Việc hủy hóa đơn theo thông tư 78 là một nghiệp vụ kế toán phức tạp, tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu thực hiện sai. Một sai sót nhỏ trong quy trình có thể dẫn đến việc bị cơ quan thuế xử phạt không đáng có. Bài viết này của Hoàng Nam sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết 4 bước hủy hóa đơn điện tử đã phát hành một cách chính xác, đúng luật, giúp doanh nghiệp tránh khỏi các khoản phạt và đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Khi nào cần hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành chỉ được thực hiện trong một số trường hợp cụ thể khi hóa đơn có sai sót và không thể áp dụng phương pháp điều chỉnh hoặc thay thế.
Hướng dẫn 2 cách tra cứu người phụ thuộc đã đăng ký giảm trừ gia cảnh online trên eTax và Read more
Hướng dẫn chi tiết cách tính thuế thu nhập cá nhân cho người mới đi làm năm 2025, gồm công Read more
Lương bao nhiêu phải đóng thuế thu nhập cá nhân năm 2026? Bài viết giải đáp chi tiết cách tính Read more
Băn khoăn khi chọn loại hình cho startup? Bài viết này phân tích 7 ưu điểm của công ty cổ Read more
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập nhưng chưa gửi cho người mua bị phát hiện có sai sót.
Đây là trường hợp đơn giản nhất. Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa gửi đi, người bán được phép hủy hóa đơn đó và lập một hóa đơn mới.
Trong tình huống này, người bán chỉ cần thực hiện thao tác hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử mình đang sử dụng. Sau đó, lập một hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn thay thế, rồi gửi cho người mua.
Trường hợp 2: Bên bán đã thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt hợp đồng.
Theo quy định, khi cung cấp dịch vụ có thu tiền trước, doanh nghiệp phải xuất hoá đơn vat. Nếu sau đó hợp đồng bị hủy hoặc chấm dứt, hóa đơn đã lập phải được hủy bỏ.
Bên bán và bên mua cần lập biên bản thỏa thuận ghi rõ lý do hủy hợp đồng và các thông tin về hóa đơn cần hủy. Căn cứ vào đó, bên bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập.
Phân biệt rõ khi nào HỦY hóa đơn và khi nào cần lập HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH/THAY THẾ để tránh sai sót.
Đây là điểm mấu chốt mà nhiều kế toán viên còn nhầm lẫn, dẫn đến xử lý sai quy trình. Việc phân biệt rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và tránh các rắc rối không đáng có.
| Tiêu chí | Hủy Hóa Đơn | Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh/Thay Thế |
|---|---|---|
| Trường hợp áp dụng | • Hóa đơn sai sót đã cấp mã nhưng chưa gửi người mua. • Hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ (có thu tiền trước). | • Hóa đơn sai sót đã gửi người mua. • Sai tên, địa chỉ người mua. • Sai mã số thuế, sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa… |
| Hiệu lực hóa đơn cũ | Hóa đơn bị hủy không còn giá trị pháp lý và không được sử dụng để kê khai. | Hóa đơn bị điều chỉnh/thay thế không còn giá trị sử dụng. |
| Hệ quả | Lập hóa đơn điện tử hoàn toàn mới để thay thế. | Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (tăng/giảm) hoặc thay thế cho hóa đơn cũ. |
Việc nắm vững các quy định này là rất quan trọng, bởi mỗi loại sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau. Ví dụ, một số lỗi như [thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử](/thay-doi-dia-chi-tren-hoa-don-dien-tu/) có thể xử lý bằng hóa đơn thay thế thay vì phải hủy. Việc phân biệt rõ các trường hợp giúp kế toán lựa chọn đúng phương pháp, đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.
Hướng dẫn chi tiết 4 bước hủy hóa đơn điện tử đã phát hành để không bị phạt
Để thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo Thông tư 78 một cách chính xác, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình 4 bước sau đây.
Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn điện tử với bên mua
Biên bản thỏa thuận là cơ sở pháp lý quan trọng, ghi nhận sự đồng thuận của cả hai bên về việc hủy bỏ giao dịch và hóa đơn đã lập.
Biên bản cần có đầy đủ các nội dung sau:
- Thông tin của bên bán và bên mua (Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế).
- Thông tin của hóa đơn cần hủy (Mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập).
- Lý do hủy hóa đơn (ghi rõ sai sót hoặc lý do hủy hợp đồng).
- Chữ ký và đóng dấu (nếu có) của đại diện hai bên.
Việc lập biên bản thỏa thuận là bắt buộc trong trường hợp hóa đơn có sai sót đã được gửi cho người mua và hai bên thống nhất hủy để lập hóa đơn mới.
Bước 2: Thực hiện thông báo hóa đơn điện tử có sai sót với cơ quan thuế qua Mẫu 04/SS-HĐĐT
Đây là bước bắt buộc để thông báo cho cơ quan thuế về việc hóa đơn đã phát hành có sai sót và sẽ được hủy.
Người bán cần lập Thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trên mẫu này, tại mục “Tính chất”, người bán cần chọn mã – Hủy. Sau đó, người bán thực hiện ký số và gửi thông báo này đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã hủy
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục trên, người bán tiến hành lập một hóa đơn điện tử mới hoàn toàn, với nội dung chính xác.
Lưu ý quan trọng:
- Hóa đơn mới phải được lập với ngày hiện tại, không phải ngày của hóa đơn cũ.
- Nội dung trên hóa đơn mới phải ghi rõ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, Số…, ngày… tháng… năm…”.
- Hóa đơn mới này cũng phải được ký số và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã như bình thường.
Bước 4: Gửi lại hóa đơn điện tử mới đã được cấp mã cho người mua
Cuối cùng, sau khi hóa đơn điện tử mới đã được cơ quan thuế cấp mã hợp lệ, người bán gửi hóa đơn này cho người mua để hoàn tất giao dịch và phục vụ cho việc kê khai thuế sau này.
Việc tuân thủ đúng 4 bước trên trong quy trình hủy hóa đơn theo thông tư 78 không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro bị phạt mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác của hệ thống sổ sách kế toán.
Giải đáp các vướng mắc thường gặp khi hủy hóa đơn điện tử
Trong quá trình thực hiện, kế toán thường gặp phải nhiều câu hỏi và tình huống phức tạp. Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, chúng tôi tại Hoàng Nam đã tổng hợp và giải đáp một số vướng mắc phổ biến nhất.
Hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế rồi thì xử lý như thế nào?
Nếu hóa đơn cần hủy đã được cả bên bán và bên mua kê khai thuế, quy trình xử lý sẽ phức tạp hơn. Cả hai bên phải thực hiện kê khai điều chỉnh.
Cụ thể, cả người bán và người mua phải lập tờ khai thuế GTGT điều chỉnh (Mẫu 01/KHBS) cho kỳ kê khai đã có sai sót, trong đó điều chỉnh giảm doanh thu (bên bán) và thuế GTGT đầu vào (bên mua) tương ứng với giá trị trên hóa đơn bị hủy.
Thời hạn hủy hóa đơn điện tử là bao lâu kể từ ngày phát hành?
Pháp luật hiện hành không quy định một thời hạn cứng nhắc cho việc hủy hóa đơn. Tuy nhiên, thời điểm hủy hóa đơn tốt nhất là trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT mà hóa đơn đó được lập.
Việc phát hiện sai sót và thực hiện hủy sớm sẽ giúp cả hai bên tránh được thủ tục kê khai điều chỉnh phức tạp. Nếu để sang kỳ kê khai tiếp theo, việc điều chỉnh sẽ mất nhiều thời gian hơn.
Hủy hóa đơn điện tử có cần lập biên bản thỏa thuận không? (Kèm mẫu tham khảo)
Có, việc lập biên bản thỏa thuận là rất cần thiết và gần như bắt buộc trong hầu hết các trường hợp hủy hóa đơn đã gửi cho người mua. Biên bản này là bằng chứng pháp lý chứng minh sự đồng thuận của hai bên, phòng tránh các tranh chấp sau này.
Dưới đây là mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử đơn giản bạn có thể tham khảo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúcBIÊN BẢN THỎA THUẬN HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Số: …/BBHHĐ
Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại …, chúng tôi gồm:
BÊN A (BÊN BÁN):
- Tên công ty: …
- Địa chỉ: …
- Mã số thuế: …
BÊN B (BÊN MUA):
- Tên công ty: …
- Địa chỉ: …
- Mã số thuế: …
Hai bên cùng thống nhất lập biên bản về việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành như sau:
- Thông tin hóa đơn bị hủy:
- Hóa đơn GTGT điện tử số: …
- Ký hiệu: …
- Mẫu số: …
- Ngày lập: …
- Lý do hủy: (Ví dụ: Sai thông tin về đơn giá, số lượng hàng hóa…)
Hai bên cam kết thông tin trên là đúng sự thật. Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Hủy hóa đơn sai quy định bị phạt như thế nào theo quy định hiện hành?
Hành vi hủy hóa đơn không đúng trường hợp hoặc không tuân thủ đúng thủ tục có thể bị xem là vi phạm hành chính về hóa đơn và bị xử phạt. Mức phạt cụ thể được quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi lập thông báo về hóa đơn có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) quá thời hạn quy định từ 01 đến 05 ngày.
- Phạt tiền từ 1.000.000 đến 3.000.000 đồng: Đối với hành vi nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT quá hạn từ 06 đến 10 ngày.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng: Đối với hành vi không lập thông báo về hóa đơn có sai sót gửi cơ quan thuế.
Để tránh những rủi ro này, việc tuân thủ quy trình và thực hiện đúng ngay từ đầu là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo đã hoàn tất việc [đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử](/dang-ky-su-dung-hoa-don-dien-tu/) một cách chính xác để hệ thống hoạt động trơn tru. Để hiểu rõ hơn về các mức phạt, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết về [mức phạt hành chính về hóa đơn](/muc-phat-hanh-chinh-ve-hoa-don/).
Việc nắm vững các quy định không chỉ áp dụng cho hóa đơn GTGT thông thường mà còn cần thiết khi xử lý các [các loại hóa đơn](/cac-loai-hoa-don/) khác nhau. Mặc dù các nguyên tắc chung là tương tự, những loại hình đặc thù như [hóa đơn trực tiếp](/hoa-don-truc-tiep/) hay [hóa đơn xuất khẩu](/hoa-don-xuat-khau/) có thể có những lưu ý riêng cần được quan tâm.
Việc hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ chặt chẽ các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nắm vững các trường hợp cần hủy, thực hiện đúng quy trình 4 bước và lưu ý các mốc thời gian là chìa khóa giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và các khoản phạt không đáng có, đảm bảo hệ thống sổ sách kế toán luôn minh bạch và chính xác.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ ngay để đồng nghiệp và bạn bè cùng nắm rõ quy định. Đừng quên theo dõi chúng tôi để cập nhật những kiến thức kế toán và thuế mới nhất!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
