Bạn đang cần chứng thực chữ ký cho các giấy tờ quan trọng như hợp đồng, giấy ủy quyền hay sơ yếu lý lịch nhưng lại bối rối không biết bắt đầu từ đâu, cần chuẩn bị gì? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết 4 bước chứng thực chữ ký cực kỳ nhanh chóng và đơn giản ngay tại UBND phường/xã, giúp bạn hoàn tất thủ tục một cách thuận lợi và tiết kiệm thời gian nhất.
Hướng dẫn chi tiết 4 bước chứng thực chữ ký nhanh chóng tại UBND Phường/Xã
Thực tế, quy trình chứng thực chữ ký tại cấp cơ sở đã được đơn giản hóa rất nhiều. Bạn chỉ cần thực hiện đúng và đủ 4 bước dưới đây là có thể hoàn thành thủ tục một cách nhanh gọn.
Nắm rõ 4 loại thuế hộ kinh doanh quan trọng nhất 2025: Lệ phí môn bài, GTGT, TNCN. Hướng dẫn Read more
Hướng dẫn chi tiết 3 điều kiện để mở đại lý du lịch theo Luật Du lịch 2017 và thủ Read more
Hộ tịch là gì? Bài viết sẽ giải đáp chi tiết khái niệm và tổng hợp 7 sự kiện hộ Read more
Hướng dẫn 3 bước nộp lệ phí trước bạ nhà đất online qua mã hồ sơ nhanh chóng và an Read more
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết
Để chứng thực chữ ký, bạn chỉ cần chuẩn bị bản chính giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) còn hạn sử dụng và giấy tờ, văn bản cần ký.
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, quyết định thủ tục của bạn có được xử lý nhanh chóng hay không. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Bản chính giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân (CCCD), Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Hộ chiếu còn thời hạn sử dụng. Đây là giấy tờ bắt buộc để cán bộ tư pháp đối chiếu và xác minh nhân thân của bạn.
- Giấy tờ, văn bản cần ký chứng thực: Đó có thể là sơ yếu lý lịch, giấy ủy quyền, đơn xin xác nhận, văn bản cam kết…
Lưu ý quan trọng: Bạn KHÔNG ĐƯỢC KÝ TÊN TRƯỚC vào giấy tờ. Chữ ký phải được thực hiện trực tiếp trước mặt người có thẩm quyền chứng thực.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa của UBND Phường/Xã
Bạn nộp trực tiếp bộ hồ sơ đã chuẩn bị tại Bộ phận Một cửa (hoặc bộ phận Tư pháp – Hộ tịch) của UBND cấp phường/xã nơi bạn thuận tiện nhất.
Khi đến UBND, bạn hãy di chuyển đến “Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả” (thường gọi là Bộ phận Một cửa). Tại đây, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ của bạn:
- Kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ tùy thân.
- Kiểm tra nội dung của văn bản cần ký có vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội hay không.
Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ sẽ tiếp nhận và hướng dẫn bạn sang Bước 3.
Bước 3: Ký trước mặt cán bộ tư pháp và nhận lời chứng thực
Người yêu cầu chứng thực phải ký trực tiếp vào văn bản, giấy tờ trước mặt người thực hiện chứng thực để xác nhận chữ ký đó là của mình.
Đây là bước cốt lõi của thủ tục chứng thực chữ ký. Người thực hiện chứng thực (cán bộ tư pháp) sẽ yêu cầu bạn ký vào văn bản. Sau khi bạn ký xong, cán bộ tư pháp sẽ:
- Ghi lời chứng thực theo mẫu quy định ngay phía dưới chữ ký hoặc tại trang liền sau.
- Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của UBND phường/xã.
- Ghi vào sổ chứng thực của cơ quan.
Bước 4: Nộp lệ phí và nhận lại giấy tờ đã được chứng thực
Sau khi hoàn tất, bạn nộp lệ phí theo quy định (thường là 10.000 VNĐ/trường hợp) và nhận lại giấy tờ đã được chứng thực hợp lệ.
Lệ phí cho thủ tục này đã được quy định rõ ràng. Sau khi nộp phí, bạn sẽ nhận lại toàn bộ giấy tờ của mình, bao gồm giấy tờ tùy thân và văn bản đã được chứng thực chữ ký hợp lệ.
Tất tần tật những điều cần biết về chứng thực chữ ký
Để quá trình thực hiện thủ tục diễn ra suôn sẻ, việc trang bị thêm các kiến thức liên quan là vô cùng cần thiết.
Chứng thực chữ ký là gì? Phân biệt với công chứng hợp đồng, giao dịch
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên giấy tờ là của người yêu cầu, khác với công chứng là xác nhận tính hợp pháp của nội dung hợp đồng, giao dịch.
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Về cơ bản, để hiểu rõ công chứng là gì và phân biệt với chứng thực, bạn có thể tham khảo bảng sau:
| Tiêu chí | Chứng thực chữ ký | Công chứng hợp đồng, giao dịch |
|---|---|---|
| Bản chất | Xác nhận chữ ký trên giấy tờ là của đúng người đó. Người ký chịu trách nhiệm về nội dung. | Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của nội dung và hình thức hợp đồng, giao dịch. |
| Cơ quan thực hiện | UBND phường/xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng. | Chỉ có tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng, văn phòng công chứng tư). |
| Đối tượng | Chữ ký của cá nhân. | Nội dung, hình thức của hợp đồng, giao dịch. |
| Trách nhiệm | Người thực hiện chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký. | Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của toàn bộ hợp đồng, giao dịch. |
Do đó, với những hợp đồng bắt buộc phải công chứng theo quy định của pháp luật, bạn không thể thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký thay thế.
Chứng thực chữ ký ở đâu? Ngoài UBND còn nơi nào khác không?
Bạn có thể thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã/phường, Phòng Tư pháp cấp huyện, hoặc các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng, văn phòng công chứng).
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các cơ quan sau có thẩm quyền chứng thực chữ ký:
- UBND cấp xã, phường, thị trấn: Đây là nơi phổ biến và thuận tiện nhất cho người dân.
- Phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã: Áp dụng cho các giấy tờ, văn bản phức tạp hơn hoặc có yếu tố nước ngoài.
- Tổ chức hành nghề công chứng: Bao gồm Phòng công chứng (công) và các văn phòng công chứng (tư).
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Chi phí chứng thực chữ ký là bao nhiêu? Mất thời gian bao lâu?
Lệ phí chứng thực chữ ký hiện nay là 10.000 đồng/trường hợp, và thời gian giải quyết thường là ngay trong ngày làm việc.
- Về chi phí: Theo quy định, mức phí là 10.000 VNĐ/trường hợp. “Trường hợp” ở đây được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản. Mức phí này khác với các loại phí khác như phí công chứng cmnd (thực chất là chứng thực bản sao) là 2.000 đồng/trang.
- Về thời gian: Thủ tục thường được giải quyết rất nhanh, ngay trong ngày làm việc. Nếu bạn nộp hồ sơ sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.
Những trường hợp nào phổ biến cần chứng thực chữ ký?
Chứng thực chữ ký thường được sử dụng cho các giấy tờ như sơ yếu lý lịch, giấy ủy quyền (không có thù lao), đơn từ, hoặc các văn bản cam kết cá nhân.
Dưới đây là một số loại giấy tờ phổ biến cần chứng thực chữ ký:
- Sơ yếu lý lịch khi xin việc.
- Giấy ủy quyền cho các công việc đơn giản, không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản và không có thù lao.
- Lời khai của người làm chứng.
- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản từ chối nhận di sản.
- Các loại đơn từ, giấy cam kết mang tính chất cá nhân.
- Đối với doanh nghiệp, việc này còn cần thiết cho các giấy tờ nội bộ, chẳng hạn như giấy giới thiệu mua chứng từ khấu trừ thuế tncn.
Một số trường hợp liên quan đến dịch thuật cũng cần đến các đơn vị chuyên môn như văn phòng dịch thuật công chứng.
Một số lưu ý quan trọng để thủ tục diễn ra suôn sẻ
Để tránh mất thời gian và phải đi lại nhiều lần, bạn nên nắm rõ một vài lưu ý quan trọng sau. Tại Hoàng Nam, chúng tôi nhận thấy rằng việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp quá trình làm việc với cơ quan hành chính hiệu quả hơn rất nhiều.
Người yêu cầu chứng thực có cần phải có mặt không?
Có, người yêu cầu chứng thực bắt buộc phải có mặt và ký trực tiếp trước người có thẩm quyền, không thể ủy quyền cho người khác thực hiện thay.
Đây là nguyên tắc bắt buộc nhằm đảm bảo người ký hoàn toàn minh mẫn, tự nguyện và đó chính xác là chữ ký của họ. Chỉ có trường hợp người yêu cầu già yếu, không đi lại được, đang bị tạm giam, tạm giữ… thì có thể đề nghị chứng thực ngoài trụ sở.
Những trường hợp nào sẽ bị từ chối chứng thực chữ ký?
Bạn sẽ bị từ chối chứng thực nếu giấy tờ tùy thân không hợp lệ, có dấu hiệu giả mạo, nội dung văn bản vi phạm pháp luật, hoặc bạn không đủ năng lực hành vi dân sự.
Theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các trường hợp sau đây sẽ bị từ chối:
- Người yêu cầu không minh mẫn, không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình tại thời điểm chứng thực.
- Xuất trình CMND/CCCD/Hộ chiếu đã hết hạn sử dụng hoặc có dấu hiệu giả mạo.
- Nội dung giấy tờ, văn bản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch (trừ trường hợp giấy ủy quyền được cho phép).
Việc xuất trình giấy tờ tùy thân là bản chính, không thể thay thế bằng bản sao trích lục.
Giá trị pháp lý của chữ ký đã được chứng thực
Chữ ký đã được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu đã ký chữ ký đó, làm căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký với nội dung văn bản.
Cần hiểu rõ rằng, việc chứng thực chỉ xác nhận chữ ký đó là của bạn. Cơ quan chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản. Toàn bộ trách nhiệm về nội dung thuộc về người ký. Văn bản sau khi được chứng thực có giá trị pháp lý, là bằng chứng về việc bạn đã ký vào văn bản đó.
Như vậy, thủ tục chứng thực chữ ký tại UBND phường/xã thực chất rất đơn giản và nhanh chóng nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng theo 4 bước hướng dẫn trên. Việc hiểu rõ quy trình, các giấy tờ cần thiết và chi phí sẽ giúp bạn chủ động hơn, tránh phải đi lại nhiều lần và đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản, giấy tờ quan trọng của mình.
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ để bạn bè và người thân cùng biết. Đừng quên theo dõi chúng tôi thường xuyên để cập nhật thêm nhiều kiến thức pháp lý cần thiết và mới nhất!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
