Kể từ năm 2025, quy định về việc đăng ký thang bảng lương đã có những thay đổi quan trọng theo Bộ luật Lao động hiện hành. Doanh nghiệp không còn bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký (nộp) thang bảng lương trực tiếp với cơ quan lao động cấp huyện như trước đây. Tuy nhiên, việc xây dựng, ban hành và công khai hệ thống thang bảng lương tại nơi làm việc vẫn là yêu cầu bắt buộc, không thể bỏ qua.
Bài viết này, được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia tại Hoàng Nam, sẽ cập nhật các quy định mới nhất, giải thích rõ về công văn đăng ký thang bảng lương trong bối cảnh mới, đồng thời hướng dẫn chi tiết hồ sơ và các bước cần thiết để doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật lao động, đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Cập Nhật Mới Nhất 2025: Doanh Nghiệp Có Còn Bắt Buộc Đăng Ký Thang Bảng Lương?
Tình trạng có 2 MST gây nhiều rắc rối? Xem ngay hướng dẫn 3 bước xử lý khi bị trùng Read more
Bạn đang tìm hiểu sự khác biệt giữa hai mô hình doanh nghiệp phổ biến? Xem ngay 5 bước so Read more
Khám phá 5 bước thiết kế logo phong thủy giúp thu hút tài lộc và vượng khí. Hướng dẫn chọn Read more
Bạn đang phân vân khi so sánh công ty trách nhiệm hữu hạn và doanh nghiệp tư nhân? Bài viết Read more
Câu trả lời ngắn: Theo Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ 2021 và áp dụng cho 2025), doanh nghiệp KHÔNG bắt buộc phải nộp hồ sơ đăng ký thang bảng lương cho Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, nhưng BẮT BUỘC phải xây dựng và lưu tại doanh nghiệp.
Quy định mới nhất về thủ tục đăng ký thang bảng lương
Trước đây, theo Nghị định 49/2013/NĐ-CP, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi thang bảng lương đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, Bộ luật Lao động 2019 đã bãi bỏ thủ tục hành chính này nhằm giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp và tăng tính chủ động trong quản trị nhân sự.
Tại Hoàng Nam, chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp vẫn còn lúng túng và tìm kiếm mẫu công văn đăng ký thang bảng lương để đi nộp. Thực tế, hiện nay “công văn” này đã được chuyển đổi tính chất thành “Quyết định ban hành thang bảng lương” và được lưu hành nội bộ hoặc gửi báo cáo khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.
Dù không phải nộp, nhưng doanh nghiệp cần có một hệ thống thang bảng lương bài bản để làm căn cứ ký kết hợp đồng lao động và đóng bảo hiểm xã hội.
Trách nhiệm của doanh nghiệp: Xây dựng, tham khảo ý kiến và công khai
Dù thủ tục “đăng ký” đã được bãi bỏ, Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động bao gồm 3 yếu tố cốt lõi:
- Xây dựng: Doanh nghiệp phải tự xây dựng thang lương, bảng lương làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
- Tham khảo ý kiến: Trước khi ban hành, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn cơ sở hoặc tổ chức đại diện người lao động khác).
- Công khai: Thang bảng lương phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Việc này phải được thực hiện song song với việc xây dựng quy chế lương thưởng minh bạch, giúp người lao động yên tâm làm việc và cống hiến.
Hướng Dẫn Quy Trình Xây Dựng và Thông Báo Thang Bảng Lương
Tóm tắt quy trình: Quy trình chuẩn gồm 4 bước: (1) Xác định nguyên tắc xây dựng -> (2) Lấy ý kiến đại diện người lao động -> (3) Hoàn thiện hồ sơ/Quyết định ban hành -> (4) Công bố công khai và lưu trữ.
Bước 1: Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương đúng luật Lao động
Để xây dựng thang bảng lương hợp pháp và hợp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Mức lương thấp nhất: Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
- Lưu ý: Từ ngày 01/07/2024, theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng đã tăng (Vùng I: 4.960.000 đ/tháng). Doanh nghiệp cần cập nhật số liệu này cho năm 2025.
- Khoảng cách giữa các bậc lương: Trước đây quy định bắt buộc khoảng cách là 5%, nay tuy không bắt buộc con số cụ thể nhưng doanh nghiệp nên duy trì khoảng cách hợp lý (khuyến nghị từ 5% – 7%) để khuyến khích người lao động nâng cao trình độ.
- Công việc độc hại, nguy hiểm: Mức lương của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng (đây là quy định cũ nhưng vẫn là thông lệ tốt để tham khảo nhằm đảm bảo tính cạnh tranh).
Trước khi bắt tay vào xây dựng chi tiết các bậc lương, chủ doanh nghiệp và bộ phận nhân sự cần hiểu rõ quỹ lương là gì để có thể cân đối tài chính, đảm bảo khả năng chi trả của doanh nghiệp trong dài hạn.
Bước 2: Tổ chức lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động
Đây là bước bắt buộc để hợp pháp hóa thang bảng lương. Doanh nghiệp cần tổ chức cuộc họp với Ban chấp hành Công đoàn cơ sở hoặc đại diện người lao động.
- Nội dung: Trình bày dự thảo thang bảng lương, giải thích cơ sở xây dựng.
- Kết quả: Phải lập Biên bản tham khảo ý kiến, có chữ ký của đại diện doanh nghiệp và đại diện người lao động. Nếu có ý kiến không đồng thuận, doanh nghiệp cần giải trình và lưu lại trong hồ sơ.
Trong buổi họp này, ngoài lương cơ bản, doanh nghiệp cũng nên thảo luận rõ ràng về các loại thưởng cho nhân viên để đưa vào quy chế, tạo động lực làm việc toàn diện.
Bước 3: Hoàn thiện và chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ
Sau khi thống nhất ý kiến, doanh nghiệp tiến hành ra quyết định ban hành. Bộ hồ sơ hoàn chỉnh lưu tại doanh nghiệp bao gồm:
- Quyết định ban hành hệ thống thang lương, bảng lương.
- Bảng hệ thống thang lương, bảng lương chi tiết.
- Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương (đã làm ở Bước 2).
- Quy chế lương thưởng, phụ cấp (nếu có).
- Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng cho từng chức danh/ngạch lương.
Để tiết kiệm thời gian soạn thảo và đảm bảo tính chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo mẫu quy che luong thuong cong ty mà chúng tôi đã biên soạn sẵn.
Bước 4: Nộp hồ sơ đến Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội
Như đã đề cập, bước này hiện không bắt buộc đối với đa số doanh nghiệp theo luật chung. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc thù (như doanh nghiệp nhà nước hoặc khi có yêu cầu báo cáo cụ thể từ địa phương), doanh nghiệp vẫn có thể gửi thông báo.
- Thực tế thực hiện: Thay vì “đăng ký để được duyệt”, doanh nghiệp gửi báo cáo để cơ quan chức năng “nắm thông tin”.
- Lưu ý quan trọng: Dù không nộp, doanh nghiệp phải luôn sẵn sàng xuất trình bộ hồ sơ này khi có đoàn thanh tra lao động kiểm tra. Việc thiếu hồ sơ lưu trữ sẽ bị xử phạt như hành vi không xây dựng thang bảng lương.
Hồ Sơ Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị (Kèm Mẫu Công Văn Tham Khảo)
Danh sách hồ sơ: Cần chuẩn bị đầy đủ Quyết định ban hành, Biên bản họp, và Bảng lương chi tiết.
Danh mục các giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ
Để giúp bộ phận nhân sự dễ dàng rà soát, Hoàng Nam liệt kê chi tiết danh mục hồ sơ cần lưu trữ (và nộp nếu được yêu cầu):
| STT | Tên loại giấy tờ | Ghi chú |
|---|---|---|
| 1 | Công văn/Quyết định ban hành thang bảng lương | Văn bản pháp lý cao nhất ghi nhận việc áp dụng |
| 2 | Hệ thống thang lương, bảng lương | Chi tiết số tiền, bậc lương, ngạch lương |
| 3 | Biên bản tham khảo ý kiến người lao động | Minh chứng cho tính dân chủ và đúng luật |
| 4 | Quy chế nâng lương, thưởng | Quy định điều kiện để nhảy bậc lương |
| 5 | Các văn bản quy định mức lương tối thiểu vùng | Căn cứ pháp lý (Nghị định 74/2024/NĐ-CP…) |
Trong đó, văn bản quan trọng nhất thường bị soạn thảo sai là công văn đăng ký thang bảng lương (nay là Quyết định ban hành).
Mẫu công văn/thông báo về việc ban hành thang bảng lương mới nhất 2025
Dưới đây là mẫu Quyết định ban hành thang bảng lương (thay thế cho mẫu công văn đăng ký cũ) mà doanh nghiệp có thể sử dụng nội bộ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
QUYẾT ĐỊNH
V/v Ban hành hệ thống thang lương, bảng lươngGIÁM ĐỐC CÔNG TY [TÊN CÔNG TY]
- Căn cứ Bộ luật Lao động nước CHXHCN Việt Nam năm 2019;
- Căn cứ Nghị định số 74/2024/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu vùng;
- Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty…;
- Căn cứ Biên bản tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động ngày… tháng… năm…;
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này là hệ thống thang lương, bảng lương của Công ty [Tên Công ty].
Điều 2: Hệ thống thang lương, bảng lương này là cơ sở để xếp lương, trả lương và thực hiện các chế độ khác đối với người lao động.
Điều 3: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các phòng ban liên quan và toàn thể cán bộ nhân viên Công ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
GIÁM ĐỐC
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Thang Bảng Lương
Thời hạn nộp hồ sơ là khi nào?
Trả lời: Do không còn thủ tục đăng ký bắt buộc, nên không có “hạn chót” nộp cho cơ quan nhà nước.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải hoàn thành việc xây dựng và công bố thang bảng lương:
- Ngay khi mới thành lập: Trước khi tuyển dụng và ký hợp đồng lao động.
- Khi có sự thay đổi về mức lương tối thiểu vùng: Ví dụ khi Nghị định mới về lương tối thiểu có hiệu lực, doanh nghiệp phải rà soát và sửa đổi thang bảng lương (nếu mức lương hiện tại thấp hơn mức mới) ngay lập tức để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Việc xây dựng thang bảng lương chuẩn xác ngay từ đầu là tiền đề quan trọng để xác định mức đóng và sử dụng dịch vụ bảo hiểm xã hội hiệu quả, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
Mức phạt nếu doanh nghiệp không xây dựng thang bảng lương là bao nhiêu?
Trả lời: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức vi phạm.
Theo Khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng (đối với cá nhân) và gấp đôi đối với tổ chức nếu có một trong các hành vi sau:
- Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
- Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động.
- Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động.
Ngoài việc bị phạt tiền, doanh nghiệp còn đối mặt với rủi ro pháp lý khi giải quyết tranh chấp lao động và ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm xã hội của nhân viên, dẫn đến khiếu kiện kéo dài.
Kết Luận
Tóm lại, dù thủ tục công văn đăng ký thang bảng lương nộp cho cơ quan nhà nước đã được bãi bỏ, doanh nghiệp vẫn phải có trách nhiệm xây dựng, ban hành và công khai hệ thống lương của mình một cách minh bạch tại nơi làm việc. Việc tuân thủ đúng các bước từ xây dựng, lấy ý kiến đến ban hành không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, mức phạt hành chính từ 10-20 triệu đồng mà còn góp phần xây dựng môi trường lao động công bằng và chuyên nghiệp.
Tại Hoàng Nam, chúng tôi luôn khuyến nghị doanh nghiệp chủ động cập nhật các Nghị định mới nhất (như Nghị định về lương tối thiểu vùng) để điều chỉnh thang bảng lương kịp thời.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để đồng nghiệp và các doanh nghiệp khác cùng cập nhật. Thường xuyên theo dõi website của chúng tôi để không bỏ lỡ những thông tin mới nhất về luật lao động và tiền lương!
Note: The information in this article is for reference only. For the best advice, please contact us directly for a specific consultation based on your actual needs.
