Lập bảng thanh toán tiền lương theo Thông tư 200 là một nghiệp vụ kế toán quan trọng nhưng thường gây nhầm lẫn, đặc biệt đối với những người mới vào nghề hoặc các chủ doanh nghiệp chưa nắm vững quy định. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập bảng lương chuẩn xác, giải thích rõ từng cột thông tin, vai trò pháp lý và cách hạch toán theo quy định mới nhất. Đặc biệt, Hoàng Nam cung cấp sẵn mẫu Excel theo Mẫu số 02-LĐTL để bạn có thể tải về và áp dụng ngay, đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch cho quy trình trả lương của doanh nghiệp.
Tải mẫu bảng thanh toán tiền lương theo Thông tư 200 (Mẫu 02-LĐTL) và giải thích các cột thông tin
Bảng thanh toán tiền lương là gì? Đây là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp và các khoản thu nhập khác cho người lao động, đồng thời là cơ sở để kiểm tra việc quản lý quỹ lương và hạch toán chi phí nhân công.
Bài viết phân tích chi tiết 7 điểm khác biệt khi so sánh công ty hợp danh và doanh nghiệp Read more
Khám phá 4 phương pháp hạch toán hàng tồn kho phổ biến (FIFO, Bình quân,...) và hướng dẫn chi tiết Read more
Bạn đang phân vân lựa chọn mô hình doanh nghiệp? Xem ngay bảng so sánh công ty hợp danh và Read more
Hướng dẫn chi tiết 3 cách chia lợi nhuận khi góp vốn kinh doanh chung công bằng, minh bạch. Tìm Read more
Download mẫu bảng thanh toán tiền lương bằng file Excel
Để giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết kế và đảm bảo tuân thủ đúng biểu mẫu quy định, chúng tôi cung cấp mẫu bảng thanh toán tiền lương excel theo thông tư 200 (Mẫu số 02-LĐTL). Bạn có thể tải về và chỉnh sửa số liệu phù hợp với doanh nghiệp của mình.
(Lưu ý: Tại đây bạn có thể chèn link tải file Excel mẫu 02-LĐTL)
Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng chế độ kế toán khác, bạn cũng có thể tham khảo bảng lương theo thông tư 133 và 200 để có sự điều chỉnh phù hợp. Tuy nhiên, về cơ bản, kết cấu các cột thông tin chính vẫn tương tự nhau để đảm bảo minh bạch tài chính.
Hướng dẫn chi tiết các cột thông tin cần có trong bảng lương
Một bảng thanh toán tiền lương đầy đủ và hợp lệ cần phản ánh chi tiết thu nhập và các nghĩa vụ tài chính của người lao động. Dưới đây là giải thích các cột quan trọng:
- Cột A, B, C: Số thứ tự, Họ và tên, Chức vụ/Bậc lương.
- Cột Lương chính (Lương cơ bản): Mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được ghi nhận trong hệ thống thang bảng lương của doanh nghiệp.
- Cột Phụ cấp: Bao gồm phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, ăn trưa, điện thoại, xăng xe…
- Cột Tổng thu nhập: Tổng cộng các khoản lương và phụ cấp.
- Cột Các khoản khấu trừ: BHXH, BHYT, BHTN và Thuế TNCN (nếu có).
- Cột Thực lĩnh: Số tiền cuối cùng người lao động nhận được sau khi trừ các khoản nghĩa vụ.
- Cột Ký nhận: Chữ ký xác nhận của người lao động (bắt buộc).
Nếu bạn chưa rõ về cấu trúc lương cơ bản, việc tham khảo hệ thống thang bảng lương là bước đầu tiên cần thiết để xây dựng mức lương chuẩn.
Các khoản thu nhập của người lao động
Tổng thu nhập của người lao động không chỉ có lương cơ bản mà còn bao gồm nhiều khoản khác. Theo kinh nghiệm của Hoàng Nam, kế toán cần phân biệt rõ:
- Lương thời gian/Lương sản phẩm: Tùy thuộc vào hình thức trả lương quy định trong hợp đồng.
- Lương làm thêm giờ: Tính theo hệ số quy định của Luật Lao động (150%, 200%, 300%).
- Các khoản phụ cấp: Một số khoản phụ cấp không chịu thuế TNCN hoặc không phải đóng bảo hiểm, kế toán cần lưu ý kỹ để tối ưu quyền lợi.
- Tiền thưởng: Thưởng năng suất, thưởng lễ tết. Để hiểu rõ hơn về các quy định thưởng, bạn nên xem lại quy chế lương thưởng đang áp dụng tại đơn vị mình.
Các khoản khấu trừ vào lương (BHXH, BHYT, BHTN, Thuế TNCN)
Các khoản khấu trừ trong bảng lương là phần phức tạp nhất và dễ sai sót. Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích đóng bảo hiểm được tính trên quỹ lương đóng BHXH như sau:
| Khoản trích theo lương | Doanh nghiệp chịu (Tính vào chi phí) | Người lao động chịu (Trừ vào lương) | Tổng cộng |
|---|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội (BHXH) | 17.5% | 8% | 25.5% |
| Bảo hiểm y tế (BHYT) | 3% | 1.5% | 4.5% |
| Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) | 1% | 1% | 2% |
| Kinh phí công đoàn (KPCĐ) | 2% | 0% (Đoàn phí trừ riêng) | 2% |
| Tổng cộng | 23.5% | 10.5% | 34% |
Ngoài ra, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là khoản khấu trừ quan trọng đối với nhân sự có thu nhập cao. Kế toán cần tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc trước khi tính thuế.
Lương thực lĩnh và cột ký nhận
Lương thực lĩnh = Tổng thu nhập – Các khoản khấu trừ – Tiền tạm ứng (nếu có).
Đây là số tiền thực tế doanh nghiệp chi trả (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản). Cột ký nhận là bằng chứng pháp lý quan trọng chứng minh người lao động đã nhận đủ tiền, giúp doanh nghiệp tránh các tranh chấp lao động sau này.
Hướng dẫn 4 bước lập bảng thanh toán tiền lương trên Excel chi tiết
Quy trình lập bảng lương đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác tuyệt đối. Dưới đây là 4 bước chuẩn hóa mà chúng tôi khuyến nghị:
Bước 1: Tập hợp chứng từ liên quan (bảng chấm công, hợp đồng lao động)
Trước khi mở file Excel, bạn cần thu thập đầy đủ chứng từ cần để lập bảng lương:
- Bảng chấm công: Xác định số ngày công thực tế, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, làm thêm giờ.
- Hợp đồng lao động: Xác định mức lương, phụ cấp.
- Phiếu xác nhận sản phẩm: Đối với lương khoán/sản phẩm.
- Các quyết định: Tăng lương, khen thưởng, kỷ luật trong tháng.
- Quy chế tài chính: Để có cơ sở tính toán chính xác, nhiều doanh nghiệp dựa vào mẫu quy che luong thuong cong ty đã ban hành nội bộ.
Bước 2: Tính toán các khoản thu nhập (lương thời gian, lương sản phẩm, phụ cấp)
Dựa trên cách tính lương nhân viên theo thông tư 200, bạn tiến hành nhập liệu vào Excel:
- Tính lương chính: (Lương cơ bản / Số ngày công chuẩn) x Số ngày công thực tế.
- Tính lương làm thêm giờ: Dựa trên bảng chấm công làm thêm.
- Nhập các khoản phụ cấp và tiền thưởng.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các khoản thưởng đặc biệt. Ví dụ, để hạch toán đúng khoản thưởng cuối năm, bạn cần hiểu rõ lương tháng 13 là gì và cách tính toán nó trong tổng thu nhập chịu thuế.
Bước 3: Tính các khoản phải khấu trừ theo quy định
Sử dụng các công thức Excel để tính tự động:
- Bảo hiểm: Nhân tổng lương đóng BHXH với 10.5% (phần người lao động đóng).
- Thuế TNCN: Tính thu nhập tính thuế sau khi trừ các khoản miễn thuế và giảm trừ gia cảnh, sau đó áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần.
- Tiền tạm ứng: Trừ đi số tiền nhân viên đã ứng trong tháng (căn cứ vào phiếu chi tạm ứng).
Bước 4: Hoàn thiện bảng lương và tính số tiền thực lĩnh cuối cùng
Sau khi đã có đầy đủ các số liệu, bạn dùng hàm SUM để tính tổng lương thực lĩnh.
- Kiểm tra lại số liệu tổng (Total) để đối chiếu với quỹ lương dự kiến.
- In bảng lương, trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Lập phiếu chi lương hoặc ủy nhiệm chi để tiến hành thanh toán.
Việc hiểu rõ quỹ lương là gì sẽ giúp chủ doanh nghiệp và kế toán kiểm soát tốt ngân sách, tránh tình trạng chi vượt định mức cho phép.
Hướng dẫn hạch toán tiền lương phải trả theo Thông tư 200
Sau khi lập xong bảng lương, công việc tiếp theo của kế toán tiền lương là hạch toán vào sổ sách. Dưới đây là hướng dẫn hạch toán tiền lương theo thông tư 200 chi tiết:
Căn cứ để hạch toán chi phí lương
Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, kế toán tiến hành ghi nhận chi phí nhân công vào các tài khoản chi phí tương ứng của bộ phận sử dụng lao động.
Cách hạch toán chi tiết (Nợ TK 642, 622, 154… / Có TK 334)
Khi tính tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động:
- Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp (Công nhân sản xuất).
- Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công (Công nhân vận hành máy).
- Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung (Nhân viên phân xưởng).
- Nợ TK 641: Chi phí bán hàng (Nhân viên kinh doanh).
- Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (Giám đốc, kế toán, hành chính).
- Có TK 334: Phải trả người lao động (Tổng thu nhập).
Trong quá trình hạch toán, kế toán cũng cần chú ý đến các loại thưởng cho nhân viên để phân loại chi phí hợp lý, đảm bảo tính hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.
Hạch toán các khoản trích theo lương (phần doanh nghiệp chịu và phần người lao động chịu)
Trích các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn (Phần Doanh nghiệp chịu tính vào chi phí):
- Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: (Tổng lương đóng BHXH x 23.5%)
- Có TK 3383 (BHXH): 17.5%
- Có TK 3384 (BHYT): 3%
- Có TK 3386 (BHTN – theo TT200 cũ là 3389): 1%
- Có TK 3382 (KPCĐ): 2%
Trích các khoản bảo hiểm, thuế TNCN (Phần khấu trừ vào lương người lao động):
- Nợ TK 334: Tổng số tiền khấu trừ.
- Có TK 3383 (BHXH): 8%
- Có TK 3384 (BHYT): 1.5%
- Có TK 3386 (BHTN): 1%
- Có TK 3335 (Thuế TNCN): Số tiền thuế phải nộp.
Khi thanh toán lương:
- Nợ TK 334: Số tiền thực lĩnh.
- Có TK 111, 112: Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Quy định pháp lý và những câu hỏi thường gặp về bảng thanh toán tiền lương
Để tránh rủi ro pháp lý, đặc biệt là với chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa hay hộ kinh doanh, việc nắm vững các quy định xung quanh bảng thanh toán tiền lương là bắt buộc.
Mục đích và vai trò của bảng thanh toán tiền lương là gì?
Mục đích của bảng thanh toán tiền lương không chỉ đơn thuần là liệt kê số tiền trả cho nhân viên. Nó đóng vai trò:
- Là chứng từ gốc chứng minh chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp.
- Giúp theo dõi biến động thu nhập, làm căn cứ xét nâng lương, thưởng.
- Đảm bảo minh bạch, công bằng trong quan hệ lao động.
Nếu doanh nghiệp có thay đổi về thang bảng lương, đừng quên thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan chức năng thông qua công văn đăng ký thang bảng lương để đảm bảo tính pháp lý.
Những ai có trách nhiệm ký trên bảng thanh toán tiền lương để đảm bảo tính hợp lệ?
Theo Mẫu số 02-LĐTL của Thông tư 200, một bảng lương hợp lệ cần có đầy đủ chữ ký của:
- Người lập biểu: Thường là kế toán tiền lương.
- Kế toán trưởng: Kiểm soát tính chính xác của số liệu.
- Giám đốc/Chủ doanh nghiệp: Phê duyệt chi.
- Người nhận tiền: Ký nhận (nếu trả tiền mặt) hoặc có chứng từ chuyển khoản ngân hàng kèm theo.
Phân biệt bảng lương theo Thông tư 200 và Thông tư 133
Nhiều kế toán thắc mắc về sự khác biệt giữa Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Thông tư 200: Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp lớn. Mẫu biểu chi tiết, tài khoản kế toán phức tạp hơn.
- Thông tư 133: Áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Chế độ kế toán tinh gọn hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp SME vẫn có thể lựa chọn áp dụng Thông tư 200 nếu muốn quản lý chi tiết hơn và đảm bảo tính thống nhất khi quy mô mở rộng.
Ngoài ra, đối với hộ kinh doanh, có thể tham khảo Thông tư 88/2021/TT-BTC với các mẫu biểu đơn giản hóa tối đa.
Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin tổng quát về khái niệm và quy trình, bài viết chi tiết về bảng thanh toán tiền lương trên website của chúng tôi sẽ cung cấp thêm góc nhìn nền tảng cho bạn.
Việc lập bảng thanh toán tiền lương chính xác theo Thông tư 200 không chỉ là cơ sở để trả lương đúng hạn cho nhân viên mà còn là chứng từ quan trọng để hạch toán chi phí và tuân thủ pháp luật kế toán. Bằng cách làm theo hướng dẫn và sử dụng mẫu bảng thanh toán tiền lương excel được cung cấp, bạn có thể tự tin hoàn thành nghiệp vụ này một cách chuyên nghiệp, tránh các sai sót không đáng có và đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động.
Hãy tải ngay mẫu bảng lương và chia sẻ bài viết hữu ích này cho đồng nghiệp. Đừng quên theo dõi website của Hoàng Nam để cập nhật những kiến thức kế toán mới nhất!
Note: The information in this article is for reference only. For the best advice, please contact us directly for a specific consultation based on your actual needs.
