Chi phí mua bánh kẹo cho nhân viên hay các khoản quà tặng lễ tết có được tính vào chi phí hợp lý hay không? Câu trả lời là CÓ, nhưng doanh nghiệp buộc phải đáp ứng đủ các điều kiện nghiêm ngặt của pháp luật về thuế. Đây là một khoản chi phúc lợi phổ biến nhằm khích lệ tinh thần làm việc, nhưng thực tế tại Hoàng Nam cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc hợp thức hóa chứng từ, dẫn đến nguy cơ bị loại trừ chi phí và truy thu thuế khi quyết toán. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và toàn diện nhất giúp bạn tối ưu chi phí này.
Điều kiện tiên quyết để chi phí quà tặng nhân viên được trừ khi tính thuế TNDN
Câu trả lời nhanh: Chi phí quà tặng chỉ được trừ khi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và tổng mức chi phúc lợi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
Hướng dẫn chi tiết 8 bước nộp Mẫu 08 qua mạng trên hệ thống Thuế điện tử mới nhất 2025. Read more
Bạn đang phân vân lựa chọn mô hình kinh doanh? Xem ngay bảng so sánh hộ kinh doanh và doanh Read more
Hướng dẫn chi tiết 5 bước điền tờ khai đăng ký thuế mẫu số 03 đk tct theo Thông tư Read more
Hướng dẫn chi tiết 3 bước thay đổi giám đốc công ty TNHH 1 thành viên theo Luật Doanh nghiệp Read more
Để biến các khoản chi mua bánh kẹo, quà tết, bánh trung thu… thành chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định sau:
Giới hạn tổng mức chi phúc lợi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế
Theo quy định hiện hành, các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (bao gồm cả chi phí mua bánh kẹo cho nhân viên) sẽ được tính vào chi phí được trừ, nhưng bị khống chế mức trần.
Cụ thể, tổng số chi phúc lợi không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
- Công thức xác định: 01 tháng lương bình quân = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng.
- Nếu doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng: 01 tháng lương bình quân = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) số tháng hoạt động thực tế.
Đây là điều kiện cốt lõi để xác định chi phí được trừ khi tính thuế tndn hợp lệ đối với các khoản phúc lợi. Nếu vượt quá mức này, phần vượt sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý.
Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ pháp lý đi kèm
Để bảo vệ khoản chi này trước cơ quan thuế, kế toán cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:
- Quy chế tài chính/Quy chế lương thưởng hoặc Thỏa ước lao động tập thể: Trong đó phải quy định rõ về các khoản chi phúc lợi, quà tặng, bánh kẹo cho nhân viên (dịp lễ, tết, sinh nhật, hiếu hỉ…).
- Tờ trình/Kế hoạch quà tặng: Được ban lãnh đạo phê duyệt (nêu rõ mục đích, số lượng, ngân sách).
- Hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán: Hóa đơn đỏ (hoặc hóa đơn điện tử) khi mua hàng hóa. Nếu giá trị trên 20 triệu đồng bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt.
- Danh sách nhân viên được nhận quà: Có ký nhận (nếu tặng riêng từng người) hoặc biên bản bàn giao (nếu dùng chung tại văn phòng).
Quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật
Cơ sở pháp lý quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần tham chiếu là:
- Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC về thuế TNDN, quy định rõ các khoản chi phúc lợi được trừ.
- Thông tư 25/2018/TT-BTC: Sửa đổi, bổ sung một số điều tại Thông tư 78/2014/TT-BTC, làm rõ hơn về cách xác định quỹ tiền lương thực hiện.
Phân tích chi tiết nghĩa vụ các loại thuế liên quan
Câu trả lời nhanh: Doanh nghiệp cần lưu ý 3 sắc thuế chính: TNDN (được trừ nếu đúng hạn mức), GTGT (được khấu trừ đầu vào nhưng phải xuất hóa đơn đầu ra) và TNCN (phụ thuộc vào tính chất quà tặng cá nhân hay tập thể).
Đối với Thuế TNDN: Khi nào chi phí được chấp nhận là chi phí được trừ?
Như đã đề cập, chi phí này được chấp nhận khi phục vụ mục đích phúc lợi cho người lao động và có đầy đủ hóa đơn. Hiểu rõ chi phí hợp lý là gì sẽ giúp kế toán tự tin hơn trong việc giải trình. Cần lưu ý, khoản chi này phải mang tính chất “trực tiếp cho người lao động”.
Khác với các khoản phạt hay chi phí không phục vụ kinh doanh, phúc lợi nhân viên không thuộc nhóm bị loại ngay lập tức, tương tự như việc xem xét chi phí 811 có được trừ khi tính thuế tndn hay không, mấu chốt nằm ở tính hợp lệ của hồ sơ.
Đối với Thuế GTGT: Khi nào được khấu trừ thuế đầu vào và khi nào phải xuất hóa đơn đầu ra?
Đây là phần nhiều kế toán thường mắc sai sót nhất:
- Thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp ĐƯỢC khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa mua về làm quà tặng nhân viên, miễn là đáp ứng điều kiện về hóa đơn và thanh toán qua ngân hàng (nếu > 20 triệu).
- Xuất hóa đơn đầu ra: Theo khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi biếu, tặng hàng hóa cho nhân viên (được trả thay lương hoặc thưởng), doanh nghiệp PHẢI lập hóa đơn GTGT.
- Giá tính thuế là giá tính thuế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh.
- Tuy nhiên, doanh thu tính thuế TNDN đối với hàng biếu tặng nội bộ này được xác định là bằng 0 (không phải nộp thêm thuế TNDN trên phần doanh thu “ảo” này, nhưng vẫn phải nộp thuế GTGT đầu ra).
Đối với Thuế TNCN: Khoản quà tặng này nhân viên có phải nộp thuế không?
Việc tính thuế TNCN phụ thuộc vào hình thức tặng quà:
- Quà tặng mang tính chất tập thể (Phúc lợi tập thể): Ví dụ mua bánh kẹo ăn tại văn phòng, tiệc ngọt chung, bánh trung thu tặng chung không ghi tên cụ thể… thì KHÔNG tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của từng cá nhân.
- Quà tặng đích danh: Nếu quà tặng ghi tên cụ thể từng cá nhân (tiền mặt hoặc hiện vật quy ra tiền), khoản này sẽ được tính là khoản lợi ích khác và PHẢI tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người đó.
Hướng dẫn hạch toán chi phí mua bánh kẹo, quà tặng cho nhân viên chính xác
Câu trả lời nhanh: Hạch toán vào Tài khoản 642 hoặc 641 tùy bộ phận, hoặc trừ vào quỹ phúc lợi 353 nếu doanh nghiệp có trích lập. Khi xuất quà phải ghi nhận doanh thu nội bộ hoặc bút toán tương ứng thuế GTGT đầu ra.
Hạch toán khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ làm quà tặng
Quy trình hạch toán chi phí mua bánh kẹo cho nhân viên cần bắt đầu từ khâu mua hàng về nhập kho hoặc sử dụng ngay.
- Nợ TK 152, 153, 156 (Nếu nhập kho)
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
- Có TK 111, 112, 331 (Tổng tiền thanh toán)
Hạch toán khi tặng quà cho nhân viên (có xuất hóa đơn và không xuất hóa đơn)
Tùy vào nguồn chi (từ quỹ phúc lợi hay tính vào chi phí SXKD), cách hạch toán sẽ khác nhau.
Trường hợp 1: Doanh nghiệp có trích lập Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 353)
Khi xuất quà tặng:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Tổng giá thanh toán)
- Có TK 156, 152, 153… (Giá vốn hàng hóa)
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (Tính trên giá thị trường)
Trường hợp 2: Doanh nghiệp tính trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh
Nếu tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán thường sử dụng tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc 641 (Chi phí bán hàng).
- Nợ TK 641, 642 (Chi phí mua quà + Thuế GTGT đầu ra phải nộp)
- Có TK 156, 152, 153…
- Có TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra)
Lưu ý: Việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp cần tách bạch rõ ràng, tránh ghi nhầm sang các khoản chi phí không được trừ.
Giải đáp các thắc mắc thường gặp
Câu trả lời nhanh: Phân biệt rõ phúc lợi và tiếp khách để tránh bị áp mức trần sai. Voucher cũng là một hình thức quà tặng hợp lệ nếu có hóa đơn đầu vào.
Phân biệt chi phí quà tặng phúc lợi và chi phí tiếp khách, lương thưởng
Rất nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa chi phí phúc lợi và tiếp khách.
- Chi phí phúc lợi: Đối tượng là nhân viên nội bộ. Giới hạn 01 tháng lương bình quân.
- Chi phí tiếp khách: Đối tượng là khách hàng, đối tác bên ngoài. Trước đây bị khống chế 15%, hiện nay đã bỏ trần chi phí nhưng yêu cầu chứng minh phục vụ kinh doanh rất chặt chẽ.
Cần phân biệt rõ với chi phí tiếp khách để áp dụng đúng định mức và chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
Mua quà bằng voucher, thẻ quà tặng có được tính vào chi phí hợp lý không?
Có. Voucher hay thẻ quà tặng (GotIt, VinID…) bản chất là các “Quyền chọn mua hàng”. Nếu doanh nghiệp mua voucher có hóa đơn GTGT hợp pháp từ nhà cung cấp và tặng cho nhân viên theo đúng quy chế phúc lợi, chi phí này hoàn toàn được trừ.
Nhiều người nhầm lẫn đây là một trong các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn, nhưng thực tế, để đảm bảo an toàn nhất, bạn vẫn cần hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán hợp lệ từ đơn vị phát hành voucher.
Rủi ro thường gặp khi quyết toán thuế và cách xử lý
Tại Hoàng Nam, chúng tôi thường thấy các lỗi sau:
- Không xuất hóa đơn đầu ra khi biếu tặng: Dẫn đến bị truy thu thuế GTGT và phạt hành vi trốn thuế.
- Vượt mức trần 01 tháng lương: Không loại bỏ phần vượt ra khỏi tờ khai quyết toán thuế TNDN.
- Thiếu quy chế: Không ghi rõ các khoản này trong Quy chế tài chính hoặc Thỏa ước lao động tập thể.
Cách xử lý: Rà soát lại toàn bộ quy chế nội bộ vào đầu năm tài chính và đảm bảo mọi khoản chi “bánh kẹo, quà cáp” đều có hóa đơn đỏ, dù giá trị nhỏ.
Kết luận
Tóm lại, việc đưa chi phí mua bánh kẹo cho nhân viên vào chi phí hợp lý là hoàn toàn khả thi và được pháp luật cho phép. Chìa khóa nằm ở việc tuân thủ nghiêm ngặt mức khống chế chi phí phúc lợi (không quá 01 tháng lương bình quân) và chuẩn bị đầy đủ, hợp lệ bộ hồ sơ chứng từ bao gồm hóa đơn mua vào và hóa đơn xuất ra (biếu tặng). Việc hiểu rõ các quy định về thuế TNDN, GTGT và TNCN sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để lan tỏa kiến thức. Đừng quên theo dõi chúng tôi thường xuyên để cập nhật các quy định và thông tin mới nhất về kế toán – thuế!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để có lời khuyên tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
