Chuyển địa chỉ kinh doanh sang quận hoặc tỉnh khác đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi cơ quan thuế quản lý. Quy trình này bao gồm các bước làm việc với cả cơ quan thuế cũ và mới, cùng với cơ quan đăng ký kinh doanh. Bài viết này của Hoàng Nam sẽ hướng dẫn chi tiết 5 bước cốt lõi để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, đúng pháp luật, tránh các sai sót và phạt không đáng có.
5 bước hoàn tất thủ tục thay đổi cơ quan thuế quản lý khi chuyển địa chỉ
Quy trình thay đổi cơ quan thuế quản lý khi chuyển địa chỉ đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cơ quan nhà nước và sự chủ động của doanh nghiệp. Dưới đây là 5 bước chi tiết mà chúng tôi đã đúc kết để giúp bạn thực hiện một cách hiệu quả.
Nắm vững 5 quy định mới nhất về con dấu công ty theo Luật Doanh nghiệp 2020 để vận hành Read more
Bài viết tổng hợp 6 điều kiện cốt lõi để người nước ngoài được cấp giấy phép lao động tại Read more
Nắm vững 7 yêu cầu về an toàn vệ sinh thực phẩm để kinh doanh ăn uống thành công. Hướng Read more
Hướng dẫn chi tiết cách điền đơn xin chuyển mục đích sử dụng đất 2025 (Mẫu 01) theo Luật Đất Read more
Bước 1: Hoàn thành nghĩa vụ và chốt thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đi
Đầu tiên, doanh nghiệp phải hoàn thành tất cả các nghĩa vụ thuế còn nợ và nộp hồ sơ khai thuế còn thiếu tại cơ quan thuế cũ để được chấp thuận chuyển đi.
Đây là bước nền tảng quyết định tiến độ của toàn bộ quy trình. Trước khi nộp bất kỳ hồ sơ nào, bạn cần rà soát và đảm bảo rằng doanh nghiệp đã:
- Nộp đủ các khoản thuế còn nợ: Bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, và các loại thuế khác.
- Nộp đầy đủ các tờ khai thuế: Kể cả các tờ khai của kỳ tính thuế gần nhất chưa đến hạn nộp.
- Hoàn thành các nghĩa vụ phạt (nếu có): Nộp đủ các khoản tiền phạt vi phạm hành chính về thuế, tiền chậm nộp.
Về cơ bản, bước này tương tự như việc thực hiện một đợt [quyết toán thuế doanh nghiệp](/quyet-toan-thue-doanh-nghiep/) thu nhỏ để đảm bảo không còn vướng mắc gì với cơ quan thuế cũ. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở bước này sẽ giúp quá trình chuyển đi diễn ra suôn sẻ.
Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ thay đổi cơ quan thuế quản lý tại nơi chuyển đi
Doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi chuyển đi.
Hồ sơ này là căn cứ pháp lý để cơ quan thuế cũ chấm dứt việc quản lý và chuyển thông tin của bạn sang cơ quan thuế mới. Theo quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC, doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin vào Mẫu 08-MST, trong đó ghi rõ lý do thay đổi là “Chuyển địa điểm”.
- Hình thức nộp: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua tài khoản giao dịch thuế điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Thời hạn xử lý: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan thuế sẽ xử lý và cập nhật thông tin trên hệ thống.
Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh
Sau khi làm việc với cơ quan thuế, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Đây là thủ tục bắt buộc để cập nhật địa chỉ mới trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc [thay đổi địa chỉ công ty](/thay-doi-dia-chi-cong-ty/) là một phần trong quy trình [thay đổi đăng ký kinh doanh](/thay-doi-dang-ky-kinh-doanh/) tổng thể. Hồ sơ cần chuẩn bị sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau của bài viết. Sau khi nhận được giấy phép kinh doanh với địa chỉ mới, bạn mới có cơ sở để làm việc với cơ quan thuế nơi chuyển đến.
Bước 4: Nhận kết quả và làm thủ tục đăng ký với cơ quan thuế nơi chuyển đến
Khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế nơi chuyển đến để hoàn tất việc đăng ký và tiếp tục hoạt động.
Hiện nay, dữ liệu giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế đã được liên thông. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên chủ động:
- Tra cứu cơ quan thuế quản lý: Sử dụng mã số thuế để tra cứu thông tin trên trang của Tổng cục Thuế, đảm bảo rằng cơ quan thuế quản lý đã được cập nhật sang nơi mới.
- Đăng ký các tờ khai ban đầu: Liên hệ với cơ quan thuế mới để đăng ký các hình thức khai thuế, nộp các tờ khai lệ phí môn bài (nếu có thay đổi về bậc thuế) và đăng ký phương pháp tính thuế GTGT nếu cần.
- Cập nhật tài khoản giao dịch thuế điện tử: Đảm bảo tài khoản eTax của bạn đã được chuyển sang cơ quan thuế mới để có thể nộp tờ khai và nộp thuế điện tử.
Bước 5: Cập nhật thông tin hóa đơn điện tử và các vấn đề liên quan
Cuối cùng, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử và thông báo cho các đối tác, ngân hàng về sự thay đổi này.
Đây là bước cuối cùng để đồng bộ hóa toàn bộ thông tin hoạt động của doanh nghiệp:
- Hóa đơn điện tử: Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cập nhật địa chỉ mới trên mẫu hóa đơn và làm thủ tục thông báo phát hành (nếu cần).
- Chữ ký số: Thông tin địa chỉ trên chữ ký số cũng cần được cập nhật.
- Tài khoản ngân hàng: Thông báo cho ngân hàng về việc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh.
- Đối tác, khách hàng: Gửi thông báo chính thức cho các đối tác, khách hàng để đảm bảo thông tin trên hợp đồng, hóa đơn, chứng từ được chính xác.
Các trường hợp nào doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chuyển cơ quan thuế?
Thủ tục chuyển cơ quan quản lý thuế được áp dụng khi người nộp thuế có sự thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Chuyển địa chỉ trụ sở chính sang quận/huyện/thành phố khác trong cùng một tỉnh
Khi doanh nghiệp [đổi trụ sở công ty](/doi-tru-so-cong-ty/) sang một quận, huyện, hoặc thành phố khác trong cùng tỉnh, sẽ dẫn đến việc thay đổi Chi cục Thuế quản lý.
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Ví dụ, một công ty đang có trụ sở tại Quận 1, TP.HCM (do Chi cục Thuế Quận 1 quản lý) chuyển sang Quận 7, TP.HCM. Lúc này, cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ thay đổi thành Chi cục Thuế Quận 7, và doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục này.
Chuyển địa chỉ trụ sở chính sang tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương khác
Việc chuyển trụ sở chính sang một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương khác là trường hợp phức tạp hơn, liên quan đến việc chuyển từ Cục Thuế này sang Cục Thuế khác.
Ví dụ, một doanh nghiệp chuyển trụ sở từ Hà Nội vào TP.HCM. Thủ tục [thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh](/thay-doi-dia-chi-cong-ty-khac-tinh/) sẽ liên quan đến việc chốt nghĩa vụ tại Cục Thuế TP. Hà Nội và đăng ký mới tại Cục Thuế TP.HCM. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ hơn và thời gian xử lý có thể kéo dài hơn.
Thay đổi địa chỉ của chi nhánh hạch toán độc lập làm thay đổi cơ quan thuế quản lý
Nếu chi nhánh hạch toán độc lập chuyển địa chỉ và làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, chi nhánh đó cũng phải thực hiện thủ tục tương tự như trụ sở chính.
Chi nhánh hạch toán độc lập có mã số thuế riêng (13 số) và thực hiện kê khai, nộp thuế riêng như một doanh nghiệp độc lập. Do đó, khi chi nhánh này chuyển địa chỉ khác quận hoặc khác tỉnh, quy trình thay đổi cơ quan thuế quản lý cũng phải được tiến hành đầy đủ 5 bước như trên.
Trọn bộ hồ sơ cần chuẩn bị để thay đổi cơ quan thuế quản lý
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ là yếu tố then chốt giúp tiết kiệm thời gian và tránh phải đi lại nhiều lần. Dưới đây là danh sách hồ sơ cần thiết cho từng cơ quan.
Hồ sơ cần nộp tại cơ quan thuế nơi chuyển đi
Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi, hồ sơ chính cần nộp là Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo Mẫu 08-MST.
Cụ thể, bạn chỉ cần chuẩn bị duy nhất:
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST): Ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
Hồ sơ này được nộp qua mạng trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Hồ sơ cần nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
Hồ sơ nộp tại Sở KH&ĐT bao gồm Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, quyết định và biên bản họp của công ty.
Bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:
[Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp](/thong-bao-thay-doi-noi-dung-dang-ky-doanh-nghiep/)(Phụ lục II-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).- Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông: Về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông: Về việc thay đổi địa chỉ (trừ công ty TNHH một thành viên).
- Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
Hồ sơ cần nộp tại cơ quan thuế nơi chuyển đến
Thông thường, doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ giấy tại cơ quan thuế mới vì dữ liệu được liên thông điện tử, nhưng cần đăng ký các tờ khai ban đầu.
Sau khi Sở KH&ĐT cập nhật địa chỉ mới, thông tin sẽ tự động được chuyển sang hệ thống của cơ quan thuế nơi bạn chuyển đến. Doanh nghiệp chỉ cần chủ động liên hệ để:
- Đăng ký nộp tờ khai lệ phí môn bài (nếu có).
- Đăng ký các tờ khai thuế khác theo quy định.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQs)
Trong quá trình hỗ trợ khách hàng, Hoàng Nam đã tổng hợp một số câu hỏi phổ biến nhất liên quan đến thủ tục này để giúp bạn giải đáp các thắc mắc còn lại.
Thời gian thực hiện thủ tục thay đổi cơ quan thuế mất bao lâu?
Tổng thời gian thực hiện thủ tục thường mất từ 7 đến 10 ngày làm việc, tùy thuộc vào sự phối hợp giữa các cơ quan và sự chuẩn bị của doanh nghiệp.
- Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi: 2-3 ngày làm việc để xử lý Mẫu 08-MST.
- Tại Sở Kế hoạch và Đầu tư: 3 ngày làm việc để cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
- Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến: 2-4 ngày làm việc để hệ thống cập nhật đầy đủ thông tin.
Mẫu 08-MST và Mẫu 09-MST được sử dụng như thế nào trong quy trình?
Mẫu 08-MST là tờ khai do doanh nghiệp nộp cho cơ quan thuế để yêu cầu thay đổi thông tin, trong khi Mẫu 09-MST là thông báo do cơ quan thuế ban hành.
[mẫu 08 mst](/mau-08-mst/): Là Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế. Doanh nghiệp sử dụng mẫu này để thông báo với cơ quan thuế về việc chuyển địa chỉ.- Mẫu 09-MST: Là Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm. Mẫu này do cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành và gửi cho doanh nghiệp cùng cơ quan thuế nơi chuyển đến sau khi đã xử lý xong yêu cầu của doanh nghiệp.
Có cần hủy hóa đơn điện tử cũ khi chuyển cơ quan thuế không?
Doanh nghiệp không cần hủy hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành mà chỉ cần làm thủ tục cập nhật thông tin địa chỉ mới trên hóa đơn.
Theo quy định hiện hành, khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để:
- Cập nhật lại thông tin địa chỉ công ty trên mẫu hóa đơn.
- Lập tờ khai thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế mới.
Doanh nghiệp cần làm gì với tài khoản giao dịch thuế điện tử khi chuyển đổi?
Tài khoản giao dịch thuế điện tử (eTax) sẽ được tự động chuyển đổi cơ quan thuế quản lý theo mã số thuế của doanh nghiệp.
Bạn không cần tạo tài khoản mới. Tuy nhiên, sau khi hoàn tất thủ tục, bạn nên đăng nhập vào tài khoản eTax của mình để kiểm tra xem thông tin “Cơ quan thuế quản lý” đã được cập nhật sang Chi cục Thuế/Cục Thuế mới hay chưa. Nếu chưa, bạn cần liên hệ ngay với cơ quan thuế mới để được hỗ trợ.
Việc thay đổi cơ quan thuế quản lý khi chuyển địa chỉ là một thủ tục hành chính bắt buộc và gồm nhiều bước liên quan đến nhiều cơ quan. Nắm vững quy trình 5 bước, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và hiểu rõ trách nhiệm của mình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Luật Quản lý thuế, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh. Để tìm hiểu sâu hơn, bạn có thể đọc thêm bài viết chi tiết về [thay đổi cơ quan thuế quản lý](/thay-doi-co-quan-thue-quan-ly/) của chúng tôi.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để giúp nhiều doanh nghiệp khác nắm rõ quy trình này. Thường xuyên theo dõi website của chúng tôi để cập nhật những kiến thức mới nhất về thuế và kế toán doanh nghiệp!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
