HỎI & ĐÁP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI TỪ A-Z

Văn phòng đại diện nước ngoài là gì ? Nếu xét theo khái niệm chung thì đây cơ sở hoặc một trụ sở để đại diện cho thương hiệu của mình tại một quốc gia, khu vực khác ngoài lãnh thổ của mình. Với rất nhiều trọng trách về thương hiệu và duy trì các hoạt động của doanh nghiệp trong việc tìm kiếm và phát triển thị trường. Các văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam cần phải được công nhận và cấp giấy phép mới có thể hoạt động được nếu không sẽ không được công nhận và hưởng những lợi ích về mặt pháp lý. Do đó nếu muốn thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam người đại diện cho công ty, tổ chức kinh tế cần nắm được các thủ tục để có thể hoàn thành công việc của mình theo đúng yêu cầu của pháp luật Việt Nam.

Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Quyền lợi của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

• Được hoạt động với đúng mục đích, phạm vị năng lực và thời hạn hoạt động theo giấy phép được cấp phép của văn phòng.
• Thuê trụ sở làm việc, mua và thuê các đồ dùng trong hoạt động của văn phòng đại diện.
• Được phép tuyển dụng người lao động là người Việt Nam hoặc người nước ngoài.
• Mở tài khoản ngân hàng bằng ngoại tệ và đồng Việt Nam và được sử dụng trong tất cả hoạt động của văn phòng đại diện.
• Có con dấu riêng.
• Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Hỏi đáp về các vấn đề xung quanh văn phòng đại diện

Hỏi : Văn phòng đại diện được phép thực hiện tất cả các hoạt động thương mại của doanh nghiệp?

Đáp : Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện công việc tìm hiểu thị trường, quảng cáo thương hiệu, trưng bày và giới thiệu hàng hóa của mình. Mọi hoạt động kinh doanh mang lại lợi nhuận cho văn phòng đại diện đều vi phạm quy định dành cho văn phòng đại diện và có thể sẽ bị tước giấy phép hoạt động.

—

Hỏi : Thuế thu nhập của công nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tính ra sao?

Đáp : Văn phòng đại diện có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 24, Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật thuế Thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế Thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP; thủ tục, hồ sơ kê khaỉ, nộp thuế thu nhập cá nhân thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 16 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP.

—

Hỏi : Văn phòng đại diện có phải phát hành và sử dụng hóa đơn trong hoạt động của mình hay không?

Đáp : Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh và hoạt động sản xuất, các dịch vụ hàng hóa do đó không phải phát hành và sử dụng hóa đơn.

—

Hỏi : Việc lập văn phòng đại diện có bị giới hạn về số lượng hay không?

Đáp : Nghị định 07 quy định cụ thể một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một văn phòng đại diện, chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Và chưa có quy định bắt buộc về số lượng văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài. Do đó doanh nghiệp của bạn có thể thoải mái thành lập văn phòng của mình trên nhiều địa bàn và khu vực trên toàn quốc.

—

Hỏi : Văn phòng đại diện có phải nộp thuế hay không ?

Đáp : Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành thì đối với một văn phòng đại diện không có chức năng và hoạt động trong kinh doanh, sản xuất. Do đó các khoản thuế như thuế GTGT, thuế TNDN, lệ phí môn bài mà chỉ cần đăng ký mã số thuế nộp thay theo quy định. Mã số này dùng để khấu trừ, nộp thay thuế TNCN cho các cá nhân, nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.

—

Hỏi : Người nước ngoài có được phép làm việc tại văn phòng đại diện hay không?

Đáp : Người nước ngoài được phép làm việc tại văn phòng đại diện nhưng để có thể làm việc tại Việt Nam thì người lao động nước ngoài cần phải xin được giấy phép lao động tại Việt Nam và các giấy tờ chứng minh thân phận của người lao động không vi phạm pháp luật tại nước sở tại hoặc trên thế giới.

—

Hỏi : Làm thế nào để gia hạn Giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài?

Đáp : Để được cấp phép gia hạn thì văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài cần đáp ứng được những yếu tố sau :

• Không vi phạm pháp luật tại Việt Nam trong các hoạt động của văn phòng và chi nhánh.
• Thương nhân nước ngoài hoạt động theo pháp luật của nước nơi thương nhân đó thành lập và đăng ký kinh doanh.
• Có nhu cầu tiếp tục hoạt động tại Việt Nam dưới hình thức văn phòng đại diện.

Xem thêm : chuyên mục hỏi đáp chi nhánh công ty

Bổ sung điều kiện nội dung hoạt động

Mặc dù trước đây Nghị định 72 không đề cập đến vấn đề điều ước quốc tế, nhưng trên thực tế, khi giải quyết các vấn đề liên quan đến yếu tố nước ngoài, Việt Nam phải thực hiện đúng theo các nội dung mà mình đã cam kết trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Hiện nay, Nghị định 07 đã cụ thê hóa vấn đề này, theo đó để được cấp giấy phép thành lâp VPĐD, Chi nhánh thì nội dung hoạt động của VPĐD, Chi nhánh phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Ngoài ra, đối với Chi nhánh thì còn phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài đó.

Những điểm mới của Nghị định 07 đã giúp những quy định của pháp luật Việt Nam về thành lập VPĐD, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài thêm phần minh bạch, rõ ràng và đầy đủ. Điều này có tác động tích cực đến các thương nhân nước ngoài khi muốn tiến hành các hoạt động thương mại tại Việt Nam thông qua việc thành lập VPĐD, Chi nhánh.

Tuy nhiên thương nhân nước ngoài khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, Chi nhánh vẫn gặp một số khó khăn như không phải mọi ngành nghề đều được thành lập chi nhánh tại Việt Nam mà tùy theo quy định của WTO pháp luật chuyên ngành, chứng minh năng lực tài chính của thương nhân nước ngoài khó khăn, hay việc hồ sơ thành lập phải gửi về Bộ Công thương hoặc cơ quan Bộ khác tùy từng trường hợp cụ thể …. . PLF khuyến nghị thương nhân nước ngoài nên tham vấn các chuyên gia pháp lý các điều kiện cụ thể trước khi thành lập VPĐD, Chi nhánh tại Việt Nam.

Xem thêm: Chi nhánh là gì ?

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam

Để có thể được cấp giấy phép đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam các tổ chức, doanh nghiệp cần đáp ứng được những yêu cầu như sau :

Về hồ sơ pháp lý :

• Bản chính đơn đề nghị việc cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại VN.
• Bản sao hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch giấy đăng ký việc kinh doanh hoặc các loại giấy tờ có giá trị tương đương.
• Bản chính cùng với bản dịch văn bản của thương nhân người nước ngoài đã cử/bổ nhiệm người đứng đầu của văn phòng đại diện.
• Bản sao cùng bản dịch báo cáo tài chánh có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế hoặc tài chánh trong năm tài chính gần nhất để chứng minh sự tồn tại, hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chánh gần nhất.
• Giấy CMND hay thẻ căn cước công dân nếu là người Việt Nam; bản sao và bản dịch hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) người đương đứng đầu của văn phòng đại diện.
• Tài liệu về nơi dự kiến đặt trụ sở của văn phòng đại diện.
• Hồ sơ này được gửi đến sở công thương, hoặc ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao, khu chế xuất, nơi được dự định đặt trụ sở văn phòng đại diện.

Về điều kiện để đăng ký thành lập văn phòng đại diện  :

• Được công nhận là một công ty, tổ chức kinh doanh hợp pháp tại quốc gia, vùng lãnh thổ mà công ty đó đăng ký thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
• Hoạt động hợp pháp từ 1 năm trở lên kể từ khi được đăng ký hoặc thành lập tại quốc gia của công ty đó.

Các trường hợp không được cấp phép đăng ký hoạt động bao gồm :

• Vi phạm hoặc không đáp ứng được những yêu cầu về việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
• Các lĩnh vực kinh doanh thuộc nghành/ nghề/ dịch vụ/ hàng hóa trong danh sách cấm kinh doanh theo quy định pháp luật Việt Nam.
• Không đáp ứng được yêu cầu về việc công ty nước ngoài làm ảnh hưởng đến an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục, phá hại môi trường tại Việt Nam.
• Cung cấp hồ sơ không hợp lệ hoặc bổ sung hồ sơ không đủ như yêu cầu mà cơ quan thẩm quyền yêu cầu.

Nếu hoàn tất các thủ tục và giấy tờ có liên quan thì doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hàng hóa nước ngoài sẽ được cấp giấy phép hoạt động trong vòng 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Qua bài biết này mong rằng sẽ giúp bạn hiểu văn phòng đại diện là gì cùng với những thủ tục giấy tờ trong việc đăng ký thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp của bạn. Đồng thời có thể giúp bạn giải đáp được những thắc mắc xung quanh về thuế, các loại chi phí và những thắc mắc xung quanh việc thành lập văn phòng đại diện nước ngoài của bạn. Từ đó giúp cho công việc của bạn được tiến hành một cách thuận lợi và giải đáp được mọi thắc mắc về công việc mà bạn cần tiến hành cho doanh nghiệp kinh doanh của mình trong việc phát triển thị trường tại Việt Nam.