Việc hạch toán tiền chậm nộp thuế là một nghiệp vụ không mong muốn nhưng khá phổ biến, gây không ít lúng túng cho các kế toán viên, đặc biệt là những người mới vào nghề. Sai sót trong quá trình này không chỉ dẫn đến rủi ro bị phạt hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán tiền phạt chậm nộp thuế vào tài khoản 811 (Chi phí khác) một cách chính xác và đúng quy định nhất. Bài viết sẽ giải đáp thắc mắc liệu khoản tiền này có được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN hay không, đồng thời cung cấp các ví dụ minh họa cụ thể cho từng loại thuế giúp kế toán viên, kể cả người mới bắt đầu, có thể tự tin thực hiện.
Hướng dẫn hạch toán tiền phạt chậm nộp thuế vào TK 811
Bạn đang bối rối với thủ tục xin giấy phép xây dựng? Bài viết này hướng dẫn chi tiết 6 Read more
Đấu thầu là gì? Bài viết này giải thích chi tiết 7 hình thức lựa chọn nhà thầu phổ biến Read more
Bài viết phân tích chi tiết 4 phương pháp tính giá xuất kho phổ biến (FIFO, bình quân gia quyền, Read more
Hướng dẫn chi tiết cách thành lập công ty qua 7 bước đơn giản cho người mới bắt đầu, từ Read more
Khi phát sinh khoản tiền phạt chậm nộp thuế, kế toán doanh nghiệp phải ghi nhận khoản tiền này vào tài khoản 811 – Chi phí khác. Đây là tài khoản dùng để phản ánh các khoản chi phí phát sinh từ các sự kiện hoặc nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp.
Nguyên tắc hạch toán tiền chậm nộp thuế
Về nguyên tắc, mọi khoản tiền phạt về vi phạm hành chính thuế, bao gồm cả tiền chậm nộp, đều được coi là một khoản chi phí khác của doanh nghiệp. Khoản chi phí này sẽ làm giảm lợi nhuận kế toán của doanh nghiệp trong kỳ phát sinh.
Bút toán hạch toán tiền chậm nộp thuế chi tiết
Ngay khi nhận được quyết định xử phạt hoặc tự tính ra số tiền chậm nộp phải nộp, kế toán cần lập bút toán để ghi nhận khoản chi phí này.
Bút toán được thực hiện như sau:
| Nợ | Có | Diễn giải |
|---|---|---|
| TK 811 | TK 3339 | Số tiền phạt chậm nộp thuế phải nộp |
- Nợ TK 811 – Chi phí khác: Ghi tăng khoản chi phí của doanh nghiệp.
- Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác: Ghi tăng nghĩa vụ phải nộp cho Nhà nước.
Bút toán khi nộp tiền phạt vào Ngân sách Nhà nước
Khi doanh nghiệp thực hiện nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, kế toán ghi nhận:
| Nợ | Có | Diễn giải |
|---|---|---|
| TK 3339 | TK 111, 112 | Nộp tiền phạt chậm nộp thuế |
- Nợ TK 3339: Ghi giảm khoản phải nộp.
- Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): Ghi giảm số tiền tương ứng.
Để chắc chắn về số tiền thuế cần nộp và tránh phát sinh thêm tiền phạt, doanh nghiệp nên thường xuyên thực hiện tra cứu nợ thuế trên hệ thống của cơ quan thuế.
Bút toán kết chuyển chi phí cuối kỳ
Cuối kỳ kế toán, toàn bộ chi phí phát sinh trên tài khoản 811 sẽ được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh:
| Nợ | Có | Diễn giải |
|---|---|---|
| TK 911 | TK 811 | Kết chuyển chi phí khác để xác định KQKD |
Tiền chậm nộp thuế có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
Câu trả lời là KHÔNG. Khoản tiền phạt chậm nộp thuế không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Căn cứ pháp lý theo quy định hiện hành
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC), các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
“Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.”
Giải thích và kết luận về chi phí không được trừ
Như vậy, mọi khoản tiền phạt liên quan đến vi phạm pháp luật về thuế, trong đó có tiền chậm nộp thuế, đều là chi phí không được trừ. Lý do là vì đây là khoản tiền phạt do doanh nghiệp không tuân thủ đúng nghĩa vụ với nhà nước, không phải là khoản chi phí phát sinh nhằm mục đích tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN cuối năm, kế toán phải loại khoản chi phí này ra khỏi tổng chi phí hợp lý bằng cách điền số tiền đã hạch toán vào TK 811 vào chỉ tiêu B4 trên tờ khai. Việc này đôi khi gây ra nhiều phiền toái, nhất là khi công ty bị đóng mã số thuế mà không được thông báo kịp thời.
Cách hạch toán tiền phạt chậm nộp cho từng loại thuế cụ thể (kèm ví dụ)
Để giúp bạn dễ hình dung, Hoàng Nam sẽ đưa ra các ví dụ minh họa cụ thể cho từng loại thuế phổ biến.
Hạch toán tiền chậm nộp thuế GTGT
Ví dụ: Công ty A kê khai bổ sung tờ khai thuế GTGT quý 1/2025 làm tăng số thuế phải nộp thêm 50.000.000 VNĐ. Ngày nộp tờ khai bổ sung và nộp tiền là 15/05/2025. Hạn nộp của tờ khai quý 1 là 30/04/2025.
- Số ngày chậm nộp: 15 ngày (từ 01/05 đến 15/05).
- Số tiền chậm nộp: 50.000.000 x 0,03% x 15 ngày = 225.000 VNĐ.
Bút toán hạch toán:
- Khi kê khai bổ sung, ghi nhận tiền phạt:
- Nợ TK 811: 225.000
- Có TK 3339: 225.000
- Khi nộp tiền thuế GTGT còn thiếu và tiền phạt:
- Nợ TK 3331: 50.000.000
- Nợ TK 3339: 225.000
- Có TK 112: 50.225.000
Hạch toán tiền chậm nộp và truy thu thuế TNDN
Ví dụ: Qua thanh tra thuế năm 2024, ngày 20/06/2025, công ty B nhận quyết định truy thu thuế TNDN 100.000.000 VNĐ và tiền phạt chậm nộp là 15.000.000 VNĐ.
Lưu ý quan trọng:
- Khoản truy thu thuế TNDN của năm trước sẽ được hạch toán điều chỉnh vào lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm trước (TK 4211), không hạch toán vào chi phí năm hiện tại.
- Khoản tiền phạt chậm nộp được hạch toán vào chi phí khác của năm hiện tại (năm ra quyết định xử phạt) trên TK 811.
Bút toán hạch toán:
- Ghi nhận tiền truy thu thuế và tiền phạt tại ngày 20/06/2025:
- Nợ TK 4211: 100.000.000 (Ghi giảm lợi nhuận năm trước)
- Có TK 3334: 100.000.000 (Ghi tăng thuế TNDN phải nộp)
- Nợ TK 811: 15.000.000 (Ghi nhận chi phí phạt năm 2025)
- Có TK 3339: 15.000.000 (Ghi tăng khoản phạt phải nộp)
- Khi nộp tiền vào NSNN:
- Nợ TK 3334: 100.000.000
- Nợ TK 3339: 15.000.000
- Có TK 112: 115.000.000
Hạch toán tiền chậm nộp thuế Môn bài
Ví dụ: Công ty C thành lập tháng 10/2024 nhưng quên nộp tờ khai và tiền thuế môn bài năm 2025 (bậc 2: 2.000.000 VNĐ). Ngày 30/03/2025 công ty mới phát hiện và nộp. Hạn nộp là 30/01/2025.
- Số ngày chậm nộp: 59 ngày.
- Tiền chậm nộp: 2.000.000 x 0,03% x 59 ngày = 35.400 VNĐ.
Bút toán hạch toán:
- Ghi nhận tiền phạt chậm nộp:
- Nợ TK 811: 35.400
- Có TK 3339: 35.400
- Khi nộp tiền thuế môn bài và tiền phạt:
- Nợ TK 3338: 2.000.000
- Nợ TK 3339: 35.400
- Có TK 112: 2.035.400
Hạch toán tiền chậm nộp thuế TNCN (nếu có)
Ví dụ: Công ty D quyết toán thuế TNCN năm 2024 và nộp tờ khai đúng hạn. Tuy nhiên, đến ngày 15/04/2025 công ty mới nộp số tiền thuế TNCN còn phải nộp sau quyết toán là 20.000.000 VNĐ. Hạn nộp là 31/03/2025.
- Số ngày chậm nộp: 15 ngày.
- Tiền chậm nộp: 20.000.000 x 0,03% x 15 ngày = 90.000 VNĐ.
Bút toán hạch toán:
- Ghi nhận tiền phạt:
- Nợ TK 811: 90.000
- Có TK 3339: 90.000
- Khi nộp tiền thuế TNCN và tiền phạt:
- Nợ TK 3335: 20.000.000
- Nợ TK 3339: 90.000
- Có TK 112: 20.090.000
Trong thực tế, các vấn đề về thuế TNCN đôi khi phức tạp hơn, chẳng hạn như việc xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân cũng có thể dẫn đến sai sót trong kê khai.
Các quy định quan trọng cần nắm về tiền chậm nộp thuế
Để chủ động trong công tác kế toán và phòng tránh rủi ro, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định cơ bản sau.
Các trường hợp nào phải nộp tiền chậm nộp thuế?
Theo Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019, các trường hợp phải nộp tiền chậm nộp bao gồm:
- Người nộp thuế nộp tiền thuế chậm so với thời hạn quy định.
- Khai bổ sung hồ sơ khai thuế làm tăng số tiền thuế phải nộp.
- Cơ quan có thẩm quyền qua thanh tra, kiểm tra phát hiện khai thiếu số tiền thuế phải nộp.
- Khai bổ sung làm giảm số tiền thuế đã được hoàn.
- Trường hợp được nộp dần tiền thuế nợ.
Mức phạt và công thức tính tiền chậm nộp thuế mới nhất
Mức phạt và công thức tính đã được áp dụng thống nhất theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
- Mức tính tiền chậm nộp (hay lãi chậm nộp thuế): 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.
- Công thức:
> Tiền chậm nộp = Số tiền thuế chậm nộp x 0,03% x Số ngày chậm nộp
Trong đó, số ngày chậm nộp được tính liên tục từ ngày tiếp theo ngày hết hạn nộp thuế đến ngày liền kề trước ngày người nộp thuế nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
Phân biệt tiền chậm nộp và tiền phạt vi phạm hành chính về thuế
Đây là hai khái niệm dễ gây nhầm lẫn. Việc phân biệt rõ giúp doanh nghiệp hiểu đúng bản chất các khoản phạt của mình.
| Tiêu chí | Tiền chậm nộp | Tiền phạt vi phạm hành chính (VPHC) |
|---|---|---|
| Bản chất | Là khoản lãi phát sinh do nộp tiền thuế trễ hạn. | Là khoản phạt cho các hành vi vi phạm thủ tục thuế (VD: chậm nộp tờ khai, sai sót trên hóa đơn…). |
| Căn cứ pháp lý | Điều 59 Luật Quản lý Thuế 38/2019/QH14. | Nghị định 125/2020/NĐ-CP (về xử phạt VPHC thuế, hóa đơn). |
| Mức tính | 0,03%/ngày trên số tiền thuế nộp chậm. | Mức phạt cố định hoặc theo % tùy hành vi. Ví dụ, mức phạt hành chính về hóa đơn có thể từ cảnh cáo đến hàng chục triệu đồng. |
Cả hai khoản này đều không được trừ khi tính thuế TNDN. Các hành vi nghiêm trọng hơn như hành vi trốn thuế có thể bị xử lý hình sự. Do đó, việc tuân thủ pháp luật thuế là vô cùng quan trọng. Đôi khi, doanh nghiệp cần đến công văn xin xác nhận không nợ thuế để phục vụ cho các thủ tục hành chính hoặc đấu thầu.
Tóm lại, mọi khoản tiền phạt chậm nộp thuế đều phải được hạch toán vào tài khoản 811 – Chi phí khác và đây là khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN. Việc nắm vững cách hạch toán tiền chậm nộp thuế cho từng loại thuế và các quy định liên quan sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, tránh các sai sót không đáng có trong công tác kế toán và quyết toán thuế.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để đồng nghiệp cùng tham khảo. Thường xuyên theo dõi website của chúng tôi để cập nhật những kiến thức kế toán và thuế mới nhất!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
