Thành lập công ty xuất nhập khẩu là đăng ký doanh nghiệp với ngành nghề phù hợp để mua bán hàng hóa quốc tế, sau đó đáp ứng thêm giấy phép chuyên ngành, hải quan, thuế và chứng từ theo từng mặt hàng cụ thể. Bài viết này giúp bạn xác định đúng thứ tự cần làm, từ mã ngành đến lô hàng đầu tiên.
Điều kiện cần hiểu đúng trước khi mở công ty xuất nhập khẩu
Muốn kinh doanh xuất nhập khẩu hợp pháp, bạn cần một doanh nghiệp đã đăng ký đúng quy định, sau đó mới triển khai mua bán hàng hóa qua biên giới. Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật số 59/2020/QH14, hiệu lực từ 01/01/2021) là nền tảng pháp lý cho việc thành lập, tổ chức quản lý và hoạt động của doanh nghiệp.
Kinh doanh cây cảnh cần bao nhiêu vốn phụ thuộc chủ yếu vào mô hình bạn chọn, nên không có Read more
Khám phá 5 bước thiết kế logo phong thủy giúp thu hút tài lộc và vượng khí. Hướng dẫn chọn Read more
Hướng dẫn chi tiết 4 loại giấy phép bắt buộc khi đăng ký kinh doanh ngành ăn uống. Hiểu rõ Read more
Hướng dẫn chi tiết 5 giấy tờ cần thiết trong hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu theo quy Read more
Điểm dễ hiểu sai là “xuất nhập khẩu” không phải lúc nào cũng là một giấy phép riêng cần xin trước khi thành lập. Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP về quản lý ngoại thương, thương nhân Việt Nam không là tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài được kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu không phụ thuộc vào ngành, nghề đăng ký kinh doanh, trừ hàng cấm, hàng tạm ngừng và hàng thuộc diện phải có giấy phép hoặc điều kiện riêng.
Vì vậy, khi chuẩn bị mở công ty, bạn cần tách rõ 3 lớp điều kiện sau:
- Điều kiện thành lập doanh nghiệp: tên công ty, trụ sở, người đại diện, loại hình, vốn điều lệ, hồ sơ đăng ký.
- Điều kiện ngành nghề kinh doanh: chọn mã ngành theo nhóm hàng hóa hoặc dịch vụ dự kiến kinh doanh.
- Điều kiện hàng hóa xuất nhập khẩu: giấy phép, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, công bố sản phẩm, nhãn hàng hóa, mã HS, thuế và chứng từ hải quan.
Nếu chỉ đăng ký công ty mà chưa rà soát điều kiện hàng hóa, doanh nghiệp vẫn có thể bị vướng ngay ở lô hàng đầu tiên, nhất là nhóm thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, hóa chất, đồ chơi trẻ em, hàng đã qua sử dụng hoặc hàng thuộc quản lý chuyên ngành.
Chọn mã ngành thế nào để không phải bổ sung sớm
Không nên chỉ tìm một mã ngành tên “xuất nhập khẩu”, mà cần chọn mã ngành theo đúng hoạt động mua bán, phân phối, dịch vụ và nhóm hàng dự kiến. Quyết định 27/2018/QĐ-TTg quy định Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, dùng thống nhất trong hoạt động thống kê và là căn cứ để doanh nghiệp lựa chọn ngành nghề khi đăng ký.
Một cách làm thực tế là xác định trước bạn sẽ bán buôn, bán lẻ, sản xuất, đại lý, logistics hay cung cấp dịch vụ hỗ trợ. Hoàng Nam đã có hướng dẫn riêng về cách tra cứu mã ngành nghề kinh doanh để giảm rủi ro chọn sai mã hoặc phải bổ sung sớm.
| Tình huống kinh doanh | Nhóm mã ngành thường cần xem xét | Lưu ý |
|---|---|---|
| Nhập hàng về bán buôn nhiều nhóm sản phẩm | Bán buôn tổng hợp hoặc bán buôn chuyên doanh | Nên chi tiết hóa nhóm hàng nếu mặt hàng có điều kiện |
| Nhập hàng về bán lẻ tại cửa hàng | Bán lẻ theo nhóm sản phẩm | Có thể cần thêm giấy phép con theo mặt hàng |
| Bán hàng nhập khẩu online | Bán lẻ theo hình thức đặt hàng qua bưu điện hoặc internet | Cần lưu ý hóa đơn, nhãn hàng hóa, thuế và sàn thương mại điện tử nếu có |
| Xuất khẩu hàng tự sản xuất | Mã ngành sản xuất tương ứng và mã bán buôn nếu có thương mại | Cần chuẩn bị chứng từ xuất xứ, tiêu chuẩn chất lượng |
| Làm dịch vụ logistics, khai thuê hải quan, giao nhận | Nhóm dịch vụ hỗ trợ vận tải, logistics, đại lý | Không nên nhầm với công ty mua bán hàng hóa |
Nếu doanh nghiệp đã hoạt động rồi mới phát sinh nhu cầu xuất hoặc nhập hàng, việc bổ sung ngành nghề nên làm trước để hồ sơ thương mại, hóa đơn và ngành nghề thể hiện đúng mô hình. Bạn có thể đọc thêm hướng dẫn về bổ sung ngành nghề xuất nhập khẩu nếu công ty đã có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng chưa cập nhật ngành phù hợp.
Hồ sơ thành lập công ty xuất nhập khẩu gồm những gì
Bộ hồ sơ thành lập công ty xuất nhập khẩu chính là bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo loại hình công ty bạn chọn. Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (hiệu lực từ 04/01/2021) là văn bản nền cho hồ sơ, trình tự và thủ tục đăng ký.
Thông thường, hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo loại hình công ty.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc danh sách cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân góp vốn, người đại diện theo pháp luật.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức góp vốn, nếu có thành viên hoặc cổ đông là tổ chức.
- Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ, nếu không tự nộp.
- Thông tin ngành nghề, vốn điều lệ, trụ sở, số điện thoại, email và phương án người đại diện theo pháp luật.
Trước khi nộp, nên kiểm tra kỹ 5 điểm dễ bị trả hồ sơ:
- Tên công ty có trùng hoặc gây nhầm lẫn không.
- Địa chỉ trụ sở có rõ ràng và hợp pháp không.
- Người đại diện có thông tin giấy tờ tùy thân khớp không.
- Ngành nghề có đúng cấp mã và đúng mô tả không.
- Điều lệ có thống nhất với danh sách thành viên, vốn góp và quyền quản lý không.
Quy trình thực hiện từ đăng ký doanh nghiệp đến lô hàng đầu tiên
Quy trình cần đi theo thứ tự từ pháp nhân đến vận hành, không nên nhập hàng trước rồi mới xử lý giấy tờ sau. Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có hướng dẫn sử dụng dịch vụ công qua mạng, trong đó người dùng cần đăng nhập hệ thống, chuẩn bị công cụ ký xác thực và thực hiện các bước đăng ký qua mạng.
Quy trình gợi ý gồm 7 bước:
- Xác định mô hình kinh doanh: nhập khẩu để bán buôn, bán lẻ, phân phối độc quyền, sản xuất xuất khẩu hay dịch vụ logistics.
- Chọn loại hình doanh nghiệp: công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần.
- Chọn mã ngành theo hàng hóa và hoạt động thực tế.
- Soạn và nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
- Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công bố thông tin và hoàn thiện các thủ tục ban đầu về thuế, hóa đơn, chữ ký số, tài khoản ngân hàng nếu cần.
- Rà soát điều kiện mặt hàng trước khi ký hợp đồng ngoại thương.
- Chuẩn bị hồ sơ hải quan, chứng từ mua bán, vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, C/O nếu có và giấy phép chuyên ngành nếu mặt hàng yêu cầu.
Với hàng hóa thông thường không thuộc diện giấy phép hoặc điều kiện riêng, trọng tâm sau thành lập là thủ tục hải quan, mã HS, trị giá tính thuế, thuế nhập khẩu, thuế GTGT, nhãn hàng hóa và lưu chứng từ. Tổng cục Hải quan có công cụ tra cứu biểu thuế và mã HS cho hàng nhập khẩu, đây là điểm nên kiểm tra trước khi chốt giá vốn và hợp đồng.
Vốn, chi phí và loại hình công ty nên chọn ra sao
Vốn điều lệ nên phản ánh quy mô chịu trách nhiệm, kế hoạch nhập hàng và độ tin cậy với đối tác, không nên kê quá thấp chỉ để “cho nhẹ hồ sơ”. Luật Doanh nghiệp không yêu cầu chứng minh vốn điều lệ khi đăng ký, nhưng quy định thời hạn góp đủ vốn là 90 ngày.
Khi chọn vốn, bạn nên tính tối thiểu các nhóm chi phí sau:
- Vốn nhập hàng hoặc đặt cọc đơn hàng.
- Thuế nhập khẩu, thuế GTGT ở khâu nhập khẩu và các khoản phí liên quan.
- Chi phí vận chuyển quốc tế, bảo hiểm, lưu kho, lưu bãi.
- Chi phí kiểm nghiệm, kiểm dịch, công bố hoặc giấy phép chuyên ngành nếu có.
- Chi phí vận hành trong 3 đến 6 tháng đầu.
- Dự phòng rủi ro tỷ giá, chậm thông quan, sai chứng từ hoặc hàng bị kiểm tra thực tế.
Nếu còn phân vân giữa vốn điều lệ và vốn thực có thể sử dụng, bài viết của Hoàng Nam về vốn điều lệ khi thành lập doanh nghiệp sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn trước khi điền con số vào hồ sơ.
Về loại hình, công ty TNHH một thành viên phù hợp khi một cá nhân hoặc một tổ chức muốn kiểm soát gọn. Công ty TNHH hai thành viên trở lên phù hợp khi có nhóm góp vốn nhỏ, cần cơ chế quản lý chặt. Công ty cổ phần phù hợp hơn khi có kế hoạch gọi vốn, thêm cổ đông hoặc mở rộng quy mô phân phối.
Sai sót thường gặp khiến hồ sơ hoặc lô hàng bị vướng
Sai sót lớn nhất là chỉ tập trung vào giấy phép thành lập mà quên điều kiện mặt hàng. Một công ty có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp vẫn có thể chưa đủ điều kiện nhập một loại hàng cụ thể nếu hàng đó thuộc diện kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy, giấy phép nhập khẩu hoặc quản lý chuyên ngành.
Các lỗi thường gặp gồm:
- Đăng ký mã ngành quá chung, không phản ánh đúng hàng hóa kinh doanh.
- Không kiểm tra hàng cấm, hàng tạm ngừng, hàng phải xin giấy phép trước khi ký hợp đồng.
- Áp sai mã HS, dẫn đến sai thuế suất hoặc sai chính sách mặt hàng.
- Thiếu C/O nên không được hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại.
- Chứng từ lệch thông tin giữa invoice, packing list, vận đơn và hợp đồng.
- Không phân biệt hàng mậu dịch và phi mậu dịch khi nhập hàng mẫu, quà biếu, hàng thử nghiệm. Hoàng Nam có bài giải thích riêng về hàng mậu dịch và phi mậu dịch để doanh nghiệp tránh nhầm mục đích nhập khẩu.
- Với mặt hàng đặc thù như thực phẩm, mỹ phẩm, hoa quả, thiết bị, đồ chơi, không kiểm tra trước yêu cầu kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc công bố sản phẩm. Ví dụ, khi kinh doanh nhóm trái cây nhập khẩu, doanh nghiệp nên rà soát trước mã HS, thuế và thủ tục nhập khẩu hoa quả để không bị động khi hàng về cảng.
Một nguyên tắc an toàn là không ký hợp đồng ngoại thương chỉ dựa trên báo giá của nhà cung cấp. Trước khi đặt cọc, hãy kiểm tra tối thiểu 4 thứ: mã HS dự kiến, chính sách mặt hàng, bộ chứng từ người bán có thể cung cấp và tổng chi phí sau thuế.
FAQ về thành lập công ty xuất nhập khẩu
Thành lập công ty xuất nhập khẩu có cần vốn pháp định không?
Thông thường, hoạt động thương mại xuất nhập khẩu không có một mức vốn pháp định chung cho mọi công ty. Tuy nhiên, nếu hàng hóa hoặc ngành nghề cụ thể thuộc lĩnh vực có điều kiện, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện riêng của lĩnh vực đó. Vì vậy, câu hỏi đúng không chỉ là “cần bao nhiêu vốn”, mà là “mặt hàng của mình có điều kiện vốn hoặc giấy phép chuyên ngành không”.
Có cần xin giấy phép xuất nhập khẩu ngay khi thành lập không?
Không phải mọi công ty đều cần xin giấy phép xuất nhập khẩu ngay khi thành lập. Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP, với hàng hóa không thuộc diện giấy phép, điều kiện hoặc cấm, thương nhân thực hiện thủ tục tại cơ quan hải quan khi xuất hoặc nhập. Nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, giấy phép hoặc điều kiện phải được xử lý trước hoặc trong quy trình nhập xuất theo quy định của mặt hàng đó.
Có nên đăng ký mã ngành 4690 cho công ty xuất nhập khẩu không?
Mã 4690 có thể phù hợp nếu doanh nghiệp bán buôn tổng hợp nhiều loại hàng hóa, nhưng không nên dùng như giải pháp duy nhất cho mọi trường hợp. Nếu bạn kinh doanh một nhóm hàng chuyên biệt như mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị điện tử, máy móc hoặc vật liệu xây dựng, nên xem xét mã bán buôn hoặc bán lẻ chuyên doanh tương ứng.
Sau khi có giấy phép kinh doanh, khi nào công ty được nhập hàng?
Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty đã có pháp nhân để ký hợp đồng và thực hiện hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trước lô hàng đầu tiên, doanh nghiệp cần hoàn tất các việc vận hành như chữ ký số, hóa đơn, tài khoản giao dịch nếu cần, kiểm tra chính sách mặt hàng, chuẩn bị chứng từ và thực hiện thủ tục hải quan.
Hoàng Nam hỗ trợ phần nào trong quá trình này?
Hoàng Nam có thể hỗ trợ theo hướng tư vấn và xử lý thủ tục doanh nghiệp như lựa chọn loại hình, soạn hồ sơ, rà soát mã ngành, đăng ký thành lập và tư vấn các việc cần chuẩn bị sau khi có giấy chứng nhận. Với các mặt hàng có điều kiện chuyên ngành, doanh nghiệp nên rà soát riêng từng mặt hàng trước khi ký hợp đồng nhập hoặc xuất khẩu.
Nếu bạn đang ở giai đoạn chuẩn bị, việc cần làm trước tiên không phải là chọn một cái tên thật hay, mà là khóa rõ mô hình kinh doanh, nhóm hàng, mã ngành và điều kiện nhập xuất của mặt hàng. Khi 4 điểm này rõ, hồ sơ thành lập công ty xuất nhập khẩu sẽ gọn hơn, vốn đăng ký hợp lý hơn và lô hàng đầu tiên ít rủi ro bị ách ở khâu chứng từ, thuế hoặc giấy phép chuyên ngành.
