XỬ LÝ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ, TÊN CÔNG TY TRÊN HÓA ĐƠN

Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn là công việc cần thiết của mỗi doanh nghiệp khi tiến hành thay đổi tên doanh nghiệp của mình. Bởi đây là công việc liên quan trực tiếp đến mã số thuế của công ty, các giấy tờ và thủ tục liên quan trực tiếp đến cơ quan thuế. Do đó cần có sự tìm hiểu một cách kỹ càng để có thể thay đổi một cách phù hợp và đúng với quy định của pháp luật hiện hành.

Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn

Quy định sử dụng hóa đơn khi thay đổi tên công ty trên hóa đơn

Căn cứ Khoản 2 Điều 9 Chương II Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định:

“Đối với các số hoá đơn đã thực hiện thông bảo phát hành nhưng chưa sử dụng hêt có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, đia chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dung hoá đơn đã đăt in thì thưc hiên đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, đia chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dung và gửi thông bảo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp .”

Theo đó, Doanh nghiệp chỉ sử dụng hóa đơn khi thay đổi thông tin công ty trong trường hợp Mã số thuế và Cơ quan quản lý thuế không thay đổi. Khi đó, doanh nghiệp được phép đóng dấu tên, địa chỉ bên cạnh các tiêu thức đã thay đổi để tiếp tục sử dụng lượng hóa đơn đó. Ngoài ra, doanh nghiệp phải thực hiện gửi thông báo điều chỉnh thông tin trên hóa đơn cho cơ quan thuế được biết.

Thắc mắc về việc đổi tên công ty trên hóa đơn

Hỏi : Công ty tôi muốn thay đổi tên và chuyển địa chỉ của trụ sở công ty nhưng không thay đổi mã số thuế thì liệu có được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ hay không?

Đáp : Nếu một doanh nghiệp thay đổi tên và địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế với cơ quan quản lý thuế thì vẫn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn đó. Tuy nhiên khi thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh phương thức tên, địa chỉ đã in sẵn trên hóa đơn để tiếp tục sử dụng hóa đơn đó cho đến khi cơ quan thuế có sự điều chỉnh lại.

—

Hỏi : Thời hạn hủy hóa đơn là bao nhiêu ngày?

Đáp : Theo điểm b , khoản 2 điều 29 thông tư 39/2014/TT-BTC quy định : Tổ chức, hộ, cá nhân phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan Thuế về hóa đơn cũ không sử dụng. Tổ chức, hộ, cá nhân phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất 10 ngày kể từ ngày cơ quan Thuế thông báo hóa đơn hết hạn sử dụng.

—

Hỏi : Doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc doanh nghiệp đã đổi tên thì có được phép hủy hóa đơn hay không?

Đáp : Một doanh nghiệp đã ngừng hoạt động và một doanh nghiệp đã đổi tên thì những hóa đơn đã xuất ra thị trường và đã phát hành sẽ không có giá trị sử dụng nữa và có thể được phép hủy những hóa đơn đó. Tuy nhiên cần phải khai báo với cơ quan thuế về việc dừng sử dụng và phát hành loại hóa đơn đó hoặc thay thế bằng hóa đơn mới nếu thay đổi tên công ty.

—

Hỏi : Đổi tên công ty có phải in lại hóa đơn không?

Đáp : Công ty của bạn hoàn toàn có thể sử dụng loại hóa đơn cũ mà chỉ cần đóng dấu mã số thuế lên là được. Tuy nhiên tốt nhất là nên in lại hóa đơn mới để dễ dàng trong công việc chi xuất cho doanh nghiệp của bạn.

—

Hỏi : Mã số thuế liên quan gì đến tên công ty trên hóa đơn?

Đáp : Nếu tên doanh nghiệp thay đổi thì chỉ cần đóng dấu trên hóa đơn cũ thì vẫn có thể được phép lưu hành. Tuy nhiên nếu thay đổi mã số thuế thì đồng nghĩa với việc thành lập một công ty mới do đó phải dùng loại hóa đơn mới.

Các trường hợp hủy hóa đơn

 Theo hướng dẫn tại ​Điều 29. Hủy hóa đơn, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/03/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/ NĐ-CP ngày 17/01/2014  của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;​ các trường hủy hóa đơn bao gồm:

• Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Thủ tục hồ sơ hủy hóa đơn

• Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
• Biên bản hủy hóa đơn.
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC).
• Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Trên đây là tổng hợp những quy định của pháp luật hiện hành trong việc thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn và các yếu tố đi kèm trong công việc này. Mong rằng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc thay đổi tên trên hóa đơn này để giúp cho việc thay đổi tên công ty và địa chỉ công ty của mình không gặp phải những rắc rối về thuế khi tiến hành sử dụng hóa đơn của mình trong việc mua bán và kinh doanh của mình.