10 Bước Cách Thành Lập Công Ty Nhỏ Cho Người Mới [Từ A-Z]

Thành lập công ty nhỏ là bước khởi đầu quan trọng, đánh dấu mốc chuyển mình từ ý tưởng sang hiện thực hóa giấc mơ kinh doanh. Tuy nhiên, quy trình này thường ẩn chứa nhiều thủ tục pháp lý phức tạp và rủi ro tiềm ẩn cho người mới. Đặc biệt với mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, sự chuẩn bị kỹ càng là yếu tố sống còn. Bài viết này sẽ cung cấp một lộ trình chi tiết về cách thành lập công ty nhỏ qua 10 bước cốt lõi, giúp bạn nắm vững cách thức, chuẩn bị hồ sơ, dự trù chi phí và tránh được những sai sót tốn kém.

Tổng quan 10 bước thành lập công ty nhỏ cho người mới bắt đầu [Từ A-Z]

Quy trình thành lập công ty nhỏ bao gồm những bước nào?

Quy trình bao gồm 10 bước cơ bản: Lựa chọn loại hình, chuẩn bị thông tin (tên, vốn, địa chỉ), soạn hồ sơ, nộp tại Sở KH&ĐT, nhận giấy phép, khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng, mua chữ ký số, kê khai thuế và hoàn tất các thủ tục ban đầu.

Để giúp bạn hình dung rõ hơn về các bước thành lập công ty, dưới đây là lộ trình tóm tắt mà Hoàng Nam đã đúc kết:

Bước 1: Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

Quyết định xem bạn nên thành lập Doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH hay Công ty Cổ phần dựa trên số lượng thành viên và nhu cầu huy động vốn.

Bước 2: Chuẩn bị các thông tin cốt lõi

Xác định Tên công ty (không trùng lặp), Địa chỉ trụ sở chính (hợp pháp), Vốn điều lệ và Ngành nghề kinh doanh theo hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam.

Bước 3: Soạn thảo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Chuẩn bị đầy đủ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty và Danh sách thành viên/cổ đông cùng các giấy tờ tùy thân sao y công chứng.

Bước 4: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố.

Bước 5: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Sau 3-5 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đồng thời là mã số thuế).

Bước 6: Khắc con dấu pháp nhân và công bố mẫu dấu

Liên hệ đơn vị khắc dấu để làm con dấu tròn công ty. Hiện nay theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết định về hình thức và số lượng con dấu, không cần thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh (tuy nhiên vẫn cần quản lý chặt chẽ).

Bước 7: Mở tài khoản ngân hàng và thông báo với cơ quan thuế

Mở tài khoản thanh toán cho doanh nghiệp tại ngân hàng thương mại và đăng ký nộp thuế điện tử.

Bước 8: Đăng ký chữ ký số và hóa đơn điện tử

Mua chữ ký số (Token) để kê khai thuế qua mạng và đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo quy định bắt buộc hiện hành.

Bước 9: Kê khai và nộp thuế môn bài

Thực hiện tờ khai lệ phí môn bài và nộp tiền thuế môn bài (được miễn lệ phí môn bài năm đầu tiên đối với doanh nghiệp mới thành lập).

Bước 10: Hoàn tất các thủ tục ban đầu khác

Treo biển hiệu công ty tại trụ sở, góp đủ vốn điều lệ trong vòng 90 ngày và thiết lập sổ sách kế toán.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị nền tảng – Những quyết định quan trọng nhất

Thành lập công ty nhỏ cần những gì để đảm bảo pháp lý vững chắc?
Giai đoạn chuẩn bị đòi hỏi bạn phải xác định rõ loại hình hoạt động, tên thương hiệu, địa chỉ trụ sở hợp pháp và mức vốn phù hợp với quy mô kinh doanh.

Lựa chọn loại hình công ty: Ưu và nhược điểm

Việc nên lựa chọn loại hình doanh nghiệp nào là câu hỏi khiến nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu. Dưới đây là so sánh nhanh:

Loại hình	Ưu điểm	Nhược điểm	Phù hợp với
Doanh nghiệp tư nhân	Thủ tục đơn giản, chủ động hoàn toàn.	Chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân.	Kinh doanh nhỏ lẻ, ít rủi ro.
Công ty TNHH 1 thành viên	Chủ sở hữu có toàn quyền, chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp.	Khả năng huy động vốn hạn chế hơn công ty cổ phần.	Cá nhân khởi nghiệp độc lập.
Công ty TNHH 2 thành viên trở lên	Chia sẻ rủi ro, kết hợp được nguồn lực từ nhiều người.	Thủ tục chuyển nhượng vốn chặt chẽ, hạn chế người lạ thâu tóm.	Nhóm khởi nghiệp từ 2-50 người.
Công ty Cổ phần	Khả năng huy động vốn cao, dễ dàng chuyển nhượng cổ phần.	Cơ cấu tổ chức phức tạp, thủ tục hành chính rườm rà.	Doanh nghiệp có định hướng mở rộng lớn, lên sàn.

Nếu bạn đang tìm hiểu cách thành lập công ty TNHH một thành viên hay cách thành lập công ty cổ phần, hãy cân nhắc kỹ về trách nhiệm pháp lý và khả năng quản trị.

Đặt tên công ty: Quy định và cách tra cứu

Tên công ty bao gồm: Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng.

• Lưu ý: Không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký. Không sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục.
• Mẹo: Bạn nên tra cứu tên dự kiến trên Cổng thông tin quốc gia để đảm bảo khả năng đăng ký thành công.

Xác định địa chỉ trụ sở: Những lưu ý về địa chỉ hợp pháp

Địa chỉ trụ sở công ty phải là địa chỉ xác định, có số nhà, ngõ ngách rõ ràng.

• Quan trọng: Tuyệt đối không sử dụng căn hộ chung cư có chức năng để ở làm trụ sở công ty (trừ phần diện tích thương mại của tòa nhà). Nếu đi thuê, bạn cần yêu cầu chủ nhà cung cấp bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Vốn điều lệ và vốn pháp định

Vốn điều lệ thành lập công ty nhỏ là tổng giá trị tài sản do các thành viên cam kết góp.

• Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu cho hầu hết các ngành nghề (trừ ngành yêu cầu vốn pháp định như ngân hàng, bảo hiểm, kinh doanh bất động sản…).
• Tại Hoàng Nam, chúng tôi khuyên bạn nên đăng ký mức vốn phù hợp với quy mô thực tế để tránh rủi ro về trách nhiệm tài sản hoặc thủ tục giảm vốn phức tạp sau này.

Lựa chọn ngành nghề kinh doanh

Bạn cần tra cứu và áp mã ngành cấp 4 theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như y tế, giáo dục, bảo vệ…), bạn cần đáp ứng đủ các chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép con trước khi đi vào hoạt động chính thức.

Giai đoạn 2: Hoàn tất thủ tục pháp lý – Hồ sơ và quy trình nộp

Hồ sơ thành lập công ty nhỏ gồm những gì và nộp ở đâu?
Bộ hồ sơ bao gồm Giấy đề nghị, Điều lệ, danh sách thành viên và giấy tờ cá nhân, được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Hồ sơ thành lập công ty nhỏ gồm những gì?

Để thực hiện cách thành lập doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH, Cổ phần, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định).
2. Điều lệ công ty: Quy định các nguyên tắc hoạt động, quyền và nghĩa vụ của thành viên.
3. Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty Cổ phần).
4. Bản sao hợp lệ (công chứng): CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật, chủ sở hữu, các thành viên/cổ đông.
5. Giấy ủy quyền: Nếu bạn sử dụng dịch vụ thành lập công ty nhỏ trọn gói của Hoàng Nam để thay mặt thực hiện thủ tục.

Quy trình nộp hồ sơ và nhận kết quả

Hiện nay, việc nộp hồ sơ giấy trực tiếp đã dần được thay thế bằng hình thức thành lập công ty online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký kinh doanh.
• Bước 2: Nhập liệu thông tin và tải văn bản đính kèm (file PDF).
• Bước 3: Ký số xác thực hồ sơ (bằng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh).
• Bước 4: Nhận giấy biên nhận và chờ kết quả. Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Để hiểu rõ hơn về luồng công việc này, bạn có thể tham khảo chi tiết quy trình thành lập công ty mà chúng tôi đã biên soạn.

Chi phí thành lập công ty nhỏ

Chi phí thành lập công ty nhỏ là mối quan tâm hàng đầu. Các khoản phí cơ bản bao gồm:

• Lệ phí nộp hồ sơ và cấp giấy phép: Theo quy định nhà nước (thường được miễn phí khi đăng ký online, chỉ mất phí công bố nội dung).
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ.
• Phí khắc dấu: 200.000 – 450.000 VNĐ (tùy loại dấu).
• Phí mua chữ ký số (Token): 1.500.000 – 3.000.000 VNĐ (tùy gói năm).
• Phí phần mềm hóa đơn điện tử.

Để có bảng dự toán chi tiết nhất tránh phát sinh, bạn nên xem thêm bài viết về chi phí thành lập công ty của chúng tôi.

Giai đoạn 3: Các việc cần làm ngay sau khi có giấy phép kinh doanh

Doanh nghiệp nhỏ mới thành lập cần làm gì để tránh bị phạt thuế?
Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp bắt buộc phải kê khai thuế ban đầu, nộp thuế môn bài, treo biển hiệu và hoàn tất việc góp vốn đúng hạn.

Nghĩa vụ về thuế: Kê khai thuế ban đầu

Đây là bước cực kỳ quan trọng. Nghĩa vụ thuế khi thành lập công ty bao gồm:

• Đăng ký tài khoản thuế điện tử (Etax).
• Kê khai và nộp Tờ khai lệ phí môn bài.
• Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT (Khấu trừ hoặc trực tiếp).
• Lưu ý về các loại thuế: Thuế GTGT, Thuế TNDN, Thuế TNCN.

Thủ tục bắt buộc khác

• Mua chữ ký số: Công cụ bắt buộc để kê khai thuế và ký hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
• Treo biển hiệu công ty: Bắt buộc treo tại trụ sở chính. Nếu cơ quan thuế kiểm tra không thấy biển hiệu, công ty có thể bị khóa mã số thuế.

Góp vốn điều lệ

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, các thành viên/cổ đông phải góp đủ số vốn đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu không góp đủ, doanh nghiệp phải làm thủ tục điều chỉnh giảm vốn điều lệ để tránh bị phạt.

Những khó khăn và sai lầm thường gặp khiến bạn mất thời gian và tiền bạc

Tự làm thủ tục thành lập công ty có rủi ro gì không?
Việc tự thực hiện thường dẫn đến sai sót trong soạn thảo hồ sơ, chọn sai mã ngành nghề hoặc chậm trễ trong việc nộp tờ khai thuế ban đầu, dẫn đến các khoản phạt hành chính không đáng có.

Các rủi ro pháp lý khi tự thực hiện thủ tục

Nhiều người mới thường gặp khó khăn trong việc nắm bắt cách thành lập công ty một cách bài bản.

• Sai sót hồ sơ: Chỉ cần sai một lỗi chính tả hoặc thiếu một văn bản, hồ sơ sẽ bị trả về, kéo dài thời gian chờ đợi.
• Rắc rối về thuế: Không nộp tờ khai thuế môn bài đúng hạn, không nắm rõ quy định về hóa đơn điện tử dẫn đến bị cưỡng chế thuế hoặc phạt nặng ngay từ khi chưa có doanh thu.
• Chọn sai loại hình: Gây khó khăn cho việc huy động vốn hoặc mở rộng quy mô sau này.

Giải pháp tối ưu: Dịch vụ thành lập công ty nhỏ trọn gói của Hoàng Nam

Thay vì mất hàng tuần để tự mày mò và lo lắng về các thủ tục hành chính, việc sử dụng dịch vụ thành lập công ty chuyên nghiệp là giải pháp thông minh.

Tại Hoàng Nam, chúng tôi cung cấp giải pháp thành lập công ty nhỏ trọn gói với cam kết:

• Tư vấn tận tâm: Giải thích rõ ràng về ưu đãi thuế, lựa chọn loại hình và ngành nghề tối ưu nhất.
• Tốc độ: Hoàn thành thủ tục và bàn giao giấy phép chỉ trong 3-5 ngày làm việc.
• Trọn gói – Không phát sinh: Báo giá một lần, bao gồm toàn bộ lệ phí nhà nước, con dấu, biển hiệu và chữ ký số.
• Hậu mãi chu đáo: Hỗ trợ kê khai thuế ban đầu và tư vấn pháp lý miễn phí trong suốt quá trình hoạt động.

Kết luận

Tóm lại, quá trình thành lập công ty nhỏ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Việc nắm vững 10 bước trên là nền tảng vững chắc cho sự khởi đầu. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và tránh mọi rủi ro không đáng có, việc sử dụng một dịch vụ chuyên nghiệp như Hoàng Nam chính là một lựa chọn đầu tư thông minh và hiệu quả.

Để nhận được tư vấn miễn phí và giải đáp mọi thắc mắc về cách thành lập công ty nhỏ, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline/Zalo: 091.888.31.79. Dịch vụ của Hoàng Nam không chỉ là một lựa chọn, mà là giải pháp thông minh và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

---

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để có lời khuyên tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.