Khi phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, việc đầu tiên cần làm là thực hiện quy trình trả lại hàng và xử lý chứng từ. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xác định ai là người lập hóa đơn và cách viết hóa đơn xuất trả lại hàng sao cho chuẩn xác là nỗi băn khoăn của nhiều kế toán viên. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết 4 bước xuất hóa đơn trả lại hàng điện tử, cách kê khai thuế GTGT cho cả hai bên và phân biệt rõ với hóa đơn điều chỉnh, giúp doanh nghiệp xử lý nghiệp vụ này một cách chính xác, tuân thủ pháp luật và tránh các sai sót không đáng có.
Ai là người xuất hóa đơn trả lại hàng và khi nào cần xuất?
Câu trả lời ngắn: Theo quy định hiện hành (Nghị định 123/2020/NĐ-CP), nếu bên mua là cơ sở kinh doanh có sử dụng hóa đơn điện tử, thì bên mua phải là người xuất hóa đơn trả lại hàng cho bên bán.
Bài viết phân tích chi tiết 7 điểm khác biệt khi so sánh công ty hợp danh và doanh nghiệp Read more
Hướng dẫn chi tiết quy trình 7 bước xin công văn xin xác nhận không nợ thuế mới nhất. Tải Read more
Khám phá 10 bí quyết kinh doanh mỹ phẩm nhập khẩu hiệu quả từ chuyên gia. Hướng dẫn chi tiết Read more
Bạn muốn mở công ty chuyển phát nhanh nhưng lo ngại thủ tục pháp lý? Bài viết này phân tích Read more
Trường hợp nào bên mua phải xuất hóa đơn trả lại hàng?
Trong thực tế kinh doanh, việc trả lại hàng hóa là điều khó tránh khỏi. Tại Hoàng Nam, chúng tôi thường xuyên nhận được câu hỏi từ các chủ doanh nghiệp SME về thời điểm chính xác cần thực hiện nghiệp vụ này. Bên mua cần xuất hóa đơn trả lại hàng trong các trường hợp sau:
- Hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng như cam kết trong hợp đồng kinh tế.
- Hàng hóa bị hư hỏng, lỗi kỹ thuật do nhà sản xuất hoặc quá trình vận chuyển (trước khi bàn giao).
- Hàng hóa gần hết hạn sử dụng (đối với các mặt hàng có thỏa thuận đổi trả date).
- Sai lệch về chủng loại, mẫu mã so với đơn đặt hàng ban đầu.
Việc nắm rõ các trường hợp này giúp kế toán chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ và tránh nhầm lẫn với các nghiệp vụ điều chỉnh giá hay chiết khấu thương mại.
Quy định pháp lý: Bên mua là người xuất hóa đơn trả lại hàng
Trước đây, theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy định về bên xuất hóa đơn trả lại hàng có sự khác biệt tùy thuộc vào thời điểm kê khai thuế. Tuy nhiên, hiện nay việc áp dụng Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đã thống nhất quy trình này để đảm bảo tính minh bạch và đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế.
Cụ thể, khi bên mua (là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có sử dụng hóa đơn điện tử) trả lại hàng toàn bộ hoặc một phần, bên mua phải lập hóa đơn điện tử gửi cho bên bán. Trên hóa đơn phải ghi rõ nội dung “Trả lại hàng cho hóa đơn số… ngày… tháng… năm…”.
Lưu ý rằng quy định này áp dụng cho các giao dịch nội địa và khác với quy trình xử lý đối với hóa đơn xuất khẩu khi hàng hóa bị trả lại từ nước ngoài, vốn phức tạp hơn về thủ tục hải quan.
Hướng dẫn 4 bước viết hóa đơn trả lại hàng điện tử chi tiết
Câu trả lời ngắn: Quy trình chuẩn bao gồm 4 bước: Lập biên bản ghi nhận, ghi nội dung hóa đơn (tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất), ký số gửi hóa đơn cho bên bán, và cuối cùng là kê khai thuế điều chỉnh giảm doanh thu/chi phí tương ứng.
Bước 1: Lập biên bản trả lại hàng hóa giữa hai bên
Trước khi thực hiện bất kỳ thao tác nào trên phần mềm hóa đơn điện tử, hai bên mua và bán cần lập biên bản trả lại hàng hóa (hoặc biên bản thu hồi hàng). Đây là chứng từ pháp lý quan trọng để giải trình với cơ quan thuế sau này nếu có thanh tra, kiểm tra.
Biên bản cần có đầy đủ các nội dung sau:
- Lý do trả lại hàng (hàng kém chất lượng, sai quy cách…).
- Thông tin cụ thể về số lượng, giá trị hàng trả lại.
- Tham chiếu đến số hóa đơn gốc (hóa đơn mua hàng ban đầu).
- Chữ ký và đóng dấu xác nhận của cả hai bên.
Đối với các kế toán viên mới, việc chuẩn bị đầy đủ biên bản là bước đệm an toàn, tương tự như việc tìm hiểu các loại hóa đơn trước khi bắt đầu công việc kế toán để tránh bỡ ngỡ.
Bước 2: Hướng dẫn chi tiết cách ghi các nội dung trên hóa đơn trả lại hàng
Đây là bước quan trọng nhất trong cách viết hóa đơn xuất trả lại hàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng chỉ tiêu trên hóa đơn điện tử mà bên mua cần lưu ý:
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn: Ghi giống như khi xuất hoá đơn vat thông thường của doanh nghiệp mình.
- Tên người mua hàng (Bên bán cũ): Điền thông tin của bên nhận lại hàng (tức là bên bán ban đầu).
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ tên mặt hàng kèm theo dòng chữ: “Xuất trả lại hàng cho hóa đơn số… ngày… tháng… năm…”.
- Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá: Ghi theo thực tế số lượng hàng trả lại và đơn giá trên hóa đơn mua vào ban đầu.
- Thành tiền & Thuế suất:
- Ghi giá trị hàng hóa trả lại (chưa VAT).
- Thuế suất: Ghi đúng mức thuế suất của hàng hóa đó (8% hoặc 10%…) như trên hóa đơn gốc.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp (hóa đơn bán hàng), thì chỉ ghi giá thanh toán, không tách riêng dòng thuế GTGT.
Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử đã lập cho bên bán
Sau khi lập xong và kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin, bên mua thực hiện ký số và phát hành hóa đơn điện tử. Hóa đơn này sẽ được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã) và gửi cho bên bán.
Nếu doanh nghiệp bạn mới thành lập và chưa rõ quy trình này, hãy tham khảo thêm về thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru ngay từ đầu.
Bước 4: Kê khai thuế GTGT tương ứng với hóa đơn trả lại hàng
Sau khi hóa đơn trả lại hàng đã được phát hành thành công, cả hai bên sẽ sử dụng hóa đơn này để làm căn cứ kê khai thuế trong kỳ tính thuế phát sinh việc trả lại hàng. Việc kê khai này giúp điều chỉnh giảm doanh thu (đối với bên bán) và giảm khấu trừ thuế (đối với bên mua) một cách hợp lệ.
Hướng dẫn kê khai thuế hóa đơn trả lại hàng cho bên mua và bên bán
Câu trả lời ngắn: Bên bán kê khai giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra tại kỳ hiện tại. Bên mua kê khai giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tại kỳ hiện tại. Không cần làm tờ khai bổ sung cho kỳ gốc.
Cách kê khai thuế GTGT đầu ra và doanh thu đối với bên bán
Đối với bên bán (bên nhận lại hàng), hóa đơn trả lại hàng đồng nghĩa với việc doanh thu và thuế đầu ra bị giảm.
- Trên tờ khai 01/GTGT: Kê khai âm (-) doanh thu và thuế GTGT đầu ra vào các chỉ tiêu tương ứng (Chỉ tiêu [32], [33] cho thuế suất 10% hoặc [29], [30] tùy loại hàng).
- Lưu ý: Một số phần mềm kế toán hỗ trợ kê khai vào bảng kê bán ra với số tiền âm.
Cách kê khai thuế GTGT đầu vào đối với bên mua
Đối với bên mua (bên xuất trả hàng), do đã trả lại hàng nên không còn quyền khấu trừ thuế GTGT tương ứng.
- Trên tờ khai 01/GTGT: Kê khai âm (-) giá trị hàng hóa và thuế GTGT đầu vào vào các chỉ tiêu [23], [24], [25].
- Việc này đảm bảo số thuế được khấu trừ phản ánh đúng thực tế hàng hóa còn lại tại doanh nghiệp.
Lưu ý khi xử lý hóa đơn trả lại hàng khác kỳ kê khai
Một câu hỏi mà Hoàng Nam thường nhận được là: “Hóa đơn gốc tháng 1, nhưng tháng 3 mới trả lại hàng thì kê khai vào tháng nào?”
Theo quy định hiện hành, các nghiệp vụ này được kê khai vào kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn trả lại hàng (tức là tháng 3 trong ví dụ trên). Doanh nghiệp không cần quay lại kỳ gốc (tháng 1) để làm tờ khai bổ sung điều chỉnh, trừ khi có sai sót về số liệu cần hủy hóa đơn theo thông tư 78 và lập lại. Điều này giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính cho kế toán.
Phân biệt giữa hóa đơn trả lại hàng và hóa đơn điều chỉnh
Câu trả lời ngắn: Hóa đơn trả lại hàng đi kèm với việc hàng hóa vật lý được chuyển trả lại kho bên bán. Hóa đơn điều chỉnh chỉ dùng để sửa sai sót về thông tin, giá trị, tiền thuế mà không có sự luân chuyển ngược của hàng hóa.
Khi nào dùng hóa đơn trả lại hàng?
Như đã đề cập, hóa đơn trả lại hàng được sử dụng khi có sự dịch chuyển hàng hóa từ người mua trả về người bán do lỗi, hỏng hoặc không đúng cam kết. Đây là nghiệp vụ làm giảm hàng tồn kho của bên mua và tăng hàng tồn kho của bên bán.
Để hiểu rõ hơn về quy trình này, bạn có thể tham khảo bài viết chuyên sâu về cách viết hóa đơn xuất trả lại hàng mà chúng tôi đã biên soạn riêng.
Khi nào dùng hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế?
Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế được sử dụng khi hóa đơn gốc có sai sót về:
- Tên hàng, đơn vị tính.
- Đơn giá, thành tiền, thuế suất (nhưng hàng hóa vẫn giữ nguyên, không trả lại).
- Thông tin người mua, người bán (địa chỉ, mã số thuế).
Ví dụ: Nếu chỉ sai địa chỉ công ty trên hóa đơn, bạn không cần xuất trả hàng mà nên thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử hoặc lập hóa đơn điều chỉnh thông tin theo quy định.
Hướng dẫn hạch toán nghiệp vụ hàng bán bị trả lại
Câu trả lời ngắn: Bên bán hạch toán giảm doanh thu (Nợ 521/511) và giảm thuế đầu ra. Bên mua hạch toán giảm hàng tồn kho (Có 156) và giảm thuế đầu vào được khấu trừ.
Để giúp các kế toán viên dễ dàng hình dung, Hoàng Nam xin tổng hợp các bút toán cơ bản nhất:
Cách hạch toán kế toán tại bên bán (bên nhận lại hàng)
Khi nhận lại hàng, bên bán ghi nhận giảm doanh thu và nhập lại kho hàng hóa:
Ghi nhận giảm doanh thu và thuế:
- Nợ TK 521 (Thông tư 200) hoặc Nợ TK 511 (Thông tư 133 – chi tiết hàng bị trả lại): Giá trị hàng trả lại (chưa thuế).
- Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra tương ứng.
- Có TK 131, 111, 112: Tổng giá trị thanh toán trả lại cho người mua hoặc trừ công nợ.
Ghi nhận nhập kho lại hàng hóa (Giá vốn):
- Nợ TK 156, 155: Giá vốn của hàng bị trả lại.
- Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán.
Cách hạch toán kế toán tại bên mua (bên trả lại hàng)
Bên mua khi xuất hóa đơn trả lại sẽ ghi giảm giá trị hàng tồn kho và thuế đầu vào:
- Nợ TK 331, 111, 112: Tổng số tiền thu lại hoặc giảm trừ công nợ.
- Có TK 156, 152, 153: Giá trị hàng hóa trả lại.
- Có TK 1331: Thuế GTGT đầu vào tương ứng bị giảm.
Việc hạch toán chính xác không chỉ giúp sổ sách kế toán minh bạch mà còn là cơ sở để giải trình số liệu trên tờ khai thuế.
Tóm lại
Quy trình xuất hóa đơn trả lại hàng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định hiện hành tại Nghị định 123 và Thông tư 78. Nắm vững việc bên mua là người xuất hóa đơn, thực hiện đúng 4 bước lập hóa đơn điện tử và kê khai thuế phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, tránh rủi ro về thuế. Việc phân biệt rõ với hóa đơn điều chỉnh cũng là yếu tố then chốt để quản lý tài chính hiệu quả và minh bạch.
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ để đồng nghiệp và bạn bè cùng nắm rõ quy định. Thường xuyên theo dõi website của chúng tôi để cập nhật các kiến thức mới nhất về kế toán – thuế!
