Việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp là nhu cầu tất yếu nhưng thường đi kèm với những thủ tục phức tạp, đặc biệt là việc điền Phụ lục II-5. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam giúp bạn nắm vững mục đích sử dụng, cung cấp mẫu đơn mới nhất theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, hướng dẫn chi tiết từng mục và chỉ ra các lỗi sai cần tránh, đảm bảo quá trình cập nhật thông tin diễn ra nhanh chóng và chính xác.
Phụ lục II-5 là gì và khi nào doanh nghiệp cần sử dụng?
Để quá trình thay đổi thông tin doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, việc đầu tiên là phải hiểu rõ về vai trò và các trường hợp cần sử dụng Phụ lục II-5. Đây là bước nền tảng giúp bạn xác định đúng biểu mẫu và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu.
Hướng dẫn chi tiết 6 bước đăng ký thương hiệu độc quyền từ A-Z giúp doanh nghiệp bảo vệ tài Read more
Bạn băn khoăn thành lập công ty tnhh cần những gì? Bài viết này sẽ cung cấp chi tiết 6 Read more
Khám phá 6 lợi ích vượt trội khi thành lập công ty TNHH MTV cho người khởi nghiệp. Hướng dẫn Read more
Hướng dẫn 5 bước đăng ký hộ kinh doanh cá thể nhanh gọn cho người mới. Bài viết cung cấp Read more
Định nghĩa và vai trò của Phụ lục II-5 theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT
Phụ lục II-5 là mẫu văn bản được ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, được sử dụng để thông báo thay đổi, bổ sung, hoặc cập nhật các thông tin đăng ký doanh nghiệp không làm thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Vai trò chính của mẫu này là giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư khi có sự điều chỉnh thông tin. Việc này đảm bảo thông tin của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp luôn được cập nhật, chính xác, phục vụ cho công tác quản lý nhà nước và giao dịch của chính doanh nghiệp.
Các trường hợp cụ thể bắt buộc phải nộp Phụ lục II-5
Doanh nghiệp phải nộp Thông báo theo mẫu Phụ lục II-5 khi có thay đổi, bổ sung hoặc cập nhật một trong các thông tin sau đây:
- Thay đổi thông tin đăng ký thuế.
- Bổ sung, cập nhật thông tin về số điện thoại, fax, email, website.
- Thay đổi thông tin của người đại diện theo pháp luật (chỉ thay đổi thông tin cá nhân như số CCCD, địa chỉ, không thay đổi người đại diện).
- Thay đổi thông tin của các thành viên/cổ đông là cá nhân (chỉ thay đổi thông tin cá nhân).
- Thay đổi thông tin của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên.
- Cập nhật thông tin về Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
- Thông báo về việc cho thuê doanh nghiệp tư nhân.
Việc nắm rõ các trường hợp này giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Tải mẫu Phụ lục II-5 mới nhất và các văn bản pháp lý liên quan
Để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ, bạn cần sử dụng mẫu Phụ lục II-5 mới nhất được ban hành theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Việc sử dụng các mẫu cũ, không còn hiệu lực là một trong những lý do phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối.
- Tải mẫu Phụ lục II-5 (file word): Bạn có thể tải trực tiếp tại các Cổng thông tin của Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc các trang web pháp lý uy tín.
- Văn bản pháp lý liên quan:
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14.
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
- Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.
Hướng dẫn chi tiết cách điền Phụ lục II-5 chính xác từng mục
Cách điền Phụ lục II-5 không quá phức tạp nếu bạn nắm được cấu trúc và yêu cầu thông tin của từng mục. Dưới đây, Hoàng Nam sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng phần để đảm bảo việc kê khai thông tin chính xác tuyệt đối.
Phần 1: Thông tin cơ bản của doanh nghiệp (Tên, mã số, địa chỉ)
Đây là phần thông tin định danh doanh nghiệp, cần được điền đầy đủ và chính xác tuyệt đối dựa trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh gần nhất.
- Kính gửi: Ghi rõ “Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố [Nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính]”. Ví dụ: Phòng Đăng ký kinh doanh thành phố Hà Nội.
- Tên doanh nghiệp: Ghi đầy đủ tên tiếng Việt của doanh nghiệp, viết bằng chữ in hoa.
- Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: Ghi chính xác mã số doanh nghiệp gồm 10 chữ số.
- Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu có): Mục này dành cho các doanh nghiệp được cấp giấy trước ngày có mã số doanh nghiệp quốc gia.
- Ngày cấp, nơi cấp: Ghi thông tin tương ứng.
Phần 2: Nội dung thông báo thay đổi, bổ sung, cập nhật thông tin
Đây là phần quan trọng nhất, nơi bạn kê khai các thông tin cần thay đổi. Bạn chỉ cần đánh dấu (x) vào ô tương ứng với nội dung thay đổi và điền thông tin mới.
| Mục thay đổi | Hướng dẫn điền |
|---|---|
| Thông tin đăng ký thuế | Đánh dấu và kê khai các thông tin mới về phương pháp tính thuế, năm tài chính, tổng số lao động… |
| Số điện thoại, email, website | Ghi rõ ràng, chính xác số điện thoại, email, website mới của doanh nghiệp để cơ quan nhà nước liên lạc. |
| Thông tin người quản lý | Áp dụng khi thay đổi thông tin cá nhân (CCCD, địa chỉ) của người đại diện theo pháp luật, thành viên, cổ đông… |
Lưu ý: Tại mỗi mục, bạn cần kê khai cả thông tin cũ (đã đăng ký) và thông tin mới (đề nghị đăng ký) để Phòng Đăng ký kinh doanh có cơ sở đối chiếu và cập nhật.
Phần 3: Thông tin về người đại diện theo pháp luật và cam kết của doanh nghiệp
Phần này xác nhận tính pháp lý của việc thông báo thay đổi.
- Người đại diện theo pháp luật: Ghi rõ họ tên người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Chữ ký: Người đại diện theo pháp luật ký và ghi rõ họ tên. Chữ ký phải khớp với chữ ký đã đăng ký.
- Đóng dấu: Đóng dấu của doanh nghiệp (nếu có).
Ngoài ra, việc cập nhật thông tin doanh nghiệp đôi khi cũng liên quan đến các biểu mẫu thuế khác. Ví dụ, khi có thay đổi liên quan đến địa điểm kinh doanh, có thể doanh nghiệp sẽ cần làm việc với cơ quan thuế về việc sử dụng mẫu 08 mst.
Những lỗi sai “chết người” cần tránh và kinh nghiệm xử lý hồ sơ
Dù cách điền phụ lục ii 5 khá đơn giản, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những lỗi không đáng có, dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, gây tốn kém thời gian và chi phí.
Top 5 lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại
Dưới đây là 5 lỗi sai phổ biến nhất mà chúng tôi tại Hoàng Nam đã tổng hợp từ kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng:
- Sai thông tin cơ bản: Ghi sai mã số doanh nghiệp, tên công ty hoặc địa chỉ trụ sở so với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Chọn sai nội dung thay đổi: Đánh dấu nhầm mục hoặc kê khai thông tin không tương ứng với nội dung cần thay đổi.
- Chữ ký không hợp lệ: Chữ ký của người đại diện theo pháp luật không khớp với chữ ký đã đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Thiếu giấy tờ kèm theo: Không nộp kèm Quyết định, Biên bản họp hoặc giấy tờ ủy quyền theo quy định.
- Sử dụng mẫu cũ: Nộp Phụ lục II-5 theo mẫu của các thông tư cũ đã hết hiệu lực.
Cách kiểm tra thông tin trước khi nộp để đảm bảo tính hợp lệ
Để tránh bị trả hồ sơ, bạn nên thực hiện các bước kiểm tra sau:
- Đối chiếu thông tin: Soát lại toàn bộ thông tin trên Phụ lục II-5 với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và các giấy tờ pháp lý của cá nhân liên quan (CCCD/Hộ chiếu).
- Kiểm tra thẩm quyền ký: Đảm bảo người ký tên trên thông báo là người đại diện theo pháp luật hợp pháp của công ty tại thời điểm nộp hồ sơ.
- Kiểm tra danh mục hồ sơ: Xác nhận đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết đi kèm theo từng trường hợp thay đổi cụ thể.
- Kiểm tra biểu mẫu: Chắc chắn rằng bạn đang sử dụng phụ lục ii-5 thông tư 01/2021/tt-bkhđt.
Cần chuẩn bị những giấy tờ gì kèm theo Phụ lục II-5?
Tùy vào loại hình doanh nghiệp và nội dung thay đổi, hồ sơ kèm theo Phụ lục II-5 sẽ bao gồm:
- Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên) hoặc Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần) về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ (nếu người nộp không phải là người đại diện theo pháp luật).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là một phần quan trọng trong thủ tục bổ sung cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến các biểu mẫu báo cáo thuế định kỳ, ví dụ như mẫu 01 tndn để đảm bảo tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ.
Quy trình nộp hồ sơ Phụ lục II-5 qua mạng từng bước
Hướng dẫn nộp phụ lục ii-5 qua mạng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian di chuyển và đơn giản hóa thủ tục hành chính. Đây là phương thức được khuyến khích hiện nay.
Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và chữ ký số để nộp trực tuyến
Để nộp hồ sơ online, bạn cần chuẩn bị:
- Hồ sơ dạng điện tử: Scan tất cả các giấy tờ (Phụ lục II-5, Quyết định, Biên bản họp, Giấy ủy quyền…) sang định dạng file PDF.
- Chữ ký số (USB Token): Chữ ký số của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền phải còn hiệu lực và được cài đặt trên máy tính.
- Tài khoản đăng ký kinh doanh: Đăng ký một tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Các bước thực hiện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Quy trình nộp hồ sơ trực tuyến gồm các bước cơ bản sau:
- Đăng nhập: Truy cập vào website
dangkykinhdoanh.gov.vnvà đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký hoặc USB token. - Tạo hồ sơ: Chọn mục “Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử” và tạo hồ sơ mới, chọn loại đăng ký là “Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”.
- Kê khai thông tin: Điền các thông tin theo hướng dẫn trên hệ thống, tương ứng với nội dung trên Phụ lục II-5.
- Tải văn bản đính kèm: Tải lên các file PDF đã scan ở bước chuẩn bị.
- Ký số và nộp hồ sơ: Sử dụng chữ ký số để xác thực và hoàn tất việc nộp hồ sơ.
Cách theo dõi tình trạng và nhận kết quả xử lý hồ sơ online
Sau khi nộp, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ:
- Hệ thống sẽ gửi email thông báo khi hồ sơ được tiếp nhận, yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc đã được chấp thuận.
- Bạn cũng có thể đăng nhập vào tài khoản để xem trực tiếp tình trạng hồ sơ.
- Khi hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật thông tin của doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia. Doanh nghiệp có thể kiểm tra lại thông tin đã được cập nhật chính xác hay chưa.
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp còn phải làm việc với nhiều loại biểu mẫu khác, chẳng hạn như các biểu mẫu liên quan đến bảo hiểm xã hội như mẫu d02-lt mới nhất hay các biểu mẫu về ngân sách nhà nước như mẫu số c1 02 ns. Việc nắm vững các thủ tục này là rất cần thiết. Tương tự, khi có các thay đổi liên quan đến thông tin đăng ký thuế, doanh nghiệp có thể cần tìm hiểu thêm về các mẫu như mẫu 20 đk tct, mẫu 24 đk tct và mẫu số 25 đk tct. Thậm chí, trong một số trường hợp thay đổi đăng ký kinh doanh phức tạp hơn, có thể bạn sẽ cần đến các biểu mẫu khác như phụ lục i 10.
Nắm vững cách điền và nộp Phụ lục II-5 không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc tuân thủ pháp luật. Hy vọng rằng với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết, bạn có thể tự tin hoàn thành thủ tục cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh một cách suôn sẻ và hiệu quả, tránh được những sai sót không đáng có.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ ngay cho bạn bè và đồng nghiệp! Đừng quên theo dõi website của chúng tôi thường xuyên để cập nhật những kiến thức pháp lý doanh nghiệp mới và chính xác nhất.
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
