Bạn đang ấp ủ dự định mở trung tâm ngoại ngữ trong năm 2025 nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu giữa “ma trận” các quy định pháp lý? Bài viết này sẽ là kim chỉ nam chi tiết nhất, tổng hợp 7 điều kiện quan trọng và toàn bộ thủ tục cần thiết theo quy định mới nhất tại Nghị định 125/2024/NĐ-CP và Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT. Hãy cùng Hoàng Nam khám phá ngay để biến kế hoạch của bạn thành hiện thực một cách thuận lợi và đúng pháp luật.
7 Điều kiện mở trung tâm ngoại ngữ bắt buộc phải đáp ứng trong năm 2025
Để được cấp phép hoạt động, cơ sở của bạn phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn khắt khe về nhân sự, cơ sở vật chất và pháp lý.
Kê khai thuế cho chi nhánh phụ thuộc khác tỉnh đòi hỏi sự am hiểu về Thông tư 80 và Read more
Hướng dẫn chi tiết quy trình 7 bước xin công văn xin xác nhận không nợ thuế mới nhất. Tải Read more
Hướng dẫn chi tiết 4 bước và cách viết hóa đơn xuất trả lại hàng theo Nghị định 123 & Read more
Tình trạng có 2 MST gây nhiều rắc rối? Xem ngay hướng dẫn 3 bước xử lý khi bị trùng Read more
Điều kiện 1: Về tư cách pháp lý và tên gọi của trung tâm
Điều kiện tiên quyết là đơn vị phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập hợp pháp, đồng thời tên gọi phải tuân thủ quy định đặt tên.
Trước khi nghĩ đến việc giảng dạy, bạn cần phải có một thực thể pháp lý. Đối với các cá nhân hoặc tổ chức, bước đầu tiên là phải thành lập doanh nghiệp (công ty) hoặc hộ kinh doanh cá thể có đăng ký ngành nghề phù hợp.
- Mã ngành nghề: Bạn cần đăng ký mã ngành 8559 (Giáo dục khác chưa được phân vào đâu) hoặc các mã ngành chi tiết liên quan đến dạy ngoại ngữ.
- Tên trung tâm: Tên phải bao gồm: “Trung tâm ngoại ngữ” + “Tên riêng”. Tên riêng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các cơ sở giáo dục đã thành lập trước đó, và không vi phạm thuần phong mỹ tục.
Việc xác định đúng mã ngành ngay từ đầu là rất quan trọng. Bạn có thể tham khảo thêm về mã ngành kinh doanh giáo dục để đảm bảo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của mình chính xác tuyệt đối, tránh phải sửa đổi về sau.
Điều kiện 2: Tiêu chuẩn của Giám đốc trung tâm ngoại ngữ
Giám đốc trung tâm phải là người có nhân thân tốt, có năng lực quản lý và tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc có chứng chỉ ngoại ngữ bậc 3 trở lên.
Giám đốc là người đứng mũi chịu sào, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của trung tâm. Do đó, điều kiện giám đốc trung tâm ngoại ngữ được quy định rất chặt chẽ:
- Lý lịch: Có nhân thân tốt, không có tiền án tiền sự.
- Trình độ chuyên môn: Phải tốt nghiệp Đại học ngoại ngữ hoặc tốt nghiệp Đại học chuyên ngành khác nhưng có chứng chỉ năng lực ngoại ngữ từ Bậc 3 trở lên theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam (hoặc tương đương).
- Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo. (Theo quy định cũ thường yêu cầu 3 năm, tuy nhiên các văn bản mới như Nghị định 125/2024/NĐ-CP có thể có sự linh hoạt hơn về cách tính thời gian, nhưng cốt lõi vẫn cần sự am hiểu về quản lý giáo dục).
- Nhiệm kỳ: Nhiệm kỳ của giám đốc trung tâm ngoại ngữ là 05 năm.
Tại Hoàng Nam, chúng tôi nhận thấy nhiều hồ sơ bị trả về do Giám đốc thiếu chứng minh kinh nghiệm quản lý hoặc bằng cấp không trùng khớp với ngoại ngữ dự định giảng dạy.
Điều kiện 3: Yêu cầu về đội ngũ giáo viên (giáo viên Việt Nam và giáo viên bản ngữ)
Giáo viên phải có bằng Cao đẳng Sư phạm ngoại ngữ trở lên hoặc có bằng Cao đẳng/Đại học kèm chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm phù hợp.
Chất lượng giáo viên quyết định sự sống còn của trung tâm. Điều kiện giáo viên trung tâm ngoại ngữ chia làm hai nhóm đối tượng:
- Giáo viên Việt Nam:
- Có bằng Cao đẳng Sư phạm ngoại ngữ trở lên.
- Hoặc có bằng Cao đẳng ngoại ngữ trở lên và chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm.
- Giáo viên nước ngoài (Bản ngữ):
- Có bằng Cao đẳng trở lên.
- Chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp (ví dụ: TESOL, TEFL, CELTA…).
- Giấy phép lao động (Work Permit) hợp lệ tại Việt Nam.
- Đủ sức khỏe và không có tiền án tiền sự.
Dưới đây là bảng tóm tắt yêu cầu cơ bản:
| Tiêu chí | Giáo viên Việt Nam | Giáo viên Nước ngoài |
|---|---|---|
| Bằng cấp | Cao đẳng Sư phạm NN hoặc Cao đẳng NN + NVSP | Cao đẳng/Đại học trở lên |
| Chứng chỉ | Nghiệp vụ sư phạm (nếu không học sư phạm) | TESOL, TEFL, CELTA… |
| Pháp lý | Hợp đồng lao động | Giấy phép lao động (Work Permit) |
Điều kiện 4: Quy định về cơ sở vật chất, trang thiết bị và phòng cháy chữa cháy (PCCC)
Cơ sở vật chất phải đảm bảo an toàn, đủ ánh sáng, diện tích tối thiểu 1,5m2/học viên và tuân thủ nghiêm ngặt quy định về Phòng cháy chữa cháy (PCCC).
Đây thường là hạng mục “ngốn” nhiều chi phí mở trung tâm ngoại ngữ nhất và cũng là rào cản lớn nhất.
- Phòng học: Phải đảm bảo diện tích sử dụng tối thiểu là 1,5m2/học viên cho mỗi ca học.
- Ánh sáng: Đảm bảo độ rọi sáng theo quy chuẩn (thường > 300 lux) để bảo vệ mắt cho học viên.
- Trang thiết bị: Bàn ghế, bảng, thiết bị nghe nhìn phù hợp với chương trình đào tạo.
- An toàn PCCC: Đây là yếu tố sống còn. Trung tâm bắt buộc phải có Biên bản kiểm tra an toàn về PCCC hoặc Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế/nghiệm thu về PCCC tùy theo quy mô tòa nhà.
Nhiều nhà đầu tư thường nhầm lẫn giữa mô hình trung tâm và dạy thêm tại nhà. Để tránh rủi ro, bạn nên tìm hiểu kỹ sự khác biệt với điều kiện mở trung tâm dạy thêm vì yêu cầu về cơ sở vật chất của trung tâm ngoại ngữ thường cao hơn và khắt khe hơn.
Điều kiện 5: Chương trình, tài liệu giảng dạy phải phù hợp quy định
Giáo trình và tài liệu phải được Bộ Giáo dục và Đào tạo thẩm định hoặc tự biên soạn nhưng phải báo cáo và được Sở Giáo dục chấp thuận, không vi phạm các quy định về bản quyền và nội dung.
Bạn có thể sử dụng các chương trình do Bộ GD&ĐT ban hành hoặc các chương trình quốc tế uy tín (Cambridge, Oxford…). Nếu trung tâm tự biên soạn giáo trình, cần phải thành lập hội đồng thẩm định nội bộ và cam kết nội dung không trái với thuần phong mỹ tục, chính trị Việt Nam.
Ngoài ra, nếu bạn có ý định mở rộng sang lĩnh vực xuất bản tài liệu độc quyền quy mô lớn, việc tìm hiểu về quy trình thành lập nhà xuất bản sách cũng là một hướng đi tiềm năng để bảo vệ tài sản trí tuệ của mình.
Điều kiện 6: Nguồn vốn điều lệ và tài chính đảm bảo hoạt động
Chủ đầu tư phải chứng minh khả năng tài chính để duy trì hoạt động và xử lý các rủi ro, mặc dù luật mới không quy định con số “vốn pháp định” cụ thể nhưng phải thực tế.
Dù luật mở trung tâm ngoại ngữ mới nhất đã thông thoáng hơn về việc chứng minh vốn so với trước đây, nhưng trong Đề án thành lập, bạn vẫn phải kê khai nguồn vốn đầu tư (vốn tự có hoặc vốn vay). Số vốn này phải đủ để chi trả:
- Tiền thuê mặt bằng (ít nhất 6 tháng – 1 năm).
- Lương giáo viên và nhân viên.
- Mua sắm trang thiết bị.
Một kế hoạch tài chính vững chắc không chỉ để đối phó với cơ quan chức năng mà còn giúp trung tâm tồn tại qua giai đoạn đầu khó khăn.
Điều kiện 7: Có đề án và nội quy hoạt động của trung tâm
Hồ sơ phải bao gồm Đề án thành lập chi tiết và Nội quy hoạt động rõ ràng, minh bạch về học phí, quy trình đào tạo và quyền lợi học viên.
Đề án thành lập trung tâm ngoại ngữ là “trái tim” của bộ hồ sơ. Trong đề án, bạn phải trình bày rõ:
- Mục tiêu, nhiệm vụ của trung tâm.
- Cơ cấu tổ chức, nhân sự.
- Cơ sở vật chất, thiết bị.
- Kế hoạch giảng dạy và phát triển.
Việc soạn thảo đề án đòi hỏi sự tỉ mỉ và logic. Nếu bạn cảm thấy khó khăn, có thể tham khảo các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về thành lập trung tâm ngoại ngữ để được hỗ trợ xây dựng bộ khung đề án chuẩn xác nhất.
Quy trình và thủ tục mở trung tâm ngoại ngữ từ A-Z [Cập Nhật 2025]
![Quy trình và thủ tục mở trung tâm ngoại ngữ từ A-Z [Cập Nhật 2025]](https://hoangnam.com.vn/wp-content/uploads/2025/12/dieu-kien-mo-trung-tam-ngoai-ngu-2.jpeg)
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các điều kiện, bạn cần thực hiện theo quy trình 5 bước dưới đây để xin giấy phép trung tâm ngoại ngữ.
Bước 1: Đăng ký kinh doanh và chọn mã ngành 8559
Tiến hành đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc UBND cấp Quận/Huyện.
Như đã đề cập ở Điều kiện 1, bạn cần có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Lưu ý rằng việc đăng ký kinh doanh chỉ là điều kiện cần. Để hoạt động giáo dục, bạn cần “Giấy phép con” (Giấy phép hoạt động giáo dục).
Nhiều người hay nhầm lẫn giữa các loại hình giáo dục. Ví dụ, đăng ký kinh doanh dạy thêm thường đơn giản hơn so với trung tâm ngoại ngữ. Hãy chắc chắn bạn chọn đúng loại hình để tránh phiền phức về thuế và thanh tra sau này.
Bước 2: Chuẩn bị chi tiết bộ hồ sơ mở trung tâm ngoại ngữ
Soạn thảo và tập hợp đầy đủ các văn bản theo quy định, bao gồm Tờ trình, Đề án, Hồ sơ nhân sự và Giấy tờ cơ sở vật chất.
Một bộ hồ sơ mở trung tâm ngoại ngữ đầy đủ thường bao gồm:
- Tờ trình xin thành lập trung tâm ngoại ngữ.
- Đề án thành lập trung tâm (nêu rõ tên, địa điểm, mục tiêu, quy mô, chương trình, nhân sự, tài chính…).
- Dự thảo nội quy tổ chức hoạt động.
- Hồ sơ của Giám đốc (Sơ yếu lý lịch, bằng cấp, giấy khám sức khỏe…).
- Hồ sơ của Giáo viên và Nhân viên (Bằng cấp, chứng chỉ, hợp đồng lao động dự kiến).
- Hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ sở hữu nhà đất.
- Biên bản kiểm tra PCCC.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại Sở Giáo dục và Đào tạo
Nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện/cổng dịch vụ công trực tuyến đến Sở Giáo dục và Đào tạo nơi trung tâm đặt trụ sở.
Hiện nay, nhiều địa phương đã áp dụng nộp hồ sơ trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian đi lại. Tuy nhiên, bạn vẫn nên chuẩn bị bản cứng lưu tại văn phòng để đối chiếu khi có đoàn thẩm định.
Bước 4: Quy trình thẩm định hồ sơ và cơ sở vật chất thực tế
Sở Giáo dục và Đào tạo sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong vòng 10-15 ngày làm việc và tiến hành kiểm tra thực tế tại địa điểm.
Đây là bước quan trọng nhất. Đoàn thẩm định sẽ xuống trực tiếp cơ sở để:
- Đo đạc diện tích phòng học.
- Kiểm tra ánh sáng, bàn ghế.
- Kiểm tra các phương án PCCC.
- Phỏng vấn Giám đốc về kế hoạch hoạt động.
Nếu cơ sở vật chất không khớp với mô tả trong Đề án, hồ sơ sẽ bị trả về để khắc phục.
Bước 5: Nhận quyết định thành lập và giấy phép hoạt động giáo dục
Nếu đủ điều kiện, Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo sẽ ra Quyết định cho phép thành lập và cấp phép hoạt động giáo dục.
Thông thường, sau khi thẩm định thực tế đạt yêu cầu, trong vòng 5-10 ngày làm việc, bạn sẽ nhận được kết quả. Lúc này, trung tâm chính thức được phép tuyển sinh và giảng dạy.
Giải đáp các thắc mắc thường gặp khi thành lập trung tâm ngoại ngữ
Trong quá trình tư vấn cho hàng trăm khách hàng, Hoàng Nam thường xuyên nhận được những câu hỏi sau đây:
Chi phí mở trung tâm ngoại ngữ gồm những khoản nào?
Tổng chi phí thường dao động từ 300 triệu đến vài tỷ đồng tùy quy mô, bao gồm chi phí mặt bằng, setup cơ sở vật chất, lương nhân sự và chi phí pháp lý.
Các khoản chi chính:
- Thuê mặt bằng (cọc + thanh toán trước): 50 – 200 triệu.
- Cải tạo, sửa chữa, PCCC: 100 – 500 triệu.
- Trang thiết bị (bàn ghế, máy chiếu, điều hòa): 100 – 300 triệu.
- Marketing và tuyển sinh ban đầu: 50 – 100 triệu.
- Lệ phí nhà nước và dịch vụ tư vấn (nếu có).
Thời gian cấp giấy phép trung tâm ngoại ngữ mất bao lâu?
Theo quy định là khoảng 20-25 ngày làm việc, nhưng thực tế có thể kéo dài từ 1-2 tháng do quá trình sửa đổi hồ sơ và thẩm định.
Để rút ngắn thời gian, việc chuẩn bị hồ sơ chuẩn ngay từ đầu là cực kỳ quan trọng. Bạn cần nắm rõ điều kiện mở trung tâm ngoại ngữ để không mất thời gian bổ sung giấy tờ nhiều lần.
Thẩm quyền cấp phép thành lập trung tâm ngoại ngữ thuộc về cơ quan nào?
Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo có thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép hoạt động đối với các trung tâm ngoại ngữ tư thục.
Đối với các trung tâm thuộc trường đại học, cao đẳng, thẩm quyền có thể thuộc về Hiệu trưởng trường đó (tùy theo quy chế tổ chức).
Mức phạt khi hoạt động trung tâm ngoại ngữ không có giấy phép là bao nhiêu?
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi tự ý thành lập cơ sở giáo dục và buộc giải thể, trả lại học phí cho người học.
Ngoài ra, việc hoạt động “chui” còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của nhà đầu tư.
Có cần quan tâm đến các dịch vụ hỗ trợ khác không?
Có. Khi vận hành trung tâm, bạn sẽ thấy mình không chỉ dạy học mà còn cung cấp nhiều dịch vụ đi kèm. Việc hiểu rõ dịch vụ hỗ trợ giáo dục là gì sẽ giúp bạn mở rộng danh mục kinh doanh hợp pháp.
Hơn nữa, nhiều trung tâm hiện nay kết hợp đào tạo ngoại ngữ với tư vấn du học. Nếu bạn có ý định này, hãy tìm hiểu thêm tư vấn du học là gì để chuẩn bị các điều kiện pháp lý cần thiết cho mảng dịch vụ đầy tiềm năng này.
Kết luận
Việc thành lập một trung tâm ngoại ngữ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về cả 7 điều kiện mở trung tâm ngoại ngữ và quy trình thủ tục chặt chẽ. Hy vọng rằng với những hướng dẫn chi tiết cập nhật năm 2025 trong bài viết, bạn đã có một lộ trình rõ ràng để xây dựng trung tâm của mình thành công, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đáp ứng nhu cầu học tập của xã hội.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để nhiều người cùng biết. Đừng quên thường xuyên theo dõi chúng tôi để cập nhật những kiến thức mới nhất về giáo dục và đào tạo!
