Vấn đề chi phí 811 có được trừ khi tính thuế TNDN không luôn là một trong những trăn trở hàng đầu của các kế toán viên và chủ doanh nghiệp. Câu trả lời là CÓ, nhưng không phải mọi khoản chi hạch toán vào tài khoản 811 đều mặc định được chấp nhận, mà phải đáp ứng đủ các điều kiện nghiêm ngặt theo quy định của Luật Thuế TNDN. Về cơ bản, chi phí 811 muốn được trừ phải là khoản chi thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và tuân thủ quy định về thanh toán.
Bài viết này của Hoàng Nam sẽ phân tích chi tiết 7 điều kiện quan trọng nhất, đi kèm ví dụ và hướng dẫn cụ thể, giúp doanh nghiệp tự tin xác định chi phí hợp lệ, tối ưu hóa số thuế phải nộp và tránh các rủi ro sai sót khi quyết toán thuế.
Chi phí 811 là gì và gồm những khoản nào theo Thông tư 200?
Bạn muốn khởi nghiệp nhưng ít vốn? Khám phá ngay 7 kinh nghiệm kinh doanh văn phòng phẩm thực chiến Read more
Bạn đang tìm nguồn bán buôn đồ dùng khác cho gia đình giá gốc? Khám phá ngay 8 địa chỉ Read more
Bạn đang tìm mã ngành rửa xe để đăng ký kinh doanh? Tránh ngay 10 sai lầm phổ biến khiến Read more
Hướng dẫn kê khai thuế cho thuê nhà qua mạng 2025 chi tiết 5 bước trên thuedientu.gdt.gov.vn. Cập nhật quy Read more
Để xác định chính xác một khoản chi có thuộc tài khoản 811 hay không, trước hết chúng ta cần hiểu rõ định nghĩa và bản chất của loại chi phí này.
Định nghĩa chi phí 811 (Chi phí khác)
Chi phí 811, hay còn gọi là Chi phí khác, là những khoản chi phí phát sinh do các sự kiện hoặc nghiệp vụ riêng biệt, không thường xuyên và không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp. Đây là tài khoản dùng để phản ánh các khoản lỗ và chi phí bất thường.
Các khoản chi phí hạch toán vào tài khoản 811
Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 811 (TK 811) dùng để hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu sau đây:
- Chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định (TSCĐ): Bao gồm giá trị còn lại của TSCĐ và các chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến việc thanh lý, nhượng bán.
- Giá trị còn lại của TSCĐ bị phá dỡ: Khi doanh nghiệp quyết định phá dỡ tài sản không còn sử dụng được.
- Tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế: Khoản tiền doanh nghiệp phải trả cho đối tác do không thực hiện đúng các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng.
- Chênh lệch lỗ khi đánh giá lại vật tư, hàng hóa, TSCĐ: Khi doanh nghiệp đem tài sản đi góp vốn vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết mà giá trị đánh giá lại thấp hơn giá trị ghi sổ.
- Các khoản chi phí khác: Những khoản chi bất thường khác không thuộc các loại trên.
7 Điều kiện để chi phí 811 được trừ khi tính thuế TNDN
Không phải tất cả chi phí hạch toán vào TK 811 đều được trừ khi tính thuế TNDN. Để được coi là một khoản chi phí được trừ khi tính thuế tndn, chi phí 811 phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau đây, dựa trên quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Điều kiện 1: Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh
Đây là nguyên tắc vàng cho mọi khoản chi phí. Khoản chi 811 phải thực sự phát sinh tại doanh nghiệp và có mối liên hệ, dù là gián tiếp, với hoạt động tạo ra doanh thu và thu nhập của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về tính chất này, bạn có thể tìm hiểu thêm chi phí hợp lý là gì để có cái nhìn tổng quan.
Điều kiện 2: Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Mọi khoản chi 811 đều phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Chứng từ ở đây có thể là hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý, quyết định xử phạt, chứng từ thanh toán… Việc thiếu chứng từ là lý do phổ biến nhất khiến chi phí bị loại. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp đặc biệt, bạn có thể tham khảo các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn để biết thêm chi tiết.
Điều kiện 3: Khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Đây là quy định bắt buộc. Đối với các hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng (ủy nhiệm chi, séc,…) để được tính là chi phí được trừ.
Điều kiện 4: Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ phải có đủ hồ sơ
Chi phí này chỉ được chấp nhận khi có đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Giá trị còn lại của tài sản được trừ vào thu nhập khác và được xem là chi phí hợp lý.
- Hồ sơ cần thiết bao gồm:
- Quyết định thanh lý TSCĐ của cấp có thẩm quyền.
- Biên bản kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ.
- Biên bản bàn giao TSCĐ.
- Hóa đơn bán tài sản.
- Chứng từ thanh toán (nếu có).
Điều kiện 5: Chi phí tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế
Khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
- Lưu ý quan trọng: Cần phân biệt rõ ràng giữa tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế và tiền phạt vi phạm hành chính. Các khoản phạt vi phạm hành chính (như phạt chậm nộp thuế, vi phạm luật giao thông,…) sẽ không được trừ.
- Để được khấu trừ, khoản phạt vi phạm hợp đồng cần có đầy đủ chứng từ như: hợp đồng kinh tế, biên bản xác nhận vi phạm, chứng từ chi tiền phạt.
Điều kiện 6: Chi phí cho nghiên cứu và phát triển (R&D) không thành công
Trong trường hợp doanh nghiệp có các dự án R&D nhưng không thành công và không được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, khoản chi này có thể được hạch toán vào chi phí khác và được trừ khi đáp ứng đủ điều kiện.
Điều kiện 7: Các khoản chi được trừ khác theo quy định pháp luật
Ngoài các trường hợp trên, một số khoản chi khác được pháp luật về thuế TNDN quy định cụ thể cũng được tính là chi phí được trừ khi hạch toán vào TK 811. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật để nắm rõ.
Tổng hợp các khoản chi phí 811 được trừ và không được trừ phổ biến nhất
Để giúp các kế toán viên dễ dàng nhận biết, chúng tôi tại Hoàng Nam đã tổng hợp lại các ví dụ điển hình nhất.
Ví dụ các khoản chi phí 811 được trừ
- Giá trị còn lại của TSCĐ khi thanh lý, nhượng bán.
- Chi phí vận chuyển, tháo dỡ, sửa chữa TSCĐ để thanh lý.
- Tiền phạt phải trả do vi phạm hợp đồng kinh tế (ví dụ: phạt chậm giao hàng, hàng không đúng quy cách…).
- Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính.
- Chi phí cho TSCĐ bị phá dỡ.
Danh sách các khoản chi phí 811 không được trừ thường gặp
Đây là những sai sót mà doanh nghiệp rất dễ mắc phải, cần đặc biệt lưu ý:
- Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính: Bao gồm phạt vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán, và đặc biệt là các khoản phạt về thuế (tiền phạt, tiền chậm nộp thuế).
- Chi phí không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Ví dụ như chi cho các mục đích cá nhân của chủ sở hữu.
- Chi phí không có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Mọi khoản chi thiếu chứng từ đều sẽ bị loại.
- Các khoản chi đã được bù đắp từ nguồn kinh phí khác: Ví dụ, chi phí sửa chữa tài sản hỏng do thiên tai nhưng đã được công ty bảo hiểm bồi thường.
Cần lưu ý rằng các khoản chi như chi phí tiếp khách hay chi phí mua bánh kẹo cho nhân viên không được hạch toán vào tài khoản 811. Chúng thuộc về chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí phúc lợi và có quy định khấu trừ riêng.
Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ chi phí 811 điển hình
Việc hạch toán đúng không chỉ đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán mà còn là cơ sở để giải trình khi quyết toán thuế. Đây cũng là một phần quan trọng trong việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp nói chung.
Hạch toán chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định
Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ, kế toán cần phản ánh đầy đủ các bút toán liên quan.
Ghi giảm TSCĐ:
- Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (Giá trị đã hao mòn)
- Nợ TK 811 – Chi phí khác (Giá trị còn lại của TSCĐ)
- Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (Nguyên giá)
Ghi nhận chi phí phát sinh liên quan đến thanh lý:
- Nợ TK 811 – Chi phí khác
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có các TK 111, 112, 331,…
Ghi nhận thu nhập từ việc thanh lý:
- Nợ các TK 111, 112, 131,…
- Có TK 711 – Thu nhập khác
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Hạch toán chi phí tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế
Khi doanh nghiệp phải nộp phạt do vi phạm hợp đồng, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ TK 811 – Chi phí khác
- Có các TK 111, 112, 338,…
Việc nắm vững cách hạch toán các tài khoản chi phí như tài khoản 642 và 811 là kỹ năng cơ bản mà mọi kế toán viên cần thành thạo.
Việc xác định chi phí 811 có được trừ khi tính thuế TNDN hay không là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế TNDN phải nộp. Doanh nghiệp cần nắm vững 7 điều kiện cốt lõi, lưu trữ đầy đủ hóa đơn chứng từ và hạch toán đúng theo chế độ kế toán. Việc tuân thủ chặt chẽ các quy định này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí thuế mà còn đảm bảo sự minh bạch, an toàn khi quyết toán với cơ quan thuế.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để đồng nghiệp cùng cập nhật kiến thức. Thường xuyên theo dõi website của chúng tôi để không bỏ lỡ những thông tin mới nhất về kế toán và thuế!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
