Xây dựng một quy chế lương thưởng rõ ràng, minh bạch không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng để thu hút, giữ chân nhân tài và thúc đẩy động lực làm việc. Một hệ thống lương thưởng công bằng giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, chuyên nghiệp và hạn chế tối đa các tranh chấp lao động. Bài viết này của Hoàng Nam sẽ hướng dẫn chi tiết 7 nội dung cốt lõi cần phải có trong một bản quy chế lương thưởng chuẩn mực, giúp bạn dễ dàng áp dụng ngay cho doanh nghiệp của mình.
7 Nội Dung Quan Trọng Bắt Buộc Phải Có Trong Quy Chế Lương Thưởng
Một bản quy chế lương thưởng đầy đủ và chuyên nghiệp cần bao quát toàn diện các khía cạnh liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ tài chính của người lao động. Dưới đây là 7 nội dung không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ pháp luật.
Bài viết tổng hợp 3 loại tờ khai bắt buộc trong báo cáo thuế theo quý (GTGT, TNCN, hóa đơn), Read more
Nắm vững 7 yêu cầu về an toàn vệ sinh thực phẩm để kinh doanh ăn uống thành công. Hướng Read more
Cập nhật địa chỉ, số điện thoại, giờ làm việc và các thủ tục tại Phòng đăng ký kinh doanh Read more
Holding nghĩa là gì? Bài viết này sẽ giải thích rõ mô hình Holding Company, đi sâu vào 3 lợi Read more
1. Mục đích, nguyên tắc và phạm vi áp dụng
Đây là phần nền tảng, xác định rõ mục tiêu, các nguyên tắc cốt lõi và những đối tượng chịu sự điều chỉnh của quy chế.
Phần này cần nêu rõ mục đích của việc ban hành quy chế (ví dụ: tạo động lực, đảm bảo công bằng, tuân thủ pháp luật) và các nguyên tắc xây dựng (công khai, minh bạch, tương xứng với đóng góp). Đồng thời, cần xác định rõ phạm vi áp dụng cho toàn bộ nhân viên hay từng nhóm đối tượng cụ thể trong công ty.
- Mục đích: Ghi nhận sự đóng góp của người lao động, thu hút và giữ chân nhân tài, đảm bảo sự công bằng nội bộ và cạnh tranh với thị trường.
- Nguyên tắc: Việc trả lương, thưởng phải đảm bảo tính công bằng, minh bạch, kịp thời và tuân thủ các quy định của pháp luật.
- Phạm vi áp dụng: Quy chế này áp dụng cho toàn bộ người lao động có ký hợp đồng lao động với công ty, từ nhân viên thử việc đến nhân viên chính thức.
2. Căn cứ pháp lý để xây dựng quy chế
Nêu rõ các văn bản pháp luật làm cơ sở để xây dựng quy chế, thể hiện tính hợp pháp và sự tuân thủ của doanh nghiệp.
Việc viện dẫn các căn cứ pháp lý không chỉ giúp quy chế có hiệu lực mà còn bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý. Các văn bản cốt lõi cần được liệt kê đầy đủ.
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: Đây là văn bản pháp lý cao nhất quy định về quan hệ lao động, tiền lương, thưởng.
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
- Nghị định 38/2022/NĐ-CP: Quy định về mức lương tối thiểu vùng áp dụng cho người lao động.
- Các văn bản nội bộ: Điều lệ công ty, Thỏa ước lao động tập thể (nếu có), và các quy định quản lý khác.
3. Hệ thống thang lương, bảng lương chi tiết
Đây là “xương sống” của quy chế, quy định cụ thể mức lương cho từng vị trí, chức danh công việc trong doanh nghiệp.
Một hệ thống thang bảng lương khoa học cần được xây dựng dựa trên phân tích giá trị công việc, mức độ phức tạp, trách nhiệm và yêu cầu về năng lực của từng vị trí. Nó phải đảm bảo mức lương thấp nhất không thấp hơn lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.
| Nhóm Chức Danh | Bậc 1 (VND) | Bậc 2 (VND) | Bậc 3 (VND) |
|---|---|---|---|
| Nhân viên | 5.500.000 | 6.500.000 | 7.500.000 |
| Chuyên viên | 8.000.000 | 10.000.000 | 12.000.000 |
| Quản lý | 15.000.000 | 18.000.000 | 22.000.000 |
Lưu ý: Bảng trên chỉ là ví dụ minh họa, doanh nghiệp cần xây dựng chi tiết hơn với đầy đủ các ngạch, bậc lương phù hợp.
4. Các hình thức trả lương và kỳ hạn thanh toán
Quy định rõ ràng cách thức doanh nghiệp trả lương cho nhân viên và thời gian thanh toán cụ thể.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức trả lương khác nhau. Việc quy định rõ ràng và tuân thủ kỳ hạn thanh toán giúp tạo dựng niềm tin và sự ổn định cho người lao động.
- Hình thức trả lương:
- Lương theo thời gian (tháng, ngày, giờ): Áp dụng cho các vị trí công việc văn phòng, quản lý.
- Lương theo sản phẩm: Áp dụng cho các vị trí trực tiếp sản xuất, dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành.
- Lương khoán: Trả lương dựa trên khối lượng và chất lượng công việc phải hoàn thành.
- Kỳ hạn thanh toán:
- Lương tháng: Được thanh toán một lần hoặc nhiều lần trong tháng, nhưng phải có một kỳ thanh toán cố định vào một ngày dương lịch. Ví dụ: trả lương từ ngày 05 đến ngày 10 hàng tháng.
- Lương tuần/ngày/giờ: Thanh toán sau mỗi tuần, ngày, giờ làm việc hoặc trả gộp theo thỏa thuận.
5. Quy định về các khoản phụ cấp, trợ cấp và phúc lợi khác
Liệt kê và định nghĩa rõ các khoản phụ cấp, trợ cấp mà người lao động được hưởng ngoài lương chính.
Các khoản này bù đắp cho điều kiện làm việc, tính chất công việc hoặc hỗ trợ đời sống người lao động, và cần được quy định rõ ràng về điều kiện và mức hưởng.
- Phụ cấp bắt buộc (nếu có): Phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp trách nhiệm…
- Phụ cấp khuyến khích:
- Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại.
- Phụ cấp chuyên cần.
- Phụ cấp thâm niên.
- Các khoản phúc lợi khác:
- Quà tặng sinh nhật, hiếu hỉ, lễ tết.
- Hỗ trợ chi phí gửi trẻ, nuôi con nhỏ.
- Bảo hiểm sức khỏe tự nguyện ngoài bảo hiểm bắt buộc.
6. Các quy định về thưởng (Thưởng KPI, thưởng doanh số, thưởng lễ tết, lương tháng 13)
Đây là nội dung quan trọng nhằm ghi nhận thành tích và tạo động lực, cần được quy định một cách chi tiết và minh bạch.
Quy chế thưởng là căn cứ để người sử dụng lao động chi trả các khoản thưởng cho người lao động dựa trên kết quả sản xuất kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc. Việc tìm hiểu các loại thưởng cho nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn phù hợp.
- Thưởng theo hiệu suất (Thưởng KPI/Doanh số): Quy định rõ công thức tính thưởng, chỉ tiêu đánh giá, chu kỳ đánh giá (tháng/quý/năm) và điều kiện nhận thưởng.
- Thưởng Lễ, Tết: Nêu rõ các dịp lễ, tết có thưởng (ví dụ: Tết Âm lịch, Lễ 30/4 & 1/5, Lễ Quốc khánh 2/9) và mức thưởng cố định hoặc linh hoạt tùy theo tình hình kinh doanh.
- Lương tháng 13: Cần làm rõ bản chất lương tháng 13 là gì, đây có phải là một khoản thưởng hay không. Quy định rõ công thức tính, điều kiện hưởng (ví dụ: làm đủ 12 tháng, tỷ lệ hưởng theo thời gian làm việc thực tế). Nhiều doanh nghiệp thắc mắc liệu lương tháng 13 có bắt buộc không, câu trả lời là không, đây là khoản thưởng phụ thuộc vào thỏa thuận và kết quả kinh doanh.
- Thưởng đột xuất/Sáng kiến: Khen thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc đột xuất hoặc có sáng kiến cải tiến mang lại hiệu quả cao cho công ty.
7. Quy trình và điều kiện xét tăng lương định kỳ
Xây dựng một lộ trình tăng lương rõ ràng giúp người lao động thấy được cơ hội phát triển và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Quy chế cần nêu rõ về thời điểm xét tăng lương, các tiêu chí đánh giá và quy trình thực hiện để đảm bảo tính công bằng và khách quan.
- Thời gian xét duyệt: Định kỳ mỗi năm một lần, thường vào cuối năm tài chính hoặc đầu năm mới.
- Điều kiện xét duyệt:
- Thời gian làm việc tối thiểu tại công ty (ví dụ: đủ 12 tháng).
- Kết quả đánh giá hiệu suất công việc (KPI) năm gần nhất đạt từ mức “Tốt” trở lên.
- Không vi phạm kỷ luật lao động nghiêm trọng trong kỳ đánh giá.
- Quy trình: Trưởng bộ phận đề xuất -> Phòng Nhân sự tổng hợp và thẩm định -> Ban Giám đốc phê duyệt.
Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Xây Dựng Quy Chế Lương Thưởng?
Xây dựng quy chế lương thưởng không chỉ là việc làm tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Là cơ sở để quản lý tài chính và tối ưu chi phí thuế TNDN
Một quy chế rõ ràng là cơ sở pháp lý để hạch toán chi phí tiền lương vào chi phí hợp lệ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Theo quy định của pháp luật thuế, các khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động sẽ được tính là chi phí được trừ nếu được quy định cụ thể về điều kiện và mức hưởng trong các văn bản như hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế lương thưởng của công ty. Nếu không có quy chế này, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro bị loại chi phí, dẫn đến tăng số thuế TNDN phải nộp. Việc xây dựng quy chế cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch và quản lý quỹ lương là gì một cách hiệu quả.
Tạo sự công bằng, minh bạch và giữ chân nhân tài
Sự rõ ràng trong chính sách lương thưởng giúp loại bỏ các thắc mắc, đồn đoán và cảm giác bất công trong nội bộ.
Khi nhân viên hiểu rõ họ được trả lương dựa trên cơ sở nào, làm thế nào để được thưởng và lộ trình tăng lương ra sao, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và có động lực để cống hiến. Một chính sách đãi ngộ công bằng và cạnh tranh là yếu tố then chốt để thu hút nhân tài từ thị trường và quan trọng hơn là giữ chân những nhân viên giỏi, giảm tỷ lệ nghỉ việc.
Đảm bảo tuân thủ quy định của Bộ luật Lao động
Xây dựng và ban hành quy chế lương thưởng là một trong những trách nhiệm của người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật.
Việc không xây dựng thang lương, bảng lương, quy chế thưởng có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính. Hơn nữa, một quy chế chuẩn pháp luật đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định về lương tối thiểu, trả lương làm thêm giờ, các chế độ phụ cấp, qua đó hạn chế tối đa nguy cơ xảy ra tranh chấp lao động không đáng có.
Hướng Dẫn 5 Bước Xây Dựng Quy Chế Lương Thưởng Chuẩn Pháp Luật
Với kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, Hoàng Nam khuyến nghị một quy trình 5 bước bài bản để xây dựng một bản quy chế trả lương của công ty hiệu quả và đúng luật.
Bước 1: Phân tích và xây dựng hệ thống chức danh công việc
Đây là bước nền tảng để xác định giá trị của từng vị trí trong tổ chức.
Doanh nghiệp cần tiến hành phân tích công việc để xây dựng bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí, bao gồm nhiệm vụ chính, trách nhiệm, yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng. Từ đó, hình thành một hệ thống chức danh rõ ràng và logic.
Bước 2: Khảo sát mức lương trên thị trường lao động
Để đảm bảo tính cạnh tranh, doanh nghiệp cần biết thị trường đang trả lương cho các vị trí tương đương như thế nào.
Hãy tham khảo dữ liệu từ các báo cáo lương của các công ty nhân sự uy tín, các trang tuyển dụng lớn hoặc khảo sát các doanh nghiệp cùng ngành nghề, quy mô. Điều này giúp bạn định vị mức lương của công ty mình một cách hợp lý để thu hút và giữ chân nhân tài.
Bước 3: Thiết kế thang bảng lương và cơ cấu các khoản thưởng, phụ cấp
Dựa trên kết quả từ hai bước trên, tiến hành xây dựng hệ thống lương thưởng chi tiết.
Xây dựng các ngạch, bậc lương tương ứng với từng nhóm chức danh. Xác định mức lương tối thiểu và tối đa cho mỗi bậc. Đồng thời, thiết kế cơ cấu các khoản phụ cấp, chính sách thưởng (thưởng KPI, thưởng doanh số…) phù hợp với đặc thù kinh doanh và văn hóa của công ty.
Bước 4: Soạn thảo nội dung quy chế và lấy ý kiến người lao động
Chuyển hóa các thiết kế ở bước 3 thành một văn bản quy chế hoàn chỉnh với 7 nội dung cốt lõi đã nêu ở trên.
Sau khi có bản dự thảo, doanh nghiệp bắt buộc phải tổ chức lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn cơ sở). Việc này không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn giúp quy chế nhận được sự đồng thuận cao khi ban hành. Nếu có các khoản liên quan đến kinh phí công đoàn, cần được thể hiện rõ ràng.
Bước 5: Ban hành, thông báo và thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước
Sau khi tiếp thu ý kiến và hoàn thiện, quy chế sẽ được ban hành chính thức và công khai đến toàn bộ người lao động.
Doanh nghiệp phải công bố công khai quy chế lương thưởng công ty tại nơi làm việc để tất cả nhân viên được biết. Theo quy định, doanh nghiệp phải gửi hệ thống thang lương, bảng lương đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp có thể chuẩn bị một công văn đăng ký thang bảng lương để nộp kèm theo hồ sơ.
Mẫu Quy Chế Lương Thưởng Đơn Giản Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ
Dưới đây là một cấu trúc mẫu tham khảo. Doanh nghiệp cần tùy chỉnh chi tiết để phù hợp với thực tế hoạt động của mình. Một bản quy chế lương thưởng hoàn chỉnh sẽ là công cụ quản trị nhân sự hữu hiệu.
QUY CHẾ LƯƠNG THƯỞNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: …/QĐ-CTY ngày … tháng … năm …)
Chương I: QUY ĐỊNH CHUNG
- Điều 1. Mục đích, Yêu cầu
- Điều 2. Căn cứ pháp lý
- Điều 3. Phạm vi và Đối tượng áp dụng
Chương II: QUY ĐỊNH VỀ TIỀN LƯƠNG
- Điều 4. Nguyên tắc trả lương
- Điều 5. Hệ thống thang, bảng lương (Đính kèm phụ lục)
- Điều 6. Các hình thức trả lương
- Điều 7. Kỳ hạn và phương thức thanh toán lương
- Điều 8. Lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm
Chương III: PHỤ CẤP, TRỢ CẤP VÀ PHÚC LỢI
- Điều 9. Các khoản phụ cấp theo lương
- Điều 10. Các khoản trợ cấp và phúc lợi khác
Chương IV: QUY ĐỊNH VỀ TIỀN THƯỞNG
- Điều 11. Thưởng hiệu suất công việc (KPIs)
- Điều 12. Thưởng các ngày Lễ, Tết
- Điều 13. Lương tháng 13
- Điều 14. Các khoản thưởng khác
Chương V: NÂNG LƯƠNG VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
- Điều 15. Quy định về xét nâng lương
- Điều 16. Hiệu lực thi hành
Hướng dẫn cách điền và tùy chỉnh các thông tin trong mẫu cho phù hợp
- Thông tin chung: Điền đầy đủ tên công ty, số quyết định, ngày tháng ban hành.
- Căn cứ pháp lý: Cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất tại thời điểm xây dựng.
- Thang, bảng lương: Xây dựng phụ lục chi tiết đính kèm, không nên đưa trực tiếp vào nội dung chính để dễ dàng cập nhật khi có thay đổi.
- Công thức tính lương, thưởng: Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách tính khác nhau. Cần mô tả công thức một cách rõ ràng, dễ hiểu nhất có thể. Ví dụ: Lương tháng 13 = (Tổng lương cơ bản thực nhận trong năm / 12) x (Số tháng làm việc thực tế trong năm / 12).
- Điều kiện hưởng: Với mỗi khoản phụ cấp, thưởng, cần ghi rõ điều kiện được hưởng (ví dụ: phụ cấp chuyên cần chỉ áp dụng khi đi làm đủ 100% số ngày công trong tháng).
Việc xây dựng một quy chế lương thưởng bài bản với 7 nội dung cốt lõi nêu trên là một bước đi chiến lược, thể hiện sự chuyên nghiệp và tầm nhìn của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ quản trị nhân sự hiệu quả, đảm bảo tính công bằng và tuân thủ pháp luật, mà còn là yếu tố quan trọng tạo dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, giúp thu hút và giữ chân những nhân sự tài năng nhất để cùng phát triển bền vững.
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ cho đồng nghiệp và bạn bè. Đừng quên theo dõi website của chúng tôi thường xuyên để cập nhật những kiến thức mới nhất về quản trị doanh nghiệp và nhân sự!
Lưu ý: Các thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
