Tìm hiểu khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp? tài khoản quản lý chi phí? Cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp như thế nào?
Đối với một hoạt động của doanh nghiệp thì có rất nhiều loại chi phí phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp và một trong những khoản chi phí tốn kém nhất đó chính là chi phí quản lý doanh nghiệp.
Vậy chi phí quản lý đoanh nghiệp là gì? Có thể hiểu rằng đây chính là khoản chi phí mà một doanh nghiệp phải bỏ ra để vận hành hoạt động của mình trong hoạt động kinh doanh và sản xuất. Đây là khoản chi phí mà người quản lý và người chủ doanh nghiệp luôn phải cân đối sao cho phù hợp nhất với lợi nhuận doanh nghiệp của mình.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì ?
Xem thêm: HỎI ĐÁP XOAY QUANH ĐÓNG TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG DOANH NGHIỆP
Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp
- Tiền lương, tiền phụ cấp, các khoản lương thưởng, phạt của nhân viên trong doanh nghiệp.
- Văn phòng phẩm, vật liệu, công cụ dùng trong hoạt động của công ty.
- Chi phí thuê văn phòng, khấu hao nhà làm việc và một số loại tài sản của doanh nghiệp.
- Các chi phí mua ngoài trong việc quản lý và hoạt động của công ty.
- Các khoản thuế phải nộp: thuế môn bài, thuế VAT.
- Các khoản chi phí trong hoạt động như công tác phí, tiếp đón khách hàng.
- Các khoản dự phòng: dự phòng nợ thu.
Tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 642: “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp.
TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các tiểu khoản:
_TK 642.1: “ Chi phí nhân viên quản lý”.
_TK 642.2: “ Chi phí vật liệu quản lý”.
_TK 642.3: “ Chi phí đồ dùng văn phòng”.
_TK 642.4: “ Chi phí khấu hao TSCĐ”.
_TK 642.5: “ Thuế, phí và lệ phí”.
_TK 642.6: “ Chi phí dự phòng”.
_TK 642.7: “ Chi phí dịch vụ mua ngoài”.
_TK 642.8: “ Chi phí bằng tiền khác.
Cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có các TK 334, 338.
2. Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,. . ., ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu được khấu trừ)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có các TK 111, 112, 142, 224, 331,. . .
3. Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 153 – Công cụ. dụng cụ
Có các TK 111, 112, 331,. . .
4. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: Nhà sửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,. . ., ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
5. Thuế môn bài, tiền thuê đất,. .. phải nộp Nhà nước, ghi :
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
6. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có các TK 111, 112,. . .
7. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi.
8. Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK các TK 111, 112, 331, 335,. . .
9. Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, ch cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí khác, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ thuê)
Có các TK 111, 112, 331, 335,. . .
10. Định kỳ, tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp số phải nộp cấp trên để cấp trên lập quỹ quản lý, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 336 – Phải trả nội bộ
Có các TK 111, 112 (Nếu nộp tiền ngay cho cấp trên).
11. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).
12. Khi trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 351 – Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.
13. Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ tiêu dùng nội bộ sử dụng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp:
Nếu sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì không phải tính thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422, 6423, 6427, 6428).
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá xuất tiêu dùng nội bộ).
Nếu sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì số thuế GTGT phải nộp cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422, 6423, 6427, 6428).
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331).
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng xuất tiêu dùng nội bộ).
14.Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự phòng phải thu khó đòi cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, ghi:
Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi.
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).
15. Khi trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (Trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá), ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
– Cuối kỳ kế toán năm, hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ, đơn vị phải tính, xác định số dự phòng phải trả cần lập về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả về hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác:
+ Trường hợp dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
+ Trường hợp dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
16. Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
17. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Kinh nghiệm tính toán chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Mọi công việc đều cần thời gian và công sức mới có thể tiến hành được một cách thuận lợi. Đối với việc tính toán chi phí trong việc quản lý doanh nghiệp bạn có thể tính toán như sau :
- Lập danh sách chi tiêu cho tài sản
tài sản kinh doanh là những thứ có giá trị lâu dài như bàn ghế, tủ kệ, máy tính và những đồ dùng khác tùy theo nghành nghề kinh doanh. Đây là những món tài sản liên quan trực tiếp đến sự hoạt động của công ty do đó cần nghiện cứu giá cả hợp lý để tiết kiệm được chi phí. Nếu các sản phẩm, trang thiết bị có giá trị lớn thì nên mua bảo hiểm là tốt nhất.
- Lập danh sách các loại chi phí phụ thu
Có rất nhiều loại chi phí phải bỏ ra trong quá trình hoạt động của công ty. Do đó đây là loại chi phí chỉ có thêm chứ không hề có bớt. Đây là hạng mục yêu cầu phải đóng thuế do đó bạn nên có sự kê khai cho phù hợp với quy định của pháp luật.
- Xác định tiền dự trù
Đối với một doanh nghiệp bắt đầu bước vào hoạt động thì mức chi phí bỏ ra là rất lớn. Trước hết bạn cần phải tính toán được tổng quan mức chi phí phải chuẩn bị để công ty hoạt động được tối thiểu nhất từ 6 tháng cho đến 12 năm. Sau đó qua mức lợi nhuận thu lại để biết được mức chi phí phải chuẩn bị cho năm sau là bao nhiêu. Chỉ có như vậy thì mới có thể giúp công việc kinh doanh của bạn tiến hành một cách thuận lợi.
Công việc tính toán chi phí quản lý doanh nghiệp là một việc không hề dễ dàng mà bạn phải bỏ ra rất nhiều công sức và thời gian để tích lũy kinh nghiệm mới có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Mong rằng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có thể tiến hành công việc của mình một cách thuận lợi hơn đặc biệt là những yêu cầu về vốn và chi phí hoạt động trong những ngày đầu hoạt động của doanh nghiệp.
