Bạn đang chuẩn bị khởi nghiệp và cảm thấy choáng ngợp trước hàng loạt thủ tục giấy tờ phức tạp? Sai sót trong hồ sơ công ty có thể khiến bạn mất thời gian, tiền bạc và bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Bài viết này sẽ cung cấp checklist chính xác 5 loại giấy tờ cốt lõi cần có, giúp bạn tự tin hoàn thiện bộ hồ sơ pháp lý đầu tiên một cách nhanh chóng và đúng luật, mở đường cho hành trình kinh doanh thuận lợi.
Checklist 5 Loại Giấy Tờ Bắt Buộc Phải Có Trong Hồ Sơ Thành Lập Công Ty
Để đăng ký thành lập doanh nghiệp thành công, bộ hồ sơ của bạn bắt buộc phải có đủ 5 loại giấy tờ chính theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Thiếu bất kỳ giấy tờ nào cũng có thể khiến hồ sơ bị trả về.
Hướng dẫn chi tiết 3 bước giải thể hộ kinh doanh và thủ tục đóng mã số thuế nhanh chóng, Read more
Hàng tồn kho là gì theo chuẩn mực kế toán? Bài viết giải đáp 5 điều kế toán cần biết Read more
Tìm hiểu 3 trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải đăng bố cáo điện tử theo Luật Doanh nghiệp 2020, Read more
Nắm vững 7 chỉ tiêu quan trọng trên bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giúp nhà quản Read more
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định
Đây là văn bản cốt lõi, tổng hợp các thông tin cơ bản về doanh nghiệp sắp thành lập.
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp phải được kê khai theo mẫu Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Mỗi loại hình doanh nghiệp (TNHH 1 thành viên, TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần,…) sẽ có một mẫu đơn riêng. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo sử dụng đúng biểu mẫu cập nhật nhất.
2. Điều lệ công ty: “Bản hiến pháp” riêng của doanh nghiệp
Điều lệ công ty là bản thỏa thuận giữa các thành viên/cổ đông, quy định về cơ cấu tổ chức, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của các bên.
Văn bản này được xem là “bộ khung xương sống” pháp lý của doanh nghiệp. Theo Khoản 2, Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, điều lệ công ty bắt buộc phải có các nội dung chủ yếu như: tên và địa chỉ công ty, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, cơ cấu tổ chức quản lý,…
3. Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập
Đây là tài liệu liệt kê thông tin chi tiết về những người góp vốn thành lập công ty.
Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, bạn sẽ cần chuẩn bị:
- Danh sách thành viên: Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty hợp danh.
- Danh sách cổ đông sáng lập: Đối với công ty cổ phần.
Lưu ý: Công ty TNHH 1 thành viên và doanh nghiệp tư nhân không yêu cầu loại giấy tờ này trong hồ sơ công ty.
4. Bản sao hợp lệ các giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện và các thành viên/cổ đông
Đây là giấy tờ để xác thực danh tính của các cá nhân tham gia thành lập doanh nghiệp.
Các giấy tờ pháp lý cá nhân hợp lệ bao gồm:
- Thẻ Căn cước công dân (CCCD)
- Chứng minh nhân dân (CMND)
- Hộ chiếu còn hiệu lực
Bản sao các giấy tờ này cần được công chứng, chứng thực hoặc sao y từ sổ gốc bởi cơ quan có thẩm quyền.
5. Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu có)
Giấy tờ này chỉ cần thiết khi người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ.
Nếu bạn ủy quyền cho một cá nhân hoặc tổ chức dịch vụ (như Hoàng Nam) thay mặt mình thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, bạn cần soạn thảo văn bản ủy quyền. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Kèm theo đó là bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền.
Hướng Dẫn Soạn Thảo Chi Tiết và Các Lỗi Sai Kinh Điển Khiến Hồ Sơ Bị Trả Về
Việc chuẩn bị sai hoặc thiếu thông tin là nguyên nhân chính khiến khoảng 30% hồ sơ thành lập công ty bị trả lại. Để tránh tình trạng này, hãy chú ý đến các chi tiết sau.
Cách điền thông tin chính xác vào Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Để tránh sai sót, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin sau trước khi nộp:
- Tên công ty: Phải tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn.
- Địa chỉ trụ sở: Ghi rõ ràng, chính xác và không sử dụng địa chỉ chung cư chỉ có chức năng để ở.
- Ngành nghề kinh doanh: Ghi đúng tên và mã ngành cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
- Vốn điều lệ: Kê khai mức vốn phù hợp với quy mô và ngành nghề, đặc biệt với các ngành nghề yêu cầu vốn pháp định.
Những điều khoản không thể thiếu trong Điều lệ công ty để bảo vệ quyền lợi
Một bản điều lệ chặt chẽ sẽ là cơ sở để giải quyết các tranh chấp nội bộ. Theo kinh nghiệm của chúng tôi tại Hoàng Nam, bạn không nên bỏ qua các điều khoản sau:
- Quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông: Quy định rõ ràng để tránh xung đột.
- Cơ cấu tổ chức quản lý: Xác định rõ vai trò, quyền hạn của Giám đốc, Hội đồng thành viên/quản trị.
- Thể thức thông qua quyết định: Quy định tỷ lệ biểu quyết cho các vấn đề quan trọng.
- Nguyên tắc phân chia lợi nhuận: Minh bạch hóa cách chia lợi nhuận và xử lý lỗ.
- Trình tự giải quyết tranh chấp nội bộ: Xây dựng một cơ chế hòa giải hiệu quả.
Các sai sót thường gặp: Tên công ty bị trùng, sai mã ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ không hợp lệ
Đây là ba lỗi kinh điển khiến doanh nghiệp tốn thêm 3-5 ngày, thậm chí cả tuần để chỉnh sửa và nộp lại hồ sơ.
| Lỗi sai thường gặp | Hậu quả | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Tên công ty bị trùng | Hồ sơ bị từ chối ngay lập tức. | Tra cứu kỹ tên trên Cổng thông tin quốc gia và chuẩn bị 2-3 phương án dự phòng. |
| Sai mã ngành nghề | Phải làm lại hồ sơ, tốn thời gian. | Tra cứu đúng mã ngành cấp 4 theo quy định của pháp luật hiện hành. |
| Vốn điều lệ không hợp lệ | Không đáp ứng điều kiện kinh doanh (với ngành có vốn pháp định), ảnh hưởng uy tín. | Tìm hiểu quy định về vốn pháp định cho ngành nghề của mình, khai báo vốn phù hợp. |
Việc nắm vững quy trình thành lập công ty sẽ giúp bạn lường trước và tránh được những sai sót không đáng có này.
Giải Pháp Tối Ưu: Tại Sao Dịch Vụ Chuyên Nghiệp Là Lựa Chọn Thông Minh?
Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp là một khoản đầu tư thông minh, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tính pháp lý ngay từ đầu.
Rủi ro và chi phí tiềm ẩn khi tự chuẩn bị hồ sơ: Mất thời gian, sai sót pháp lý, chậm trễ kế hoạch kinh doanh
Tự mình chuẩn bị hồ sơ công ty có thể đối mặt với nhiều rủi ro:
- Mất thời gian: Việc đi lại, tìm hiểu và sửa đổi hồ sơ có thể kéo dài hàng tuần.
- Sai sót pháp lý: Một điều khoản sai trong Điều lệ có thể gây ra tranh chấp lớn sau này.
- Chậm trễ kế hoạch: Việc giấy phép ra chậm có thể khiến bạn bỏ lỡ hợp đồng, cơ hội kinh doanh.
- Phát sinh chi phí: Tưởng chừng tiết kiệm nhưng lại tốn kém hơn do phải đi lại nhiều lần, làm lại giấy tờ. Để hình dung rõ hơn, bạn có thể tham khảo bảng chi phí thành lập công ty trọn gói để so sánh.
Dịch vụ của Hoàng Nam: Giải quyết mọi khó khăn từ A-Z, đảm bảo hồ sơ hợp lệ và ra giấy phép đúng hẹn
Tại Hoàng Nam, chúng tôi hiểu rằng thời gian của bạn là vàng. Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn doanh nghiệp, chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói, xử lý toàn bộ thủ tục thành lập công ty một cách chuyên nghiệp.
- Tư vấn tận tâm: Lắng nghe nhu cầu để tư vấn loại hình, tên công ty, vốn điều lệ tối ưu nhất.
- Soạn thảo chính xác: Đội ngũ chuyên gia pháp lý sẽ soạn thảo bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và chặt chẽ.
- Nộp hồ sơ và nhận kết quả: Thay mặt bạn làm việc với cơ quan nhà nước, đảm bảo ra giấy phép đúng hẹn.
- Bàn giao tận tay: Con dấu pháp nhân và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được giao đến tận nơi.
Không chỉ là thành lập, Hoàng Nam còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong các thủ tục pháp lý sau này
Hành trình của một doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc có được giấy phép. Hoàng Nam cam kết đồng hành cùng bạn trên chặng đường dài với các dịch vụ pháp lý khác như:
- Thay đổi giấy phép kinh doanh.
- Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Tư vấn và chuẩn bị hồ sơ khai thuế ban đầu.
- Giải thể công ty.
Chúng tôi không chỉ là một lựa chọn, mà là giải pháp thông minh và tối ưu nhất cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp bạn.
Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ công ty đầy đủ và chính xác là bước đệm pháp lý vững chắc đầu tiên cho mọi doanh nghiệp. Nắm rõ 5 loại giấy tờ thiết yếu và các lỗi cần tránh sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình này. Tuy nhiên, để tìm hiểu chi tiết hơn về cách thành lập công ty một cách toàn diện và đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng, đúng luật, việc tìm đến một giải pháp chuyên nghiệp như Hoàng Nam là một sự đầu tư xứng đáng. Nắm vững các bước thành lập công ty là rất quan trọng, và chúng tôi ở đây để hỗ trợ bạn. Một bộ hồ sơ công ty hoàn chỉnh là chìa khóa cho một khởi đầu thuận lợi.
Đừng để thủ tục hành chính phức tạp cản bước thành công của bạn. Liên hệ ngay với Hoàng Nam qua Hotline/Zalo: 091.888.31.79 để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói chuyên nghiệp!
Lưu ý: Các thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
