Bạn đang ấp ủ kế hoạch mở rộng kinh doanh và chi nhánh công ty là lựa chọn hàng đầu? Đây là một bước đi chiến lược, nhưng tiềm ẩn không ít rủi ro pháp lý nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng. Bài viết này sẽ phân tích rõ 5 điều cốt lõi cần biết – từ định nghĩa, thủ tục pháp lý, đến các nghĩa vụ về thuế – giúp bạn đưa ra quyết định thành lập chi nhánh công ty một cách tự tin và hiệu quả, tránh những sai sót tốn kém không đáng có.
Điều 1: Hiểu đúng bản chất – Chi nhánh là gì và khác biệt ra sao?
Để đưa ra quyết định đúng đắn, trước hết bạn cần nắm vững khái niệm pháp lý cũng như vai trò của chi nhánh trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Giải đáp 5 câu hỏi thường gặp về vốn điều lệ là gì khi thành lập doanh nghiệp. Hướng dẫn Read more
Khám phá 5 loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được thuế chấp nhận cho hóa đơn trên Read more
Cổ tức là gì? Bài viết giải đáp toàn diện về cổ tức, 3 hình thức chi trả phổ biến, Read more
Nắm vững 3 phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 45: đường thẳng, số dư Read more
Định nghĩa chi nhánh công ty theo Luật Doanh nghiệp 2020
Chi nhánh công ty là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền.
Theo Khoản 1, Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh được định nghĩa rõ ràng là một đơn vị phụ thuộc, hoạt động theo sự ủy quyền và chịu sự quản lý trực tiếp từ công ty mẹ. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mẹ. Về cơ bản, chi nhánh là một loại đơn vị trực thuộc là gì của doanh nghiệp, được lập ra để mở rộng phạm vi hoạt động.
Phân biệt chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh
Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh đều là các đơn vị phụ thuộc nhưng có chức năng và phạm vi hoạt động hoàn toàn khác nhau.
Việc nhầm lẫn giữa các loại hình này có thể dẫn đến việc đăng ký sai mục đích và gặp rắc rối về pháp lý sau này. Tại Hoàng Nam, chúng tôi thường xuyên tư vấn cho khách hàng về sự khác biệt này để đảm bảo họ lựa chọn đúng mô hình phù hợp nhất.
| Tiêu chí | Chi nhánh công ty | văn phòng đại diện | địa điểm kinh doanh |
|---|---|---|---|
| Chức năng | Thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của công ty mẹ, bao gồm cả kinh doanh, ký kết hợp đồng. | Là văn phòng liên lạc, thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, giao dịch. | Nơi diễn ra hoạt động kinh doanh cụ thể, không có chức năng đại diện. |
| Hoạt động kinh doanh | Được phép trực tiếp kinh doanh, sinh lời. | Không được phép kinh doanh trực tiếp. | Được phép kinh doanh nhưng hạn chế hơn. |
| Con dấu | Có con dấu riêng. | Có con dấu riêng. | Không có con dấu riêng. |
Chi nhánh công ty có tư cách pháp nhân không? Công ty mẹ chịu trách nhiệm thế nào?
Chi nhánh công ty không có tư cách pháp nhân độc lập.
Do là đơn vị phụ thuộc, chi nhánh không phải là một pháp nhân riêng biệt. Mọi hoạt động của chi nhánh đều nhân danh công ty mẹ. Do đó, công ty mẹ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn và vô hạn đối với mọi nghĩa vụ và cam kết phát sinh từ hoạt động của chi nhánh. Đây là một yếu tố pháp lý cực kỳ quan trọng mà các chủ doanh nghiệp cần lưu ý khi quyết định mở rộng.
Điều 2: Lựa chọn hình thức hạch toán – Quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến thuế
Việc lựa chọn hình thức hạch toán cho chi nhánh sẽ quyết định cách thức kê khai và nộp các loại thuế quan trọng như thuế môn bài, thuế GTGT và thuế TNDN.
Chi nhánh hạch toán phụ thuộc: Đặc điểm, lợi ích và nghĩa vụ thuế
Chi nhánh hạch toán phụ thuộc là hình thức mà mọi hoạt động tài chính, kế toán đều được gộp chung và xử lý tại sổ sách của công ty mẹ.
Đây là lựa chọn phổ biến nhất vì sự đơn giản và gọn nhẹ trong công tác quản lý kế toán.
- Đặc điểm: Sổ sách kế toán tập trung tại trụ sở chính. Chi nhánh chỉ chuyển số liệu, chứng từ về công ty mẹ để tổng hợp.
- Lợi ích: Giảm bớt gánh nặng cho bộ phận kế toán tại chi nhánh, dễ dàng quản lý dòng tiền và hiệu quả kinh doanh chung.
- Nghĩa vụ thuế:
- Thuế môn bài: Chi nhánh tự nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Thuế GTGT: Kê khai tập trung tại công ty mẹ. Tuy nhiên, nếu là kê khai thuế cho chi nhánh phụ thuộc khác tỉnh, có những quy định riêng cần tuân thủ.
- Thuế TNDN: Toàn bộ doanh thu, chi phí được hạch toán và quyết toán tại trụ sở chính.
Chi nhánh hạch toán độc lập: Khi nào nên lựa chọn và quy định về thuế cần biết
Chi nhánh hạch toán độc lập hoạt động gần như một doanh nghiệp riêng biệt, có hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và con dấu riêng.
Hình thức này phù hợp với các chi nhánh có quy mô lớn, hoạt động ở xa và cần sự chủ động cao trong quản lý tài chính.
- Khi nào nên chọn: Khi chi nhánh có quy mô lớn, cần tự chủ về tài chính, hoặc khi công ty mẹ muốn theo dõi hiệu quả kinh doanh của từng chi nhánh một cách độc lập. Việc này cũng liên quan đến quyết định chiến lược về việc nên thành lập công ty con hay chi nhánh.
- Quy định về thuế:
- Thuế môn bài, GTGT, TNDN: Chi nhánh phải tự kê khai, nộp các loại thuế này tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp, tương tự như một doanh nghiệp độc lập.
- Báo cáo tài chính: Phải lập và nộp báo cáo tài chính riêng cho cơ quan thuế.
Điều 3: Toàn bộ quy trình, thủ tục thành lập chi nhánh từ A-Z
Quy trình thành lập chi nhánh đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ và tuân thủ đúng các bước theo quy định của pháp luật để tránh bị trả hồ sơ nhiều lần.
Điều kiện cần và đủ để được cấp phép thành lập chi nhánh
Để thành lập chi nhánh, doanh nghiệp mẹ phải đảm bảo đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không đang trong tình trạng giải thể hoặc tạm ngừng kinh doanh.
Ngoài ra, tên chi nhánh phải được đặt đúng quy định (phải mang tên doanh nghiệp mẹ kèm theo cụm từ “Chi nhánh”) và địa chỉ trụ sở chi nhánh phải hợp pháp, không được là nhà chung cư, nhà tập thể.
Chuẩn bị hồ sơ đăng ký chi nhánh đầy đủ và chuẩn xác nhất
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Một bộ hồ sơ chuẩn bao gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu quy định).
- Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh.
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị (nếu có).
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu chi nhánh (CCCD/Hộ chiếu).
- Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu có).
Các bước thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
Thủ tục đăng ký kinh doanh cho chi nhánh được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đặt trụ sở.
Quy trình gồm 3 bước chính:
- Bước 1: Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở KH&ĐT hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 2: Xử lý hồ sơ: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
- Bước 3: Nhận kết quả: Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.
Chi phí thành lập chi nhánh bao gồm những khoản lệ phí nào?
Tổng chi phí thành lập chi nhánh bao gồm lệ phí nhà nước và các chi phí dịch vụ khác liên quan.
Dưới đây là bảng chi phí tham khảo:
| Khoản mục | Chi phí (VNĐ) | Ghi chú |
|---|---|---|
| Lệ phí nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT | 100.000 | Bắt buộc |
| Phí công bố nội dung đăng ký | 100.000 | Bắt buộc |
| Phí khắc con dấu chi nhánh | 450.000 – 600.000 | Tùy chọn loại dấu |
| Chi phí dịch vụ (nếu có) | Tùy đơn vị cung cấp | Giúp tiết kiệm thời gian, công sức |
Điều 4: Những công việc bắt buộc phải làm sau khi có giấy phép
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, doanh nghiệp cần hoàn tất một số thủ tục pháp lý quan trọng để chi nhánh chính thức đi vào hoạt động hợp pháp.
Khắc con dấu và thông báo mẫu dấu cho chi nhánh
Doanh nghiệp cần tiến hành khắc con dấu pháp nhân cho chi nhánh và không cần phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải tự quản lý và chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu của mình. Việc này thể hiện sự tự chủ nhưng cũng đòi hỏi trách nhiệm cao hơn từ phía doanh nghiệp.
Kê khai và nộp thuế môn bài lần đầu
Chi nhánh phải tiến hành kê khai và nộp lệ phí môn bài cho năm đầu tiên hoạt động tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài là ngày 30/01 của năm tiếp theo năm thành lập. Thời hạn nộp tiền cũng là ngày 30/01. Việc chậm trễ có thể dẫn đến các khoản phạt không đáng có.
Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký chữ ký số, hóa đơn điện tử
Để thực hiện các giao dịch tài chính, chi nhánh cần mở tài khoản ngân hàng riêng và thông báo số tài khoản này với Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Đồng thời, việc mua chữ ký số (token) để thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là các bước không thể thiếu để chi nhánh có thể xuất hóa đơn và hoạt động kinh doanh một cách đầy đủ.
Điều 5: Tránh sai lầm và tìm giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
Quá trình thành lập chi nhánh tuy có quy trình rõ ràng nhưng vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không có sự chuẩn bị và am hiểu sâu sắc về pháp lý.
Những lỗi thường gặp khiến thủ tục bị kéo dài và phát sinh chi phí
Những sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục là nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp tốn thêm thời gian, chi phí và bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
- Chuẩn bị hồ sơ sai sót: Thiếu giấy tờ, thông tin kê khai không chính xác, sai mẫu quy định.
- Đặt tên chi nhánh sai quy định: Không tuân thủ cấu trúc “Tên công ty mẹ + Cụm từ Chi nhánh”.
- Đăng ký ngành nghề kinh doanh vượt quá phạm vi của công ty mẹ.
- Không hoàn tất các thủ tục sau cấp phép: Quên nộp thuế môn bài, không mua chữ ký số, hóa đơn điện tử.
- Không lường trước các thay đổi: Việc thay đổi địa chỉ chi nhánh công ty cổ phần trong tương lai cũng đòi hỏi các thủ tục pháp lý phức tạp cần được tính đến.
Dịch vụ thành lập chi nhánh của Hoàng Nam – Giải pháp thông minh và hiệu quả
Để loại bỏ hoàn toàn những rủi ro trên và đảm bảo quá trình thành lập chi nhánh diễn ra nhanh chóng, chính xác, việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp là một lựa chọn đầu tư thông minh.
Với kinh nghiệm sâu rộng trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp, Hoàng Nam cung cấp giải pháp trọn gói, giúp bạn giải quyết mọi vấn đề pháp lý phức tạp. Chúng tôi không chỉ giúp bạn hoàn tất thủ tục từ A-Z mà còn tư vấn chiến lược về hình thức hạch toán, tối ưu hóa thuế và các công việc cần làm sau khi thành lập. Các dịch vụ của Hoàng Nam bao gồm: thành lập doanh nghiệp trọn gói cho đến thay đổi giấy phép kinh doanh, thành lập chi nhánh, văn phòng hay giải thể chi nhánh,… – không chỉ là một lựa chọn, mà là giải pháp thông minh và tối ưu nhất.
Việc thành lập chi nhánh công ty là một cơ hội lớn để doanh nghiệp mở rộng thị trường và phát triển quy mô. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra suôn sẻ, việc nắm vững các quy định về loại hình, phương thức hạch toán và thủ tục pháp lý là vô cùng quan trọng. Một sự chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn là nền tảng vững chắc cho hoạt động của chi nhánh trong tương lai.
Đừng để các thủ tục pháp lý phức tạp cản trở bước tiến của doanh nghiệp bạn. Để nhận được tư vấn miễn phí và giải pháp trọn gói, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline/Zalo: 091.888.31.79. Hoàng Nam – Luôn đồng hành cùng sự phát triển của bạn!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
