Công ty dịch vụ là doanh nghiệp cung cấp sản phẩm vô hình nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, thay vì sản xuất hay buôn bán hàng hóa hữu hình như các mô hình truyền thống. Theo kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp tại Hoàng Nam, chúng tôi nhận thấy mô hình này có 4 đặc điểm cốt lõi: tính vô hình, tính không thể tách rời, tính không đồng nhất và tính không thể lưu trữ. Bài viết này sẽ giải thích tường tận 4 đặc điểm này và hướng dẫn chi tiết quy trình, thủ tục thành lập công ty dịch vụ theo đúng quy định pháp luật hiện hành để bạn tự tin khởi nghiệp.
Công ty dịch vụ là gì? 4 đặc điểm cốt lõi để phân biệt
Công ty dịch vụ là tổ chức kinh tế cung cấp các sản phẩm phi vật thể (kỹ năng, chuyên môn, trải nghiệm) để giải quyết vấn đề cho khách hàng, khác biệt hoàn toàn với việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa vật lý.
Hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu báo cáo kết quả khắc phục sau kiểm tra chuẩn nhất. Tải biểu Read more
Hướng dẫn chi tiết thủ tục tăng vốn đầu tư doanh nghiệp tư nhân theo Luật Doanh nghiệp 2020, checklist Read more
Hướng dẫn chi tiết 7 bước đăng ký mẫu 20 đk tct online mới nhất theo Thông tư 86/2024. Cách Read more
Bạn đang tìm hiểu quy trình công ty TNHH thuê giám đốc? Khám phá ngay 7 bước thuê giám đốc Read more
Định nghĩa công ty dịch vụ và sự khác biệt với công ty thương mại, sản xuất
Doanh nghiệp dịch vụ tập trung vào việc tạo ra giá trị thông qua các hoạt động chuyên môn hoặc tiện ích, không tạo ra sản phẩm vật lý tồn kho.
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, sự phân định ranh giới đôi khi không hoàn toàn rõ ràng. Nhiều chủ doanh nghiệp lựa chọn thành lập công ty thương mại dịch vụ để kết hợp cả hai thế mạnh: vừa bán hàng hóa, vừa cung cấp dịch vụ đi kèm (ví dụ: bán máy lạnh kèm dịch vụ lắp đặt, bảo trì).
Tuy nhiên, để quản trị tốt, bạn cần hiểu rõ sự khác biệt. Nếu như quy trình thành lập công ty thương mại tập trung nhiều vào kho bãi, vận chuyển và lưu thông hàng hóa, thì công ty dịch vụ lại tập trung vào con người và quy trình trải nghiệm. Công ty dịch vụ là gì? Đó là nơi “con người” là tài sản lớn nhất.
Đặc điểm 1: Tính vô hình (Intangibility) – Sản phẩm không thể cầm nắm
Tính vô hình của dịch vụ nghĩa là khách hàng không thể nhìn thấy, nếm, sờ hoặc ngửi sản phẩm trước khi mua.
Đây là thách thức lớn nhất trong marketing dịch vụ. Khách hàng chỉ có thể cảm nhận kết quả sau khi đã sử dụng. Ví dụ, với dịch vụ tư vấn pháp lý hay dịch vụ kế toán, giá trị nằm ở kiến thức và sự an tâm mà khách hàng nhận được.
Tại Hoàng Nam, chúng tôi thường khuyên các CEO nên “hữu hình hóa” dịch vụ bằng cách:
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp.
- Cung cấp các cam kết chất lượng rõ ràng.
- Sử dụng các bằng chứng thực tế (case studies) để chứng minh năng lực.
Đặc điểm 2: Tính không thể tách rời (Inseparability) – Sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời
Tính không thể tách rời thể hiện ở việc quá trình cung cấp dịch vụ và quá trình tiêu thụ dịch vụ xảy ra cùng một lúc, thường có sự tham gia trực tiếp của khách hàng.
Khác với hàng hóa được sản xuất tại nhà máy rồi mới chuyển đến người tiêu dùng, dịch vụ thường yêu cầu sự tương tác. Ví dụ, trong dịch vụ giáo dục hay chăm sóc khách hàng, nếu nhân viên không có mặt hoặc khách hàng không hợp tác, dịch vụ không thể hoàn thành. Điều này đòi hỏi quản lý cấp cao SME phải chú trọng đào tạo kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống cho nhân sự.
Đặc điểm 3: Tính không đồng nhất (Heterogeneity) – Chất lượng phụ thuộc vào người cung cấp
Tính không đồng nhất (hay tính không ổn định) nghĩa là chất lượng dịch vụ khó đảm bảo giống hệt nhau trong mọi lần cung cấp, vì nó phụ thuộc vào trạng thái tâm lý, trình độ của nhân viên và bối cảnh cụ thể.
Một bác sĩ phẫu thuật giỏi cũng có thể mệt mỏi; một chuyên viên tư vấn cũng có lúc thiếu tập trung. Đây là rủi ro lớn cần quản trị rủi ro. Để khắc phục, doanh nghiệp cần:
- Xây dựng quy trình chuẩn (SOP) chặt chẽ.
- Đầu tư vào công nghệ để tự động hóa các khâu lặp lại.
- Tuyển dụng và đào tạo nhân sự bài bản để giảm thiểu sai sót cá nhân.
Đặc điểm 4: Tính không thể lưu giữ (Perishability) – Dịch vụ không thể tồn kho
Tính không thể lưu giữ khẳng định rằng dịch vụ nếu không được sử dụng vào thời điểm cung cấp sẽ biến mất vĩnh viễn, không thể cất vào kho để bán sau.
Một giờ làm việc của luật sư, một chỗ trống trên máy bay (dịch vụ vận tải), hay một phòng khách sạn trống đều là doanh thu bị mất đi vĩnh viễn nếu không có khách hàng tại thời điểm đó. Do đó, bài toán tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp dịch vụ chính là quản trị cung – cầu sao cho hiệu quả nhất.
Hướng dẫn thủ tục thành lập công ty dịch vụ từ A-Z cho người mới bắt đầu
Quy trình thành lập công ty dịch vụ bao gồm 4 bước chính: Chuẩn bị hồ sơ, chọn mã ngành, nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch & Đầu tư và hoàn tất thủ tục thuế/pháp lý sau cấp phép.
Việc nắm rõ thành lập công ty dịch vụ cần những gì sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh các sai sót không đáng có. Dưới đây là lộ trình chi tiết dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020.
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Hồ sơ thành lập công ty dịch vụ cần sự chính xác tuyệt đối về thông tin cá nhân, loại hình doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức.
Bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Theo mẫu quy định.
- Điều lệ công ty: Quy định các nguyên tắc hoạt động, quyền và nghĩa vụ của các thành viên/cổ đông.
- Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông (đối với công ty cổ phần).
- Bản sao công chứng CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật và các thành viên góp vốn.
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp là bước quan trọng. Bạn có thể chọn doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH hoặc Công ty Cổ phần tùy thuộc vào quy mô vốn và nhu cầu huy động vốn. Với các startup dịch vụ nhỏ, mô hình TNHH thường được ưa chuộng nhờ cơ cấu gọn nhẹ.
Bước 2: Lựa chọn và tra cứu mã ngành nghề kinh doanh dịch vụ
Việc đăng ký đúng mã ngành nghề kinh doanh dịch vụ (theo hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam – VSIC) là điều kiện bắt buộc để hoạt động hợp pháp.
Bạn cần tra cứu kỹ để áp mã ngành phù hợp. Ví dụ:
- Ngành dịch vụ tư vấn quản lý (Mã 7020).
- Ngành dịch vụ lập trình máy vi tính (Mã 6201).
- Ngành dịch vụ hỗ trợ giáo dục (Mã 8560).
Lưu ý: Một số ngành nghề là ngành nghề kinh doanh dịch vụ có điều kiện (như luật, kế toán, bảo vệ, môi trường) sẽ yêu cầu thêm chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép con sau khi thành lập.
Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Hồ sơ được nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và kết quả thường có sau 3-5 ngày làm việc.
Sau khi chuẩn bị xong, bạn nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Nếu hồ sơ thiếu sót: Bạn sẽ nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Bước 4: Hoàn tất các thủ tục pháp lý cần thiết sau khi thành lập
Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp phải thực hiện khắc dấu, treo biển hiệu, mở tài khoản ngân hàng và đăng ký chữ ký số để kê khai thuế.
Các đầu việc bắt buộc bao gồm:
- Khắc con dấu pháp nhân.
- Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia.
- Mua chữ ký số (Token) để kê khai thuế qua mạng.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Kê khai và nộp lệ phí môn bài.
- Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán và tuân thủ nghĩa vụ thuế ngay từ tháng đầu tiên.
Những điều cần biết khi vận hành một công ty dịch vụ
Vận hành công ty dịch vụ đòi hỏi sự linh hoạt trong quản lý dòng tiền, nhân sự và tuân thủ các quy định pháp luật chuyên ngành.
Các loại hình công ty dịch vụ phổ biến hiện nay
Thị trường hiện nay rất đa dạng với nhiều mô hình dịch vụ từ B2B (Doanh nghiệp tới Doanh nghiệp) đến B2C (Doanh nghiệp tới Khách hàng).
Dưới đây là một số ví dụ điển hình để bạn tham khảo mô hình:
- Dịch vụ vệ sinh công nghiệp: Nhu cầu làm sạch cho các tòa nhà, văn phòng ngày càng tăng. Bạn có thể tìm hiểu thêm về mô hình công ty dịch vụ vệ sinh để thấy tiềm năng của ngách này.
- Dịch vụ môi trường: Các quy định về xử lý chất thải ngày càng chặt chẽ, tạo cơ hội cho việc thành lập công ty môi trường chuyên nghiệp.
- Dịch vụ công nghệ: Xu hướng chuyển đổi số thúc đẩy sự ra đời của các công ty phần mềm. Nếu bạn chưa rõ, hãy tìm hiểu công ty công nghệ là gì để nắm bắt xu thế.
- Dịch vụ Marketing/Agency: Cung cấp giải pháp quảng cáo, truyền thông. Khái niệm công ty agency là gì đang rất phổ biến trong giới trẻ khởi nghiệp sáng tạo.
- Lưu ý chuyên sâu: Nếu bạn muốn mở rộng quy mô lớn trong lĩnh vực vệ sinh, việc tìm hiểu quy trình thành lập công ty vệ sinh công nghiệp bài bản là rất cần thiết để cạnh tranh về giá và chất lượng.
Chi phí dự kiến để thành lập một công ty dịch vụ
Chi phí thành lập công ty dịch vụ ban đầu thường dao động từ 1.000.000 VNĐ đến 5.000.000 VNĐ cho các thủ tục hành chính cơ bản và con dấu, chưa bao gồm vốn điều lệ.
Tuy nhiên, chi phí thành lập công ty dịch vụ thực tế để đi vào hoạt động sẽ bao gồm:
- Lệ phí nhà nước: Phí đăng ký, phí công bố thông tin.
- Phí khắc dấu.
- Phí mua chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử (thường từ 1-3 triệu đồng/năm).
- Lệ phí môn bài (2-3 triệu đồng/năm tùy vốn điều lệ).
- Chi phí thuê văn phòng (trụ sở chính).
Những lưu ý quan trọng về vốn điều lệ và nghĩa vụ thuế
Vốn điều lệ thể hiện cam kết trách nhiệm tài sản của doanh nghiệp, trong khi nghĩa vụ thuế là yêu cầu bắt buộc để tránh rủi ro pháp lý.
- Vốn điều lệ: Với công ty dịch vụ, pháp luật thường không quy định mức vốn tối thiểu (trừ các ngành có yêu cầu vốn pháp định như bảo vệ, hàng không). Tuy nhiên, bạn nên để mức vốn phù hợp với quy mô kinh doanh để tạo uy tín với đối tác dịch vụ chuyên nghiệp.
- Công ty dịch vụ TNHH là gì? Đây là loại hình mà thành viên chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số vốn đã góp. Đây là lựa chọn an toàn cho các startup để hạn chế rủi ro tài sản cá nhân.
- Tuân thủ pháp luật doanh nghiệp: Hãy chú ý kê khai thuế GTGT, thuế TNDN và thuế TNCN đúng hạn. Việc chậm trễ có thể dẫn đến bị phạt nặng hoặc bị khóa mã số thuế.
Tóm lại
Việc hiểu rõ 4 đặc điểm của công ty dịch vụ là nền tảng để xây dựng mô hình kinh doanh hiệu quả, tập trung vào trải nghiệm khách hàng và quản lý chất lượng nhân sự. Quy trình thành lập tuy gồm nhiều bước nhưng hoàn toàn có thể thực hiện được nếu có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ và tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Nắm vững những kiến thức này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru và tránh được các rủi ro không đáng có.
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ để giúp đỡ thêm nhiều người đang có ý định khởi nghiệp. Đừng quên theo dõi Hoàng Nam thường xuyên để cập nhật những kiến thức kinh doanh mới và thiết thực nhất!
