Việc gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài thường tiềm ẩn nhiều rủi ro và phức tạp nếu không nắm rõ quy định. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam giúp bạn chuẩn bị chính xác 5 loại giấy tờ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ, đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và đúng pháp luật, tránh các sai sót không đáng có gây tốn kém thời gian và chi phí.
5 loại giấy tờ không thể thiếu trong hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
Để quá trình gia hạn diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố tiên quyết. Dưới đây là 5 loại giấy tờ bắt buộc bạn cần phải có theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Hiểu rõ lệ phí môn bài là gì, cập nhật 4 bậc lệ phí môn bài 2025, thời hạn nộp Read more
Khám phá 3 nhóm quyền sở hữu trí tuệ cốt lõi mà mọi doanh nghiệp cần bảo vệ để chiếm Read more
Hướng dẫn chi tiết 5 điều cần biết về chi nhánh công ty trước khi thành lập. Bao gồm định Read more
Nhãn hiệu là gì? Bài viết này giải thích rõ ràng 4 chức năng quan trọng của nhãn hiệu đối Read more
1. Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động (Mẫu số 11/PLI)
Đây là văn bản chính thức do người sử dụng lao động soạn thảo để gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thể hiện rõ yêu cầu gia hạn giấy phép lao động cho nhân sự nước ngoài.
Văn bản này phải được làm theo Mẫu số 11/PLI, ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần điền đầy đủ, chính xác thông tin về doanh nghiệp, người lao động nước ngoài, thông tin về giấy phép lao động đã được cấp và lý do gia hạn. Việc kê khai sai lệch thông tin có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.
2. Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe
Giấy khám sức khỏe là tài liệu bắt buộc để chứng minh người lao động nước ngoài có đủ điều kiện sức khỏe để tiếp tục làm việc tại Việt Nam.
Giấy khám sức khỏe phải được cấp bởi cơ sở y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài và phải còn giá trị trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Nếu giấy khám sức khỏe được cấp ở nước ngoài, cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
3. Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị
Đây là giấy tờ để xác minh danh tính và tư cách pháp lý của người lao động nước ngoài.
Hộ chiếu của người lao động phải còn thời hạn hiệu lực theo quy định. Doanh nghiệp cần nộp bản sao có chứng thực của tất cả các trang có thông tin của hộ chiếu. Trong một số trường hợp, người sử dụng lao động có thể nộp bản sao hộ chiếu có xác nhận của mình.
4. Bản gốc giấy phép lao động đã được cấp còn thời hạn
Đây là bằng chứng quan trọng nhất cho thấy người lao động đã được cấp phép làm việc hợp pháp tại Việt Nam trước đó và đủ điều kiện để xem xét gia hạn.
Doanh nghiệp bắt buộc phải nộp lại bản gốc của giấy phép lao động sắp hết hạn. Đây là yêu cầu không thể thiếu để cơ quan chức năng đối chiếu và thực hiện thủ tục gia hạn.
5. Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
Đây là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận rằng vị trí công việc mà người lao động nước ngoài đang đảm nhiệm vẫn cần thiết và chưa thể tuyển dụng lao động Việt Nam thay thế.
Để có được văn bản này, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (theo Mẫu số 01/PLI hoặc Mẫu số 02/PLI) trước khi nộp hồ sơ gia hạn. Đây là một bước tiền đề quan trọng và cần được thực hiện trước.
Điều kiện và thời điểm vàng để nộp hồ sơ gia hạn không bị phạt
Việc nắm rõ các điều kiện và thời hạn nộp hồ sơ là chìa khóa giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và các khoản phạt hành chính không đáng có.
3 điều kiện bắt buộc để được gia hạn giấy phép lao động
Để hồ sơ được chấp thuận, cả người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài cần đáp ứng đủ 3 điều kiện tiên quyết sau đây theo quy định tại Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP:
- Giấy phép lao động đã được cấp phải còn thời hạn: Cụ thể, giấy phép lao động phải còn hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày.
- Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản chấp thuận việc doanh nghiệp tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài ở vị trí đó.
- Có giấy tờ chứng minh người lao động tiếp tục làm việc: Phải có các tài liệu chứng minh rằng người lao động nước ngoài sẽ tiếp tục làm việc cho doanh nghiệp theo đúng nội dung trong giấy phép lao động đã được cấp.
Thời điểm nộp hồ sơ: Khi nào là quá sớm, khi nào là quá muộn?
Thời điểm nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài là cực kỳ quan trọng. Theo quy định, hồ sơ phải được nộp trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn.
Tại Hoàng Nam, chúng tôi khuyên khách hàng nên chủ động nộp hồ sơ trong khoảng 30-45 ngày trước khi hết hạn để có đủ thời gian xử lý và khắc phục nếu có sai sót.
| Trạng thái | Thời gian nộp hồ sơ | Hậu quả |
|---|---|---|
| Quá sớm | Trước 45 ngày | Hồ sơ sẽ không được tiếp nhận. |
| Lý tưởng | Từ 05 đến 45 ngày trước khi hết hạn | Đảm bảo đúng quy định, có thời gian xử lý. |
| Quá muộn | Sau khi giấy phép lao động đã hết hạn | Không được gia hạn, phải làm thủ tục cấp mới. |
Giấy phép lao động hết hạn có được gia hạn không?
Câu trả lời là Không. Theo quy định, một trong những điều kiện bắt buộc để gia hạn là giấy phép lao động phải còn thời hạn. Nếu giấy phép đã hết hạn, dù chỉ một ngày, người lao động sẽ không đủ điều kiện gia hạn và phải làm lại thủ tục xin cấp mới từ đầu, quy trình này phức tạp và tốn nhiều thời gian hơn.
Quy trình 4 bước gia hạn giấy phép lao động chi tiết từ A-Z
Quy trình gia hạn giấy phép lao động được thực hiện qua 4 bước rõ ràng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ nghiêm ngặt về mặt thời gian.
Bước 1: Báo cáo giải trình và xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động
Đây là bước đầu tiên và mang tính quyết định. Doanh nghiệp cần nộp báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đến Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Thủ tục này cần được thực hiện trước ít nhất 30 ngày so với ngày dự kiến người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc.
Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo danh sách 5 giấy tờ nêu trên
Sau khi có văn bản chấp thuận ở Bước 1, doanh nghiệp tiến hành tập hợp đầy đủ 5 loại giấy tờ đã được liệt kê chi tiết ở phần đầu bài viết. Cần đảm bảo mọi giấy tờ đều hợp lệ, được công chứng, chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự (nếu có yếu tố nước ngoài) theo đúng quy định.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền (Sở LĐTBXH hoặc Bộ LĐTBXH)
Doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị đầy đủ tại cơ quan đã cấp giấy phép lao động trước đó. Cơ quan có thẩm quyền có thể là Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại địa phương. Hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc thực hiện trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Bước 4: Nhận kết quả và ký kết hợp đồng lao động mới
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép lao động đã được gia hạn. Sau khi nhận được giấy phép mới, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động mới bằng văn bản trước ngày người lao động chính thức tiếp tục làm việc. Bản sao hợp đồng này phải được gửi đến cơ quan đã gia hạn giấy phép. Việc ký kết hợp đồng lao động mới cũng cần tuân thủ quy chế lương thưởng của công ty, các chi tiết cần được thể hiện rõ trong bảng thanh toán tiền lương và các phúc lợi khác. Các vấn đề như lương tháng 13 có bắt buộc không cũng nên được làm rõ trong hợp đồng để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Giải đáp các thắc mắc thường gặp khi làm thủ tục gia hạn
Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến mà các doanh nghiệp và người lao động nước ngoài thường gặp phải trong quá trình thực hiện thủ tục.
Lệ phí gia hạn giấy phép lao động là bao nhiêu?
Mức lệ phí gia hạn giấy phép lao động do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định và có thể khác nhau giữa các địa phương. Theo quy định chung, lệ phí cho việc cấp lại hoặc gia hạn thường là 450.000 VNĐ/giấy phép. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin chính xác tại Sở LĐTBXH nơi nộp hồ sơ.
Thời gian xử lý hồ sơ mất bao lâu?
Theo quy định của pháp luật, thời gian xử lý hồ sơ gia hạn giấy phép lao động là 05 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ bộ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ không được chấp thuận, cơ quan chức năng sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
Giấy phép lao động được gia hạn tối đa mấy lần?
Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất với thời hạn tối đa là 02 năm. Sau khi hết thời hạn gia hạn, nếu doanh nghiệp vẫn muốn tiếp tục sử dụng người lao động đó, sẽ phải tiến hành thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng 5 loại giấy tờ thiết yếu và tuân thủ đúng quy trình, thời hạn là chìa khóa để gia hạn giấy phép lao động thành công. Nắm vững các thông tin trong bài viết không chỉ giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động Việt Nam, tạo điều kiện làm việc ổn định và lâu dài.
Thủ tục này khác hoàn toàn với việc thành lập công ty xuất khẩu lao động để đưa người Việt Nam đi nước ngoài hay các dịch vụ cung ứng lao động trong nước. Đồng thời, việc ký kết hợp đồng sau gia hạn cũng cần phân biệt rõ ràng, bạn có thể tìm hiểu thêm hợp đồng thời vụ là gì để tránh nhầm lẫn.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ ngay để giúp đỡ đồng nghiệp và bạn bè. Đừng quên theo dõi chúng tôi để cập nhật những thông tin mới và chính xác nhất về thủ tục cho người nước ngoài tại Việt Nam!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
