Doanh nghiệp của bạn vừa thực hiện thay đổi địa chỉ công ty và bạn đang băn khoăn không biết phải xử lý hóa đơn điện tử ra sao? Đây là vấn đề cấp bách mà mọi kế toán đều phải đối mặt khi cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử. Bài viết này sẽ chỉ ra chính xác 3 việc bạn cần làm ngay lập tức để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro pháp lý và giúp hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Hãy cùng Hoàng Nam khám phá ngay các bước thủ tục cần thiết, từ việc thông báo với cơ quan thuế đến cập nhật phần mềm.
Việc 1: Thực hiện thủ tục thông báo thay đổi thông tin hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế (Quan trọng nhất)
Đây là bước bắt buộc và quan trọng hàng đầu. Ngay sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế về sự thay đổi thông tin địa chỉ để cập nhật lên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Cổ phần là gì? Bài viết này giải thích chi tiết 4 loại cổ phần trong công ty cổ phần Read more
Tìm hiểu 3 trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải đăng bố cáo điện tử theo Luật Doanh nghiệp 2020, Read more
Hướng dẫn chi tiết 7 bước điền tờ khai đăng ký thuế lần đầu cho doanh nghiệp (mẫu 01-ĐK-TCT) chính Read more
Khám phá 3 tiêu chí xác định doanh nghiệp vừa và nhỏ, siêu nhỏ theo Nghị định 80/2021/NĐ-CP để hưởng Read more
Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi có sự thay đổi về địa chỉ, doanh nghiệp cần nộp Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Quy trình cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc doanh nghiệp có thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không.
Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ kinh doanh nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý
Đây là trường hợp doanh nghiệp chỉ đổi trụ sở công ty trong cùng quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, và vẫn do cùng một Chi cục Thuế quản lý.
Thủ tục trong trường hợp này tương đối đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị và nộp Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và xử lý, sau đó gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận qua email đã đăng ký.
Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến chuyển đổi cơ quan thuế quản lý (khác quận/huyện, khác tỉnh/thành phố)
Đây là trường hợp phức tạp hơn, xảy ra khi doanh nghiệp thực hiện thay đổi địa chỉ công ty khác quận hoặc thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh.
Lúc này, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế ở cơ quan thuế cũ và đăng ký lại với cơ quan thuế mới. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sẽ bao gồm các bước sau:
- Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi: Doanh nghiệp cần hoàn thành các nghĩa vụ thuế và nộp hồ sơ chuyển địa điểm.
- Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến: Sau khi được cơ quan thuế nơi chuyển đi chấp thuận, doanh nghiệp tiến hành nộp Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT cho cơ quan thuế mới để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với thông tin địa chỉ mới.
Hướng dẫn chi tiết các bước nộp tờ khai thay đổi thông tin Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua mạng
Để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử, bạn cần thực hiện theo các bước sau trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế:
- Đăng nhập hệ thống: Truy cập vào trang
thuedientu.gdt.gov.vnbằng tài khoản của doanh nghiệp và cắm chữ ký số (token USB). - Chọn mục khai báo: Tại giao diện chính, chọn mục “Đăng ký hóa đơn”, sau đó chọn “Tờ khai ĐK/Thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT”.
- Lập tờ khai: Hệ thống sẽ hiển thị tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Bạn cần tích vào ô “Thay đổi thông tin”. Sau đó, bạn chỉ cần cập nhật lại chính xác trường thông tin “Địa chỉ trụ sở” theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới nhất. Các thông tin khác giữ nguyên.
- Ký và nộp tờ khai: Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng thông tin, bạn tiến hành ký điện tử bằng chữ ký số và nhấn “Nộp tờ khai”.
- Chờ kết quả: Trong thời gian 01 ngày làm việc, Cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo Mẫu 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc thay đổi thông tin qua email đã đăng ký.
Việc 2: Cập nhật địa chỉ mới trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng
Ngay sau khi nhận được thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế, bạn phải cập nhật ngay lập tức địa chỉ mới trên phần mềm hóa đơn điện tử mà công ty đang sử dụng.
Đây là bước quan trọng để đảm bảo mọi hóa đơn phát hành từ thời điểm này đều mang thông tin địa chỉ chính xác và hợp lệ, đồng bộ với dữ liệu trên hệ thống của cơ quan thuế. Toàn bộ quy trình này là một phần của thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh mà doanh nghiệp cần tuân thủ.
Tại sao việc cập nhật trên phần mềm là bắt buộc?
Việc cập nhật địa chỉ trên phần mềm hóa đơn điện tử là bắt buộc vì những lý do sau:
- Tuân thủ pháp luật: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, thông tin trên hóa đơn phải chính xác với thông tin đăng ký kinh doanh.
- Đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn: Hóa đơn ghi sai địa chỉ có thể bị coi là không hợp lệ, ảnh hưởng đến việc kê khai thuế của cả bên bán và bên mua.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp: Việc xuất hóa đơn với thông tin chính xác thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.
Hướng dẫn các bước cập nhật thông tin địa chỉ mới trên các phần mềm phổ biến (MISA, Viettel, EasyInvoice)
Mặc dù giao diện có thể khác nhau, quy trình cập nhật địa chỉ hóa đơn điện tử MISA, Viettel, EasyInvoice hay các nhà cung cấp khác về cơ bản là tương tự:
- Đăng nhập: Truy cập vào tài khoản quản trị của phần mềm hóa đơn điện tử.
- Tìm mục thông tin doanh nghiệp: Thường nằm trong các mục như “Thiết lập”, “Cài đặt”, “Thông tin đơn vị” hoặc “Hồ sơ công ty”.
- Chỉnh sửa địa chỉ: Tìm đến trường thông tin “Địa chỉ” hoặc “Địa chỉ trụ sở chính” và nhập lại địa chỉ mới chính xác như trên giấy phép kinh doanh và tờ khai đã nộp cho thuế.
- Lưu thay đổi: Nhấn nút “Lưu”, “Cập nhật” để hoàn tất.
Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng của Hoàng Nam, chúng tôi khuyên bạn nên liên hệ trực tiếp bộ phận hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm nếu gặp khó khăn để được hướng dẫn chính xác nhất.
Lưu ý quan trọng: Thời điểm bắt đầu xuất hóa đơn với địa chỉ mới
Doanh nghiệp chỉ được phép xuất hóa đơn điện tử với địa chỉ mới sau khi nhận được “Thông báo về việc chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử” (Mẫu 01/TB-ĐKĐT) từ cơ quan thuế. Việc xuất hóa đơn trước thời điểm này là không hợp lệ.
Việc 3: Xử lý các hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng mang địa chỉ cũ
Một trong những băn khoăn lớn nhất khi thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử là phải làm gì với những hóa đơn có địa chỉ cũ đã được thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng.
Câu trả lời là bạn phải ngưng sử dụng các hóa đơn này. Mặc dù không có quy định cứng nhắc yêu cầu làm thủ tục hủy, nhưng việc tiếp tục sử dụng chúng sẽ tạo ra các hóa đơn có thông tin sai lệch, không đồng nhất với đăng ký kinh doanh hiện tại.
Quy định hiện hành có bắt buộc phải hủy hóa đơn cũ không?
Theo các quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78, không có quy định cụ thể bắt buộc doanh nghiệp phải làm thủ tục hủy các số hóa đơn điện tử chưa sử dụng khi thay đổi địa chỉ. Tuy nhiên, các hóa đơn này không còn giá trị sử dụng vì thông tin địa chỉ đã lỗi thời. Do đó, doanh nghiệp tuyệt đối không được xuất các hóa đơn này cho các giao dịch phát sinh sau ngày được cơ quan thuế chấp thuận địa chỉ mới.
Hướng dẫn thủ tục thông báo cho khách hàng và đối tác về việc thay đổi địa chỉ trên hóa đơn
Để đảm bảo giao dịch không bị gián đoạn và thể hiện sự chuyên nghiệp, bạn nên có một thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chính thức đến tất cả khách hàng và nhà cung cấp. Nội dung thông báo cần có:
- Tên công ty, mã số thuế.
- Địa chỉ trụ sở cũ.
- Địa chỉ trụ sở mới.
- Ngày hiệu lực của địa chỉ mới (là ngày được cơ quan thuế chấp thuận).
- Đề nghị đối tác cập nhật thông tin mới để xuất hóa đơn và các chứng từ liên quan.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp: Sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử có bị phạt không?
Địa chỉ trên hóa đơn điện tử sai có bị phạt không? Câu trả lời là CÓ.
Việc ghi sai địa chỉ trên hóa đơn là một dạng sai sót về nội dung. Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, hành vi này có thể bị xử phạt hành chính. Mức phạt có thể là cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 2.000.000 đến 4.000.000 đồng tùy theo mức độ và tình tiết của vụ việc. Do đó, việc cập nhật và sử dụng đúng địa chỉ là vô cùng quan trọng để tránh rủi ro pháp lý.
Tóm lại, khi công ty thay đổi địa chỉ, ba nhiệm vụ cốt lõi bạn cần hoàn thành ngay là: thông báo với cơ quan thuế qua Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, cập nhật ngay lập tức địa chỉ mới trên phần mềm hóa đơn điện tử, và xử lý đúng cách các hóa đơn cũ chưa sử dụng. Việc thực hiện đúng và đủ các bước này không chỉ giúp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính trên hóa đơn điện tử tuân thủ Nghị định 123 và Thông tư 78 mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, đảm bảo giao dịch với đối tác không bị gián đoạn.
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ ngay cho đồng nghiệp và bạn bè! Thường xuyên theo dõi website của chúng tôi để không bỏ lỡ những kiến thức, quy định mới nhất về kế toán và thuế, giúp công việc của bạn luôn thuận lợi và chính xác.
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
