Bạn đang bối rối không biết khi nào nên dùng hóa đơn trực tiếp và khi nào cần hóa đơn GTGT (hóa đơn đỏ)? Sự nhầm lẫn này có thể dẫn đến sai sót trong kê khai thuế và ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ làm rõ 5 điểm khác biệt cốt lõi giữa hai loại hóa đơn, giúp bạn sử dụng chứng từ một cách chính xác, hợp lệ và tối ưu nhất theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
5 Điểm khác biệt cốt lõi giữa Hóa đơn trực tiếp và Hóa đơn GTGT (Hóa đơn đỏ)
Để giúp các hộ kinh doanh và doanh nghiệp dễ dàng nhận biết, Hoàng Nam đã tổng hợp 5 điểm khác biệt căn bản nhất giữa hóa đơn bán hàng trực tiếp và hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
Khám phá 4 phương pháp hạch toán hàng tồn kho phổ biến (FIFO, Bình quân,...) và hướng dẫn chi tiết Read more
Soạn thảo điều lệ công ty là bước đi bắt buộc nhưng đầy rủi ro. Bài viết này sẽ chỉ Read more
Kinh phí công đoàn là gì? Bài viết giải đáp 4 điều quan trọng nhất: Mức đóng 2%, đối tượng Read more
Bài viết giải thích chi tiết tài sản cố định là gì và làm rõ 4 tiêu chuẩn bắt buộc Read more
1. Về Đối tượng sử dụng và Phương pháp tính thuế
Sự khác biệt cơ bản nhất giữa hai loại hóa đơn này nằm ở đối tượng được phép sử dụng, vốn được quy định bởi phương pháp tính thuế mà doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đang áp dụng.
- Hóa đơn trực tiếp (Hóa đơn bán hàng): Dành cho các tổ chức, cá nhân kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Đây là loại hóa đơn phổ biến với các hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp có doanh thu hàng năm dưới 1 tỷ đồng (trừ trường hợp tự nguyện đăng ký phương pháp khấu trừ), và một số tổ chức đặc thù khác.
- Hóa đơn GTGT (Hóa đơn đỏ): Dành cho các doanh nghiệp kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là phương pháp áp dụng cho đa số các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh ổn định, thực hiện đầy đủ sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ.
2. Về Mục đích sử dụng và Khả năng khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Mục đích sử dụng và khả năng khấu trừ thuế là điểm khác biệt quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí của doanh nghiệp mua hàng.
Hóa đơn trực tiếp:
- Mục đích: Chủ yếu được sử dụng làm chứng từ chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ hợp pháp. Nó là cơ sở để người bán kê khai doanh thu và nộp thuế, đồng thời là căn cứ để người mua hạch toán chi phí tính thuế TNDN.
- Khả năng khấu trừ: KHÔNG được dùng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho bên mua. Lý do là vì trên hóa đơn này, tiền thuế đã được tính trực tiếp trên doanh thu của người bán và người bán có trách nhiệm nộp khoản thuế này.
Hóa đơn GTGT:
- Mục đích: Vừa là chứng từ gốc của nghiệp vụ kinh tế, vừa là căn cứ pháp lý quan trọng cho việc kê khai, khấu trừ và hoàn thuế GTGT.
- Khả năng khấu trừ: ĐƯỢC dùng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Doanh nghiệp mua hàng có thể dùng hóa đơn này để giảm trừ số thuế GTGT phải nộp của mình, giúp tối ưu chi phí. Việc này cũng áp dụng tương tự cho các trường hợp đặc thù như hóa đơn xuất khẩu.
3. Về Hình thức và Nội dung trên hóa đơn
Bạn có thể dễ dàng phân biệt hai loại hóa đơn này bằng cách quan sát các tiêu thức và nội dung được thể hiện trên đó.
- Hóa đơn trực tiếp: Thường có tên gọi là “Hóa đơn bán hàng”. Nội dung trên hóa đơn này khá đơn giản, chỉ bao gồm thông tin người bán, người mua, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền (đã bao gồm thuế). Hóa đơn này không có dòng thuế suất GTGT và tiền thuế GTGT riêng.
- Hóa đơn GTGT: Có tên gọi là “Hóa đơn giá trị gia tăng”. Nội dung trên hóa đơn chi tiết hơn, đặc biệt phải có các chỉ tiêu quan trọng sau:
- Giá bán chưa có thuế GTGT.
- Thuế suất thuế GTGT (0%, 5%, 10%…).
- Tiền thuế GTGT.
- Tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT.
Để dễ hình dung, chúng ta có thể so sánh qua bảng sau:
| Tiêu chí | Hóa đơn trực tiếp | Hóa đơn GTGT |
|---|---|---|
| Tên gọi | Hóa đơn bán hàng | Hóa đơn giá trị gia tăng |
| Dòng thuế GTGT | Không có | Bắt buộc phải có |
| Giá trị thanh toán | Tổng tiền thanh toán (đã gồm thuế) | Tách riêng giá chưa thuế và tiền thuế |
4. Về Thủ tục thông báo phát hành và Nơi cung cấp hóa đơn
Nguồn gốc và thủ tục để được phép sử dụng hai loại hóa đơn này cũng hoàn toàn khác nhau.
Hóa đơn trực tiếp:
- Hóa đơn giấy: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh trực tiếp mua tại Chi cục Thuế quản lý.
- Hóa đơn điện tử: Kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, hầu hết các đơn vị phải chuyển sang hóa đơn điện tử. Hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc các tổ chức cung cấp dịch vụ. Việc tìm hiểu và lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín là rất cần thiết.
Hóa đơn GTGT:
- Doanh nghiệp tự chủ động tạo mẫu và thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Doanh nghiệp sẽ sử dụng dịch vụ từ các nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã được cấp phép. Quá trình này bắt đầu bằng việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
5. Về Cách thức kê khai thuế
Cách thức kê khai thuế phản ánh đúng bản chất của phương pháp tính thuế mà mỗi loại hóa đơn đại diện.
- Hóa đơn trực tiếp: Người bán (doanh nghiệp, hộ kinh doanh) sẽ kê khai thuế GTGT phải nộp theo tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng doanh thu nhận được từ việc bán hàng hóa, dịch vụ. Việc kê khai có thể theo tháng, quý hoặc theo từng lần phát sinh tùy thuộc vào quy mô và hình thức kinh doanh.
- Hóa đơn GTGT: Người bán sẽ kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tức là, số thuế GTGT phải nộp sẽ bằng tổng thuế GTGT đầu ra (khi bán hàng) trừ đi tổng thuế GTGT đầu vào (khi mua hàng) được khấu trừ. Quy trình này đòi hỏi việc quản lý và xuất hoá đơn vat một cách chính xác.
Giải đáp chi tiết các thắc mắc thường gặp về Hóa đơn trực tiếp
Để bạn hiểu rõ hơn, chúng tôi tại Hoàng Nam sẽ giải đáp một số câu hỏi phổ biến nhất liên quan đến hóa đơn bán hàng trực tiếp.
Hóa đơn trực tiếp (hóa đơn bán hàng) là gì?
Hóa đơn trực tiếp (hay còn gọi là hóa đơn bán hàng thông thường) là loại chứng từ kế toán do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật, dành cho các tổ chức, cá nhân nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Đây là một trong các loại hóa đơn được pháp luật công nhận.
Ai được phép sử dụng hóa đơn bán hàng trực tiếp?
Các đối tượng được phép sử dụng hóa đơn trực tiếp bao gồm:
- Doanh nghiệp, hợp tác xã có doanh thu hàng năm từ bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ dưới 1 tỷ đồng (trừ trường hợp đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ).
- Doanh nghiệp, hợp tác xã mới thành lập.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Tổ chức kinh tế khác không phải là doanh nghiệp, hợp tác xã (trừ trường hợp đăng ký nộp thuế theo phương pháp khấu trừ).
Hóa đơn trực tiếp có được khấu trừ thuế không? Tại sao?
Câu trả lời dứt khoát là KHÔNG. Hóa đơn bán hàng trực tiếp không được dùng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Lý do là vì số thuế GTGT phải nộp đã được tính trực tiếp trên doanh thu của người bán. Người bán chịu trách nhiệm nộp khoản thuế này cho nhà nước. Do đó, người mua không thể sử dụng hóa đơn này để khấu trừ thêm một lần nữa, vì như vậy sẽ dẫn đến việc khấu trừ hai lần cho cùng một giá trị hàng hóa, dịch vụ.
Cách tính thuế phải nộp đối với hóa đơn trực tiếp?
Thuế GTGT phải nộp đối với hóa đơn trực tiếp được tính dựa trên công thức:
Số thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT x Tỷ lệ %
Trong đó, tỷ lệ % được quy định khác nhau cho từng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh. Ví dụ:
- Phân phối, cung cấp hàng hóa: 1%
- Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: 5%
- Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu: 3%
- Hoạt động kinh doanh khác: 2%
Hướng dẫn thủ tục mua và sử dụng hóa đơn trực tiếp theo quy định mới nhất
Với sự thay đổi của công nghệ và pháp luật, việc sử dụng hóa đơn đã có nhiều điểm mới.
Mua hóa đơn trực tiếp ở đâu? Cần chuẩn bị hồ sơ gì?
Đối với hóa đơn giấy (hiện nay rất hạn chế áp dụng), hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mua trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý. Hồ sơ thường bao gồm:
- Đơn đề nghị mua hóa đơn.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đăng ký thuế.
- Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người đại diện.
Đối với hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh sẽ đăng ký sử dụng trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua một tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín.
Quy định về hóa đơn bán hàng trực tiếp theo Nghị định 123 & Thông tư 78
Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đã đánh dấu bước chuyển mình mạnh mẽ sang hóa đơn điện tử. Theo đó, hầu hết các doanh nghiệp và hộ kinh doanh trực tiếp đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này giúp minh bạch hóa các giao dịch và đơn giản hóa thủ tục hành chính. Các vấn đề như hủy hóa đơn theo thông tư 78 hay thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử đều được quy định rõ ràng để người dùng dễ dàng thực hiện.
Hóa đơn trực tiếp của hộ kinh doanh có phải là hóa đơn điện tử không?
Có. Theo quy định hiện hành, hóa đơn trực tiếp của hộ kinh doanh cũng phải chuyển đổi sang định dạng hóa đơn điện tử. Cụ thể, hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong các hình thức sau:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Việc lựa chọn nhà cung cấp và xem xét bảng giá hóa đơn điện tử phù hợp với quy mô kinh doanh là một bước quan trọng để tối ưu chi phí.
Tóm lại, việc phân biệt rõ ràng giữa hóa đơn trực tiếp và hóa đơn GTGT là yêu cầu cơ bản và quan trọng đối với mọi kế toán và chủ doanh nghiệp. Hóa đơn trực tiếp phù hợp với các hộ kinh doanh và doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp, trong khi hóa đơn GTGT dành cho phương pháp khấu trừ. Nắm vững 5 điểm khác biệt trên sẽ giúp bạn tuân thủ đúng pháp luật thuế, tránh các rủi ro không đáng có.
Bài viết đã giúp bạn giải đáp những thắc mắc của mình chưa? Hãy chia sẻ ngay nếu bạn thấy hữu ích và đừng quên thường xuyên theo dõi website của chúng tôi để cập nhật những kiến thức mới nhất về kế toán – thuế!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
