Quy trình và hồ sơ hoàn thuế năm 2025 đã có nhiều cải tiến vượt bậc, đặc biệt là cơ chế tự động hóa, giúp cá nhân và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nhanh chóng nhận lại khoản thuế nộp thừa. Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng của Hoàng Nam, chúng tôi hiểu rằng việc nắm rõ các bước thực hiện là yếu tố then chốt để quy trình diễn ra suôn sẻ.
Hướng dẫn chi tiết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cách thực hiện thủ tục hoàn thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và Giá trị gia tăng (GTGT) năm 2025 qua mạng một cách nhanh chóng và tự động chỉ với 5 bước đơn giản. Bài viết sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, và quy trình thực hiện trên các nền tảng phổ biến như Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và ứng dụng eTax Mobile, giúp bạn dễ dàng nhận lại khoản thuế đã nộp thừa. Để bắt đầu, bạn cần hiểu rõ một bộ hồ sơ hoàn thuế đầy đủ bao gồm những gì.
5 Bước Hoàn Hồ Sơ Hoàn Thuế Online 2025 Nhanh Chóng và Tự Động
Mua sắm là gì? Khám phá định nghĩa, tâm lý đằng sau và 10 bí quyết vàng giúp bạn trở Read more
Nắm vững 3 điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và 10 ví dụ chi phí Read more
Hướng dẫn chi tiết 4 mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo Thông tư 48, điều kiện, Read more
Cổ tức là gì? Bài viết giải đáp toàn diện về cổ tức, 3 hình thức chi trả phổ biến, Read more
Quy trình hoàn thuế online năm 2025 được thực hiện thống nhất qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc ứng dụng eTax Mobile, áp dụng cho cả cá nhân và doanh nghiệp.
Bước 1: Đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử hoặc ứng dụng eTax Mobile
Đây là bước đầu tiên và bắt buộc để có thể thực hiện các thủ tục thuế điện tử.
Bạn cần truy cập vào website thuedientu.gdt.gov.vn hoặc tải ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại thông minh. Sử dụng Mã số thuế (MST) cá nhân và mật khẩu đã đăng ký với cơ quan thuế để đăng nhập. Đối với doanh nghiệp, cần sử dụng chữ ký số để xác thực.
Bước 2: Kê khai trực tuyến Tờ khai quyết toán thuế (Mẫu 02/QTT-TNCN) hoặc Giấy đề nghị hoàn trả (Mẫu 01/ĐNHT)
Việc kê khai chính xác thông tin trên tờ khai là yếu tố quyết định đến thời gian xử lý hồ sơ.
• Đối với hoàn thuế TNCN: Cá nhân cần kê khai Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo Mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Hệ thống sẽ hỗ trợ gợi ý thông tin từ dữ liệu của cơ quan thuế để bạn đối chiếu.
• Đối với hoàn thuế GTGT: Doanh nghiệp lập Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước theo Mẫu số 01/ĐNHT ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Bước 3: Đính kèm các chứng từ, hồ sơ liên quan theo định dạng điện tử
Hồ sơ đính kèm phải được scan hoặc chuyển đổi sang định dạng điện tử (như PDF, JPG) và đảm bảo rõ nét, hợp lệ.
Các chứng từ phổ biến bao gồm:
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp.
- Hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu).
- Các giấy tờ chứng minh đủ điều kiện hoàn thuế khác tùy trường hợp cụ thể.
Bước 4: Kiểm tra thông tin, ký điện tử và nộp hồ sơ
Đây là bước xác nhận cuối cùng trước khi gửi hồ sơ đến cơ quan thuế.
Hãy rà soát kỹ lưỡng toàn bộ thông tin đã kê khai và các tài liệu đính kèm để tránh sai sót. Sau đó, sử dụng chữ ký số (đối với doanh nghiệp) hoặc mã xác thực OTP (đối với cá nhân trên eTax Mobile) để ký điện tử và nộp hồ sơ. Hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ thành công.
Bước 5: Theo dõi và tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ trực tuyến
Sau khi nộp, bạn có thể chủ động theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ của mình.
Đăng nhập lại vào hệ thống Thuế điện tử hoặc eTax Mobile, vào mục “Tra cứu” và chọn “Tra cứu hồ sơ hoàn thuế” hoặc “Tra cứu thông báo” để xem tình trạng hồ sơ đã được tiếp nhận, đang xử lý hay đã có kết quả.
Điều Kiện và Hồ Sơ Hoàn Thuế Cần Chuẩn Bị Năm 2025
Để quá trình hoàn thuế diễn ra thuận lợi, việc chuẩn bị đầy đủ điều kiện và hồ sơ là vô cùng quan trọng. Dưới đây là những yêu cầu cụ thể cho từng loại thuế.
Đối Với Hoàn Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN)
Cá nhân được hoàn thuế TNCN khi có số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp sau khi quyết toán, hoặc có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp nhưng đã bị khấu trừ.
Điều kiện cần đáp ứng:
- Phải có Mã số thuế cá nhân tại thời điểm nộp hồ sơ.
- Có số thuế nộp thừa sau khi quyết toán thuế năm.
- Có đề nghị hoàn thuế trên tờ khai quyết toán (Mẫu 02/QTT-TNCN).
Hồ sơ cần chuẩn bị:
| Loại Giấy Tờ | Mô Tả Chi Tiết |
|---|---|
| Tờ khai Quyết toán thuế | Sử dụng Mẫu 02/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. |
| Chứng từ khấu trừ thuế | Bản chụp các chứng từ do đơn vị chi trả thu nhập cấp. |
| Giấy tờ tùy thân | Bản chụp CCCD/CMND để xác minh. |
| Chứng từ người phụ thuộc | Nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh. |
Việc thực hiện hoàn thuế thu nhập cá nhân online đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy không tự tin hoặc không có thời gian, việc sử dụng dịch vụ hoàn thuế tncn chuyên nghiệp là một giải pháp hiệu quả.
Đối Với Hoàn Thuế Giá Trị Gia Tăng (GTGT)
Doanh nghiệp được hoàn thuế GTGT trong các trường hợp như có dự án đầu tư mới, kinh doanh hàng hóa dịch vụ xuất khẩu, hoặc số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết.
Điều kiện cần đáp ứng:
- Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Đã đăng ký kinh doanh và có con dấu hợp pháp.
- Sổ sách kế toán, chứng từ được ghi chép đầy đủ, trung thực.
- Đáp ứng các điều kiện hoàn thuế gtgt cụ thể cho từng trường hợp (ví dụ: có hợp đồng, tờ khai hải quan đối với hàng xuất khẩu).
Hồ sơ cần chuẩn bị:
| Loại Giấy Tờ | Mô Tả Chi Tiết |
|---|---|
| Giấy đề nghị hoàn trả | Sử dụng Mẫu 01/ĐNHT theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. |
| Bảng kê hóa đơn, chứng từ | Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào. |
| Tài liệu liên quan | Tùy trường hợp: Hợp đồng xuất khẩu, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán qua ngân hàng… |
Với sự phức tạp của thủ tục hoàn thuế gtgt, đặc biệt là với hoàn thuế gtgt hàng nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ hoàn thuế gtgt để đảm bảo tính chính xác và tối ưu hóa thời gian.
Hướng Dẫn Chi Tiết Quy Trình Hoàn Thuế Trên Các Nền Tảng Phổ Biến
Để giúp bạn dễ dàng hình dung, chúng tôi tại Hoàng Nam sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình trên hai nền tảng được sử dụng nhiều nhất hiện nay.
Hướng dẫn hoàn thuế TNCN trên ứng dụng eTax Mobile
Ứng dụng eTax Mobile là công cụ tiện lợi giúp cá nhân hoàn thuế ngay trên điện thoại di động.
- Đăng nhập: Mở ứng dụng và đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID.
- Chọn chức năng: Tại màn hình chính, chọn “Hoàn thuế”, sau đó chọn “Đề nghị xử lý khoản nộp thừa”.
- Kê khai thông tin: Điền các thông tin theo yêu cầu, chọn Tờ khai 02/QTT-TNCN. Hệ thống sẽ gợi ý dữ liệu để bạn kiểm tra.
- Đính kèm hồ sơ: Chụp ảnh hoặc tải lên các chứng từ liên quan.
- Gửi yêu cầu: Kiểm tra lại thông tin, nhập mã OTP được gửi về điện thoại để xác thực và hoàn tất việc nộp hồ sơ.
Quy trình hoàn thuế GTGT online qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Đây là quy trình bắt buộc đối với các doanh nghiệp thực hiện hoàn thuế GTGT.
- Đăng nhập: Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn, chọn “Doanh nghiệp” và đăng nhập bằng chữ ký số.
- Kê khai: Vào mục “Hoàn thuế”, chọn “Lập hồ sơ hoàn thuế”. Lựa chọn “Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu NSNN (Mẫu 01/ĐNHT)” và điền đầy đủ thông tin.
- Đính kèm tài liệu: Tải lên các file scan của hồ sơ liên quan theo yêu cầu.
- Ký và nộp: Sử dụng chữ ký số để ký lên hồ sơ và nhấn “Nộp hồ sơ”.
- Tra cứu: Theo dõi trạng thái hồ sơ tại mục “Tra cứu”.
Quá trình này là một phần quan trọng trong bộ hồ sơ quyết toán thuế hàng năm. Việc hoàn thành tốt không chỉ giúp doanh nghiệp nhận lại tiền thuế mà còn đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động quyết toán thuế doanh nghiệp.
Các Vấn Đề Thường Gặp: Thời Gian Xử Lý và Cách Tra Cứu
Hiểu rõ về thời gian xử lý và cách kiểm tra tình trạng hồ sơ sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình chờ đợi.
Thời gian giải quyết hồ sơ hoàn thuế là bao lâu?
Thời gian giải quyết hồ sơ hoàn thuế được quy định rõ trong Luật Quản lý thuế, phụ thuộc vào việc hồ sơ thuộc diện nào.
Theo Điều 75 Luật Quản lý thuế 2019, thời gian giải quyết được quy định như sau:
- Tối đa 06 ngày làm việc: Đối với hồ sơ thuộc diện “hoàn thuế trước, kiểm tra sau” (áp dụng cho người nộp thuế có lịch sử chấp hành tốt pháp luật thuế và hồ sơ không có rủi ro cao).
- Tối đa 40 ngày làm việc: Đối với hồ sơ thuộc diện “kiểm tra trước, hoàn thuế sau” (áp dụng cho các trường hợp hoàn thuế lần đầu, hồ sơ có dấu hiệu rủi ro…).
Việc phân loại hồ sơ sẽ quyết định thời gian bạn nhận được tiền. Do đó, việc tìm hiểu khi nào có quan thuế kiểm tra doanh nghiệp cũng là một thông tin hữu ích.
Cách tra cứu tình trạng hồ sơ hoàn thuế online
Bạn có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng hồ sơ của mình qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Đăng nhập vào hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn.
- Chọn mục “Hoàn thuế” -> “Tra cứu giấy đề nghị hoàn thuế”.
- Nhập các thông tin cần thiết như Mã giao dịch điện tử (nếu có) hoặc khoảng thời gian nộp hồ sơ.
- Nhấn “Tra cứu”, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hồ sơ và trạng thái chi tiết (ví dụ: “CQT đã tiếp nhận”, “Nộp hồ sơ thành công”, “Đã có quyết định hoàn thuế”…).
Điều kiện để hồ sơ được xét duyệt hoàn thuế tự động
Từ năm 2025, ngành Thuế đã triển khai quy trình hoàn thuế TNCN tự động, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý.
Để hồ sơ được xử lý tự động, cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Hồ sơ TNCN: Áp dụng cho cá nhân trực tiếp quyết toán thuế có đề nghị hoàn trên tờ khai.
- Dữ liệu khớp đúng: Thông tin về tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ trên tờ khai phải khớp đúng với dữ liệu mà cơ quan thuế đang quản lý.
- Tổ chức chi trả đã nộp thuế: Tại thời điểm giải quyết, tổ chức trả thu nhập phải hoàn thành nghĩa vụ nộp số thuế đã khấu trừ của bạn vào ngân sách nhà nước.
Khi đủ điều kiện, hệ thống sẽ tự động xét duyệt và ban hành quyết định hoàn thuế, thời gian có thể rút ngắn chỉ còn khoảng 3 ngày làm việc.
Quy trình hoàn thuế online năm 2025 đã được đơn giản hóa tối đa, giúp cá nhân và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức. Bằng cách tuân thủ đúng 5 bước và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế theo hướng dẫn, bạn có thể yên tâm nhận lại khoản tiền thuế nộp thừa một cách nhanh chóng và minh bạch, đặc biệt với cơ chế hoàn thuế tự động mới.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để mọi người cùng biết. Đừng quên theo dõi chúng tôi thường xuyên để cập nhật những kiến thức mới nhất về thuế và kế toán!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
