Doanh nghiệp của bạn mới thành lập và đang bối rối trước thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử? Đây là quy định bắt buộc nhưng hoàn toàn có thể hoàn thành nhanh chóng chỉ với 4 bước đơn giản theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bài viết này của Hoàng Nam sẽ là kim chỉ nam giúp bạn thực hiện quy trình đăng ký một cách chính xác, tiết kiệm thời gian và tránh mọi sai sót không đáng có, đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ ngay từ những ngày đầu.
Hướng dẫn chi tiết 4 bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu cho doanh nghiệp mới
Để hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp cần thực hiện tuần tự 4 bước chính: chuẩn bị các điều kiện cần thiết, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, lập và nộp tờ khai đăng ký qua mạng, và cuối cùng là nhận kết quả từ cơ quan thuế.
Hướng dẫn chi tiết cách tính 3 loại thuế cho thuê tài sản (Nhà, Xe) gồm Lệ phí Môn bài, Read more
Chỉ 3 phút để hiểu rõ thuế giá trị gia tăng là gì cho chủ doanh nghiệp. Bài viết giải Read more
Khám phá 3 tiêu chí xác định doanh nghiệp vừa và nhỏ, siêu nhỏ theo Nghị định 80/2021/NĐ-CP để hưởng Read more
Cân nhắc thành lập doanh nghiệp tư nhân? Bài viết này phân tích 5 đặc điểm cốt lõi về trách Read more
Bước 1: Chuẩn bị hành trang cần thiết trước khi đăng ký
Đây là bước nền tảng quyết định sự suôn sẻ của toàn bộ quy trình. Doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ chữ ký số còn hiệu lực, hồ sơ pháp lý và xác định rõ hình thức hóa đơn điện tử sẽ sử dụng.
Trước khi bắt tay vào thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu, sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và công sức. Dưới đây là những yêu cầu cốt lõi mà chúng tôi, với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp tại Hoàng Nam, nhận thấy là quan trọng nhất:
- Chữ ký số (USB Token): Đây là công cụ bắt buộc để xác thực danh tính doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế. Hãy chắc chắn rằng chữ ký số của bạn vẫn còn thời hạn sử dụng.
- Hồ sơ pháp lý: Chuẩn bị sẵn bản scan Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để cung cấp thông tin chính xác khi lập tờ khai.
- Thông tin doanh nghiệp: Bao gồm email, số điện thoại của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền để nhận thông báo từ cơ quan thuế và nhà cung cấp dịch vụ.
- Máy tính có kết nối Internet ổn định: Toàn bộ quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử đều thực hiện qua mạng.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín
Việc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ phù hợp đóng vai trò then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý và chi phí vận hành của doanh nghiệp trong dài hạn.
Một đối tác cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy không chỉ giúp bạn khởi tạo và phát hành hóa đơn đúng quy định mà còn hỗ trợ kỹ thuật kịp thời khi có sự cố. Doanh nghiệp nên cân nhắc các tiêu chí sau:
- Tính pháp lý: Nhà cung cấp phải có trong danh sách các đơn vị được Tổng cục Thuế công nhận, đảm bảo giải pháp tuân thủ đầy đủ Nghị định 123 và Thông tư 78.
- Dịch vụ hỗ trợ: Ưu tiên các đơn vị có đội ngũ hỗ trợ 24/7, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và xử lý vấn đề nhanh chóng.
- Tính năng phần mềm: Phần mềm cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tích hợp được với các phần mềm kế toán, bán hàng mà doanh nghiệp đang dùng.
- Chi phí hợp lý: Tham khảo và so sánh chi phí đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tránh các chi phí ẩn. Nhiều nhà cung cấp có các gói dịch vụ linh hoạt phù hợp với quy mô của doanh nghiệp nhỏ và vừa. Để có cái nhìn tổng quan, bạn có thể xem trước bảng giá hóa đơn điện tử của các đơn vị uy tín.
- Khả năng lưu trữ: Đảm bảo nhà cung cấp có hệ thống lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật và tuân thủ thời gian lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định.
Một số nhà cung cấp uy tín trên thị trường hiện nay có thể kể đến như MISA meInvoice, EasyInvoice, Viettel S-Invoice.
Bước 3: Lập và nộp tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua mạng
Đây là bước thực hiện thủ tục hành chính trực tiếp với cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần điền chính xác các thông tin trên tờ khai đăng ký để được chấp thuận nhanh chóng.
Sau khi đã chọn được nhà cung cấp, bạn sẽ tiến hành lập tờ khai đăng ký hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ sẽ hỗ trợ bạn thực hiện bước này ngay trên phần mềm của họ hoặc hướng dẫn bạn thực hiện trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Quy trình thực hiện:
- Đăng nhập: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn) bằng tài khoản giao dịch thuế của doanh nghiệp.
- Kê khai thông tin: Điền đầy đủ và chính xác các thông tin trên tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, bao gồm:
- Thông tin doanh nghiệp (Tên, MST, địa chỉ…).
- Hình thức hóa đơn: Chọn “Hóa đơn có mã của cơ quan thuế” hoặc “Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế”.
- Phương thức chuyển dữ liệu.
- Thông tin về chứng thư số đang sử dụng.
- Ký số và Nộp: Sử dụng chữ ký số (USB Token) để ký điện tử lên tờ khai và nhấn nút “Nộp tờ khai”.
Lưu ý: Nhiều doanh nghiệp thắc mắc liệu có cần nộp mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử hay không. Theo quy định mới, doanh nghiệp chỉ cần nộp tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT là đủ, không cần nộp thêm quyết định này.
Bước 4: Chờ đợi và nhận kết quả chấp thuận từ Cơ quan Thuế
Sau khi nộp tờ khai, cơ quan thuế sẽ xử lý và phản hồi kết quả cho doanh nghiệp. Thời gian chờ đợi thường rất nhanh nếu hồ sơ của bạn hợp lệ.
Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được tờ khai đăng ký của doanh nghiệp, Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo điện tử (theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT) qua email đã đăng ký về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận.
- Trường hợp được chấp nhận: Doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử ngay lập tức.
- Trường hợp không chấp nhận: Thông báo của cơ quan thuế sẽ nêu rõ lý do. Doanh nghiệp cần điều chỉnh lại thông tin trên tờ khai và nộp lại từ đầu.
Doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị những gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử?
Để quy trình đăng ký diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp mới cần chuẩn bị ba yếu tố cốt lõi: chữ ký số hợp lệ, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và quyết định về hình thức hóa đơn sẽ sử dụng.
Điều kiện bắt buộc: Sở hữu chữ ký số (USB Token) còn hiệu lực
Chữ ký số là yếu tố không thể thiếu trong giao dịch điện tử ngày nay. Nó được xem như “con dấu điện tử” của doanh nghiệp, dùng để xác thực tờ khai đăng ký và ký phát hành hóa đơn điện tử, đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn của dữ liệu.
Hồ sơ pháp lý cần có: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là căn cứ pháp lý để kê khai các thông tin cơ bản và chính xác nhất của doanh nghiệp lên tờ khai đăng ký với cơ quan thuế, bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ đăng ký kinh doanh.
Thông tin cần xác định: Lựa chọn hình thức hóa đơn (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế)
Doanh nghiệp cần xác định rõ loại hóa đơn mình sẽ sử dụng. Việc này phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn được cơ quan thuế cấp một mã định danh duy nhất trước khi doanh nghiệp gửi cho người mua. Hầu hết các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp nhỏ và vừa, và các hộ kinh doanh đều thuộc đối tượng sử dụng hình thức này.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp tự phát hành hóa đơn từ hệ thống của mình và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Hình thức này thường áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như điện lực, xăng dầu, viễn thông, tài chính tín dụng… và có hạ tầng công nghệ thông tin mạnh.
Việc phân biệt rõ các loại hóa đơn này rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Khác với các hình thức hóa đơn trực tiếp truyền thống, hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội về quản lý.
Giải đáp các thắc mắc thường gặp trong quá trình đăng ký hóa đơn điện tử
Trong quá trình tư vấn, Hoàng Nam đã tổng hợp lại một số câu hỏi mà các doanh nghiệp mới thường xuyên gặp phải. Dưới đây là những giải đáp chi tiết giúp bạn an tâm hơn khi thực hiện.
Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?
Có. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, 100% doanh nghiệp, bao gồm cả các doanh nghiệp mới thành lập, đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Sau khi nộp tờ khai, bao lâu thì cơ quan thuế sẽ phản hồi?
Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý (chấp nhận hoặc không chấp nhận) cho doanh nghiệp trong vòng 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ.
Chi phí đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới là bao nhiêu?
Chi phí này không cố định và phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ cũng như gói số lượng hóa đơn mà doanh nghiệp lựa chọn. Các chi phí chính bao gồm:
- Phí khởi tạo: Chi phí ban đầu để thiết lập tài khoản và mẫu hóa đơn.
- Phí duy trì (thuê bao) hàng năm: Một số nhà cung cấp có thu phí này.
- Phí mua gói hóa đơn: Chi phí chính, tính theo số lượng hóa đơn (ví dụ: gói 300, 500, 1000 hóa đơn…).
Nhìn chung, chi phí sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% so với hóa đơn giấy truyền thống.
Cần làm gì ngay sau khi nhận được thông báo chấp thuận của cơ quan thuế?
Ngay khi nhận được thông báo chấp thuận, doanh nghiệp của bạn đã chính thức đủ điều kiện để hoạt động. Các công việc cần làm ngay bao gồm:
- Bắt đầu phát hành hóa đơn: Phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ để khởi tạo và phát hành những hóa đơn đầu tiên cho khách hàng. Bạn cần nắm rõ quy trình để xuất hoá đơn vat đúng chuẩn.
- Thông báo cho đối tác, khách hàng: Chủ động thông báo về việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để các bên thuận tiện trong giao dịch.
- Lưu trữ hóa đơn: Thiết lập quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
- Xử lý sai sót (nếu có): Tìm hiểu trước các quy định về xử lý hóa đơn sai sót, chẳng hạn như quy trình hủy hóa đơn theo thông tư 78, để chủ động khi có tình huống phát sinh.
- Cập nhật thông tin: Trong trường hợp có sự thay đổi về thông tin doanh nghiệp, bạn cần tìm hiểu thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử để cập nhật kịp thời với cơ quan thuế.
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu tuy có nhiều bước nhưng không hề phức tạp nếu doanh nghiệp có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Bằng cách nắm vững 4 bước cốt lõi từ việc chuẩn bị chữ ký số, chọn nhà cung cấp, nộp tờ khai đến khi nhận kết quả, bạn có thể hoàn toàn tự tin hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng, tuân thủ đúng pháp luật và sẵn sàng cho các giao dịch kinh doanh chuyên nghiệp.
Bài viết hữu ích? Hãy chia sẻ ngay để giúp các doanh nghiệp mới khác cùng nắm rõ quy trình! Đừng quên theo dõi chúng tôi thường xuyên để cập nhật những kiến thức mới và chính xác nhất về thuế và kế toán.
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
