7 Bước Làm Báo Cáo Thuế Là Gì Cho Doanh Nghiệp Mới [Tránh Phạt]

Báo cáo thuế là gì mà mọi doanh nghiệp mới thành lập đều phải đối mặt? Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là yếu tố sống còn quyết định sự phát triển bền vững của công ty, là “bài kiểm tra” đầu tiên về sự chuyên nghiệp và minh bạch tài chính. Bài viết này sẽ cung cấp quy trình 7 bước làm báo cáo thuế chuẩn xác, giúp chủ doanh nghiệp SME tự tin xử lý, tránh các khoản phạt không đáng có ngay từ những ngày đầu hoạt động.

Báo cáo thuế là gì? Tại sao là “bài kiểm tra” đầu tiên của doanh nghiệp mới?

Báo cáo thuế là hoạt động kê khai các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để nộp cho cơ quan thuế. Đây là cơ sở để cơ quan quản lý xác định số thuế mà doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách nhà nước, đảm bảo sự tuân thủ pháp luật.

Hướng Dẫn 4 Mã Ngành Nghề Kinh Doanh Bất Động Sản [Cập Nhật Vốn Pháp Định]

Hướng dẫn chi tiết mã ngành nghề kinh doanh bất động sản 6810 và 6820. Cập nhật quy định mới Read more

9 Thủ Tục Thay Đổi Giám Đốc Công Ty TNHH [Tránh Sai Sót & Phạt]

Hướng dẫn chi tiết 9 bước thủ tục thay đổi giám đốc công ty TNHH chuẩn Luật Doanh nghiệp 2020. Read more

4 Điều Kiện Bắt Buộc Để Doanh Nghiệp Được Hoàn Thuế GTGT

Doanh nghiệp của bạn có đủ điều kiện hoàn thuế GTGT không? Bài viết này giải thích chi tiết 4 Read more

5 Khoản Mục Cấu Thành Vốn Chủ Sở Hữu Trên Báo Cáo Tài Chính

Vốn chủ sở hữu là gì? Bài viết này sẽ phân tích chi tiết 5 khoản mục cấu thành vốn Read more

Định nghĩa báo cáo thuế bạn cần nắm

Hiểu một cách đơn giản, báo cáo thuế là việc doanh nghiệp tổng hợp, trình bày thông tin về các nghĩa vụ thuế (như thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN) thông qua các tờ khai thuế theo mẫu quy định. Hoạt động này phải được thực hiện định kỳ theo tháng hoặc quý và quyết toán theo năm. Để hiểu sâu hơn về bản chất của việc này, bạn có thể xem thêm bài viết chi tiết giải thích báo cáo thuế là gì.

Công việc này không chỉ đơn thuần là điền số liệu vào tờ khai. Nó đòi hỏi sự chính xác trong việc hạch toán doanh thu, chi phí, và lợi nhuận, đồng thời phải tuân thủ chặt chẽ các quy định trong Luật Quản lý Thuế, các Nghị định và Thông tư hướng dẫn như Nghị định 126 và Thông tư 80. Nếu bạn còn băn khoăn về khái niệm, việc tìm hiểu kê khai thuế là gì sẽ là bước khởi đầu quan trọng.

Tầm quan trọng của việc báo cáo thuế đúng hạn và chính xác đối với doanh nghiệp mới thành lập

Đối với một doanh nghiệp mới, việc nộp báo cáo thuế đúng hạn và chính xác mang ý nghĩa cực kỳ quan trọng, không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là:

• Nền tảng của sự minh bạch tài chính: Một hệ thống báo cáo thuế rõ ràng giúp chủ doanh nghiệp SME nắm bắt “sức khỏe” tài chính, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược.
• Tránh các khoản phạt chậm nộp không đáng có: Cơ quan thuế có những quy định rất nghiêm ngặt về thời hạn nộp báo cáo thuế. Bất kỳ sự chậm trễ nào, dù chỉ một ngày, cũng có thể dẫn đến các khoản phạt hành chính, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp.
• Xây dựng uy tín với cơ quan thuế và đối tác: Doanh nghiệp luôn hoàn thành tốt nghĩa vụ thuế sẽ được đánh giá cao về sự chuyên nghiệp, tạo dựng lòng tin với cơ quan quản lý, ngân hàng, và các đối tác kinh doanh.
• Cơ sở để thực hiện quyết toán thuế và báo cáo tài chính cuối năm: Số liệu trên các báo cáo thuế hàng kỳ là dữ liệu đầu vào quan trọng để lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế TNDN vào cuối năm tài chính.

Doanh nghiệp mới thành lập cần nộp những loại báo cáo thuế nào? [Cập nhật 2026]

Một trong những câu hỏi lớn nhất của các chủ doanh nghiệp là “báo cáo thuế gồm những gì?”. Dưới đây là các loại báo cáo thuế phải nộp phổ biến nhất mà mọi doanh nghiệp mới cần nắm rõ.

Báo cáo thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Đây là loại thuế gián thu, tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng.

• Tờ khai áp dụng: Mẫu 01/GTGT.
• Kỳ kê khai: Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp mới thành lập sẽ thực hiện kê khai thuế GTGT theo quý. Sau khi hoạt động đủ 12 tháng, cơ quan thuế sẽ dựa vào doanh thu của năm trước liền kề để xác định kỳ kê khai cho năm tiếp theo (tháng hoặc quý). Ngay cả khi là công ty chưa có doanh thu, bạn vẫn bắt buộc phải nộp tờ khai trắng.
• Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Ví dụ: hạn chót nộp tờ khai quý 1 là ngày 30/04.

Báo cáo thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Đây là loại thuế khấu trừ từ tiền lương, tiền công của người lao động trước khi chi trả. Doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai và nộp thay cho người lao động.

• Tờ khai áp dụng: Mẫu 05/KK-TNCN.
• Kỳ kê khai: Kê khai theo tháng hoặc quý, phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có phát sinh số thuế TNCN khấu trừ trong tháng đó hay không và tổng số thuế khấu trừ là bao nhiêu. Tuy nhiên, để đồng bộ và đơn giản hóa, nhiều doanh nghiệp mới lựa chọn nộp báo cáo thuế theo quý.
• Thời hạn nộp: Tương tự thuế GTGT, nếu kê khai theo quý, hạn chót là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau.

Báo cáo thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Đây là loại thuế trực thu, đánh vào lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp sau khi đã trừ đi các chi phí hợp lệ.

• Kê khai: Doanh nghiệp không cần nộp tờ khai thuế TNDN hàng quý. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ tự tạm tính số tiền thuế TNDN phải nộp hàng quý dựa trên kết quả kinh doanh và nộp tiền vào ngân sách nhà nước nếu có phát sinh.
• Quyết toán thuế: Vào cuối năm tài chính, doanh nghiệp sẽ thực hiện quyết toán thuế TNDN một lần duy nhất.
• Thời hạn nộp tiền tạm tính: Chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.

Tờ khai Lệ phí môn bài

Lệ phí môn bài là một khoản thu ngân sách nhà nước mà doanh nghiệp phải nộp hàng năm dựa trên vốn điều lệ đăng ký.

• Kê khai: Doanh nghiệp mới thành lập chỉ cần nộp tờ khai lệ phí môn bài một lần duy nhất khi mới ra hoạt động.
• Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau năm thành lập. Tuy nhiên, theo quy định miễn lệ phí môn bài cho năm đầu thành lập, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai nhưng chưa cần nộp tiền.

Hướng dẫn 7 bước làm báo cáo thuế cho doanh nghiệp mới [Tránh Phạt]

Dưới đây là quy trình lập báo cáo thuế chi tiết, một cẩm nang không thể thiếu cho kế toán thuế và chủ doanh nghiệp SME.

Bước 1: Tập hợp và Sàng lọc Hóa đơn, Chứng từ hợp lệ

Đây là bước nền tảng quyết định tính chính xác của toàn bộ quy trình.

• Tập hợp: Thu thập toàn bộ hóa đơn đầu vào (chi phí) và hóa đơn đầu ra (doanh thu) phát sinh trong kỳ tính thuế. Lưu ý đặc biệt đến hóa đơn điện tử.
• Kiểm tra tính hợp lệ: Hóa đơn phải đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty; ghi đầy đủ nội dung, chữ ký số của bên bán.
• Phân loại: Sắp xếp chứng từ theo từng loại thuế (GTGT, TNCN), theo thứ tự thời gian để dễ dàng hạch toán.

Bước 2: Hạch toán và Lập tờ khai trên Phần mềm HTKK

Phần mềm Hỗ trợ Kê khai (HTKK) của Tổng cục Thuế là công cụ bắt buộc.

• Hạch toán: Dựa vào chứng từ đã sàng lọc, kế toán viên tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán.
• Lập tờ khai: Mở phần mềm HTKK, chọn đúng loại tờ khai (ví dụ: 01/GTGT, 05/KK-TNCN) và kỳ kê khai tương ứng. Nhập các số liệu tổng hợp từ bảng kê mua vào, bán ra đã hạch toán. Đây là giai đoạn cốt lõi của việc làm báo cáo thuế trên phần mềm HTKK.

Bước 3: Kiểm tra chéo và Đối chiếu số liệu

Sai một ly, đi một dặm. Bước này giúp đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trước khi nộp.

• Đối chiếu nội bộ: So sánh số liệu trên tờ khai thuế vừa lập với sổ sách kế toán (sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản liên quan).
• Kiểm tra logic: Rà soát các chỉ tiêu trên tờ khai, đảm bảo không có mâu thuẫn. Ví dụ: Doanh thu trên tờ khai GTGT phải khớp với doanh thu ghi nhận trên sổ sách.

Bước 4: Kết xuất Tờ khai ra định dạng XML

Phần mềm HTKK và Cổng Thuế điện tử yêu cầu định dạng file cụ thể để nộp báo cáo.

• Sau khi chắc chắn số liệu đã chính xác, bạn sử dụng chức năng “Kết xuất XML” trong phần mềm HTKK.
• Lưu file XML vào một thư mục dễ nhớ trên máy tính để chuẩn bị cho bước tiếp theo.

Bước 5: Nộp báo cáo thuế điện tử qua Cổng Thuế (eTax)

Việc nộp báo cáo thuế điện tử giúp tiết kiệm thời gian và minh bạch hóa quy trình.

• Đăng nhập: Truy cập trang web thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản của doanh nghiệp (sử dụng chữ ký số).
• Nộp tờ khai: Chọn mục “Khai thuế”, sau đó “Nộp tờ khai XML” và tải lên file đã kết xuất ở Bước 4.
• Ký và nộp: Cắm USB Token (chữ ký số) vào máy tính, nhập mã PIN và hoàn tất quá trình nộp tờ khai thuế. Hệ thống sẽ trả về thông báo xác nhận đã nộp thành công.

Bước 6: Nộp tiền thuế (nếu phát sinh)

Nếu sau khi kê khai, doanh nghiệp phát sinh số thuế phải nộp (GTGT, TNCN, hoặc TNDN tạm tính), bạn cần thực hiện nghĩa vụ này đúng hạn.

• Lập giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước trực tiếp trên cổng eTax.
• Xác nhận thanh toán bằng chữ ký số. Tiền sẽ được tự động trích từ tài khoản ngân hàng đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 7: Lưu trữ Báo cáo và Chứng từ theo quy định

Hoàn thành việc nộp báo cáo không phải là kết thúc.

• Lưu trữ điện tử: Lưu lại các file tờ khai XML đã nộp thành công và thông báo xác nhận của cơ quan thuế.
• Lưu trữ vật lý: In tờ khai đã nộp và kẹp cùng với các hóa đơn, chứng từ gốc liên quan của kỳ báo cáo đó. Theo Luật Kế toán, thời gian lưu trữ chứng từ tối thiểu là 10 năm.

Những sai lầm phổ biến khiến doanh nghiệp mới bị phạt và giải pháp tối ưu

Hiểu rõ các cạm bẫy là cách tốt nhất để né tránh chúng. Tại Hoàng Nam, chúng tôi đã tổng hợp những lỗi sai mà các doanh nghiệp mới thường xuyên mắc phải.

Các lỗi thường gặp: Kê khai sai, nộp chậm, bỏ sót hóa đơn

• Kê khai sai chỉ tiêu: Nhầm lẫn giữa hàng hóa không chịu thuế và thuế suất 0%, sai sót trong việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Nộp chậm tờ khai: Đây là lỗi phổ biến nhất, thường do quên hoặc không nắm rõ thời hạn nộp báo cáo thuế. Mức phạt cho lỗi này có thể lên đến vài chục triệu đồng.
• Bỏ sót hóa đơn: Không kê khai đủ hóa đơn đầu ra (dẫn đến thiếu thuế) hoặc bỏ sót hóa đơn đầu vào (mất quyền được khấu trừ thuế GTGT).

Khó khăn tự giải quyết: Tốn thời gian, thiếu chuyên môn, cập nhật luật không kịp thời

Đối với chủ doanh nghiệp SME, việc tự mình xử lý báo cáo thuế thường đi kèm với nhiều thách thức:

• Tốn thời gian và nguồn lực: Thay vì tập trung vào chiến lược kinh doanh, bạn phải dành thời gian để xử lý các con số và thủ tục phức tạp.
• Thiếu chuyên môn sâu: Luật thuế thay đổi liên tục. Nếu không phải là một kế toán thuế chuyên nghiệp, bạn rất dễ áp dụng sai hoặc bỏ lỡ các quy định mới.
• Rủi ro pháp lý cao: Một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến việc bị truy thu thuế và phạt nặng sau này khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.

Dịch vụ báo cáo thuế Hoàng Nam – Giải pháp thông minh cho sự an tâm của bạn

Đứng trước những khó khăn và rủi ro đó, việc tìm đến một đơn vị chuyên nghiệp không phải là chi phí, mà là một khoản đầu tư thông minh. Dịch vụ báo cáo thuế của Hoàng Nam chính là giải pháp tối ưu giúp bạn:

• An tâm tuyệt đối: Chúng tôi chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác và đúng hạn của các báo cáo, giải phóng bạn khỏi nỗi lo về các thủ tục thuế.
• Tối ưu hóa quy trình: Với kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi giúp bạn xây dựng một hệ thống kế toán – thuế bài bản ngay từ đầu, đảm bảo mọi thứ luôn minh bạch và đúng luật.
• Tiết kiệm chi phí: Thay vì thuê một kế toán viên toàn thời gian, dịch vụ báo cáo thuế trọn gói của chúng tôi mang lại hiệu quả cao hơn với chi phí hợp lý hơn.
• Luôn cập nhật: Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi liên tục cập nhật các chính sách thuế mới nhất để tư vấn và áp dụng kịp thời cho doanh nghiệp của bạn.

Ngoài báo cáo thuế định kỳ, việc chuẩn bị cho cuối năm cũng vô cùng quan trọng. Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo thêm về báo cáo tài chính gồm những gì. Khi mùa quyết toán đến, chúng tôi cũng là đơn vị uy tín nhận làm báo cáo tài chính cuối năm, đảm bảo doanh nghiệp của bạn kết thúc một năm tài chính trọn vẹn và đúng luật.

Việc nắm vững quy trình báo cáo thuế không chỉ giúp doanh nghiệp mới tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng cho một hệ thống tài chính minh bạch, vững mạnh. Bằng cách thực hiện đúng 7 bước trên và nhận diện các rủi ro tiềm ẩn, bạn có thể hoàn toàn yên tâm tập trung vào việc phát triển kinh doanh, tránh xa các rắc rối về thuế.

Đừng để các thủ tục thuế phức tạp cản trở bước đường thành công của bạn. Để nhận được tư vấn miễn phí và giải pháp báo cáo thuế tối ưu, hãy liên hệ ngay với Kế toán Hoàng Nam qua Hotline/Zalo: 091.888.31.79. Chúng tôi không chỉ là một lựa chọn, mà là giải pháp thông minh và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Lưu ý: Các thông tin trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.