Đổi số hộ chiếu có phải đổi “giấy phép kinh doanh” không? Không phải mọi trường hợp đều cần cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trước hết, doanh nghiệp cần xác định số hộ chiếu thuộc về ai, đang được ghi ở đâu và có thay đổi người đại diện theo pháp luật hay không. Nếu vẫn là cùng một người và chỉ cập nhật thông tin cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, thủ tục thường là thông báo cập nhật, bổ sung thông tin theo Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Nếu thông tin thay đổi được thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy mới.
Trước tiên, phân biệt ba trường hợp dễ nhầm
1. Cùng người đại diện, chỉ đổi số hộ chiếu
Cập nhật chỉ nha khoa thuế suất bao nhiêu mới nhất 2025? Bài viết giải đáp chi tiết về thuế Read more
Máy scan thuế suất bao nhiêu khi nhập khẩu vào Việt Nam 2025? Bài viết cung cấp thông tin chi Read more
Tìm hiểu máy trợ thính thuế suất bao nhiêu năm 2025? Bài viết cập nhật chi tiết mã HS 90214000, Read more
Hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi xuất sai thuế suất 10 thành 8, các bước điều chỉnh hóa Read more
Trường hợp người đại diện theo pháp luật không thay đổi nhưng thông tin cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần cập nhật, doanh nghiệp gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Đây là thủ tục tại Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, áp dụng khi không thuộc các thủ tục đăng ký hoặc thông báo thay đổi tại Điều 40–55. Không nên mặc nhiên làm hồ sơ “thay người đại diện” khi con người, chức danh và quyền đại diện vẫn giữ nguyên.
2. Thực sự thay người đại diện theo pháp luật
Nếu doanh nghiệp bổ nhiệm một người khác làm đại diện, đây là thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Hồ sơ và văn bản nội bộ phụ thuộc loại hình doanh nghiệp, khác với việc cập nhật số hộ chiếu của người đang giữ chức. Cổng đăng ký kinh doanh có hướng dẫn riêng cho trường hợp thay người đại diện.
3. Hộ chiếu của cổ đông hoặc người đại diện của cổ đông nước ngoài
Với công ty cổ phần chưa niêm yết và chưa đăng ký giao dịch chứng khoán, việc thay đổi số hộ chiếu của cổ đông cá nhân nước ngoài hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài có quy định thông báo riêng tại Điều 54 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần đối chiếu đúng tư cách của người có hộ chiếu, thay vì áp dụng một bộ hồ sơ cho mọi trường hợp.
Hồ sơ cập nhật số hộ chiếu của người đại diện đang tại nhiệm
Theo hướng dẫn hiện hành trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, trường hợp cập nhật thông tin cá nhân của người đại diện mà không thuộc thủ tục thay đổi khác sử dụng Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp – Mẫu số 12 theo Thông tư 121/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp nên tải mẫu ngay tại trang hướng dẫn để dùng phiên bản đang áp dụng.
Trước khi điền mẫu, đối chiếu họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu mới, ngày cấp, hiệu lực và thông tin doanh nghiệp với giấy tờ hiện có. Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP phân biệt trường hợp người kê khai có số định danh cá nhân để đối chiếu dữ liệu dân cư với trường hợp không có số định danh; vì vậy không thể khẳng định mọi hồ sơ đều bắt buộc nộp bản sao hộ chiếu công chứng “trong 6 tháng”. Nếu cổng nộp hồ sơ hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu giấy tờ cho tình huống cụ thể, thực hiện theo yêu cầu phù hợp quy định và lưu bản chụp rõ, còn hiệu lực.
Các bước thực hiện
- Kiểm tra hồ sơ hiện tại: xác định người có hộ chiếu là đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên hay cổ đông nước ngoài; so sánh dữ liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Chọn đúng thủ tục và biểu mẫu: chỉ cập nhật thông tin của cùng người thì tham khảo Mẫu số 12; thay người đại diện thì theo thủ tục riêng. Nếu đồng thời có thay đổi nội dung khác, rà soát quy định cho từng nội dung.
- Nộp hồ sơ: gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở hoặc thực hiện qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Khi nộp trực tuyến, làm theo quy trình đăng nhập, kê khai, ký hoặc xác thực trên cổng.
- Theo dõi và đối chiếu kết quả: kiểm tra giấy tiếp nhận, phản hồi yêu cầu sửa đổi nếu có, rồi đối chiếu số hộ chiếu đã cập nhật. Chỉ chờ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nếu nội dung ghi trên giấy đó thay đổi.
Thời hạn, phí và giấy chứng nhận mới
Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ và cập nhật dữ liệu trong 01 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đối với thủ tục thông báo cập nhật, bổ sung thuộc điều này; hồ sơ chưa hợp lệ sẽ được thông báo để sửa. Đây là thời hạn xử lý theo quy định, không phải cam kết toàn bộ quá trình sẽ hoàn tất trong 24 giờ kể từ lúc doanh nghiệp bắt đầu chuẩn bị hồ sơ. Trường hợp thuộc thủ tục khác thì áp dụng thời hạn tương ứng.
Theo khoản 3 Điều 57, nếu chỉ cập nhật thông tin trong hồ sơ mà không làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi tại Điều 49–54, doanh nghiệp không phải trả lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố. Nếu cần cấp giấy mới hoặc thuộc thủ tục khác, hãy kiểm tra khoản thu được cổng tiếp nhận thông báo tại thời điểm nộp. Không có một bảng phí dịch vụ hay lệ phí cố định áp dụng cho mọi trường hợp đổi hộ chiếu.
Những lỗi nên tránh
- Dùng biểu mẫu cũ hoặc chọn nhầm thủ tục thay người đại diện khi chỉ đổi giấy tờ của cùng một người.
- Kê khai số hộ chiếu cũ hoặc không khớp họ tên, quốc tịch, thông tin doanh nghiệp.
- Mặc định mọi lần đổi hộ chiếu đều phải đổi con dấu, hóa đơn, chữ ký số hoặc đăng ký thuế. Chỉ rà soát và cập nhật tại từng đơn vị liên quan nếu hồ sơ của họ thực sự lưu thông tin hộ chiếu cũ.
- Áp dụng chung mốc “30 ngày” hay một mức phạt cho tất cả trường hợp. Nghĩa vụ và thời hạn phụ thuộc tư cách người có hộ chiếu và loại thông tin thay đổi; cần đối chiếu thủ tục cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Đổi hộ chiếu có làm đổi mã số doanh nghiệp không?
Thay số hộ chiếu của cá nhân không phải là thủ tục đổi mã số doanh nghiệp. Doanh nghiệp vẫn cần cập nhật thông tin cá nhân trong hồ sơ khi thuộc trường hợp phải thông báo.
Có phải lúc nào cũng nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới?
Không. Theo Điều 57, giấy mới được cấp khi thông tin cập nhật làm thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu chỉ thay dữ liệu lưu trong hồ sơ, doanh nghiệp kiểm tra kết quả cập nhật trên hệ thống và giấy tờ trả về.
Có cần họp và ra nghị quyết khi chỉ đổi số hộ chiếu?
Không nên mặc nhiên thêm biên bản họp hoặc nghị quyết vào hồ sơ cập nhật thông tin cá nhân của cùng người. Những văn bản này có thể thuộc hồ sơ thay người đại diện hoặc thay đổi nội dung khác, tùy loại hình và quyết định của doanh nghiệp.
Nguồn pháp lý để đối chiếu
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đặc biệt Điều 11, 43, 54 và 57.
- Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp – thủ tục cập nhật thông tin và Mẫu số 12.
Nếu hồ sơ của doanh nghiệp có đồng thời nhiều thay đổi hoặc tư cách người có hộ chiếu chưa rõ, có thể đối chiếu hồ sơ cụ thể trước khi nộp. Hoàng Nam tiếp nhận yêu cầu tư vấn qua số 091.888.31.79.
