Kê khai thuế là gì và tại sao hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ cần phải nắm rõ trong năm 2025? Đây là nghĩa vụ pháp lý cơ bản để xác định số thuế phải nộp, giúp hoạt động kinh doanh minh bạch, hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết 5 bước kê khai thuế đơn giản, dễ hiểu nhất, đồng thời cập nhật các quy định mới nhất giúp chủ kinh doanh tự tin thực hiện đúng ngay từ đầu.
Kê khai thuế là gì? Cập nhật mới nhất 2026
Kê khai thuế là việc người nộp thuế trình bày các số liệu, hồ sơ liên quan đến nghĩa vụ thuế của mình với cơ quan Thuế theo mẫu quy định.
Chi phí tiếp khách có bị khống chế không? 3 điều kiện để chi phí tiếp khách được tính vào Read more
Tổ chức kinh tế là gì? Bài viết này sẽ giải thích từ A-Z khái niệm, đặc điểm, các loại Read more
Chỉ 3 phút để hiểu rõ thuế giá trị gia tăng là gì cho chủ doanh nghiệp. Bài viết giải Read more
Hướng dẫn chi tiết 3 cách cập nhật mã số thuế cá nhân từ CMND sang CCCD gắn chip online Read more
Định nghĩa kê khai thuế theo Luật Quản lý Thuế
Kê khai thuế là gì và để làm gì? Theo Luật Quản lý Thuế, kê khai thuế (hay khai thuế) là quy trình người nộp thuế tự tính toán số tiền thuế phải nộp vào Ngân sách Nhà nước và lập hồ sơ khai thuế để nộp cho cơ quan quản lý thuế.
Tại Hoàng Nam, chúng tôi luôn nhấn mạnh với khách hàng rằng bản chất của việc khai thuế là gì: Đó là cơ chế “tự khai, tự nộp và tự chịu trách nhiệm”. Điều này có nghĩa là cơ quan thuế không tính thuế thay cho bạn (trừ một số trường hợp đặc biệt như thuế khoán thấp), mà bạn phải chủ động báo cáo doanh thu, chi phí và số thuế phát sinh. Nếu bạn là người mới bắt đầu tìm hiểu về các nghĩa vụ này, việc nắm rõ khái niệm kê khai thuế là gì là nền tảng quan trọng nhất.
Phân biệt Kê khai thuế, Nộp thuế và Quyết toán thuế
Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa kê khai là gì, nộp thuế và quyết toán thuế. Dưới đây là sự khác biệt cơ bản:
- Kê khai thuế: Là hành động gửi tờ khai (báo cáo) cho cơ quan thuế. Bạn có thể kê khai nhưng chưa phải nộp tiền ngay nếu chưa đến hạn hoặc được gia hạn.
- Nộp thuế: Là hành động chuyển tiền vào Ngân sách Nhà nước dựa trên số liệu đã kê khai.
- Quyết toán thuế: Là việc xác định lại chính xác số thuế phải nộp sau một kỳ (thường là một năm) để xem doanh nghiệp đã nộp thừa hay thiếu so với thực tế hoạt động. Để hiểu rõ hơn về bức tranh tổng thể này, bạn có thể tham khảo thêm về báo cáo thuế là gì để có cái nhìn toàn diện.
Tại sao kê khai thuế là bắt buộc đối với hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ?
Việc kê khai thuế là bắt buộc vì đây là cơ sở pháp lý duy nhất để Nhà nước quản lý nguồn thu và đảm bảo công bằng xã hội.
Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, cũng như hộ kinh doanh cá thể, việc tuân thủ nghĩa vụ thuế mang lại nhiều lợi ích:
- Tránh rủi ro pháp lý: Không bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự về trốn thuế.
- Minh bạch tài chính: Hồ sơ thuế sạch đẹp giúp doanh nghiệp dễ dàng vay vốn ngân hàng hoặc kêu gọi đầu tư.
- Quyền lợi: Được hưởng các chính sách ưu đãi thuế hoặc hỗ trợ từ Chính phủ khi có thiên tai, dịch bệnh.
Hướng dẫn 5 bước kê khai thuế cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ
Dưới đây là quy trình kê khai thuế chuẩn gồm 5 bước mà Hoàng Nam đã đúc kết để hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và chính xác.
Bước 1: Xác định đúng loại thuế cần kê khai (GTGT, TNCN, TNDN, Môn bài)
Bước đầu tiên là bạn phải biết mình cần đóng loại thuế nào để tránh kê khai thừa hoặc thiếu.
Tùy vào mô hình hoạt động (Doanh nghiệp hay Hộ kinh doanh), các loại thuế cần kê khai cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp sẽ khác nhau:
- Thuế Lệ phí môn bài: Nộp hàng năm dựa trên vốn điều lệ hoặc doanh thu.
- Kê khai thuế GTGT là gì (Thuế Giá trị gia tăng): Là thuế tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ. Hộ kinh doanh thường nộp theo tỷ lệ % trên doanh thu.
- Kê khai thuế TNCN là gì (Thuế Thu nhập cá nhân): Áp dụng cho hộ kinh doanh cá thể và phần lương của người lao động trong doanh nghiệp.
- Kê khai thuế TNDN là gì (Thuế Thu nhập doanh nghiệp): Áp dụng cho doanh nghiệp, tính trên lợi nhuận thực tế (Doanh thu – Chi phí).
Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khai thuế theo quy định
Hồ sơ khai thuế là gì? Đây là tập hợp các văn bản, tờ khai và chứng từ chứng minh số liệu thuế mà bạn báo cáo.
Để quá trình kê khai suôn sẻ, hồ sơ kê khai thuế gồm những gì cần được chuẩn bị kỹ lưỡng:
- Tờ khai thuế: Mẫu theo quy định (Ví dụ: Tờ khai thuế mẫu 01/CNKD cho hộ kinh doanh).
- Bảng kê hoạt động kinh doanh: Bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra.
- Chứng từ: Hóa đơn điện tử, chứng từ khấu trừ thuế.
- Thông tin pháp lý: Bao gồm giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Mã số thuế.
Đối với các đơn vị mới thành lập, việc chuẩn bị hồ sơ khai thuế ban đầu là cực kỳ quan trọng để thiết lập hệ thống thuế đúng ngay từ đầu.
Bước 3: Lựa chọn hình thức kê khai phù hợp (Trực tuyến qua eTax hoặc Trực tiếp)
Hiện nay, cách kê khai thuế cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp phổ biến nhất là kê khai thuế điện tử.
Bạn có hai lựa chọn chính:
- Kê khai trực tiếp: Nộp hồ sơ giấy tại bộ phận “Một cửa” của cơ quan Thuế (Hiện nay rất ít dùng và cơ quan thuế khuyến khích chuyển đổi số).
- Kê khai thuế qua mạng như thế nào?
- Sử dụng Cổng thông tin Thuế điện tử (eTax) tại địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn.
- Sử dụng Ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại (Rất tiện lợi cho hộ kinh doanh).
Để thực hiện kê khai điện tử, bạn bắt buộc phải có Chữ ký số (Token) và tài khoản ngân hàng đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 4: Thực hiện kê khai trên phần mềm HTKK và nộp tờ khai
Sử dụng Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK) do Tổng cục Thuế cung cấp giúp giảm thiểu sai sót về số học và định dạng.
Quy trình thực hiện:
- Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng Mã số thuế.
- Chọn loại tờ khai cần làm (Ví dụ: Tờ khai GTGT, Tờ khai 01/CNKD).
- Nhập số liệu từ bảng kê vào tờ khai.
- Kết xuất tờ khai dưới dạng XML. Hướng dẫn nộp tờ khai thuế XML rất đơn giản: Bạn chỉ cần tải file này lên trang thuedientu.gdt.gov.vn mà không cần in ra giấy.
- Ký điện tử và nhấn nút “Nộp tờ khai”.
Lưu ý: Bạn cần kiểm tra kỹ thông tin trên tờ khai đăng ký thuế trước khi nhập liệu để đảm bảo sự đồng nhất dữ liệu hệ thống.
Bước 5: Theo dõi và xác nhận kết quả nộp tờ khai thành công
Sau khi nộp tờ khai thuế, công việc chưa kết thúc cho đến khi bạn nhận được thông báo chấp nhận.
Hệ thống của Tổng cục Thuế sẽ gửi 2 thông báo qua email:
- Thông báo 1: Đã tiếp nhận hồ sơ khai thuế (Trong vòng 15 phút).
- Thông báo 2: Chấp nhận hoặc Không chấp nhận hồ sơ (Trong vòng 1 ngày làm việc).
Nếu nhận được thông báo “Chấp nhận”, quy trình nộp tờ khai thuế của bạn đã hoàn tất thành công. Nếu “Không chấp nhận”, bạn cần đọc kỹ lý do lỗi để điều chỉnh và nộp lại ngay.
Các quy định quan trọng cần nắm rõ khi kê khai thuế
Nắm vững các quy định về thời hạn và mức phạt là “lá chắn” bảo vệ doanh nghiệp khỏi các khoản chi phí không đáng có.
Thời hạn nộp hồ sơ kê khai thuế theo từng loại thuế và kỳ kê khai (Tháng, Quý, Năm)
Thời hạn kê khai thuế được quy định chặt chẽ tại Luật Quản lý Thuế và Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
| Kỳ kê khai | Thời hạn nộp hồ sơ | Loại thuế áp dụng thường gặp |
|---|---|---|
| Theo Tháng | Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo. | Thuế GTGT (Doanh thu > 50 tỷ), Thuế TNCN (nếu phát sinh nhiều). |
| Theo Quý | Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo. | Thuế GTGT (Doanh nghiệp nhỏ), Thuế TNDN tạm tính, Hộ kinh doanh. |
| Theo Năm | Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. | Quyết toán thuế TNDN, TNCN, Báo cáo tài chính. |
Hồ sơ khai thuế gồm những gì? Chi tiết cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ
Đối với hướng dẫn kê khai thuế doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh, bộ hồ sơ cần sự chính xác tuyệt đối.
- Hộ kinh doanh: Tờ khai mẫu 01/CNKD (theo Thông tư 40/2021/TT-BTC), Phụ lục bảng kê hoạt động kinh doanh (nếu nộp theo phương pháp kê khai).
- Doanh nghiệp: Tờ khai thuế GTGT (Mẫu 01/GTGT), Tờ khai khấu trừ thuế TNCN, và các bảng kê mua vào/bán ra đi kèm.
Mức phạt chậm nộp hồ sơ kê khai thuế cập nhật theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP
Mức phạt chậm nộp hồ sơ kê khai thuế hiện nay rất nặng nhằm răn đe các trường hợp vi phạm.
- Phạt cảnh cáo: Nộp quá hạn từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt từ 2.000.000đ – 5.000.000đ: Quá hạn từ 01 đến 30 ngày.
- Phạt từ 5.000.000đ – 8.000.000đ: Quá hạn từ 31 đến 60 ngày.
- Phạt từ 8.000.000đ – 15.000.000đ: Quá hạn từ 61 đến 90 ngày.
- Phạt từ 15.000.000đ – 25.000.000đ: Quá hạn trên 90 ngày.
Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể cần tìm hiểu về lý do xin hoãn kiểm tra thuế để có thêm thời gian chuẩn bị hồ sơ giải trình hợp lý, tránh bị phạt oan.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về kê khai thuế
Dưới đây là những thắc mắc mà đội ngũ Hoàng Nam thường xuyên nhận được từ các chủ doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai cần lưu ý gì từ 2026?
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai là chế độ áp dụng cho hộ kinh doanh quy mô lớn hoặc hộ kinh doanh tự nguyện lựa chọn.
Từ 2026 hộ kinh doanh kê khai thuế như thế nào? Xu hướng chuyển đổi số sẽ càng mạnh mẽ. Hộ kinh doanh theo phương pháp này phải thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ gần như doanh nghiệp:
- Phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn đầu vào, đầu ra.
- Kê khai thuế theo tháng hoặc quý.
- Không bị áp mức thuế khoán mà nộp theo doanh thu thực tế phát sinh.
- Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Việc nắm rõ kê khai thuế hộ kinh doanh cá thể theo phương pháp mới này giúp bạn chủ động kiểm soát dòng tiền và lợi nhuận chính xác hơn so với thuế khoán.
Không phát sinh doanh thu có phải nộp tờ khai thuế không?
Câu trả lời là CÓ. Ngay cả khi không có hoạt động mua bán, bạn vẫn phải nộp tờ khai thuế (thường gọi là tờ khai trắng).
Đặc biệt đối với công ty chưa có doanh thu, việc nộp tờ khai đúng hạn là bằng chứng cho thấy doanh nghiệp vẫn đang hoạt động hợp pháp và tuân thủ luật, tránh bị cơ quan thuế đóng mã số thuế bất ngờ.
Kê khai sai thì xử lý như thế nào? Hướng dẫn kê khai bổ sung
Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp tờ khai, bạn được phép nộp Hồ sơ khai thuế bổ sung.
Theo Luật Quản lý Thuế, bạn có thể khai bổ sung bất cứ lúc nào trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra. Việc tự giác khai bổ sung và nộp thêm số tiền thuế thiếu (cùng tiền chậm nộp) sẽ giúp giảm nhẹ rất nhiều so với việc bị cơ quan thuế phát hiện khi thanh tra.
Nên sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử như thế nào cho hiệu quả?
Chữ ký số và Hóa đơn điện tử là hai công cụ không thể thiếu trong quy trình kê khai thuế hiện đại.
- Chữ ký số: Có giá trị pháp lý như con dấu và chữ ký tay. Cần bảo quản USB Token cẩn thận, tránh giao cho người không tin cậy.
- Hóa đơn điện tử: Giúp tra cứu, lưu trữ dễ dàng. Bạn nên sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán để tự động hóa việc nhập liệu vào tờ khai thuế.
Kết luận
Việc kê khai thuế không còn phức tạp nếu bạn nắm vững quy trình và các quy định cốt lõi. Hy vọng qua 5 bước hướng dẫn chi tiết, các chủ hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ có thể tự tin thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác, đúng hạn. Việc tuân thủ không chỉ giúp tránh được các khoản phạt mà còn xây dựng nền tảng tài chính minh bạch, tạo đà cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hữu ích và thường xuyên theo dõi chúng tôi để cập nhật những kiến thức về thuế và kế toán mới nhất!
Note: The information in this article is for reference only. For the best advice, please contact us directly for a specific consultation based on your actual needs.
