Bạn có thực sự hiểu rõ sự khác biệt giữa công chứng và chứng thực? Nhầm lẫn giữa hai khái niệm tưởng chừng giống nhau này có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có, gây mất thời gian và tiền bạc. Bài viết này sẽ làm rõ 5 điểm khác biệt mấu chốt, giúp bạn tự tin xác định khi nào cần công chứng, khi nào cần chứng thực để mọi giao dịch, giấy tờ đều được thực hiện chính xác và an toàn.
So sánh nhanh 5 điểm khác biệt mấu chốt giữa Công chứng và Chứng thực
Để giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất, Hoàng Nam đã tổng hợp 5 điểm khác biệt cốt lõi giữa công chứng và chứng thực ngay dưới đây. Việc hiểu rõ công chứng là gì và khác gì so với chứng thực sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch quan trọng của mình.
Hướng dẫn 3 website tra cứu thông tin doanh nghiệp chính xác và miễn phí, giúp bạn kiểm tra đối Read more
Nắm vững 3 phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 45: đường thẳng, số dư Read more
Băn khoăn khi chọn loại hình cho startup? Bài viết này phân tích 7 ưu điểm của công ty cổ Read more
Giải đáp 5 câu hỏi thường gặp về vốn điều lệ là gì khi thành lập doanh nghiệp. Hướng dẫn Read more
Bảng tổng hợp phân biệt Công chứng và Chứng thực
| Tiêu Chí | Công Chứng | Chứng Thực |
|---|---|---|
| Bản Chất | Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của nội dung hợp đồng, giao dịch. | Xác nhận bản sao là đúng với bản chính, hoặc chữ ký là của đúng người yêu cầu. |
| Giá Trị Pháp Lý | Có giá trị chứng cứ. Nội dung văn bản được đảm bảo về mặt pháp lý. | Chỉ có giá trị chứng minh hình thức (bản sao giống bản chính), không đảm bảo nội dung. |
| Cơ Quan Thực Hiện | Tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng). | UBND cấp xã/phường, Phòng Tư pháp cấp huyện, cơ quan đại diện ngoại giao… |
| Trường Hợp Áp Dụng | Hợp đồng, giao dịch phức tạp, có giá trị lớn (mua bán nhà, di chúc, thế chấp…). | Sao y giấy tờ cá nhân (CMND/CCCD, bằng cấp, giấy khai sinh…). |
| Thủ Tục & Chi Phí | Phức tạp, đòi hỏi sự có mặt của các bên, chi phí tính theo % giá trị tài sản. | Đơn giản, nhanh chóng, chi phí thấp và cố định theo từng trang. |
Điểm khác biệt #1: Về bản chất và định nghĩa pháp lý
Điểm khác biệt đầu tiên và cũng là quan trọng nhất nằm ở chính bản chất của hai hoạt động này. Một bên đảm bảo về nội dung, một bên chỉ xác nhận về hình thức.
Công chứng là gì? Là việc Công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch.
Công chứng là việc Công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản. Theo Luật Công chứng 2014, Công chứng viên sẽ chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của giao dịch đó, đảm bảo ý chí tự nguyện của các bên tham gia.
- Trọng tâm: Nội dung của giao dịch.
- Người thực hiện: Công chứng viên.
- Mục đích: Đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên, ngăn ngừa tranh chấp.
Chứng thực là gì? Là việc cơ quan nhà nước xác nhận bản sao đúng với bản chính, hoặc chữ ký là của người yêu cầu.
Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Hoạt động này được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Có hai hình thức chứng thực phổ biến là chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký. Cơ quan chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, mà chỉ xác nhận bản sao đã được sao y đúng từ bản gốc.
- Trọng tâm: Hình thức của giấy tờ (bản sao giống bản chính, chữ ký là của đúng người).
- Người thực hiện: Người có thẩm quyền tại UBND, Phòng Tư pháp…
- Mục đích: Tạo ra các bản sao có giá trị pháp lý để sử dụng trong các giao dịch khác.
“Sao y” và “Photo công chứng” có phải là một?
Đúng vậy, “sao y” hay “photo công chứng” là những cách gọi thông thường của người dân để chỉ thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Về mặt pháp lý, thuật ngữ chính xác là “chứng thực”. Do đó, khi bạn cần sao chép giấy tờ như bằng đại học, giấy khai sinh… thủ tục bạn cần làm là “chứng thực”, không phải “công chứng”.
Điểm khác biệt #2: Về giá trị pháp lý của văn bản
Từ bản chất khác nhau dẫn đến giá trị pháp lý của văn bản công chứng và văn bản chứng thực cũng hoàn toàn khác biệt. Đây là yếu tố quyết định bạn nên chọn thủ tục nào.
Văn bản công chứng: Đảm bảo nội dung giao dịch là hợp pháp, có giá trị chứng cứ.
Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ. Những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ khi bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Điều này có nghĩa là khi một hợp đồng mua bán nhà đất đã được công chứng, nó mặc nhiên được công nhận về mặt pháp lý, bảo vệ quyền lợi của các bên khi có tranh chấp xảy ra.
Văn bản chứng thực: Chỉ xác nhận hình thức bản sao giống bản chính, không có giá trị về nội dung.
Bản sao chứng thực chỉ có giá trị sử dụng thay cho bản chính để đối chiếu trong các giao dịch. Ví dụ, bạn nộp bản sao chứng thực Căn cước công dân khi xin việc, công ty sẽ hiểu rằng bản sao này giống hệt bản chính mà bạn đang giữ. Tuy nhiên, việc chứng thực không khẳng định Căn cước công dân đó là thật hay giả.
Điểm khác biệt #3: Về cơ quan có thẩm quyền thực hiện
Một câu hỏi rất phổ biến là “Công chứng ở đâu?” và “Chứng thực ở đâu?”. Việc xác định đúng nơi thực hiện sẽ giúp bạn tránh đi lại nhiều lần.
Công chứng ở đâu? Tại các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng và Văn phòng Công chứng).
Công chứng chỉ được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm:
- Phòng Công chứng: Là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp.
- Văn phòng Công chứng: Do một hoặc nhiều công chứng viên thành lập, hoạt động theo mô hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh. Bạn có thể lựa chọn bất kỳ văn phòng công chứng tư nào để thực hiện thủ tục.
Vậy “Phường có công chứng không?”. Câu trả lời là KHÔNG. UBND cấp xã/phường không có chức năng công chứng.
Chứng thực ở đâu? Tại UBND cấp xã/phường, Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác.
Thủ tục chứng thực có thể được thực hiện tại nhiều cơ quan hơn, tùy thuộc vào loại giấy tờ:
- UBND cấp xã/phường: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
- Phòng Tư pháp cấp huyện: Có thẩm quyền tương tự UBND cấp xã và chứng thực các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp.
- Cơ quan đại diện ngoại giao: Chứng thực giấy tờ cho người Việt Nam ở nước ngoài.
Điểm khác biệt #4: Về đối tượng và các trường hợp áp dụng
Hiểu rõ khi nào cần công chứng, khi nào cần chứng thực sẽ giúp bạn chuẩn bị đúng loại giấy tờ cho mục đích của mình.
Khi nào cần Công chứng? Đối với các hợp đồng, giao dịch phức tạp theo quy định của pháp luật như mua bán nhà đất, di chúc, hợp đồng thế chấp.
Công chứng thường áp dụng cho các hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng để đảm bảo tính an toàn và minh bạch. Đây thường là những giao dịch có giá trị lớn và tính chất phức tạp.
- Ví dụ điển hình: Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho bất động sản; di chúc; hợp đồng thế chấp tài sản; văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế. Việc tìm hiểu các loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng là rất quan trọng để tránh giao dịch bị vô hiệu.
- Trong hoạt động kinh doanh, nhiều giao dịch quan trọng cũng cần công chứng để đảm bảo tính pháp lý, bên cạnh việc sử dụng các dịch vụ chuyên nghiệp khác như công ty kiểm toán để xác thực báo cáo tài chính hay dịch vụ báo cáo thuế để tuân thủ quy định.
Khi nào cần Chứng thực? Khi cần sao y các giấy tờ, tài liệu có sẵn như bằng cấp, chứng minh nhân dân, giấy khai sinh.
Chứng thực (sao y) được sử dụng khi bạn cần nộp bản sao của một giấy tờ gốc cho một cơ quan, tổ chức nào đó. Mục đích là để chứng minh bạn có bản gốc của giấy tờ đó.
- Ví dụ điển hình: Nộp hồ sơ xin việc (bằng cấp, CCCD), làm thủ tục hành chính (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu), hoàn thiện hồ sơ du học, vay vốn ngân hàng…
- Các giấy tờ này sau khi chứng thực cũng có thể được sử dụng để hoàn tất các thủ tục quan trọng khác, ví dụ như làm hồ sơ hưởng dịch vụ bảo hiểm xã hội.
Điểm khác biệt #5: Về thủ tục và chi phí thực hiện
Sự khác biệt về quy trình và chi phí cũng là một yếu tố lớn mà bạn cần cân nhắc.
Thủ tục công chứng: Yêu cầu hồ sơ phức tạp, cần có sự tham gia của các bên và tuân theo quy trình chặt chẽ của Luật Công chứng 2014.
Quy trình công chứng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ (giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng ký kết hôn…). Công chứng viên phải kiểm tra năng lực hành vi dân sự của các bên, đảm bảo họ hoàn toàn tự nguyện và hiểu rõ nội dung hợp đồng. Tất cả các bên phải có mặt và ký tên trước mặt Công chứng viên.
Thủ tục chứng thực: Đơn giản hơn, người yêu cầu chỉ cần mang bản chính và bản sao để đối chiếu.
Thủ tục chứng thực nhanh gọn hơn rất nhiều. Bạn chỉ cần mang bản chính và bản sao (hoặc chỉ bản chính để cơ quan chứng thực photo) đến cơ quan có thẩm quyền. Cán bộ tư pháp sẽ đối chiếu, xác nhận bản sao đúng với bản chính và đóng dấu.
So sánh chi phí công chứng và chứng thực
Chi phí là một trong những khác biệt rõ rệt nhất:
- Phí công chứng: Thường được tính theo tỷ lệ phần trăm (%) trên giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch. Mức phí này được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật. Ví dụ, công chứng hợp đồng mua bán nhà 1 tỷ đồng sẽ có mức phí khác với nhà 5 tỷ đồng.
- Phí chứng thực: Thường có mức phí cố định và rất thấp, tính trên mỗi trang giấy tờ. Ví dụ, phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2.000 đồng/trang. Do đó, phí công chứng cmnd (thực chất là phí chứng thực) rất rẻ.
- Trong một số trường hợp đặc biệt, nếu giấy tờ của bạn bằng tiếng nước ngoài, bạn có thể cần đến các văn phòng dịch thuật công chứng để dịch thuật trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo, và chi phí sẽ bao gồm cả phí dịch thuật.
Tóm lại, việc phân biệt rõ ràng công chứng và chứng thực là vô cùng quan trọng. Công chứng đảm bảo tính pháp lý và sự an toàn cho các giao dịch quan trọng, trong khi chứng thực chủ yếu phục vụ cho việc sao chép giấy tờ. Hiểu đúng 5 điểm khác biệt trên sẽ giúp bạn lựa chọn đúng thủ tục, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình và tránh những rủi ro không đáng có.
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ để bạn bè và người thân cùng nắm rõ những kiến thức pháp lý quan trọng. Đừng quên theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin pháp luật cần thiết khác!
Lưu ý: Các thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
