Việc xin công văn xin xác nhận không nợ thuế là một thủ tục hành chính quan trọng, đóng vai trò như “tấm giấy thông hành” giúp doanh nghiệp và cá nhân chứng minh sự minh bạch tài chính với cơ quan nhà nước và đối tác. Dù mục đích của bạn là giải thể doanh nghiệp, hoàn thiện hồ sơ đấu thầu, vay vốn ngân hàng hay xin visa định cư, việc nắm rõ quy trình là điều kiện tiên quyết để tránh sai sót và chậm trễ.
Tại Hoàng Nam, chúng tôi thường xuyên nhận được câu hỏi về cách thức thực hiện thủ tục này sao cho nhanh gọn nhất. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết 7 bước chuẩn xác, cung cấp mẫu văn bản mới nhất và giải đáp các vướng mắc thường gặp theo quy định hiện hành.
7 Bước thực hiện quy trình xin xác nhận không nợ thuế [Chi tiết nhất]
Cập nhật 13 trường hợp được miễn thuế môn bài 2025 mới nhất. Hướng dẫn chi tiết điều kiện, thủ Read more
Bài viết phân tích chi tiết 7 điểm khác biệt khi so sánh công ty TNHH 2 thành viên và Read more
Hướng dẫn chi tiết cách tính quẻ theo họ tên giúp chủ doanh nghiệp chọn tên công ty hợp phong Read more
Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng quỹ dự phòng tiền lương và 3 điều kiện bắt buộc để được Read more
Quy trình xin xác nhận không nợ thuế bao gồm 7 bước cơ bản: từ rà soát nghĩa vụ thuế, chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo công văn theo mẫu 01/XNNT, lựa chọn hình thức nộp, nộp hồ sơ, theo dõi xử lý và cuối cùng là nhận kết quả.
Để đảm bảo hồ sơ được chấp thuận ngay từ lần đầu tiên, bạn hãy thực hiện tuần tự theo các bước sau:
Bước 1: Rà soát và hoàn thành mọi nghĩa vụ thuế với cơ quan nhà nước
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp buộc phải đảm bảo đã hoàn thành 100% các khoản thuế, tiền phạt và tiền chậm nộp (nếu có).
Đây là bước quan trọng nhất. Nếu hệ thống quản lý thuế vẫn ghi nhận bạn còn nợ dù chỉ 1 đồng, cơ quan thuế sẽ từ chối xác nhận. Để chắc chắn, kế toán viên cần thực hiện tra cứu nợ thuế trên hệ thống Thuế điện tử (Etax) hoặc đối chiếu trực tiếp số liệu với cán bộ quản lý thuế.
Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ đề nghị xác nhận không nợ thuế đầy đủ
Một bộ hồ sơ chuẩn theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 80/2021/TT-BTC bao gồm các giấy tờ sau:
- Văn bản đề nghị xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế (Mẫu số 01/XNNT ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).
- Giấy ủy quyền (trường hợp người đại diện pháp luật không trực tiếp đi nộp).
- Bản sao Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân của người đi nộp hồ sơ.
Bước 3: Soạn thảo công văn xin xác nhận không nợ thuế (Mẫu 01/XNNT)
Bạn cần tải Mẫu số 01/XNNT, điền đầy đủ và chính xác các thông tin: Tên người nộp thuế, Mã số thuế, Địa chỉ, và quan trọng nhất là mục đích xin xác nhận (để giải thể, đấu thầu, hay vay vốn…).
Lưu ý khi soạn thảo:
- Thông tin phải khớp hoàn toàn với Giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Phần “Số liệu nghĩa vụ thuế đề nghị xác nhận”: Cần ghi rõ xác nhận đến thời điểm nào (thường là đến thời điểm nộp đơn).
- Việc soạn thảo công văn xin xác nhận không nợ thuế cần sự tỉ mỉ, vì sai sót nhỏ về số liệu cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.
Bước 4: Lựa chọn hình thức nộp hồ sơ (Trực tiếp và Online)
Hiện nay, người nộp thuế có thể linh hoạt lựa chọn một trong ba phương thức sau:
- Nộp trực tiếp: Tại bộ phận “Một cửa” của cơ quan thuế quản lý.
- Nộp qua đường bưu điện: Gửi thư bảo đảm đến cơ quan thuế.
- Nộp Online (Khuyên dùng): Nộp qua hệ thống Thuế điện tử (Thuedientu.gdt.gov.vn).
Tại Hoàng Nam, chúng tôi khuyến khích khách hàng nộp Online để tiết kiệm thời gian đi lại và dễ dàng theo dõi trạng thái hồ sơ.
Bước 5: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Hồ sơ xin xác nhận không nợ thuế phải được nộp về đúng cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp doanh nghiệp hoặc cá nhân đó (Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế).
Nếu nộp online, bạn cần sử dụng Chữ ký số (Token) để ký điện tử lên tờ khai và gửi đi. Hãy đảm bảo đường truyền internet ổn định và chữ ký số còn hạn sử dụng.
Bước 6: Theo dõi quá trình xử lý và phản hồi của cơ quan thuế
Sau khi nộp, cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát dữ liệu. Thời gian này bạn cần thường xuyên kiểm tra email hoặc trạng thái trên hệ thống Etax.
Nếu có khoản nợ phát sinh chưa nộp, cơ quan thuế sẽ ra thông báo. Lúc này, doanh nghiệp cần nộp ngay số tiền gốc và lãi chậm nộp thuế vào ngân sách nhà nước, sau đó gửi kèm chứng từ nộp tiền để bổ sung hồ sơ.
Bước 7: Nhận kết quả là văn bản xác nhận không nợ thuế
Trong thời hạn quy định (thường là 10 ngày làm việc), nếu hồ sơ hợp lệ và không còn nợ thuế, cơ quan thuế sẽ cấp Thông báo xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế (Mẫu 02/XNNT).
Bạn có thể nhận kết quả qua đường bưu điện, nhận trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc nhận bản điện tử qua hệ thống Etax tùy theo phương thức đăng ký ban đầu.
Công văn xác nhận không nợ thuế là gì và khi nào bạn cần đến nó?
Hiểu rõ bản chất và các trường hợp bắt buộc phải sử dụng văn bản này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch kinh doanh.
Định nghĩa: Văn bản xác nhận không nợ thuế là gì?
Văn bản xác nhận không nợ thuế là văn bản hành chính do cơ quan thuế có thẩm quyền cấp, xác nhận tình trạng thực hiện nghĩa vụ thuế của người nộp thuế (doanh nghiệp hoặc cá nhân) tại một thời điểm nhất định, chứng minh rằng họ không còn nợ tiền thuế, tiền phạt hay tiền chậm nộp.
5 Trường hợp bắt buộc phải có công văn xác nhận không nợ thuế
Theo kinh nghiệm tư vấn của Hoàng Nam, dưới đây là 5 tình huống phổ biến nhất mà khách hàng cần thực hiện thủ tục này:
Hoàn tất thủ tục giải thể doanh nghiệp, chấm dứt hoạt động
Đây là điều kiện tiên quyết. Doanh nghiệp không thể đóng mã số thuế nếu chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính. Việc xin xác nhận không nợ thuế là bước bắt buộc để chứng minh sự “trong sạch” trước khi công ty bị đóng mã số thuế chính thức trên hệ thống quốc gia.
Tạm ngừng kinh doanh theo quy định
Khi gửi thông báo tạm ngừng kinh doanh, cơ quan thuế sẽ rà soát tình trạng thuế. Dù luật không bắt buộc nộp kèm công văn này ngay lập tức, nhưng việc chủ động xác nhận không nợ thuế sẽ giúp hồ sơ tạm ngừng được chấp thuận suôn sẻ, tránh bị cưỡng chế hóa đơn sau này.
Hoàn thiện hồ sơ đấu thầu dự án
Trong các hồ sơ mời thầu (đặc biệt là vốn ngân sách nhà nước), chủ đầu tư luôn yêu cầu nhà thầu cung cấp văn bản xác nhận không nợ thuế để chứng minh năng lực tài chính và uy tín pháp lý.
Vay vốn ngân hàng hoặc thực hiện các giao dịch tài chính lớn
Ngân hàng cần đảm bảo doanh nghiệp vay vốn hoạt động lành mạnh và không có rủi ro bị cưỡng chế thuế, phong tỏa tài khoản.
Xin thôi quốc tịch, định cư nước ngoài (đối với cá nhân)
Cá nhân muốn xin thôi quốc tịch Việt Nam hoặc định cư nước ngoài bắt buộc phải hoàn thành mọi nghĩa vụ thuế (thuế TNCN, thuế phi nông nghiệp…) trước khi xuất cảnh.
Hướng dẫn chi tiết cách nộp hồ sơ xác nhận không nợ thuế
Để giúp bạn hình dung rõ hơn, chúng tôi sẽ đi sâu vào thao tác của hai hình thức nộp phổ biến nhất.
Nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi cục Thuế
Bạn mang 02 bộ hồ sơ (đã chuẩn bị ở Bước 2) đến bộ phận “Một cửa” của cơ quan thuế quản lý. Cán bộ thuế sẽ đóng dấu tiếp nhận, trả lại 01 bản kèm phiếu hẹn ngày trả kết quả.
- Ưu điểm: Được cán bộ hướng dẫn trực tiếp nếu có sai sót nhỏ.
- Nhược điểm: Tốn thời gian đi lại, chờ đợi.
Nộp hồ sơ online qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Etax
Đây là phương thức hiện đại và được khuyến khích.
- Truy cập trang
thuedientu.gdt.gov.vn-> Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp. - Chọn mục “Kê khai thuế” -> “Đăng ký tờ khai” -> Chọn “Văn bản đề nghị xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế (Mẫu 01/XNNT)”.
- Kê khai trực tuyến các thông tin trên mẫu.
- Ký số và nhấn “Nộp tờ khai”.
Lưu ý: Kế toán cần chú ý hạch toán tiền chậm nộp thuế chính xác trong sổ sách kế toán trước khi nộp hồ sơ online để số liệu trên báo cáo tài chính khớp với dữ liệu của cơ quan thuế, tránh trường hợp bị từ chối do lệch số liệu.
Giải đáp các thắc mắc thường gặp (FAQs)
Trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp, Hoàng Nam đã tổng hợp những câu hỏi thường gặp nhất để bạn đọc tham khảo.
Thời gian giải quyết công văn xác nhận không nợ thuế là bao lâu?
Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, thời gian giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Trường hợp cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài nhưng cơ quan thuế sẽ có thông báo bằng văn bản.
Xin xác nhận không nợ thuế ở đâu? Cục Thuế hay Chi cục Thuế?
Bạn nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp người nộp thuế.
- Doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thường thuộc Cục Thuế tỉnh/thành phố.
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh thường thuộc Chi cục Thuế quận/huyện/thị xã.
Cần xin xác nhận không nợ thuế hải quan riêng không?
Có. Nghĩa vụ thuế nội địa và thuế xuất nhập khẩu do hai cơ quan khác nhau quản lý (Cơ quan Thuế và Cơ quan Hải quan). Nếu bạn cần xác nhận để giải thể hoặc đấu thầu liên quan đến xuất nhập khẩu, bạn cần làm thủ tục xin xác nhận không nợ thuế tại cả Tổng cục Hải quan.
Phải làm gì nếu cơ quan thuế từ chối cấp công văn?
Cơ quan thuế sẽ từ chối nếu hệ thống ghi nhận bạn còn nợ thuế. Bạn cần:
- Nhận thông báo từ chối và bảng kê chi tiết số tiền còn nợ.
- Thực hiện nộp đầy đủ tiền thuế và tiền phạt vào ngân sách.
- Làm lại hồ sơ xin xác nhận mới.
Việc tuân thủ đúng quy trình giúp doanh nghiệp tránh bị nghi ngờ có hành vi trốn thuế hoặc chây ỳ nợ thuế, gây ảnh hưởng xấu đến hồ sơ tín dụng và uy tín.
Những lỗi sai cần tránh khi soạn thảo và nộp hồ sơ là gì?
Lỗi phổ biến nhất là số liệu nợ thuế không khớp giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế. Nguyên nhân thường do doanh nghiệp chưa hoàn thành quyết toán thuế doanh nghiệp hoặc chưa cập nhật các khoản phạt chậm nộp mới phát sinh. Ngoài ra, việc chọn sai cơ quan thuế tiếp nhận hoặc điền thiếu thông tin trên mẫu 01/XNNT cũng là lý do khiến hồ sơ bị trả về.
Trong một số trường hợp đặc biệt, nếu doanh nghiệp đang trong kế hoạch thanh tra thuế mà chưa chuẩn bị kịp hồ sơ giải trình, bạn có thể cần tìm hiểu về các lý do xin hoãn kiểm tra thuế hợp lý để có thêm thời gian rà soát lại toàn bộ nghĩa vụ tài chính trước khi xin xác nhận.
Kết luận
Việc xin công văn xác nhận không nợ thuế là một thủ tục hành chính quan trọng, chứng minh sự minh bạch và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Bằng cách làm theo quy trình 7 bước đã nêu và chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ, bạn hoàn toàn có thể chủ động hoàn thành thủ tục một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và công sức, phục vụ tốt nhất cho các mục tiêu kinh doanh của mình.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để giúp đỡ nhiều người hơn. Đừng quên theo dõi Hoàng Nam thường xuyên để cập nhật những kiến thức mới nhất về thuế và quản trị doanh nghiệp!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để có lời khuyên tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
