theo số lượng, khối lượng sản phẩm.
Lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và dòng tiền.
Hướng dẫn chi tiết thủ tục và thời hạn nộp hồ sơ
Việc nắm rõ quy trình, thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động, tránh được các rủi ro phát sinh do chậm trễ hoặc sai sót.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế ban đầu là khi nào?
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế ban đầu là thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài, tức là chậm nhất vào ngày 30/01 của năm sau năm thành lập. Tuy nhiên, với kinh nghiệm của Hoàng Nam, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp nên hoàn tất thủ tục này ngay sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để mọi hoạt động được thông suốt.
Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu ở đâu và bằng cách nào?
Hồ sơ sẽ được nộp tại Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hiện nay, hầu hết các thủ tục đều được thực hiện qua mạng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Nộp trực tuyến: Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để nộp các tờ khai qua Cổng thông tin Thuế điện tử (eTax). Đây là hình thức phổ biến và được khuyến khích.
- Nộp trực tiếp: Trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan thuế có thể yêu cầu nộp bản cứng trực tiếp tại bộ phận một cửa.
Những việc cần làm ngay sau khi nộp hồ sơ thành công
Hoàn thành bộ hồ sơ khai thuế ban đầu chỉ là bước khởi đầu. Để chính thức đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các công việc quan trọng khác. Nắm rõ những việc cần làm sau khi thành lập sẽ giúp bạn có một lộ trình bài bản.
- Mua chữ ký số (Token): Dùng để nộp thuế điện tử, khai báo hải quan, BHXH…
- Mở tài khoản ngân hàng: Đăng ký số tài khoản với Sở Kế hoạch & Đầu tư và cơ quan thuế.
- Treo biển hiệu công ty: Đây là yêu cầu bắt buộc tại trụ sở chính.
- Phát hành và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử: Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận.
- Góp đủ vốn điều lệ: Theo thời hạn đã cam kết (tối đa 90 ngày).
- Làm thủ tục về công văn đăng ký thang bảng lương để đăng ký với cơ quan lao động.
Những sai lầm phổ biến khiến doanh nghiệp bị phạt và giải pháp từ chuyên gia
Quy trình phức tạp và thiếu kinh nghiệm là nguyên nhân chính khiến nhiều doanh nghiệp mới mắc phải các lỗi không đáng có, dẫn đến bị xử phạt hành chính.
Lỗi 1: Chậm nộp hoặc nộp thiếu tờ khai
Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng được miễn lệ phí môn bài năm đầu đồng nghĩa với việc không cần nộp tờ khai, dẫn đến việc bị phạt vì chậm nộp. Mức phạt có thể dao động từ 2 triệu đến 25 triệu đồng tùy theo mức độ và thời gian chậm trễ.
Lỗi 2: Chọn sai phương pháp tính thuế GTGT
Việc chọn sai phương pháp tính thuế ngay từ đầu có thể dẫn đến việc kê khai sai, ảnh hưởng đến số thuế phải nộp và gây khó khăn cho việc quyết toán sau này. Việc chuyển đổi phương pháp cũng tốn nhiều thời gian và thủ tục phức tạp.
Lỗi 3: Không thực hiện các thủ tục sau khai thuế (mua chữ ký số, mở tài khoản ngân hàng)
Trì hoãn các công việc này sẽ khiến doanh nghiệp không thể nộp thuế điện tử, không thể phát hành hóa đơn, làm đình trệ hoạt động kinh doanh và có thể bị cơ quan thuế đưa vào diện rủi ro.
Giải pháp toàn diện từ dịch vụ của Hoàng Nam: An toàn – Nhanh chóng – Tối ưu chi phí
Hiểu rõ những khó khăn mà doanh nghiệp mới phải đối mặt, Hoàng Nam mang đến gói dịch vụ hỗ trợ thủ tục khai báo thuế lần đầu trọn gói, giúp bạn giải quyết mọi vấn đề một cách chuyên nghiệp.
Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng ngàn doanh nghiệp, chúng tôi cam kết:
- Tư vấn chính xác: Giúp bạn lựa chọn phương pháp tính thuế, hình thức kế toán tối ưu nhất.
- Chuẩn bị đầy đủ: Soạn thảo và hoàn thiện toàn bộ 8 loại giấy tờ trong bộ hồ sơ khai thuế ban đầu một cách nhanh chóng.
- Thực hiện đúng hạn: Thay mặt doanh nghiệp nộp hồ sơ lên cơ quan thuế, đảm bảo đúng quy trình và thời hạn.
- Hỗ trợ toàn diện: Hướng dẫn các bước tiếp theo như mua chữ ký số, mở tài khoản, phát hành hóa đơn.
Các dịch vụ của Hoàng Nam bao gồm: thành lập doanh nghiệp trọn gói cho đến thay đổi giấy phép kinh doanh, thành lập chi nhánh, văn phòng hay giải thể công ty,… – không chỉ là một lựa chọn, mà là giải pháp thông minh và tối ưu nhất.
Việc chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ khai thuế ban đầu là bước khởi đầu quan trọng, tạo nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động tuân thủ pháp luật thuế của doanh nghiệp sau này. Quy trình này tuy có nhiều bước và yêu cầu sự chính xác, nhưng hoàn toàn có thể thực hiện suôn sẻ nếu bạn nắm rõ checklist và các thủ tục cần thiết. Để tránh rủi ro và tiết kiệm thời gian, một dịch vụ chuyên nghiệp sẽ là lựa chọn thông minh.
Đừng để các thủ tục phức tạp cản bước thành công của bạn. Liên hệ ngay với Kế toán Hoàng Nam qua Hotline/Zalo: 091.888.31.79 để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ khai thuế ban đầu trọn gói, chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.
Lưu ý: Các thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
