Hàng tồn kho là tài sản quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hàng tồn kho là gì và cách quản lý hiệu quả, kế toán cần nắm vững các quy định chuẩn xác. Bài viết này sẽ tổng hợp 5 điều cốt lõi nhất giúp bạn làm chủ nghiệp vụ và tránh các sai sót không đáng có.
Hàng tồn kho là một phần quan trọng của tài sản doanh nghiệp. Với những người mới bắt đầu, việc tìm hiểu định nghĩa hàng tồn kho là gì là bước đi đầu tiên và cần thiết.
1. Hàng tồn kho là gì? Phân loại theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02)
Hướng dẫn chi tiết 5 bước tính thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 chính xác, dễ hiểu cho kế toán, Read more
Khám phá 3 tiêu chí xác định doanh nghiệp vừa và nhỏ, siêu nhỏ theo Nghị định 80/2021/NĐ-CP để hưởng Read more
Hướng dẫn chi tiết cách tính thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) cho ô tô, rượu bia. Cung cấp công Read more
Hướng dẫn chi tiết cách tính thuế thu nhập cá nhân cho người mới đi làm năm 2025, gồm công Read more
Để hạch toán và quản lý chính xác, trước hết kế toán cần hiểu rõ bản chất và cách phân loại hàng tồn kho theo quy định pháp luật hiện hành.
Định nghĩa hàng tồn kho theo VAS 02
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02), hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; hoặc là nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp rất đa dạng, được phân loại thành các nhóm chính sau để tiện cho việc theo dõi và quản lý:
- Hàng hóa mua về để bán: Bao gồm thành phẩm tồn kho và hàng hóa mua về đang được giữ tại kho của doanh nghiệp (TK 156), hàng hóa gửi đi bán hoặc gửi cho các đại lý (TK 157).
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ: Là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, đang chờ được đưa vào sử dụng (TK 152, 153). Hàng mua đang đi trên đường cũng được tính vào nhóm này (TK 151).
- Sản phẩm dở dang: Là những sản phẩm chưa hoàn thành, còn nằm trên dây chuyền sản xuất hoặc đang trong quá trình chế biến (TK 154).
- Thành phẩm: Là những sản phẩm đã hoàn thành quy trình sản xuất, được nhập kho và sẵn sàng để bán ra thị trường (TK 155).
Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất và thương mại
Hàng tồn kho đóng vai trò trung tâm trong hoạt động của cả doanh nghiệp sản xuất và thương mại.
- Đối với doanh nghiệp sản xuất: Hàng tồn kho (nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang) đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn, đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng.
- Đối với doanh nghiệp thương mại: Hàng tồn kho (hàng hóa) là yếu tố quyết định đến doanh thu, giúp doanh nghiệp đáp ứng ngay lập tức nhu cầu của thị trường, tăng khả năng cạnh tranh.
Quản lý tốt hàng tồn kho giúp tối ưu hóa vốn lưu động, giảm thiểu chi phí lưu kho và tránh rủi ro hàng hóa lỗi thời, hư hỏng.
2. Hướng dẫn hạch toán hàng tồn kho theo Thông tư 200 & 133
Việc hạch toán hàng tồn kho phải tuân thủ theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp lớn) hoặc Thông tư 133/2018/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa). Có hai phương pháp hạch toán chính.
Phương pháp kê khai thường xuyên (Phổ biến nhất)
Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn của vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Phương pháp này cung cấp số liệu chính xác và kịp thời tại mọi thời điểm.
Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp này không theo dõi hàng ngày việc xuất kho. Thay vào đó, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định dựa trên kết quả kiểm kê thực tế vào cuối kỳ kế toán, từ đó tính ra giá trị hàng đã xuất. Phương pháp này đơn giản hơn nhưng độ chính xác và kịp thời không cao bằng kê khai thường xuyên.
Các bút toán (định khoản) mua, nhập kho hàng hóa, vật tư
Dưới đây là các bút toán cơ bản khi thực hiện nghiệp vụ mua hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Khi mua hàng, hàng và hóa đơn cùng về:
- Nợ TK 152, 153, 156: Giá mua chưa có thuế GTGT
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán
Trường hợp hàng về trước, hóa đơn về sau:
- Kế toán ghi nhận hàng nhập kho theo giá tạm tính (theo phiếu nhập kho).
- Khi hóa đơn về, kế toán điều chỉnh lại giá trị thực tế và ghi nhận thuế GTGT.
Trường hợp hóa đơn về trước, hàng về sau:
- Kế toán lưu hóa đơn và theo dõi, khi hàng về mới tiến hành nhập kho và ghi sổ.
3. Các phương pháp tính giá xuất kho hàng tồn kho kế toán phải biết
Giá trị hàng xuất kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán và lợi nhuận gộp của doanh nghiệp. Kế toán cần lựa chọn một trong các phương pháp tính giá xuất kho được chấp nhận.
Phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO)
Phương pháp này giả định rằng những mặt hàng nào được mua hoặc sản xuất trước thì sẽ được xuất ra trước. Do đó, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ gần với giá thị trường nhất. FIFO phù hợp với các mặt hàng có hạn sử dụng hoặc dễ bị lỗi thời.
Phương pháp Bình quân gia quyền (Weighted Average)
Phương pháp này tính giá trị trung bình của mỗi loại hàng tồn kho. Giá trị trung bình này được sử dụng để xác định giá vốn của hàng bán ra. Có hai cách tính là bình quân cuối kỳ (cả kỳ dự trữ) hoặc bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân tức thời). Đây là phương pháp phổ biến vì tính đơn giản và giúp ổn định giá vốn.
Để áp dụng chính xác, doanh nghiệp cần hiểu rõ về các phương pháp tính giá xuất kho để lựa chọn cho phù hợp.
Phương pháp Giá thực tế đích danh
Phương pháp này được áp dụng cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng, các mặt hàng có giá trị lớn và có thể nhận diện riêng biệt (ví dụ: ô tô, bất động sản). Giá xuất kho chính là giá thực tế của chính mặt hàng đó.
4. Nguyên tắc kế toán và ảnh hưởng của hàng tồn kho đến Báo cáo tài chính
Hàng tồn kho không chỉ là một khoản mục trên sổ sách mà còn có tác động lớn đến sức khỏe tài chính tổng thể của doanh nghiệp.
Nguyên tắc giá gốc và việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Hàng tồn kho phải được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc. Giá gốc bao gồm chi phí mua hàng, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Vào cuối kỳ kế toán, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được (giá bán ước tính trừ chi phí hoàn thành và bán hàng) thấp hơn giá gốc, kế toán phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Khoản dự phòng này được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hàng tồn kho tác động đến Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh ra sao?
- Trên Bảng cân đối kế toán: Hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng của tài sản ngắn hạn, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và vốn lưu động của công ty. Hàng tồn kho là một loại tài sản ngắn hạn, khác với các tài sản dài hạn. Để hiểu rõ hơn về các loại tài sản trong doanh nghiệp, bạn có thể tìm hiểu thêm tài sản cố định là gì.
- Trên Báo cáo kết quả kinh doanh: Giá trị hàng tồn kho đã bán được chuyển thành Giá vốn hàng bán (COGS). Việc tính giá hàng tồn kho xuất kho theo các phương pháp khác nhau sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn, lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng.
5. Kinh nghiệm quản lý và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp. Tại Hoàng Nam, với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng, chúng tôi khuyến nghị kế toán nên tập trung vào các điểm sau:
Tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho đo lường số lần hàng tồn kho được bán và thay thế trong một khoảng thời gian nhất định. Vòng quay càng cao cho thấy doanh nghiệp bán hàng càng nhanh và quản lý tồn kho hiệu quả, giảm rủi ro tồn đọng vốn.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và đột xuất
Việc kiểm kê vật lý là bắt buộc để đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và thực tế tại kho. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm kê rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể và thực hiện định kỳ (cuối tháng, quý, năm) hoặc đột xuất khi cần thiết.
Cách xử lý chênh lệch, thừa thiếu hoặc hàng tồn kho bị âm trên sổ sách
Khi có chênh lệch sau kiểm kê, kế toán cần lập biên bản và tìm ra nguyên nhân.
- Nếu thiếu: Phải xác định trách nhiệm và yêu cầu bồi thường (nếu có), phần còn lại hạch toán vào chi phí.
- Nếu thừa: Ghi tăng hàng tồn kho và tìm nguyên nhân. Nếu không tìm ra, ghi nhận vào thu nhập khác.
- Tồn kho âm: Đây là sai sót nghiêm trọng trong hạch toán, thường do xuất kho trước khi nhập kho trên sổ sách. Cần rà soát lại toàn bộ chứng từ nhập, xuất để điều chỉnh. Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ cách xử lý hàng tồn kho âm để đảm bảo số liệu luôn chính xác.
Nắm vững định nghĩa, cách hạch toán, các phương pháp tính giá và nguyên tắc quản lý không chỉ giúp kế toán hoàn thành tốt công việc mà còn góp phần quan trọng vào việc tối ưu hóa vốn lưu động cho doanh nghiệp. Việc áp dụng đúng chuẩn mực giúp đảm bảo tính minh bạch của các báo cáo tài chính.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để đồng nghiệp cùng tham khảo. Thường xuyên theo dõi website của chúng tôi để cập nhật những kiến thức chuyên môn về kế toán và tài chính mới nhất!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
