Lập bảng kê 01/TNDN không chỉ là thủ tục kế toán, mà là bí quyết hợp thức hóa chi phí mua hàng không có hóa đơn, giúp doanh nghiệp tối ưu thuế TNDN hiệu quả. Bài viết này của Hoàng Nam sẽ bật mí 9 mẹo lập bảng kê hợp lệ, chặt chẽ theo quy định của Thông tư 78 và 96, tránh rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí, đảm bảo mọi khoản chi đều được công nhận là chi phí hợp lý và hỗ trợ việc cách tính thuế tndn chính xác nhất.
Bảng Kê 01/TNDN: “Tấm Khiên” Hợp Pháp Hóa Chi Phí Không Hóa Đơn
Bảng kê 01/TNDN là gì và tại sao nó quan trọng?
Bối rối với hồ sơ khai thuế ban đầu? Xem ngay checklist 8 giấy tờ quan trọng và hướng dẫn Read more
Pháp nhân là gì? Bài viết phân tích chi tiết 4 điều kiện để một doanh nghiệp được công nhận Read more
Dịch vụ thành lập công ty tại Gò Vấp trọn gói của Hoàng Nam giúp bạn có ngay giấy phép Read more
Hướng dẫn chi tiết 4 bước trong thủ tục tạm ngừng kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp 2020, giúp doanh Read more
Bảng kê 01/TNDN là chứng từ kế toán được doanh nghiệp lập ra để ghi nhận các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn GTGT đầu vào. Nó đóng vai trò quan trọng vì là cơ sở pháp lý để hợp thức hóa và đưa các khoản chi này vào nhóm chi phí được trừ khi tính thuế tndn, giúp doanh nghiệp giảm số thuế phải nộp một cách hợp pháp.
Trong hoạt động kinh doanh, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể lấy được hóa đơn, đặc biệt khi giao dịch với các cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Nếu không có bảng kê 01 tndn, toàn bộ các khoản chi này sẽ bị loại ra khỏi chi phí hợp lý, dẫn đến chi phí tính thuế tăng cao, gây thiệt hại tài chính đáng kể cho doanh nghiệp. Do đó, việc nắm vững cách lập bảng kê này là kỹ năng thiết yếu đối với mọi kế toán.
Các trường hợp nào được phép lập bảng kê 01/TNDN theo Thông tư 78/2014/TT-BTC?
Doanh nghiệp được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (theo Mẫu số 01/TNDN) để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Các trường hợp này bao gồm việc mua các loại hàng hóa và dịch vụ cụ thể từ những đối tượng đặc thù không thể xuất hóa đơn.
Căn cứ theo Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC), các trường hợp cụ thể được phép lập bảng kê bao gồm:
- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc các nguyên liệu từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra.
- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (không thuộc đối tượng phải nộp thuế GTGT).
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.
- Mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt.
Đối tượng áp dụng: Ai được mua và ai được bán hàng hóa trên bảng kê?
Đối tượng áp dụng bảng kê 01 tndn được phân định rõ ràng thành hai bên: bên mua là doanh nghiệp và bên bán là các cá nhân hoặc hộ kinh doanh không có khả năng xuất hóa đơn. Việc xác định đúng đối tượng là điều kiện tiên quyết để bảng kê được cơ quan thuế chấp nhận.
Bên Mua (Doanh nghiệp):
- Là các doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam.
- Có nhu cầu mua các loại hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục được phép lập bảng kê.
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của bảng kê đã lập.
Bên Bán (Nhà cung cấp):
- Là các hộ gia đình, cá nhân trực tiếp sản xuất, đánh bắt, khai thác và bán ra sản phẩm của mình.
- Là các hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm dưới ngưỡng chịu thuế GTGT (dưới 100 triệu đồng/năm).
- Là những người thu nhặt phế liệu trực tiếp.
9 Mẹo Vàng Lập Bảng Kê 01/TNDN Giúp Tối Ưu Chi Phí Thuế
Mẹo 1: Xác định đúng nhóm hàng hóa, dịch vụ được phép lập bảng kê
Để bảng kê hợp lệ, điều đầu tiên và quan trọng nhất là phải đảm bảo hàng hóa, dịch vụ bạn mua thuộc danh mục được pháp luật cho phép. Sai sót ở bước này sẽ khiến toàn bộ chi phí bị loại trừ.
Hãy luôn ghi nhớ danh sách “vàng” sau đây:
- Nông sản, lâm sản, thủy sản: Mua trực tiếp từ người dân trồng trọt, đánh bắt (ví dụ: rau củ quả, cá, tôm).
- Sản phẩm thủ công: Mua trực tiếp từ người thợ làm ra (ví dụ: giỏ tre, chiếu cói).
- Đất, đá, cát, sỏi: Mua từ cá nhân tự khai thác.
- Phế liệu: Mua từ người đi thu gom ve chai, đồng nát.
- Dịch vụ: Mua của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu/năm.
Mẹo 2: Đầy đủ và xác thực thông tin người bán (hộ kinh doanh, cá nhân không kinh doanh)
Thông tin người bán trên bảng kê phải tuyệt đối chính xác và có thể xác minh được. Đây là yếu tố then chốt để chứng minh giao dịch là có thật khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra.
Để đảm bảo an toàn, kế toán cần thu thập và lưu trữ bản photo các giấy tờ sau của người bán:
- Đối với cá nhân: Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân.
- Đối với hộ kinh doanh: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu có), Căn cước công dân của chủ hộ.
Lưu ý: Hãy kiểm tra kỹ các thông tin như họ tên, địa chỉ, số CCCD/CMND. Sự sai lệch dù nhỏ cũng có thể là lý do để cơ quan thuế nghi ngờ và loại bỏ chi phí.
Mẹo 3: Xây dựng bộ hồ sơ chứng từ đi kèm chặt chẽ (Hợp đồng, Biên bản bàn giao, Chứng từ thanh toán)
Một mình bảng kê 01/TNDN là không đủ. Để tăng tính thuyết phục và pháp lý, bạn cần xây dựng một bộ hồ sơ chứng từ đi kèm chặt chẽ cho mỗi giao dịch.
Bộ hồ sơ đầy đủ thường bao gồm:
- Hợp đồng mua bán: Ghi rõ thông tin các bên, mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, phương thức thanh toán.
- Biên bản bàn giao hàng hóa: Xác nhận việc giao nhận hàng hóa đã hoàn tất, có chữ ký của cả hai bên.
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc Ủy nhiệm chi (nếu chuyển khoản).
- Giấy tờ tùy thân của người bán: Bản photo CCCD/CMND.
Mẹo 4: Nguyên tắc xác định giá mua hợp lý, bám sát giá thị trường
Giá mua ghi trên bảng kê phải phù hợp với giá thị trường tại thời điểm phát sinh giao dịch. Việc kê khai giá mua cao bất thường là một trong những rủi ro lớn nhất khiến chi phí bị xuất toán và có thể bị ấn định thuế.
Để chứng minh giá mua là hợp lý, doanh nghiệp nên:
- Tham khảo và lưu lại báo giá của ít nhất 2-3 nhà cung cấp khác cho mặt hàng tương tự tại cùng thời điểm.
- Nếu không có báo giá, có thể lưu lại hình ảnh giá niêm yết trên thị trường hoặc các trang thương mại điện tử.
- Ghi rõ cơ sở xác định giá trong hợp đồng mua bán hoặc biên bản thương thảo giá.
Mẹo 5: Lập bảng kê ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch
Thời điểm lập bảng kê phải trùng khớp với thời điểm mua hàng và thanh toán. Việc lập lùi ngày hoặc gộp nhiều giao dịch vào một bảng kê là không đúng quy định và dễ gây ra sai sót, nhầm lẫn.
Tại Hoàng Nam, chúng tôi luôn khuyên khách hàng nên tạo thói quen lập bảng kê và hoàn thiện hồ sơ ngay khi giao dịch kết thúc. Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác mà còn giúp kế toán dễ dàng truy xuất, giải trình khi cần thiết.
Mẹo 6: Quy định về chữ ký và trách nhiệm pháp lý của người đại diện
Chữ ký trên bảng kê phải là của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền hợp pháp). Người ký tên phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực và chính xác của các thông tin trên bảng kê.
- Người lập biểu: Kế toán mua hàng hoặc kế toán thanh toán.
- Giám đốc/Người đại diện pháp luật: Ký tên, đóng dấu để xác nhận và chịu trách nhiệm cao nhất.
- Người bán: Bắt buộc phải có chữ ký xác nhận đã bán hàng và nhận tiền.
Mẹo 7: Lưu ý về hình thức thanh toán (tiền mặt và không dùng tiền mặt)
Pháp luật thuế hiện hành có quy định chặt chẽ về thanh toán đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên. Mặc dù giao dịch trên bảng kê 01 tndn không phải là hóa đơn, nhưng để đảm bảo an toàn và minh bạch, doanh nghiệp nên áp dụng quy tắc tương tự.
- Giao dịch dưới 20 triệu đồng: Có thể thanh toán bằng tiền mặt, kèm theo phiếu chi có đầy đủ chữ ký.
- Giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên: Bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) để được tính là chi phí hợp lệ.
Mẹo 8: Tải và sử dụng mẫu bảng kê 01/TNDN bằng Excel chuẩn nhất
Sử dụng đúng mẫu biểu theo quy định là yêu cầu bắt buộc. Doanh nghiệp cần sử dụng Mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC. Việc sử dụng sai mẫu hoặc tự chế mẫu có thể khiến chứng từ không hợp lệ. Để thuận tiện, bạn có thể tìm kiếm và tải về các file mẫu 01 tndn dưới dạng Excel để dễ dàng điền thông tin và quản lý.
Một bảng kê chuẩn cần có các nội dung chính sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp mua hàng.
- Tên hàng hóa, dịch vụ.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thông tin người bán: Họ tên, địa chỉ, số CCCD/CMND.
- Ngày tháng lập bảng kê.
- Chữ ký của các bên liên quan.
Mẹo 9: Hiểu rõ quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC và 40/2021/TT-BTC để tự tin giải trình
Luật thuế luôn thay đổi, vì vậy việc cập nhật kiến thức là vô cùng quan trọng.
- Thông tư 96/2015/TT-BTC: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78, trong đó có làm rõ hơn về các khoản chi được trừ và không được trừ. Kế toán cần nắm vững các điểm sửa đổi này để áp dụng cho chính xác.
- Thông tư 40/2021/TT-BTC: Hướng dẫn về thuế GTGT, thuế TNCN và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Mặc dù không trực tiếp điều chỉnh bảng kê 01 tndn, nhưng thông tư này giúp doanh nghiệp xác định đúng đối tượng người bán (hộ, cá nhân kinh doanh) có doanh thu dưới 100 triệu/năm để áp dụng bảng kê cho phù hợp. Việc hạch toán đúng không chỉ ảnh hưởng đến quyết toán cuối năm mà còn liên quan đến việc xác định thuế tndn tạm tính theo quý.
Cảnh Báo Các Rủi Ro Thường Gặp và Cách Phòng Tránh Khi Lập Bảng Kê
Rủi ro về giá mua cao hơn giá thị trường và cách xử lý
Đây là rủi ro phổ biến nhất, thường xảy ra khi doanh nghiệp muốn “khống” chi phí để giảm thuế. Cơ quan thuế có nghiệp vụ để xác minh giá thị trường, nếu phát hiện giá trên bảng kê cao bất thường, toàn bộ chi phí sẽ bị loại và doanh nghiệp có thể bị phạt nặng.
- Cách phòng tránh: Luôn tuân thủ Mẹo 4. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh giá (báo giá, hình ảnh…) để giải trình khi cần.
Rủi ro khi thông tin người bán không chính xác hoặc không tồn tại
Cơ quan thuế có thể tiến hành xác minh ngẫu nhiên thông tin người bán trên bảng kê. Nếu địa chỉ không có thật, số CCCD không đúng, hoặc người bán phủ nhận giao dịch, doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối lớn.
- Cách phòng tránh: Thực hiện nghiêm túc Mẹo 2. Luôn kiểm tra và photocopy giấy tờ tùy thân của người bán trước khi thanh toán.
Sai lầm trong việc lập hồ sơ thanh toán và chứng từ kèm theo
Việc thiếu chữ ký, thiếu phiếu chi, thanh toán tiền mặt cho giao dịch trên 20 triệu, hoặc không có hợp đồng, biên bản bàn giao… đều làm giảm tính pháp lý của bộ hồ sơ và tạo cơ sở để cơ quan thuế loại trừ chi phí.
- Cách phòng tránh: Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, yêu cầu kế toán tuân thủ nghiêm ngặt Mẹo 3 và Mẹo 7. Tất cả các chứng từ phải được tập hợp đầy đủ trước khi ghi nhận chi phí. Hiểu rõ về các loại thuế doanh nghiệp phải nộp sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về tầm quan trọng của việc hoàn thiện chứng từ.
Việc nắm vững cách lập bảng kê 01/TNDN không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định mà còn là một công cụ chiến lược để tối ưu hóa chi phí thuế. Bằng cách áp dụng 9 mẹo trên và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, kế toán có thể tự tin hợp thức hóa các khoản chi phí mua vào không có hóa đơn, góp phần bảo vệ lợi ích tài chính cho doanh nghiệp khi quyết toán thuế. Việc hạch toán đúng đắn cũng giúp tránh các sai sót phức tạp liên quan đến thuế tndn hoãn lại trong tương lai.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ ngay cho đồng nghiệp và bạn bè! Đừng quên theo dõi website của chúng tôi thường xuyên để cập nhật những kiến thức kế toán – thuế mới nhất và chính xác nhất!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
