Doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi phát sinh các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn đầu vào. Bài viết này sẽ tổng hợp 6 cách hạch toán chi phí hợp lệ được trừ khi quyết toán thuế TNDN mà không cần hóa đơn, cập nhật theo quy định mới nhất năm 2026. Nội dung đi thẳng vào vấn đề, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp áp dụng nhanh chóng, tránh rủi ro xuất toán và tối ưu hóa chi phí hiệu quả.
Điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN là gì?
Để một khoản chi được xem là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời các điều kiện theo quy định của pháp luật thuế hiện hành. Việc nắm rõ các điều kiện này là nền tảng để hạch toán đúng, đặc biệt với các khoản chi không có hóa đơn.
Dịch vụ thành lập công ty tại Long An trọn gói của Hoàng Nam: Uy tín, nhanh chóng 3-5 ngày, Read more
Bạn đang phân vân khi lựa chọn mô hình kinh doanh? Bài viết này phân tích 7 điểm khác biệt Read more
Nắm vững 5 quy định mới nhất về con dấu công ty theo Luật Doanh nghiệp 2020 để vận hành Read more
Chi phí là gì? Bài viết giải thích rõ khái niệm chi phí, phân biệt với chi tiêu, và hướng Read more
3 Điều kiện cốt lõi theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, một khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải thỏa mãn đủ 3 điều kiện sau:
- Thực tế phát sinh: Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với những trường hợp đặc thù không có hóa đơn, cần có chứng từ thay thế hợp lệ.
- Thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từng lần từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Việc hiểu rõ chi phí hợp lý là gì và các điều kiện đi kèm sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình kiểm soát chi tiêu chặt chẽ và tuân thủ pháp luật.
Cập nhật mới nhất về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Theo quy định dự kiến tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, từ ngày 15/12/2025, các quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ được siết chặt hơn để tăng tính minh bạch. Đáng chú ý, ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt có thể được điều chỉnh để phù hợp với bối cảnh kinh tế số.
Cụ thể, các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ khi tính thuế tndn. Quy định này áp dụng cho cả các khoản chi trả lương cho người lao động. Doanh nghiệp cần cập nhật quy chế tài chính nội bộ để đảm bảo tuân thủ, tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.
Tổng hợp 6 khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn vẫn được trừ thuế TNDN
Pháp luật thuế hiện hành cho phép doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ một số khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, miễn là có đầy đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ. Dưới đây là 6 trường hợp phổ biến nhất mà các kế toán viên và chủ doanh nghiệp cần nắm vững.
1. Chi mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất trực tiếp bán ra
Đây là một trong các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn phổ biến nhất. Khi doanh nghiệp mua nông, lâm, thủy sản trực tiếp từ người dân sản xuất, đánh bắt bán ra thì không yêu cầu phải có hóa đơn GTGT.
Để hợp thức hóa chi phí này, doanh nghiệp cần lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC. Kèm theo đó là chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi) và biên bản giao nhận hàng hóa.
2. Chi mua sản phẩm thủ công của các nghệ nhân, người sản xuất không kinh doanh
Doanh nghiệp khi mua các sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa… của các nghệ nhân hoặc người sản xuất thủ công không đăng ký kinh doanh trực tiếp bán ra cũng không yêu cầu hóa đơn.
Tương tự trường hợp trên, hồ sơ cần thiết bao gồm Bảng kê 01/TNDN, chứng từ thanh toán và các giấy tờ liên quan như hợp đồng mua bán (nếu có) để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi.
3. Chi mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng 100 triệu/năm
Theo quy định, các cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống không phải nộp thuế GTGT và không bắt buộc phải xuất hóa đơn. Tuy nhiên, dự kiến từ năm 2026, ngưỡng doanh thu này sẽ được nâng lên 500 triệu đồng/năm.
Khi mua hàng của đối tượng này, doanh nghiệp cần lập Bảng kê 01/TNDN cùng với hợp đồng, chứng từ thanh toán và biên bản bàn giao để ghi nhận chi phí hợp lệ.
4. Chi phí thuê tài sản của cá nhân không kinh doanh (nhà, xe, máy móc)
Khi doanh nghiệp thuê tài sản như nhà, văn phòng, xe ô tô, máy móc thiết bị của cá nhân không có hoạt động kinh doanh thường xuyên, khoản chi này vẫn được tính là chi phí hợp lý dù không có hóa đơn.
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Hợp đồng thuê tài sản (ghi rõ thông tin bên cho thuê, tài sản, thời gian thuê, giá thuê).
- Chứng từ thanh toán tiền thuê (ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi có chữ ký đầy đủ).
- Bản sao CCCD/CMND của cá nhân cho thuê.
Nếu tổng tiền thuê trả cho cá nhân trên 100 triệu đồng/năm, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân đó.
5. Chi trả lương, thưởng cho người lao động thời vụ không ký hợp đồng lao động
Đối với các khoản chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động thời vụ, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, doanh nghiệp không cần hóa đơn nhưng vẫn được tính vào chi phí được trừ.
Hồ sơ để ghi nhận chi phí lương nhân công thời vụ không có hợp đồng có được tính bao gồm:
- Hợp đồng giao khoán công việc hoặc cam kết lao động (nếu có).
- Bảng chấm công, bảng thanh toán lương có chữ ký của người lao động.
- Chứng từ chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi).
- Bản sao CCCD/CMND và mã số thuế cá nhân (nếu có).
Lưu ý, với các khoản chi trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên, doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi trả cho người lao động.
6. Chi mua đất, cát, sỏi, đá của người dân tự khai thác bán ra và phế liệu của người thu nhặt
Doanh nghiệp mua các loại vật liệu như đất, đá, cát, sỏi từ những cá nhân tự khai thác hoặc mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt cũng thuộc trường hợp được lập Bảng kê 01/TNDN để ghi nhận chi phí mà không cần hóa đơn.
Để đảm bảo tính hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ Bảng kê 01/TNDN, chứng từ thanh toán và các giấy tờ chứng minh nguồn gốc (nếu có) để giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán và chuẩn bị hồ sơ cho từng trường hợp
Để đảm bảo các khoản chi không có hóa đơn được chấp nhận là chi phí hợp lệ, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chặt chẽ là yếu tố quyết định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các chứng từ cần thiết và cách hạch toán.
Hồ sơ chung cần có: Hợp đồng, chứng từ thanh toán và biên bản bàn giao
Đây là bộ ba chứng từ cốt lõi chứng minh một giao dịch là có thật và hợp pháp.
- Hợp đồng mua bán/cung ứng dịch vụ: Là thỏa thuận pháp lý giữa hai bên, ghi rõ nội dung công việc, giá trị, quyền và nghĩa vụ.
- Chứng từ thanh toán: Có thể là phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng (nếu thanh toán chuyển khoản).
- Biên bản bàn giao, nghiệm thu: Xác nhận việc hàng hóa đã được giao hoặc dịch vụ đã được hoàn thành theo đúng thỏa thuận.
Cách lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mẫu 01/TNDN chi tiết
Bảng kê mẫu 01/TNDN là chứng từ thay thế hóa đơn quan trọng nhất trong các trường hợp được phép. Doanh nghiệp phải lập bảng kê này một cách trung thực và chính xác.
| Nội dung cần có | Hướng dẫn chi tiết |
|---|---|
| Thông tin người bán | Ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, số CCCD/CMND của người bán. Đây là thông tin bắt buộc để cơ quan thuế có thể xác minh. |
| Thông tin hàng hóa | Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá. Giá mua phải phù hợp với giá thị trường tại thời điểm giao dịch. |
| Giá trị thanh toán | Ghi rõ tổng số tiền thanh toán cho người bán. |
| Chữ ký và xác nhận | Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu, chịu trách nhiệm về tính chính xác của bảng kê. |
Hướng dẫn hạch toán chi phí vào sổ sách kế toán khi chưa có hoặc không có hóa đơn
Về mặt kế toán, mọi chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh đều phải được ghi nhận đầy đủ, bất kể có hóa đơn hay không.
- Định khoản: Căn cứ vào bộ chứng từ đã lập (Bảng kê 01/TNDN, hợp đồng, phiếu chi…), kế toán tiến hành hạch toán chi phí vào các tài khoản liên quan như 152, 153, 156, 627, 641, hoặc 642. Ví dụ, khi hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sẽ ghi Nợ tài khoản 642 và Có các tài khoản 111, 112, 331.
- Nguyên tắc: Việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp (/hach-toan-chi-phi-quan-ly-doanh-nghiep/) hay các chi phí khác phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí.
Xử lý rủi ro khi bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình về các chi phí không có hóa đơn
Khi quyết toán thuế, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình về các khoản chi phí này. Việc chuẩn bị sẵn một bộ hồ sơ đầy đủ, logic và hợp pháp là cách tốt nhất để giảm thiểu rủi ro bị xuất toán.
- Minh bạch hồ sơ: Sắp xếp hồ sơ theo từng giao dịch, đảm bảo thông tin trên hợp đồng, bảng kê, và chứng từ thanh toán khớp nhau.
- Giải trình hợp lý: Nắm vững các quy định pháp luật tại Thông tư 96/2015/TT-BTC để giải trình một cách tự tin và thuyết phục.
- Lưu trữ chứng từ: Lưu trữ toàn bộ chứng từ gốc cẩn thận tối thiểu 10 năm để phục vụ cho các kỳ thanh tra, kiểm tra sau này.
Các câu hỏi thường gặp về chi phí không có hóa đơn
Xung quanh chủ đề các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn luôn có nhiều thắc mắc. Dưới đây, Hoàng Nam đã tổng hợp và giải đáp một số câu hỏi phổ biến nhất.
Chi phí mua hàng của cá nhân trên 20 triệu có cần chuyển khoản không?
Đối với các trường hợp được phép lập Bảng kê 01/TNDN, hiện tại không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, kể cả khi giá trị giao dịch trên 20 triệu đồng. Tuy nhiên, tại Hoàng Nam, chúng tôi luôn khuyến khích doanh nghiệp thực hiện thanh toán qua ngân hàng để tăng tính minh bạch và dễ dàng chứng minh giao dịch khi cần thiết.
Ngưỡng doanh thu hộ kinh doanh không phải xuất hóa đơn năm 2026 là bao nhiêu?
Dự kiến theo Luật thuế GTGT (sửa đổi), từ ngày 01/01/2026, ngưỡng doanh thu của hộ, cá nhân kinh doanh không phải nộp thuế GTGT và TNCN sẽ được nâng từ 100 triệu đồng/năm lên 500 triệu đồng/năm. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể mua hàng của các hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu/năm mà không cần hóa đơn.
Doanh nghiệp có bị phạt nếu ghi nhận chi phí không có chứng từ gốc không?
Có. Việc xử lý chi phí không có chứng từ gốc không đúng quy định sẽ dẫn đến rủi ro lớn. Nếu doanh nghiệp hạch toán chi phí mà không có hồ sơ chứng minh hợp lệ (như Bảng kê 01/TNDN, hợp đồng, chứng từ thanh toán), khoản chi đó sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế, nộp phạt và tính tiền chậm nộp. Trong một số trường hợp, các chi phí khác như chi phí 811 có được trừ khi tính thuế tndn cũng cần tuân thủ nghiêm ngặt về chứng từ. Tương tự, các khoản phúc lợi như chi phí mua bánh kẹo cho nhân viên hay chi phí tiếp khách cũng cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
Việc hạch toán các khoản chi phí không có hóa đơn đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế. Nắm vững 6 trường hợp được phép và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ đi kèm như Bảng kê 01/TNDN, hợp đồng, chứng từ thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp tự tin giải trình khi quyết toán, đảm bảo chi phí được trừ hợp lệ và tối ưu hóa số thuế TNDN phải nộp. Đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng giúp đảm bảo sức khỏe tài chính và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Bài viết đã hữu ích với bạn? Hãy chia sẻ ngay để giúp nhiều người cùng biết! Đừng quên theo dõi website của chúng tôi thường xuyên để cập nhật những kiến thức kế toán – thuế mới nhất và chính xác nhất.
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
