Tình trạng bị trùng mã số thuế cá nhân đang gây ra nhiều phiền toái khi quyết toán thuế, đăng ký người phụ thuộc hay hưởng các quyền lợi thuế khác. Rất nhiều khách hàng tìm đến Hoàng Nam với tâm trạng lo lắng vì hệ thống báo lỗi khi nộp hồ sơ. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể yên tâm vì vấn đề này có thể được giải quyết nhanh chóng và dứt điểm chỉ với 3 bước đơn giản. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, cung cấp hồ sơ cần thiết và giải đáp mọi thắc mắc để bạn có thể tự xử lý thành công.
Để hiểu rõ tầm quan trọng của việc này, trước hết bạn cần nắm vững mã số thuế cá nhân là gì và tại sao mỗi người chỉ được phép sở hữu một mã số duy nhất.
Hướng dẫn 3 bước xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân [Nhanh Chóng]
Khám phá 10 bí quyết kinh doanh mỹ phẩm nhập khẩu hiệu quả từ chuyên gia. Hướng dẫn chi tiết Read more
Hướng dẫn kê khai thuế cho thuê nhà qua mạng 2025 chi tiết 5 bước trên thuedientu.gdt.gov.vn. Cập nhật quy Read more
Hướng dẫn chi tiết 5 bước chuyển từ công ty TNHH sang công ty cổ phần. Nắm rõ điều kiện, Read more
Hướng dẫn chi tiết 4 bước và cách viết hóa đơn xuất trả lại hàng theo Nghị định 123 & Read more
Quy trình xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân bao gồm 3 bước chính: (1) Tra cứu và xác định chính xác tình trạng trùng lặp trên hệ thống thuế; (2) Chuẩn bị hồ sơ gồm CMND/CCCD và Mẫu 08-MST (hoặc văn bản đề nghị hủy MST thừa); (3) Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến đến Cơ quan Thuế quản lý để được cập nhật và thống nhất dữ liệu.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước mà Hoàng Nam đúc kết được qua quá trình hỗ trợ nhiều cá nhân và doanh nghiệp:
Bước 1: Kiểm tra và xác định tình trạng trùng mã số thuế
Trước khi thực hiện bất kỳ thủ tục nào, bạn cần xác định rõ mình đang rơi vào trường hợp trùng lặp nào:
- Một cá nhân có 2 mã số thuế: Thường do một mã đăng ký bằng CMND cũ và một mã đăng ký bằng CCCD mới (hoặc hộ chiếu).
- Hai cá nhân trùng 1 mã số thuế: Do sai sót dữ liệu hoặc CMND/CCCD bị trùng số với người khác.
Để thực hiện điều này, bạn hãy truy cập vào trang web của Tổng cục Thuế (tracuunnt.gdt.gov.vn) hoặc sử dụng ứng dụng eTax Mobile. Bạn có thể thực hiện tra cứu mã số thuế tổng cục thuế bằng cách nhập số CMND và sau đó nhập tiếp số CCCD để xem hệ thống trả về kết quả như thế nào.
Hãy kiểm tra kỹ trạng thái mã số thuế của cả hai mã (nếu có). Mã nào đang “Đang hoạt động”, mã nào “Đã đóng” hoặc “Tạm ngừng”. Việc này giúp bạn quyết định sẽ giữ lại mã số thuế nào (thường là mã số thuế được cấp đầu tiên hoặc mã đang dùng để đóng BHXH, thuế TNCN nhiều năm qua).
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xử lý trùng mã số thuế cá nhân
Sau khi xác định được nguyên nhân, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở bước này quyết định 80% tốc độ xử lý của cơ quan thuế.
Trường hợp 1: Một người có 2 MST (Muốn hủy 1 mã, giữ 1 mã)
Bạn cần làm thủ tục đóng mã số thuế cấp sau (thường là mã cấp sai quy định) và cập nhật thông tin CCCD vào mã số thuế gốc. Hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST ban hành kèm Thông tư 105/2020/TT-BTC).
- Bản sao CCCD/CMND mới nhất.
- Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế (đối với mã số thuế bị thừa/cấp sai).
Trường hợp 2: Bị người khác đăng ký trùng CMND/CCCD
- Photo CCCD/CMND công chứng.
- Đơn đề nghị xử lý trùng mã số thuế (trình bày rõ việc bị lợi dụng thông tin hoặc sai sót hệ thống).
Trong quá trình này, việc thực hiện cập nhật mã số thuế cá nhân chính xác theo thông tin Căn cước công dân gắn chip là yêu cầu bắt buộc để đồng bộ dữ liệu quốc gia về dân cư.
Bước 3: Nộp hồ sơ và làm việc với Cơ quan Thuế
Bạn mang hồ sơ đã chuẩn bị đến nộp tại Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp (nơi bạn đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc nơi doanh nghiệp chi trả thu nhập đang đóng thuế).
- Nộp trực tiếp: Đến bộ phận “Một cửa” của Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế.
- Nộp qua đường bưu điện: Gửi thư bảo đảm để tránh thất lạc.
- Nộp online: Hiện nay, một số thủ tục thay đổi thông tin có thể thực hiện qua cổng Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia, nhưng việc xử lý trùng/hủy MST thường yêu cầu xác minh kỹ nên nộp trực tiếp vẫn là phương án hiệu quả nhất để giải trình.
Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ kiểm tra dữ liệu. Thời gian giải quyết thường từ 5-7 ngày làm việc.
Bị trùng mã số thuế cá nhân có sao không? Hậu quả và rủi ro tiềm ẩn
Việc bị trùng mã số thuế cá nhân gây ra hậu quả nghiêm trọng như: không thể quyết toán thuế TNCN, bị từ chối hoàn thuế, gặp khó khăn khi đăng ký giảm trừ gia cảnh và tiềm ẩn rủi ro pháp lý nếu mã số thuế kia bị lợi dụng cho các hoạt động phi pháp.
Ảnh hưởng đến quyền lợi quyết toán và hoàn thuế TNCN
Đây là rắc rối lớn nhất. Khi bạn nộp hồ sơ quyết toán thuế, hệ thống của Tổng cục Thuế sẽ quét dữ liệu. Nếu phát hiện một số CMND/CCCD gắn với 2 mã số thuế khác nhau, hệ thống sẽ báo lỗi và từ chối hồ sơ. Điều này đồng nghĩa với việc bạn sẽ bị treo tiền hoàn thuế hoặc không thể hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đúng hạn, dẫn đến bị phạt chậm nộp.
Quy trình xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân cần được thực hiện sớm để tránh bị ách tắc ngay mùa quyết toán cao điểm.
Gây khó khăn khi đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc
Khi bạn muốn đăng ký người phụ thuộc (con cái, cha mẹ) để giảm trừ gia cảnh, nếu thông tin của họ bị trùng (ví dụ: đăng ký người phụ thuộc bị trùng thông tin với một người nộp thuế khác hoặc chính họ đã có MST nhưng bị sai lệch), hồ sơ cũng sẽ bị từ chối. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập thực nhận hàng tháng của người lao động.
Rủi ro bị lợi dụng thông tin cá nhân cho các nghĩa vụ tài chính khác
Nguy hiểm hơn, nếu mã số thuế thứ 2 của bạn (hoặc mã số thuế của người khác dùng số CMND của bạn) bị sử dụng để kê khai các khoản thu nhập khống nhằm trốn thuế doanh nghiệp, bạn sẽ bỗng dưng trở thành người có thu nhập cao và bị truy thu thuế oan.
Đối với chủ doanh nghiệp, việc trùng lặp thông tin người đại diện pháp luật còn có thể dẫn đến rủi ro công ty bị đóng mã số thuế oan do hệ thống nghi ngờ gian lận hoặc trùng lặp dữ liệu không hợp lệ.
Nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc cá nhân có 2 mã số thuế
Có 3 nguyên nhân chính khiến cá nhân có 2 mã số thuế: (1) Thay đổi giấy tờ tùy thân từ CMND sang CCCD nhưng không cập nhật; (2) Doanh nghiệp kê khai sai hoặc đăng ký mới thay vì dùng mã cũ; (3) Thông tin cá nhân bị người khác sử dụng trái phép.
Trùng lặp do chuyển đổi từ CMND sang CCCD
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất hiện nay. Trước đây bạn dùng CMND 9 số để mở mã số thuế. Sau này khi đổi sang CCCD 12 số, thay vì làm thủ tục cập nhật thông tin cho mã số thuế cũ, bạn (hoặc kế toán công ty mới) lại vô tình đăng ký cấp mới một MST theo số CCCD. Hệ thống cũ chưa liên thông kịp thời dẫn đến việc một người sở hữu 2 “định danh” thuế khác nhau.
Sai sót từ hệ thống hoặc trong quá trình kê khai của doanh nghiệp
Nhiều trường hợp kế toán doanh nghiệp khi tuyển dụng nhân sự mới đã không tra cứu kỹ. Thấy nhân viên chưa cung cấp MST, họ lập tức đăng ký mới (Mẫu 05-ĐK-TCT) thay vì tra cứu xem nhân viên đó đã có MST hay chưa. Điều này vô tình tạo ra một mã số thuế thứ hai (“mã số thuế cá nhân bị trùng”).
Bị người khác sử dụng CMND/CCCD để đăng ký mã số thuế
Một số đối tượng xấu lấy thông tin CMND/CCCD của người khác (nhặt được hoặc mua bán dữ liệu) để đăng ký mã số thuế và kê khai khống chi phí nhân công nhằm giảm thuế Thu nhập doanh nghiệp. Khi bạn đi làm chính thức và đăng ký thuế, hệ thống báo lỗi “CMND/CCCD đã được sử dụng”, lúc này bạn mới phát hiện ra mình bị trùng thông tin.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQs)
Tại Hoàng Nam, chúng tôi thường xuyên nhận được những câu hỏi sau từ khách hàng đang gặp rắc rối về mã số thuế:
Hồ sơ xử lý trùng mã số thuế cá nhân cần những giấy tờ gì?
Như đã đề cập ở Bước 2, bộ hồ sơ chuẩn bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST).
- Bản sao CCCD gắn chip (không cần công chứng nếu nộp trực tiếp và có bản chính đối chiếu).
- Công văn/Đơn đề nghị hủy mã số thuế thứ 2 (nếu có 2 mã).
- Trường hợp bị người khác đăng ký trộm: Cần thêm đơn tố giác/giải trình cam kết không phát sinh thu nhập tại đơn vị kia.
Thời gian xử lý trùng mã số thuế cá nhân mất bao lâu?
Theo quy định của Luật Quản lý thuế, thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký thuế là không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Tuy nhiên, với các trường hợp xử lý trùng lặp phức tạp cần xác minh dữ liệu giữa các cơ quan thuế, thời gian thực tế có thể kéo dài từ 5 đến 10 ngày làm việc.
Cách hủy mã số thuế cá nhân bị thừa online qua eTax được không?
Hiện tại, ứng dụng eTax Mobile và trang thuedientu.gdt.gov.vn hỗ trợ rất tốt việc thay đổi thông tin (như địa chỉ, số điện thoại, email, cập nhật CCCD). Tuy nhiên, thủ tục hủy mã số thuế thường yêu cầu xác minh nghĩa vụ thuế của mã số đó (xem còn nợ thuế không). Do đó, bạn thường phải nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện.
Nếu MST bị đóng nhầm hoặc bạn cần khôi phục lại hoạt động cho mã số thuế kinh doanh, bạn có thể sẽ cần tìm hiểu về dịch vụ mở lại mã số thuế để được hỗ trợ chuyên sâu hơn.
Bị trùng mã số thuế cá nhân có bị phạt không?
Nếu việc trùng mã số thuế là do sai sót trong quá trình chuyển đổi giấy tờ (CMND sang CCCD) hoặc do lỗi khách quan, cá nhân không bị phạt. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp cố tình sử dụng 2 mã số thuế để gian lận thuế thì sẽ bị xử phạt nặng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Phải làm gì khi phát hiện CMND/CCCD bị người khác đăng ký mã số thuế?
Bạn cần đến ngay Chi cục Thuế nơi mã số thuế lạ kia được đăng ký (hoặc Chi cục Thuế nơi bạn cư trú) để nộp đơn khiếu nại. Bạn cần khẳng định mình không làm việc và không có thu nhập tại tổ chức đã đăng ký MST đó. Cơ quan thuế sẽ tiến hành thanh tra doanh nghiệp đã sử dụng trái phép thông tin của bạn.
Việc bảo vệ mã số thuế cũng quan trọng như bảo vệ tài khoản ngân hàng. Nếu phát hiện bất thường, hãy xử lý ngay.
Kết luận
Việc xử lý trùng mã số thuế cá nhân không quá phức tạp như nhiều người vẫn nghĩ, nhưng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đúng quy trình. Bằng cách thực hiện đúng 3 bước đã hướng dẫn: Kiểm tra – Chuẩn bị hồ sơ – Làm việc với Cơ quan Thuế, bạn có thể nhanh chóng khắc phục sự cố, đảm bảo chỉ sử dụng một mã số thuế duy nhất theo quy định của Luật Quản lý thuế. Điều này không chỉ giúp bạn bảo vệ quyền lợi hoàn thuế, giảm trừ gia cảnh của mình mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có trong tương lai.
Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ ngay cho bạn bè và đồng nghiệp! Đừng quên thường xuyên theo dõi Hoàng Nam để cập nhật những kiến thức mới nhất về thuế và kế toán, giúp bạn luôn chủ động trong mọi tình huống tài chính!
Note: The information in this article is for reference only. For the best advice, please contact us directly for a specific consultation based on your actual needs.
