Nợ phải thu khó đòi là rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tài chính của mọi doanh nghiệp. Việc chủ động trích lập dự phòng phải thu khó đòi không chỉ là nghiệp vụ kế toán bắt buộc mà còn là chiến lược quản trị rủi ro thông minh. Bài viết này của Hoàng Nam sẽ hệ thống hóa toàn bộ quy định về dự phòng phải thu khó đòi, đặc biệt đi sâu vào 4 mức trích lập trọng yếu theo Thông tư 48/2019/TT-BTC, giúp doanh nghiệp áp dụng chính xác và tối ưu hóa chi phí thuế.
Dự phòng phải thu khó đòi là gì và tại sao doanh nghiệp không thể bỏ qua?
Đây là khoản dự phòng nhằm bù đắp những tổn thất có thể xảy ra do các khoản nợ phải thu mà doanh nghiệp có khả năng không thu hồi được. Việc trích lập dự phòng giúp phản ánh đúng giá trị tài sản và bảo vệ sức khỏe tài chính của công ty.
Hướng dẫn chi tiết 5 bước tính thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 chính xác, dễ hiểu cho kế toán, Read more
Cập nhật chi tiết 10 lỗi vi phạm và mức phạt hành chính về hóa đơn mới nhất 2025 theo Read more
Hướng dẫn 2 cách thay đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu BHYT cho nhân viên qua công ty hoặc Read more
Cập nhật địa chỉ, số điện thoại, giờ làm việc và các thủ tục tại Phòng đăng ký kinh doanh Read more
Định nghĩa đầy đủ theo Thông tư 48/2019/TT-BTC
Theo Khoản 3, Điều 2 Thông tư 48/2019/TT-BTC, dự phòng nợ phải thu khó đòi được định nghĩa là dự phòng phần giá trị tổn thất của các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán và khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng không thu hồi được đúng hạn. Đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng đối với các khoản phải thu của doanh nghiệp.
3 Lợi ích vàng của việc trích lập dự phòng đúng và đủ
Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi không chỉ là tuân thủ quy định mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Phản ánh trung thực báo cáo tài chính: Giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng giá trị tài sản của doanh nghiệp, không cao hơn giá trị có thể thu hồi được.
- Công cụ quản trị rủi ro tài chính: Là một bước đệm tài chính, giúp doanh nghiệp có nguồn lực bù đắp khi tổn thất thực sự xảy ra, tránh gây biến động đột ngột đến kết quả kinh doanh.
- Tối ưu hóa chi phí thuế TNDN: Khoản chi phí trích lập dự phòng được xem là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, giúp giảm số thuế phải nộp một cách hợp pháp.
4 Mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi doanh nghiệp cần nắm rõ
Đây là nội dung trọng tâm mà bất kỳ kế toán viên nào cũng cần nắm vững để áp dụng chính xác. Mức trích lập phụ thuộc vào điều kiện của khoản nợ và tuổi nợ quá hạn.
Điều kiện để một khoản nợ được xem là “khó đòi”
Một khoản nợ được xem là khó đòi khi đáp ứng đủ 2 điều kiện sau theo quy định tại Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC:
- Phải có chứng từ gốc: Cần có bằng chứng chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả, ví dụ như: Hợp đồng kinh tế, biên bản đối chiếu công nợ, văn bản đòi nợ, cam kết nợ…
- Có đủ căn cứ xác định là khó đòi: Thuộc một trong các trường hợp sau:
- Nợ đã quá hạn thanh toán từ 06 tháng trở lên.
- Nợ chưa đến hạn nhưng có bằng chứng cho thấy con nợ có khả năng không trả đúng hạn (ví dụ: đang làm thủ tục phá sản, đã bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh).
Bảng tỷ lệ 4 mức trích lập dự phòng chi tiết theo tuổi nợ quá hạn
Đối với các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán, tỷ lệ trích lập dự phòng được xác định theo các mức sau:
| Thời gian quá hạn | Tỷ lệ trích lập |
|---|---|
| Từ 6 tháng đến dưới 1 năm | 30% giá trị khoản nợ |
| Từ 1 năm đến dưới 2 năm | 50% giá trị khoản nợ |
| Từ 2 năm đến dưới 3 năm | 70% giá trị khoản nợ |
| Từ 3 năm trở lên | 100% giá trị khoản nợ |
Lưu ý: Đối với các khoản nợ chưa đến hạn nhưng có bằng chứng xác định không thu hồi được, doanh nghiệp tự dự kiến mức tổn thất để trích lập, tối đa bằng giá trị khoản nợ.
Căn cứ pháp lý: Vai trò của Thông tư 48, 200 và 133
Việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo Thông tư 48 là quy định chính về đối tượng, điều kiện và mức trích lập. Bên cạnh đó, việc hạch toán sẽ tuân thủ theo:
- Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Do đó, kế toán cần nắm vững Thông tư 48 để xác định số tiền cần trích lập và tham chiếu Thông tư 200 hoặc 133 để thực hiện bút toán cho chính xác.
Hướng dẫn hạch toán và xử lý nợ phải thu khó đòi từ A-Z
Sau khi đã xác định được mức cần trích lập, bước tiếp theo là thực hiện các bút toán kế toán. Đây là nghiệp vụ quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sổ sách và báo cáo tài chính.
Cách hạch toán trích lập dự phòng (Ghi nhận chi phí – TK 642)
Khi trích lập dự phòng lần đầu hoặc trích lập bổ sung, kế toán ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tại thời điểm lập báo cáo tài chính cuối năm, căn cứ vào tổng số dự phòng cần trích lập, kế toán thực hiện bút toán:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
Đây là bút toán cơ bản trong việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến rủi ro công nợ. Cần phân biệt khoản trích lập dự phòng này với các khoản trích trước chi phí hoặc chi phí trả trước, vì bản chất và cách hạch toán hoàn toàn khác nhau.
Cách hạch toán hoàn nhập dự phòng (Khi thu hồi được nợ hoặc chênh lệch)
Việc hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi hạch toán như thế nào là câu hỏi thường gặp. Kế toán sẽ thực hiện hoàn nhập khi số dự phòng cần lập của năm nay nhỏ hơn số dư dự phòng đã trích lập từ năm trước.
Bút toán hoàn nhập được ghi ngược lại so với bút toán trích lập:
- Nợ TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
- Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Quy trình và hồ sơ cần thiết để chứng minh khoản nợ
Để khoản chi phí trích lập dự phòng được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Hồ sơ này bao gồm:
- Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp.
- Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu cần xử lý.
- Chứng từ gốc chứng minh khoản nợ: Hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ, văn bản đòi nợ…
- Các tài liệu khác chứng minh con nợ không có khả năng trả nợ: Thông tin về việc con nợ phá sản, giải thể, bỏ trốn…
Ví dụ về trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Để dễ hình dung, hãy cùng xem xét ví dụ sau:
Công ty TNHH Hoàng Nam có một khoản phải thu khách hàng A trị giá 200 triệu đồng, đã quá hạn 14 tháng tính đến ngày 31/12/2025. Công ty có đầy đủ hợp đồng và biên bản đối chiếu công nợ.
- Xác định mức trích lập: Khoản nợ quá hạn 14 tháng, thuộc khoảng “từ 1 năm đến dưới 2 năm”. Tỷ lệ trích lập là 50%.
- Số tiền cần trích lập: 200.000.000 VNĐ * 50% = 100.000.000 VNĐ.
- Hạch toán: Kế toán công ty Hoàng Nam sẽ thực hiện bút toán tại ngày 31/12/2025:
- Nợ TK 642: 100.000.000 VNĐ
- Có TK 2293: 100.000.000 VNĐ
Nắm vững 4 mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi và các quy định liên quan là yêu cầu cấp thiết đối với mỗi kế toán doanh nghiệp. Việc áp dụng đúng không chỉ giúp doanh nghiệp phản ánh trung thực tình hình tài chính, giảm thiểu rủi ro mà còn là cơ sở để tối ưu chi phí thuế TNDN một cách hợp pháp, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Việc quản lý tốt các khoản phải thu cũng cần đi đôi với việc kiểm soát chặt chẽ công nợ phải trả người bán, một nghiệp vụ quan trọng được theo dõi qua việc hạch toán tài khoản 331.
Hãy chia sẻ bài viết hữu ích này đến đồng nghiệp và đừng quên theo dõi chúng tôi để cập nhật những kiến thức kế toán – tài chính mới nhất!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
