Thành lập công ty xuất nhập khẩu trong năm 2025 mở ra nhiều cơ hội nhưng cũng tiềm ẩn không ít thách thức pháp lý. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, hướng dẫn chi tiết từ A-Z qua 7 bước cốt lõi, giúp bạn nắm vững quy trình, dự trù chi phí và tránh các sai sót thường gặp. Hãy cùng chuyên gia xây dựng nền móng vững chắc cho doanh nghiệp của bạn ngay từ những bước đầu tiên để tự tin vươn ra thị trường quốc tế. Việc tìm hiểu kỹ lưỡng quy trình thành lập công ty xuất nhập khẩu là bước đệm quan trọng cho sự thành công.
Hướng dẫn chi tiết 7 bước thành lập công ty xuất nhập khẩu [Cập nhật 2025]
Quy trình thành lập công ty xuất nhập khẩu bao gồm 7 bước chính: chuẩn bị thông tin cơ bản, chọn loại hình doanh nghiệp, đăng ký mã ngành, soạn thảo hồ sơ, nộp hồ sơ và nhận giấy phép, hoàn tất thủ tục sau thành lập, và cuối cùng là kích hoạt thủ tục hải quan.
Giao dịch dân sự là gì và khi nào có hiệu lực? Bài viết này giải đáp chi tiết 4 Read more
Khám phá 5 điều kiện tiên quyết để một thương hiệu bắt đầu nhượng quyền thương mại thành công, từ Read more
Hướng dẫn chi tiết 4 bước thủ tục tự công bố sản phẩm cho doanh nghiệp theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, Read more
Hướng dẫn chi tiết 3 bước tính lợi nhuận sau thuế (lợi nhuận ròng) chính xác, giải thích ý nghĩa Read more
Bước 1: Chuẩn bị các thông tin nền tảng (Tên, Trụ sở, Vốn, Người đại diện)
Đây là bước khởi đầu quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh sau này.
- Tên công ty: Tên công ty phải tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc. Bạn nên chọn một cái tên ngắn gọn, dễ nhớ, và thể hiện được lĩnh vực hoạt động.
- Địa chỉ trụ sở chính: Trụ sở phải có địa chỉ rõ ràng, hợp pháp (số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố) và không được đặt tại nhà chung cư hoặc nhà tập thể chỉ có chức năng để ở.
- Vốn điều lệ: Pháp luật hiện hành không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu để thành lập công ty kinh doanh xuất nhập khẩu (trừ một số ngành nghề có điều kiện). Tuy nhiên, doanh nghiệp nên đăng ký mức vốn phù hợp với quy mô và năng lực tài chính thực tế để tạo dựng uy tín với đối tác.
- Người đại diện theo pháp luật: Công ty có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Người đại diện phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp.
Bước 2: Lựa chọn loại hình công ty phù hợp (TNHH hay Cổ phần?)
Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức, trách nhiệm pháp lý và khả năng huy động vốn của công ty.
Công ty TNHH và công ty Cổ phần là hai loại hình phổ biến nhất. Dưới đây là bảng so sánh ngắn gọn giúp bạn đưa ra quyết định:
| Tiêu Chí | Công Ty TNHH (1 hoặc 2 thành viên trở lên) | Công Ty Cổ Phần |
|---|---|---|
| Số lượng thành viên | TNHH 1 TV: 1 tổ chức/cá nhân. TNHH 2 TV trở lên: 2 – 50 thành viên. | Tối thiểu 3 cổ đông, không giới hạn tối đa. |
| Trách nhiệm tài sản | Chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp. | Chịu trách nhiệm trong phạm vi số cổ phần sở hữu. |
| Khả năng huy động vốn | Bị hạn chế, không được phát hành cổ phiếu. | Linh hoạt, được quyền phát hành cổ phiếu ra công chúng. |
| Cơ cấu tổ chức | Đơn giản, linh hoạt hơn. | Phức tạp hơn, phải có Đại hội đồng cổ đông. |
Với kinh nghiệm của Hoàng Nam, các doanh nghiệp vừa và nhỏ mới bắt đầu nên ưu tiên loại hình Công ty TNHH vì cơ cấu đơn giản và dễ quản lý.
Bước 3: Đăng ký mã ngành nghề kinh doanh xuất nhập khẩu chính xác
Việc đăng ký đúng mã ngành nghề là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp được phép hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Theo hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường đăng ký các mã ngành sau:
- Mã ngành 8299: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu. Chi tiết: Xuất khẩu, nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh.
- Mã ngành 4690: Bán buôn tổng hợp. Mã này phù hợp khi công ty kinh doanh nhiều loại hàng hóa đa dạng.
- Các mã ngành chi tiết khác: Tùy thuộc vào mặt hàng cụ thể, bạn có thể cần đăng ký thêm các mã ngành bán buôn chi tiết như 4631 (Bán buôn gạo), 4632 (Bán buôn thực phẩm),…
Việc lựa chọn đúng mã ngành sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và thuận lợi trong các thủ tục hành chính sau này.
Bước 4: Soạn thảo bộ hồ sơ thành lập công ty đầy đủ theo quy định
Hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định thời gian được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Một bộ hồ sơ chuẩn theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
- Bản sao hợp lệ các giấy tờ pháp lý của cá nhân: CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật và các thành viên/cổ đông.
- Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ (nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp thực hiện).
Bước 5: Nộp hồ sơ và nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh và chờ nhận kết quả.
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua hai hình thức:
- Nộp trực tiếp: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở.
- Nộp trực tuyến: Qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkydoanhnghiep.gov.vn) bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bước 6: Hoàn tất các thủ tục pháp lý quan trọng sau thành lập
Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp cần hoàn thành ngay các thủ tục pháp lý cần thiết để chính thức đi vào hoạt động hợp pháp.
Các công việc cần làm ngay bao gồm:
- Khắc con dấu pháp nhân: Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu.
- Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: Thực hiện trên Cổng thông tin quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép.
- Mở tài khoản ngân hàng: Mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng và thông báo số tài khoản với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Đăng ký chữ ký số (Token): Để thực hiện nộp thuế điện tử và các giao dịch trực tuyến khác.
- Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch mua bán. Việc sử dụng hóa đơn xuất khẩu cũng cần tuân thủ các quy định hiện hành.
- Kê khai và nộp lệ phí môn bài: Mức nộp phụ thuộc vào vốn điều lệ đã đăng ký.
Bước 7: Kích hoạt thủ tục hải quan để bắt đầu hoạt động kinh doanh
Đây là bước cuối cùng và đặc thù của ngành xuất nhập khẩu, cho phép doanh nghiệp thực hiện các hoạt động thông quan hàng hóa.
Để bắt đầu, doanh nghiệp cần:
- Đăng ký với Tổng cục Hải quan: Đăng ký tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS để có thể khai báo hải quan điện tử.
- Cài đặt phần mềm khai báo hải quan: Sử dụng phần mềm chuyên dụng được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ C-VAN.
- Chuẩn bị chữ ký số: Chữ ký số đã đăng ký ở bước 6 sẽ được sử dụng để ký trên tờ khai hải quan điện tử.
Khi đã hoàn tất, doanh nghiệp có thể tiến hành các nghiệp vụ như khai báo, nộp thuế và làm thủ tục thông quan cho các lô hàng. Doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu về các quy định trong thông tư 38 2015 tt btc để nắm rõ các quy trình hải quan.
Điều kiện thành lập công ty xuất nhập khẩu cần đáp ứng là gì?
Để thành lập công ty xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện về chủ thể, hàng hóa và một số yêu cầu khác tùy thuộc vào việc nhà đầu tư là trong nước hay nước ngoài.
Đối với nhà đầu tư trong nước
Về cơ bản, nhà đầu tư trong nước được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu mà không cần xin giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu, trừ hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng xuất nhập khẩu.
Các điều kiện chính bao gồm:
- Điều kiện về chủ thể: Là doanh nghiệp được thành lập hợp pháp theo Luật Doanh nghiệp 2020.
- Điều kiện về hàng hóa: Hàng hóa kinh doanh không nằm trong danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu.
- Điều kiện về giấy phép con: Đối với một số mặt hàng kinh doanh có điều kiện (ví dụ: hóa chất, khoáng sản, dược phẩm), doanh nghiệp phải xin giấy phép con từ các Bộ, ngành chủ quản. Ví dụ, để kinh doanh mỹ phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp cần làm thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm.
Đối với nhà đầu tư nước ngoài (Yếu tố và quy trình khác biệt)
Nhà đầu tư nước ngoài phải tuân thủ các điều kiện chặt chẽ hơn theo cam kết WTO và pháp luật Việt Nam.
Quy trình và điều kiện khác biệt chính:
- Xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC): Đây là bước bắt buộc trước khi thành lập doanh nghiệp. Hồ sơ sẽ được nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Thành lập doanh nghiệp: Sau khi có IRC, nhà đầu tư tiến hành thủ tục thành lập doanh nghiệp tương tự nhà đầu tư trong nước để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC).
- Xin Giấy phép kinh doanh: Đối với hoạt động phân phối bán lẻ, nhà đầu tư nước ngoài phải xin thêm Giấy phép kinh doanh do Sở Công Thương cấp.
- Điều kiện về thị trường: Phải tuân thủ các cam kết của Việt Nam trong các hiệp định thương mại về lộ trình mở cửa thị trường đối với từng loại hàng hóa, dịch vụ.
Dự toán chi phí thành lập công ty xuất nhập khẩu trọn gói năm 2025
Tổng chi phí để thành lập và đưa một công ty xuất nhập khẩu vào hoạt động bao gồm lệ phí nhà nước, chi phí vận hành ban đầu và chi phí dịch vụ tư vấn (nếu có).
Các khoản lệ phí nhà nước bắt buộc
Đây là những khoản phí cố định mà doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan nhà nước.
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ (nếu nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc miễn phí (nếu nộp qua mạng).
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ.
- Lệ phí môn bài:
- Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 VNĐ/năm.
- Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 VNĐ/năm.
Các chi phí cần thiết để công ty đi vào hoạt động
Đây là những khoản đầu tư ban đầu để doanh nghiệp có đủ công cụ hoạt động hợp pháp.
- Phí khắc con dấu: Khoảng 450.000 – 600.000 VNĐ.
- Chi phí mua chữ ký số (Token): Từ 1.500.000 – 3.000.000 VNĐ (tùy gói 1-3 năm).
- Chi phí mua hóa đơn điện tử: Khoảng 1.000.000 – 2.500.000 VNĐ (tùy số lượng hóa đơn).
- Phí làm biển hiệu công ty: Từ 200.000 – 500.000 VNĐ.
Chi phí dịch vụ tư vấn trọn gói: Khoản đầu tư thông minh
Đây là chi phí trả cho một đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp để họ thay mặt bạn thực hiện toàn bộ quy trình.
Sử dụng dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo hồ sơ chính xác ngay từ đầu, tránh các rủi ro phát sinh. Chi phí này thường dao động từ 1.500.000 VNĐ đến 3.000.000 VNĐ, đã bao gồm các lệ phí nhà nước cơ bản. Đây là một khoản đầu tư hiệu quả để bạn tập trung vào chiến lược kinh doanh cốt lõi.
Những vướng mắc thường gặp và lưu ý ‘vàng’ từ chuyên gia
Quá trình thành lập công ty xuất nhập khẩu tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là những sai lầm phổ biến và lời khuyên từ các chuyên gia của Hoàng Nam.
Sai lầm khi xác định vốn điều lệ và hệ lụy về thuế, trách nhiệm
Việc đăng ký vốn điều lệ quá cao hoặc quá thấp so với thực tế đều dẫn đến những hệ lụy không mong muốn.
Đăng ký vốn quá cao so với khả năng tài chính có thể dẫn đến việc các thành viên không góp đủ vốn trong thời hạn 90 ngày, gây ra rủi ro về trách nhiệm pháp lý. Ngược lại, vốn quá thấp có thể làm giảm uy tín của công ty trước đối tác và ngân hàng, gây khó khăn trong việc vay vốn hoặc tham gia các hợp đồng lớn. Ngoài ra, mức vốn điều lệ còn ảnh hưởng trực tiếp đến bậc thuế môn bài phải nộp hàng năm.
Rủi ro pháp lý liên quan đến địa chỉ trụ sở công ty
Địa chỉ trụ sở không hợp lệ là một trong những lý do phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối hoặc doanh nghiệp bị xử phạt sau này.
Doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ đăng ký là có thật, không phải là địa chỉ ảo và có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp (sổ đỏ, hợp đồng thuê). Việc đặt trụ sở tại chung cư chỉ dùng để ở là vi phạm pháp luật. Cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra địa chỉ sau khi thành lập, nếu không tìm thấy, mã số thuế của công ty có thể bị khóa.
Các vấn đề về thuế và hóa đơn ban đầu dễ bỏ sót
Nhiều doanh nghiệp mới thường bỏ qua các nghĩa vụ thuế ban đầu, dẫn đến việc bị phạt hành chính không đáng có.
Ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài và nộp tiền thuế đúng hạn. Đồng thời, phải làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi xuất hóa đơn đầu tiên. Bỏ sót những việc này có thể bị phạt từ 2.000.000 VNĐ trở lên cho mỗi hành vi vi phạm. Doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu về các trường hợp miễn thuế xuất nhập khẩu để tối ưu chi phí. Việc hiểu rõ các khái niệm như duty free là gì cũng rất hữu ích.
Có cần bằng cấp chuyên ngành để thành lập công ty xuất nhập khẩu không?
Pháp luật Việt Nam không yêu cầu người thành lập hoặc giám đốc công ty xuất nhập khẩu phải có bằng cấp chuyên ngành về kinh tế, ngoại thương hay hải quan.
Bất kỳ cá nhân nào không thuộc diện bị cấm thành lập doanh nghiệp đều có quyền mở công ty trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, để vận hành hiệu quả, việc trang bị kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ ngoại thương, Incoterms, thanh toán quốc tế và thủ tục hải quan là vô cùng cần thiết. Thiếu kiến thức có thể dẫn đến những sai sót tốn kém trong quá trình kinh doanh, đặc biệt với các loại hình phức tạp như hàng tạm nhập tái xuất.
Tại sao sử dụng dịch vụ của Hoàng Nam là giải pháp tối ưu và duy nhất?
Giữa vô vàn lựa chọn, Hoàng Nam tự tin mang đến một giải pháp toàn diện, không chỉ giúp bạn thành lập doanh nghiệp mà còn đồng hành cùng bạn trên chặng đường phát triển.
Tiết kiệm thời gian, công sức và tránh rủi ro pháp lý không đáng có
Chúng tôi hiểu rằng thời gian của bạn là vàng bạc. Thay vì tự mình loay hoay với hàng loạt giấy tờ phức tạp và các quy định pháp lý thay đổi liên tục, đội ngũ chuyên gia của Hoàng Nam sẽ thay bạn xử lý mọi thứ một cách nhanh chóng và chính xác. Chúng tôi giúp bạn tránh được những sai sót nhỏ có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại nhiều lần hoặc các khoản phạt không đáng có sau này.
Đảm bảo quy trình chuẩn xác, nhanh chóng theo Luật Doanh nghiệp 2020
Với kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi đã xây dựng một quy trình làm việc tối ưu, tuân thủ chặt chẽ các quy định mới nhất của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Hoàng Nam cam kết hồ sơ của bạn sẽ được xử lý một cách nhanh nhất, giúp bạn sớm nhận được giấy phép kinh doanh để nắm bắt các cơ hội trên thị trường.
Hoàng Nam: Không chỉ là dịch vụ, chúng tôi là người đồng hành tin cậy
Chúng tôi không chỉ dừng lại ở việc hoàn thành thủ tục thành lập công ty. Hoàng Nam cung cấp một hệ sinh thái dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện, từ thay đổi giấy phép kinh doanh, thành lập chi nhánh, cho đến các vấn đề về kế toán, thuế và thủ tục hải quan. Chúng tôi mong muốn trở thành người đồng hành pháp lý tin cậy, giúp bạn vững tâm trên con đường chinh phục thị trường quốc tế. Để hiểu rõ hơn về lĩnh vực này, bạn có thể bắt đầu tìm hiểu mậu dịch là gì.
Quy trình thành lập công ty xuất nhập khẩu tuy có nhiều bước và yêu cầu sự chuẩn xác cao nhưng hoàn toàn nằm trong tầm tay. Việc nắm rõ 7 bước cốt lõi, các điều kiện và chi phí liên quan là chìa khóa để khởi đầu thuận lợi. Để quá trình này không còn là gánh nặng, một đối tác pháp lý chuyên nghiệp sẽ là giải pháp thông minh giúp bạn tự tin tiến vào thương trường quốc tế.
Để nhận được tư vấn miễn phí và giải đáp mọi vướng mắc, hãy liên hệ ngay với Doanh nghiệp Hoàng Nam qua Hotline/Zalo: 091.888.31.79. Chúng tôi cung cấp giải pháp toàn diện từ thành lập doanh nghiệp trọn gói đến thay đổi giấy phép kinh doanh, là lựa chọn thông minh và tối ưu nhất cho bạn.
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
