Năm 2025 đánh dấu bước chuyển mình quan trọng trong quy định về hóa đơn, chứng từ. Việc nắm vững các loại hóa đơn phổ biến, đặc biệt là các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Bài viết này sẽ là cẩm nang toàn diện giúp kế toán và chủ doanh nghiệp tự tin tuân thủ đúng pháp luật, tối ưu hóa vận hành và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Tổng hợp 8 loại hóa đơn doanh nghiệp bắt buộc phải biết trong năm 2025
Câu trả lời nhanh: Theo quy định hiện hành và cập nhật mới nhất năm 2025, có 8 loại hóa đơn, chứng từ chính bao gồm: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn điện tử (nói chung), Hóa đơn thương mại điện tử, Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, Các loại tem/vé/thẻ, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, và Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Tổng hợp 7 điều kiện mở trung tâm ngoại ngữ và quy trình thủ tục chi tiết mới nhất 2025 Read more
Kinh phí công đoàn là gì? Bài viết giải đáp 4 điều quan trọng nhất: Mức đóng 2%, đối tượng Read more
Hướng dẫn chi tiết cách tính thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) cho ô tô, rượu bia. Cung cấp công Read more
Hướng dẫn chi tiết quy trình 7 bước xin công văn xin xác nhận không nợ thuế mới nhất. Tải Read more
Dưới đây là chi tiết về từng loại hóa đơn mà doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng:
Hóa đơn Giá trị gia tăng (Hóa đơn GTGT)
Hóa đơn VAT là gì? Đây là loại hóa đơn quan trọng nhất dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn này được sử dụng cho các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa.
- Hoạt động vận tải quốc tế.
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Tại Hoàng Nam, chúng tôi luôn nhắc nhở khách hàng rằng việc xuất hoá đơn vat chính xác là điều kiện tiên quyết để được khấu trừ thuế đầu vào. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp có hoạt động giao thương quốc tế, cần đặc biệt lưu ý đến quy định về hóa đơn xuất khẩu để đảm bảo hưởng thuế suất 0% hợp lệ.
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng là gì? Khác với hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng (thường được gọi là hóa đơn trực tiếp) dành cho các đối tượng kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp.
Đối tượng sử dụng bao gồm:
- Tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
- Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan bán hàng hóa, dịch vụ vào nội địa.
Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại này giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn trong việc kê khai thuế.
Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là gì? Đây là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Các loại hóa đơn điện tử hiện nay bao gồm cả hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. Việc chuyển đổi số toàn diện sang các loại hóa đơn điện tử đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ đáng kể.
Hóa đơn thương mại điện tử (Điểm mới theo Nghị định 70/2025)
Theo xu hướng kinh tế số, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bổ sung và làm rõ quy định về hóa đơn thương mại điện tử. Đây là loại hóa đơn đặc thù dành cho các giao dịch phát sinh trên các sàn thương mại điện tử, nền tảng số xuyên biên giới.
Điểm nổi bật là quy định về thời điểm lập hóa đơn phải trùng khớp với thời điểm hoàn tất đơn hàng trên hệ thống, giúp cơ quan thuế kiểm soát doanh thu từ thương mại điện tử chặt chẽ hơn.
Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
Đây là loại hóa đơn đặc thù, được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật. Dù không phổ biến với đa số doanh nghiệp SME, nhưng việc biết đến sự tồn tại của nó giúp kiến thức kế toán của bạn hoàn thiện hơn.
Các loại hóa đơn khác (Tem, vé, thẻ)
Các chứng từ như tem, vé, thẻ (vé máy bay, vé cầu đường, vé tàu…) có hình thức và nội dung theo quy định pháp luật cũng được coi là một hình thức hóa đơn. Trong năm 2025, các loại tem vé này hầu hết đã được chuyển sang dạng điện tử để đồng bộ dữ liệu với Tổng cục Thuế.
Chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn (Phiếu xuất kho)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý là hai loại chứng từ quan trọng được quản lý như hóa đơn.
- Lưu ý: Khi vận chuyển hàng hóa trên đường, doanh nghiệp bắt buộc phải có phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử (có mã của cơ quan thuế) để xuất trình khi cơ quan chức năng kiểm tra.
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in (Trường hợp đặc biệt)
Mặc dù hóa đơn điện tử đã phủ sóng, nhưng trong một số trường hợp đặc biệt (như rủi ro thiên tai, hệ thống hạ tầng viễn thông bị sập kéo dài), cơ quan thuế có thể cấp hóa đơn giấy đặt in. Tuy nhiên, trường hợp này cực kỳ hiếm gặp trong năm 2025.
Cập nhật quy định mới nhất về hóa đơn điện tử 2025 doanh nghiệp không thể bỏ lỡ
Câu trả lời nhanh: Năm 2025, doanh nghiệp cần chú ý đến quy định thắt chặt về thời điểm lập hóa đơn, nội dung bắt buộc theo chuẩn dữ liệu mới và quy định bắt buộc đối với hộ kinh doanh quy mô lớn.
Hóa đơn điện tử là gì và vai trò trong kỷ nguyên số?
Hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng mà là yêu cầu bắt buộc. Vai trò của nó nằm ở việc minh bạch hóa tài chính và giảm thiểu gian lận thuế. Để bắt đầu, doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau khi có mã số thuế và chữ ký số.
Quy định bắt buộc về nội dung trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78
Một hóa đơn điện tử hợp lệ năm 2025 phải đảm bảo các nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có).
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
- Chữ ký số của người bán (bắt buộc) và người mua (tùy trường hợp).
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).
Thời điểm bắt buộc lập hóa đơn điện tử theo quy định mới
Quy định mới về hóa đơn điện tử 2025 nhấn mạnh:
- Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
- Lưu ý: Việc lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt hành chính rất nặng theo quy định mới.
Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không trong năm 2025?
Câu trả lời là CÓ đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai. Đối với hộ khoán, cơ quan thuế khuyến khích chuyển đổi dần sang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để thuận tiện cho việc quản lý doanh thu.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Xu hướng và quy định áp dụng
Đây là giải pháp dành cho các mô hình kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng (F&B, bán lẻ, siêu thị). Hóa đơn được xuất trực tiếp từ máy POS có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, giúp quy trình lập hóa đơn diễn ra tức thì, 24/7.
Hướng dẫn xử lý sai sót và tra cứu hóa đơn điện tử chính xác, đúng luật
Câu trả lời nhanh: Khi phát hiện sai sót, tùy vào mức độ (sai tên, địa chỉ hay sai tiền, thuế suất) mà doanh nghiệp thực hiện thông báo mẫu 04/SS-HDDT hoặc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
“Bỏ túi” cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025
Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025 và Nghị định 123 được chia thành các trường hợp:
- Sai sót về tên, địa chỉ người mua (Mã số thuế, tiền đúng): Chỉ cần gửi Thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HDDT) tới cơ quan thuế, không cần lập lại hóa đơn. Nếu bạn chưa rõ quy trình, có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết về thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử.
- Sai sót về Mã số thuế, số tiền, thuế suất: Doanh nghiệp phải lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Đặc biệt, quy trình hủy hóa đơn theo thông tư 78 cần được thực hiện cẩn trọng khi hóa đơn đã cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua hoặc trường hợp hóa đơn viết sai mà chưa kê khai thuế.
Các bước tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Để kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào, kế toán thực hiện:
- Truy cập trang
hoadondientu.gdt.gov.vn. - Nhập mã số thuế bên bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thanh toán.
- Nhấn “Tìm kiếm”.
Kết quả trả về sẽ cho biết trạng thái hóa đơn: “Đã cấp mã”, “Đã hủy”, hay “Tính chất không hợp lệ”.
Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế: Khi nào nên dùng?
- Hóa đơn điều chỉnh: Dùng khi muốn tăng/giảm số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc điều chỉnh thuế suất. Hóa đơn này sẽ gắn liền với hóa đơn gốc.
- Hóa đơn thay thế: Dùng để thay thế hoàn toàn hóa đơn sai sót. Hóa đơn cũ sẽ bị hủy giá trị sử dụng.
Theo kinh nghiệm của Hoàng Nam, việc sử dụng hóa đơn thay thế thường dễ theo dõi hơn về mặt công nợ so với hóa đơn điều chỉnh.
Tối ưu hóa công tác quản lý và sử dụng hóa đơn cho doanh nghiệp
Câu trả lời nhanh: Việc lựa chọn phần mềm phù hợp, nắm rõ quy trình lưu trữ và phân biệt các loại hóa đơn là chìa khóa để quản lý tài chính hiệu quả.
Phân biệt hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng: Bài toán của mọi kế toán
Nhiều kế toán mới vào nghề thường nhầm lẫn hai loại này. Dưới đây là bảng so sánh nhanh:
| Tiêu chí | Hóa đơn GTGT | Hóa đơn bán hàng |
|---|---|---|
| Thuế suất | Có dòng thuế suất (0%, 5%, 8%, 10%) | Không có dòng thuế suất |
| Khấu trừ | Được khấu trừ thuế đầu vào | Không được khấu trừ |
| Đối tượng | DN kê khai theo phương pháp khấu trừ | DN kê khai theo phương pháp trực tiếp |
Phân biệt hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng chính xác giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền thuế phải nộp.
Mẫu hóa đơn điện tử mới nhất và những lưu ý khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử
Mẫu hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay không bắt buộc phải theo một khuôn mẫu cứng nhắc về thiết kế, nhưng bắt buộc phải đủ các tiêu chí nội dung theo Thông tư 78.
Khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần ưu tiên các tiêu chí:
- Tính ổn định, bảo mật dữ liệu.
- Khả năng tích hợp với phần mềm kế toán.
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7.
- Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo quy định mới nhất.
Bí quyết quản lý, lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả, an toàn cho doanh nghiệp nhỏ và vừa
Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc lập và gửi. Việc lưu trữ hóa đơn là yêu cầu bắt buộc với thời hạn 10 năm.
- Lời khuyên: Đừng chỉ lưu trữ trên phần mềm của nhà cung cấp. Hãy tải định dạng XML và PDF về lưu trữ tại server nội bộ hoặc các nền tảng đám mây độc lập (Google Drive, Dropbox) để tránh rủi ro mất dữ liệu khi thay đổi nhà cung cấp phần mềm.
Kết luận
Việc hiểu rõ và áp dụng đúng 8 loại hóa đơn theo các quy định cập nhật năm 2025 không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn là chiến lược giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, minh bạch và chuyên nghiệp. Chủ động cập nhật kiến thức về hóa đơn điện tử, cách xử lý sai sót và quản lý hiệu quả sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt và xây dựng nền tảng tài chính vững chắc. Tại Hoàng Nam, chúng tôi tin rằng sự chuẩn bị kỹ lưỡng về kiến thức là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp bạn.
Bài viết hữu ích? Hãy chia sẻ ngay cho đồng nghiệp và bạn bè! Đừng quên theo dõi chúng tôi thường xuyên để không bỏ lỡ những cập nhật mới nhất về kế toán, thuế và quản trị doanh nghiệp.
Note: The information in this article is for reference only. For the best advice, please contact us directly for a specific consultation based on your actual needs.
