Thay đổi giám đốc công ty TNHH 1 thành viên là một thủ tục pháp lý quan trọng, đánh dấu bước chuyển mình trong cơ cấu quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối và tuân thủ đúng quy định của pháp luật để tránh các rủi ro về sau. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết 3 bước thực hiện nhanh chóng, cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ cần thiết theo Luật Doanh nghiệp 2020, kèm theo mẫu Quyết định bổ nhiệm giám đốc mới nhất.
Tại Hoàng Nam, chúng tôi hiểu rằng chủ sở hữu doanh nghiệp luôn mong muốn hoàn tất thủ tục một cách dễ dàng, đảm bảo hoạt động của công ty được liên tục và ổn định.
3 Bước thay đổi giám đốc công ty TNHH 1 thành viên nhanh chóng và đúng luật
Hướng dẫn chi tiết 5 bước lập bảng cân đối tài khoản theo Thông tư 133 kèm link tải mẫu Read more
Bài viết so sánh công ty TNHH 2 thành viên và công ty cổ phần chi tiết dựa trên Luật Read more
Hướng dẫn chi tiết cách khôi phục mã số thuế bị đóng bằng mẫu số 25/ĐK-TCT mới nhất. Quy trình Read more
Bạn đang phân vân khi **so sánh công ty cổ phần và doanh nghiệp tư nhân**? Bài viết phân tích Read more
Quy trình thay đổi giám đốc bao gồm 3 bước chính: Ra quyết định nội bộ, Nộp hồ sơ lên Sở Kế hoạch và Đầu tư, và Công bố thông tin doanh nghiệp.
Để thực hiện thay đổi giám đốc công ty TNHH 1 thành viên, doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ trình tự sau đây để đảm bảo tính hợp pháp:
Bước 1: Ra quyết định và chuẩn bị hồ sơ thay đổi giám đốc
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là chủ sở hữu công ty phải ra quyết định chính thức về việc miễn nhiệm giám đốc cũ và bổ nhiệm giám đốc mới.
Đối với mô hình công ty tnhh 1 thành viên, quyền quyết định thuộc về chủ sở hữu công ty. Bạn cần soạn thảo Quyết định của chủ sở hữu công ty (nếu chủ sở hữu là cá nhân) hoặc Quyết định của Hội đồng thành viên/Chủ tịch công ty (nếu chủ sở hữu là tổ chức). Song song với đó, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cá nhân của giám đốc mới (CCCD/CMND/Hộ chiếu) để tiến hành sao y công chứng. Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian sửa đổi, bổ sung sau này.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Hiện nay, việc nộp hồ sơ trực tiếp đã được thay thế phần lớn bằng hình thức nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là thủ tục thuộc nhóm thay đổi đăng ký kinh doanh bắt buộc phải thực hiện khi có sự thay đổi về nhân sự quản lý cấp cao.
- Cách 1: Nộp qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng (Token).
- Cách 2: Nộp qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh (nếu chưa có chữ ký số).
Tại Hoàng Nam, chúng tôi khuyến khích khách hàng sử dụng chữ ký số để quy trình diễn ra nhanh chóng và bảo mật hơn.
Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và công bố thông tin
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận thông tin giám đốc mới.
Sau khi được cấp giấy chứng nhận, doanh nghiệp phải thực hiện công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020. Lưu ý rằng việc công bố phải được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày công khai. Nếu quá hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.
Trọn bộ hồ sơ cần chuẩn bị để thay đổi giám đốc công ty TNHH 1 thành viên
Hồ sơ hợp lệ bao gồm: Thông báo thay đổi người đại diện (nếu có), Quyết định của chủ sở hữu, bản sao giấy tờ pháp lý của giám đốc mới và giấy ủy quyền.
Dưới đây là danh mục hồ sơ chi tiết mà Hoàng Nam đã tổng hợp dựa trên kinh nghiệm xử lý hàng nghìn hồ sơ cho khách hàng:
1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (Mẫu Phụ lục II-2)
Đây là văn bản quan trọng nhất nếu việc thay đổi giám đốc đồng thời làm thay đổi người đại diện theo pháp luật. Mẫu này được ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Nội dung cần kê khai chính xác thông tin của người cũ và người mới, đồng thời cam kết về tính trung thực của hồ sơ.
2. Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi giám đốc
Văn bản này thể hiện ý chí của chủ sở hữu về việc thay đổi nhân sự. Trong trường hợp công ty tnhh thuê giám đốc, quyết định này sẽ là quyết định ký kết hợp đồng lao động hoặc bổ nhiệm chức danh quản lý, cần ghi rõ hiệu lực thi hành.
3. Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của giám đốc mới
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bản sao y công chứng (không quá 6 tháng) của một trong các giấy tờ sau của Giám đốc mới:
- Thẻ Căn cước công dân (CCCD).
- Giấy Chứng minh nhân dân (CMND) còn hiệu lực.
- Hộ chiếu Việt Nam hoặc Hộ chiếu nước ngoài (đối với người nước ngoài).
4. Giấy ủy quyền (nếu không phải chủ sở hữu trực tiếp đi nộp)
Nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần có giấy ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục. Người được ủy quyền này đóng vai trò là người đại diện theo ủy quyền để thực hiện các công việc liên quan tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Tải miễn phí: Mẫu Quyết định miễn nhiệm giám đốc cũ và bổ nhiệm giám đốc mới
(Tại đây, Hoàng Nam sẽ cung cấp đường link tải mẫu văn bản chuẩn để quý khách tham khảo và sử dụng).
Phân biệt 2 trường hợp thay đổi giám đốc quan trọng nhất
Cần phân biệt rõ trường hợp Giám đốc là người đại diện theo pháp luật (cần thay đổi ĐKKD) và Giám đốc không là người đại diện (thay đổi nội bộ).
Việc xác định đúng trường hợp giúp doanh nghiệp tránh lãng phí thời gian và chi phí. Chúng tôi phân tích rõ hai tình huống như sau:
TH1: Thay đổi giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật
Đây là trường hợp phổ biến nhất tại các công ty TNHH 1 thành viên vừa và nhỏ. Khi thay đổi giám đốc, thông tin về người đại diện theo pháp luật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũng thay đổi.
- Thủ tục: Bắt buộc nộp hồ sơ lên Sở Kế hoạch và Đầu tư để cấp lại Giấy phép kinh doanh.
- Hệ quả: Mã số thuế cá nhân của người đại diện mới sẽ được cập nhật lên hệ thống thuế quốc gia.
TH2: Thay đổi giám đốc không phải là người đại diện theo pháp luật
Trong trường hợp Điều lệ công ty quy định Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật, còn Giám đốc chỉ là người điều hành (làm thuê), thì việc thay đổi giám đốc chủ yếu là thủ tục nội bộ.
- Thủ tục: Doanh nghiệp ra quyết định bổ nhiệm/miễn nhiệm và lưu hành nội bộ. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08) nếu giám đốc là người phụ trách kế toán hoặc có tên trong danh sách quản lý đã đăng ký.
- Lưu ý: Dù là nội bộ, hồ sơ vẫn cần chặt chẽ để tránh tranh chấp lao động sau này.
Để hiểu rõ hơn về từng trường hợp cụ thể của quy trình thay đổi giám đốc công ty tnhh 1 thành viên, bạn nên tham khảo ý kiến chuyên gia tư vấn.
Những việc cần làm ngay sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi giám đốc
Sau khi có Giấy phép mới, doanh nghiệp cần thông báo cho ngân hàng, đối tác, cơ quan thuế và cập nhật chữ ký số.
Nhiều doanh nghiệp chủ quan cho rằng nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là xong. Tuy nhiên, kinh nghiệm của Hoàng Nam cho thấy các bước sau đây mới thực sự đảm bảo công ty vận hành trơn tru:
Cập nhật thông tin với ngân hàng
Đây là bước bắt buộc và cần làm ngay lập tức. Giám đốc (người đại diện pháp luật) là chủ tài khoản ngân hàng của công ty. Nếu không cập nhật, mọi giao dịch chuyển tiền, rút tiền, thanh toán lương sẽ bị đóng băng do chữ ký không khớp.
Thông báo cho các đối tác, khách hàng quan trọng
Gửi văn bản thông báo chính thức về việc thay đổi lãnh đạo giúp duy trì niềm tin và sự chuyên nghiệp. Đặc biệt là các hợp đồng đang thực hiện dở dang cần có phụ lục hợp đồng để xác nhận người ký mới.
Điều chỉnh các giấy phép kinh doanh có điều kiện (nếu có)
Nếu công ty hoạt động trong lĩnh vực yêu cầu giấy phép con (như vận tải, y tế, giáo dục…), bạn cần làm thủ tục điều chỉnh thông tin người đứng đầu trên các giấy phép này. Tương tự như quy trình thay đổi tên công ty tnhh một thành viên, việc không đồng bộ thông tin giữa các loại giấy phép có thể gây khó khăn khi cơ quan chức năng kiểm tra.
Cập nhật thông tin chữ ký số và hóa đơn điện tử
Chữ ký số (Token) thường chứa thông tin của người đại diện cũ. Bạn cần liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật thông tin người mới, đảm bảo tính pháp lý khi ký hóa đơn điện tử và kê khai thuế.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp khi thay đổi giám đốc (FAQ)
Điều kiện để được bổ nhiệm làm Giám đốc công ty TNHH 1 thành viên là gì?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Giám đốc phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp (như cán bộ công chức, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự…). Ngoài ra, Điều lệ công ty có thể quy định thêm các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm.
Thời hạn nộp hồ sơ thay đổi giám đốc là bao lâu?
Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi.
Lệ phí nhà nước cho thủ tục này là bao nhiêu?
Hiện tại, lệ phí nộp hồ sơ trực tuyến được miễn phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đóng phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 100.000 VNĐ/lần.
Nộp hồ sơ thay đổi giám đốc ở đâu và bằng cách nào?
Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Cách tối ưu nhất hiện nay là nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
Nếu không thông báo thay đổi giám đốc thì bị xử phạt như thế nào?
Việc chậm trễ hoặc không thông báo thay đổi có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng tùy theo thời gian quá hạn. Nghiêm trọng hơn, việc quản lý lỏng lẻo có thể dẫn đến các vi phạm pháp luật khác, buộc doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ giải thể công ty tnhh 1 thành viên bắt buộc.
Bên cạnh việc thay đổi giám đốc, nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu mở rộng quy mô, bạn cũng nên tìm hiểu thêm về thủ tục tăng vốn điều lệ công ty tnhh 1 thành viên để đồng bộ hóa hồ sơ pháp lý.
Kết luận
Việc thay đổi giám đốc công ty TNHH 1 thành viên tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự cẩn trọng trong từng bước chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục. Nắm vững quy trình 3 bước, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và lưu ý các công việc sau thay đổi sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, duy trì sự ổn định và tạo đà cho những bước phát triển mới. Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và hoạt động hiệu quả hơn.
Bạn cảm thấy thủ tục quá rườm rà và tốn thời gian? Hãy để Dịch vụ doanh nghiệp Hoàng Nam giúp bạn! Với kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi cam kết hoàn tất thủ tục thay đổi giám đốc trọn gói chỉ từ 500.000đ, nhanh chóng và chính xác. Liên hệ ngay Hotline/Zalo: 091.888.31.79 để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để có lời khuyên tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
